Van de redactie

Overzichtspagina's Van De Redactie artikelen
Boekhouding Administratie
Communicatie Financieel
Internet Kantoor
Marketing Social-media
Ondernemen Mobiliteit
Boekhouding
Administratie
Communicatie
Financieel
Internet
Kantoor
Marketing
Social-media
Ondernemen
Mobiliteit

Boekhouding voor startende ondernemers

Weblog Van de redactie

Team Mijnzzp

Boekhouding startende ondernemer

Hoe begin je met de boekhouding als startende ondernemer? Je begint met de keuze voor een online boekhoudprogramma, want dat is de gemakkelijkste en goedkoopste manier om je administratie bij te houden. De boekhouding in Excel bijhouden is wat dat betreft achterhaald, kost te veel tijd en is het minst nauwkeurig. Een boekhouder inhuren is overbodig als je van boekhoudsoftware gebruikmaakt. Dat hoeft zelfs niet voor de btw-aangifte, want die staat al gereed in het boekhoudprogramma. Twijfel je tussen boekhoudsoftware en een boekhouder dan kan je beide zaken altijd nog combineren. Het is in elk geval belangrijk om te weten wat er allemaal bij komt kijken als het om de boekhouding voor startende ondernemers gaat.

BouwAls startende ondernemer is de boekhouding uitbesteden niet nodig. De meeste startende ondernemers gebruiken voor de complete financiële administratie een boekhoudpakket. Hiermee kun je eenvoudig de btw-aangifte opstellen en indienen bij de Belastingdienst en nog veel meer. Het is zelfs mogelijk om de aangifte inkomstenbelasting in te dienen met boekhoudsoftware. Alle startende ondernemers zijn vanaf de start wettelijk verplicht om de financiële administratie bij te houden. De Belastingdienst ziet toe op de fiscale bewaarplicht. Het bijhouden van een goede administratie is dan ook belangrijk voor startende ondernemers.

Inhoudsopgave:

Eisen aan de boekhouding

  • De Belastingdienst stelt verschillende eisen als je een bedrijf begint als startende ondernemer. Zo dien je er een deugdelijke administratie op na te houden en de gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren voor de btw. De standaard bewaartermijn is zeven jaar. Om de btw-aangifte te kunnen doen (als je geen gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling) dien je onder meer facturen tot je beschikking te hebben. Alle startende ondernemers hebben te maken met de fiscale bewaarplicht van de administratie. De Belastingdienst kan ook bij startende ondernemers een controle uitvoeren. Tijdens de controle ben je verplicht om met de Belastingdienst mee te werken. 

Hoelang moet je de boekhouding bewaren?

  • Als ondernemer moet je de complete financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren. Alle gegevens over onroerende zaken met je zelfs tien jaar bewaren. Gevens over onroerende zaken heeft ook betrekking op huurcontracten. Dit is verplicht en eenvoudig mogelijk met een boekhoudpakket. Alle gegevens worden veilig opgeslagen in de cloud en blijven toegankelijk.

Basis van de boekhouding

  • Het is als startende ondernemer in alle opzichten handig als je weet wat de basis van de boekhouding vormt. Er is bijvoorbeeld sprake van een debiteurenadministratie en een crediteurenadministratie. Debiteuren vormen de groep waar jij geld van krijgt en crediteuren hebben geld van jou te goed. Bij verkoop van producten met een eigen voorraad bestaat de basis van de boekhouding ook uit de voorraadadministratie. Daarnaast is er sprake van een inkoop- en verkoopadministratie. De meeste zzp'ers maken ook gebruik van een grootboek. Hiervoor moet je gebruikmaken van journaalposten. Een jaarrekening maken is niet verplicht wanneer we spreken van de rechtsvorm eenmanszaak. De meeste mkb-ondernemers zijn wel verplicht om een jaarrekening te maken. Mkb-ondernemers hebben in de meeste gevallen ook te maken met dubbel boekhouden. De basiskennis boekhouden voor zzp'ers heeft betrekking op enkelvoudig boekhouden.

