+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouding starten als ondernemer: zo kies je slimme boekhoudsoftware
Als startende ondernemer wil je je boekhouding meteen goed neerzetten, zonder onnodig gedoe. Met een online boekhoudprogramma regel je facturen, kosten en btw-aangifte vanuit één plek. Dat werkt sneller dan Excel en geeft je direct overzicht in je cijfers.
Of je nu zzp'er bent, een eenmanszaak start of een vof hebt, je krijgt al snel te maken met dezelfde vragen. Welke gegevens moet je bewaren, hoe verwerk je facturen en wanneer schakel je een boekhouder in? In dit artikel lees je de basis, met praktische stappen én tips om met boekhoudsoftware en een passend boekhoudpakket tijd te besparen.
Eisen aan je administratie als startende ondernemer
Vanaf je start ben je verplicht een administratie bij te houden. De Belastingdienst verwacht dat je gegevens volledig, controleerbaar en toegankelijk zijn. Denk aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankmutaties en je btw-aangifte. Een boekhoudpakket helpt om dit netjes te registreren en te bewaren.
- Bewaar je administratie meestal minimaal 7 jaar.
- Gegevens over onroerende zaken bewaar je meestal 10 jaar.
- Leg je verkoop en inkoop logisch vast, zodat je het bij een controle snel kunt laten zien.
Wil je precies weten wat er onder de eisen valt, lees dan ook welke eisen de Belastingdienst stelt aan je boekhouding.
Hoe lang moet je de boekhouding bewaren?
Voor de meeste zakelijke documenten geldt 7 jaar bewaarplicht. Voor documenten die horen bij onroerende zaken geldt vaak 10 jaar. Met online boekhouden bewaar je alles digitaal, inclusief back-ups, waardoor je minder risico loopt op zoekgeraakte mappen of bonnetjes.
De basis van je boekhouding
Een goede start begint met structuur. In je administratie komen vaste onderdelen terug, ook als je werkt met zzp-boekhoudpakketten of een boekhoudprogramma zzp.
- Debiteuren en crediteuren om openstaande facturen te volgen.
- Inkoop en verkoop om je omzet en kosten te registreren.
- Grootboekrekeningen voor een logische indeling van je boekingen.
- Voorraadadministratie als je producten verkoopt, bijvoorbeeld met voorraadbeheer.
Wil je sneller grip krijgen op begrippen, bekijk dan veelvoorkomende boekhoudkundige termen.
Zakelijke rekening en automatisch verwerken
Een zakelijke rekening is niet altijd wettelijk verplicht, maar het is wél praktisch. Je houdt privé en zakelijk gescheiden en kunt je rekening vaak koppelen aan je boekhoudsoftware. Daardoor worden bankmutaties automatisch ingelezen en kun je sneller boeken.
Meer weten over de keuze? Lees wat een goede zakelijke rekening is voor zzp-ers.
Facturen verwerken en btw-aangifte voorbereiden
In een online boekhoudprogramma verwerk je verkoopfacturen en kosten op een vaste manier. Dat scheelt fouten en maakt je btw-aangifte een stuk eenvoudiger. Veel zzp'ers kiezen daarom voor een zzp-boekhoudprogramma met facturatie, bankkoppeling en btw-overzicht.
- Facturen maken en versturen vanuit je boekhoudpakket.
- Kosten boeken met de juiste btw, zodat je btw-aangifte klopt.
- Bonnen bewaren en koppelen aan boekingen, eventueel via scan en herken.
Wil je alvast rekenen met btw, gebruik dan onze btw-berekening om snel te zien wat je afdraagt of terugvraagt.
Eisen aan facturen
Facturen moeten aan regels voldoen. Denk aan je bedrijfsgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving, btw-percentage en het btw-bedrag. Handig is dat boekhoudsoftware dit vaak automatisch invult, zodat je minder snel iets mist. Lees ook aan welke voorwaarden een factuur moet voldoen.
Kleine facturen tot en met € 100
Voor facturen tot en met € 100 inclusief btw gelden aangepaste factuureisen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn bij kleine verkopen of eenvoudige diensten. Check bij twijfel altijd de regels, zodat je boekhouding netjes blijft.
Boekhouding en fiscale voordelen
Een goede administratie helpt niet alleen bij controles, maar ook bij belastingvoordeel. Zakelijke kosten verlagen je winst en sommige investeringen en afschrijvingen verwerk je via je boekhoudpakket. Wil je meer grip op afschrijvingen, bekijk dan boekwaarde en afschrijvingen berekenen.
Urenregistratie en urencriterium
Wil je in aanmerking komen voor ondernemersaftrek, dan is het urencriterium vaak belangrijk. Je moet dan aannemelijk maken dat je in een kalenderjaar 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Dat kan lastiger zijn als je halverwege het jaar start. Lees meer via urencriterium en ondernemersaftrek.
Voor het bijhouden van losse gewerkte uren kun je ook onze urencalculator gebruiken.
Winst- en verliesrekening en balans
Veel boekhoudpakketten maken automatisch een winst- en verliesrekening en een balans. Dat helpt bij je aangifte inkomstenbelasting en bij het sturen op resultaat. Wil je het verschil helder hebben, lees het verschil tussen balans en resultatenrekening.
- Winst- en verliesrekening om je resultaat te zien.
- Balans voor bezittingen, schulden en eigen vermogen.
Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder?
Met moderne boekhoudsoftware kun je als startende zzp'er veel zelf doen. Toch kan een boekhouder slim zijn bij complexere situaties, bijvoorbeeld bij een bv, personeel of specifieke aftrekposten. Je kunt ook een combinatie kiezen: zelf de dagelijkse boekhouding, en de boekhouder voor controle of jaarwerk. Lees hierover: boekhouding zelf doen of uitbesteden.
Conclusie
De boekhouding voor startende ondernemers wordt een stuk makkelijker met een goed boekhoudpakket. Je verwerkt facturen sneller, houdt je btw-aangifte overzichtelijk en hebt meer grip op je cijfers. Kies een online boekhoudprogramma dat past bij jouw manier van werken, zodat je tijd overhoudt voor ondernemen.
Wil je direct zzp-boekhoudpakketten vergelijken en een passend boekhoudprogramma zzp kiezen, bekijk dan boekhoudsoftware vergelijken.
Mijnzzp.nl