Zakelijke rekening

  • Begin je als startende ondernemer een bedrijf dan is het voor de boekhouding aan te raden om een zakelijke rekening te openen. Je houdt als zzp'er dan bijvoorbeeld gemakkelijk de verschillende geldstromen van privé en zakelijk gescheiden. Bij online boekhouden is het vaak mogelijk om je zakelijke rekening te koppelen, waarbij mutaties automatisch te verwerken zijn. Op de zakelijke rekening komen betalingen van facturen binnen en je kan zakelijke uitgaven ook via deze rekening betalen. Je zakelijke bankrekeningnummer zet je uiteraard op de facturen die je naar debiteuren verstuurt. De meeste ondernemers en leveranciers verwachten tegenwoordig dat je gebruikmaakt van een zakelijke rekening. Het gebruik van een zakelijke rekening is meestal ook verplicht vanuit de bank. Bij de start van je bedrijf kun je dus het beste meteen een zakelijke rekening openen.

Facturen verwerken of inboeken

  • Het is het gemakkelijkste om facturen die je verstuurt in te boeken in een online boekhoudprogramma. Zo boek je ook kosten in die je gemaakt hebt. De boekhoudsoftware zorgt er automatisch voor dat de btw op de goede plek in de boekhouding terechtkomt. Zo kan je de gegevens vrijwel een-op-een overnemen voor de btw-aangifte. Om aan te tonen dat je aan de urenregistratie voldoet om voor fiscaal ondernemersvoordeel in aanmerking te komen, is het aan te raden om de uren te administreren. Het kunnen bijhouden van de urenregistratie is voor veel zzp'ers belangrijk. Het bijhouden van de urenregistratie is ook mogelijk door het gebruiken van een handige mobiele app. Uiteraard bewaar je ook de bankafschriften net als bonnetjes of transacties voor zakelijke uitgaven.

Welke gegevens bewaar je:

Eisen aan facturen

  • Facturen betalenHet is als startende ondernemer een mooi moment als je voor het eerst facturen verstuurt en deze opneemt in je boekhouding. Er zijn wel een aantal eisen waar facturen aan moeten voldoen. Je bedrijfsnaam en de naam van de afnemer dienen er bijvoorbeeld op te staan, net als het onderdeel van de prestatie die geleverd is. Ook de adressen van beide partijen dien je op te nemen, net als dat je eigen btw-identificatienummer erop moet komen te staan. Je dient bovendien het btw-percentage en btw-bedrag te vermelden op de factuur net als het totaalbedrag.

Gegevens factuur

  • Verder neem je het KvK-nummer van je eigen onderneming erin op en ken je een factuurnummer toe aan de factuur. Dat is bij een boekhoudprogramma in elk geval ook handig, want de factuurnummering is opeenvolgend. Vermeld uiteraard ook de datum waarop je dienst of product geleverd is, net als je bankrekeningnummer en de betaaltermijn. Het op de juiste manier factureren is belangrijk als zzp'er. Er zijn redelijk veel starters die in het begin niet op de juiste manier factureren. Het opstellen van verkoopfacturen is door de overheid aan regels gebonden. Een verkeerde factuur kan problemen opleveren. Denk aan een opdrachtgever die weigert om de factuur te voldoen. In dat geval moet je een nieuwe factuur opstellen en zul je langer moeten wachten totdat de factuur voldaan wordt. Dit soort fouten met een factuur wil je het liefst voorkomen.

Welke gegevens moet je vermelden op de facturatie:

  • Bedrijfsgegevens.
  • Btw-identificatienummer.
  • Naam + adres afnemer.
  • Factuur + factuurnummer.
  • Omschrijving dienst of product.
  • Datum levering.
  • Btw-percentage + btw-bedrag.
  • Totaalbedrag.
  • Bankrekeningnummer en betaaltermijn.

Kleine facturen tot € 100,-

  • Het komt voor dat je als startende ondernemer met een bedrijf begint en te maken krijgt met kleine facturen. Als het bedrag beneden € 100,- blijft dan worden er minder eisen gesteld aan de factuur. Je dient dan in elk geval je naam, adres en factuurdatum te vermelden, net als de geleverde diensten of goederen en het btw-bedrag. De Belastingdienst spreekt in dat geval ook wel van bijzonder factureren.

Boekhouding voor btw-aangifte

Als startende ondernemer kan je op elk moment in het jaar een bedrijf beginnen, waarbij je aan het einde van het kwartaal met de btw-aangifte te maken krijgt. De boekhouding vormt daar de basis voor, want aan de hand van de inkomsten en betalingen valt te bepalen hoeveel btw je verschuldigd bent of terugontvangt. Als je alles wilt bijhouden in Excel dan moet je aan het rekenen gaan, maar heb je een boekhoudprogramma dan hoeft dat niet. Het is belangrijk om geen fouten te maken met de btw-aangifte.

ZorgDe gegevens die betrekking hebben op de btw zijn op ieder moment op te vragen. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die de gelegenheid bieden om vanuit het programma de btw-aangifte rechtstreeks te versturen. De meeste bedrijven automatiseren het boekhouden zoveel mogelijk. Denk bijvoorbeeld ook aan het gebruiken van een app voor het boekhouden. De app geeft je vrijheid met betrekking tot het overal kunnen inzien van de gegevens. De boekhouding uitbesteden is niet meer nodig als zzp'er, omdat je alle handelingen zelfstandig kunt uitvoeren. Dit heeft niet alleen betrekking op de verplichte btw-aangifte.

Fiscale voordelen en boekhouding

Het bijhouden van de boekhouding voor startende ondernemers is niet alleen nodig om tegemoet te komen aan de eisen van de Belastingdienst. Het is namelijk ook voor jezelf van belang, en wel om meerdere redenen. In de eerste plaats biedt het nauwkeurig bijhouden van de boekhouding fiscaal voordeel. Denk alleen maar aan de zakelijke kosten die je maakt om een bedrijf te beginnen. Die zijn in aftrek te brengen op de winst uit onderneming.

Urenregistratie

  • Het bijhouden van een urenregistratie in de boekhouding biedt ook de mogelijkheid om te bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet. Verder geeft de administratie je een up-to-date inzicht in hoe het er financieel voor staat met je bedrijf. De meeste ondernemers hebben ook te maken met verschillende afschrijvingen. Het op de juiste manier toepassen van afschrijvingen is belangrijk. De Belastingdienst heeft hiervoor verschillende regelingen.

Urencriterium

  • Indien je als starter met een bedrijf als ondernemer voor de inkomstenbelasting wordt aangemerkt, zijn er meerdere fiscale voordelen. Je kan dan onder meer voor de ondernemersaftrek in aanmerking komen. In dat geval dien je wel te voldoen aan het urencriterium en dat betekent dat je minimaal in een kalenderjaar 1.225 uren aan je bedrijf besteedt. Dit is wel een nadeel als je bijvoorbeeld pas in de zomer of in het najaar een onderneming start, want dan moet je ook voldoen aan het genoemde aantal uren, wat je waarschijnlijk niet haalt.

Ondernemersaftrek

  • Het bijhouden van je gewerkte uren, waarbij indirecte uren ook meetellen, is van belang om aan te tonen dat je voor de ondernemersaftrek in aanmerking komt. Het is natuurlijk handig als je de urenregistratie in de boekhouding kan bijhouden, maar dat mag ook op een andere manier. Overigens controleert de Belastingdienst, maar steekproefsgewijs en dien je als ondernemer aannemelijk te maken dat je aan het urencriterium voldoet. De ondernemersaftrek vormt een aftrekpost op de winst en bestaat onder meer uit een zelfstandigenaftrek en startersaftrek.

Zelfstandigenaftrek en startersaftrek

De zelfstandigenaftrek is een vast bedrag dat je in mindering mag brengen op de winst. Je hoeft hier in je boekhouding verder niets mee te doen. Dit aspect komt namelijk aan de orde bij de aangifte inkomstenbelasting. Dat geldt eveneens voor de startersaftrek waar je alleen recht op hebt als startende ondernemer en je in de afgelopen vijf jaar bijvoorbeeld geen ondernemer voor de inkomstenbelasting mag zijn geweest. Zoals eerder omschreven kun je de aangifte inkomstenbelasting tegenwoordig zelf indienen vanuit je boekhoudpakket.

Vrouw achter de laptopDe startersaftrek is maximaal drie keer beschikbaar en mag in de afgelopen vijf jaren maar twee keer zijn gebruikt. Voor de meeste zzp'ers zijn deze regelingen belangrijk. Bij de start kun je hiermee extra voordeel mee behalen. De Belastingdienst kent verschillende regelingen die van toepassing zijn op zelfstandig ondernemers. De belastingvoordelen als starter kunnen behoorlijk oplopen. Zorg er dan ook voor dat je alle belastingvoordelen benut. Een goede boekhouder kan eventueel helpen bij het maximaliseren van de belastingvoordelen als startende zzp'er.

Boekhouding bijhouden

  • Het is aan te raden om als startende ondernemer vanaf het allereerste moment je boekhouding zorgvuldig bij te houden. Heb je een opdracht afgerond dan kan je direct een factuur versturen, maar je kan dat ook aan het einde van de maand doen. Wil je de cashflow optimaal houden dan is het natuurlijk raadzaam om zo snel mogelijk facturen de deur uit te doen. Dan komt het geld namelijk ook eerder binnen. Bepaal voor jezelf wat het beste werkt. Verder is het belangrijk om een vast moment in te plannen om gemaakte kosten in te boeken.

Kosten voor de start van je bedrijf

  • Heb je kosten gemaakt voor de start van je bedrijf, zoals het laten maken van een website of de aanschaf van een laptop of andere bedrijfsmiddelen? Deze kosten zijn te beschouwen als zakelijke kosten en dus ook in te boeken in je boekhouding. Bewaar zorgvuldig vanaf het moment dat je kosten maakt daarom alle bonnetjes. Het is eventueel handig om bonnen in te scannen, wat bij veel online boekhoudprogramma’s mogelijk is. Je kan anders de bonnen en rekeningen natuurlijk ook fysiek in een map bewaren. Als startende ondernemer krijg je van de Belastingdienst een btw-nummer. Het btw-nummer heb je onder andere nodig voor alle facturen die je gaat versturen. Een startende zzp'er kan rekenen op verschillende belastingvoordelen. De belastingvoordelen kunnen automatisch worden verwerkt in de boekhouding.

Zet geld apart voor btw en belastingen

Komen de eerste betalingen van klanten binnen? Deze verwerk je in de boekhouding door de facturen op betaald te zetten. Reken jezelf echter nog niet rijk, want je moet nog btw afdragen en rekening houden met de te betalen inkomstenbelasting. Daarom is het aan te raden om geld apart te zetten of in elk geval je bewust te zijn dat wat op je zakelijke rekening staat niet allemaal van jou is.

FinancieelHoud je de boekhouding nauwkeurig bij dan kan je op elk moment zien hoeveel btw je straks moet betalen. Met betrekking tot de inkomstenbelasting is het wellicht handig om een voorlopige aanslag aan te vragen. Je betaalt dan iedere maand belasting over de geschatte inkomsten en hoeft niet het jaar erop in één keer een enorm bedrag te betalen. De voorlopige aanslag is gedurende het jaar te wijzigen als de winst tegenvalt of juist meer is dan je verwacht. Het is in steeds meer gevallen mogelijk om de aangifte inkomstenbelasting te doen vanuit je boekhoudprogramma.

Inzicht in de financiële situatie van je onderneming

  • De boekhouding vormt een verplicht onderdeel van bedrijven, maar je hebt er als startende ondernemer zelf ook wat aan. Je kan bijvoorbeeld per maand of per kwartaal inzicht krijgen in de financiële situatie. Zo zie je of je vooruitgang boekt of in welke maanden je meer winst behaald dan in andere maanden. Het financiële plaatje van je bedrijf vormt wat dat betreft ook een basis om bepaalde beslissingen te nemen. Denk daarbij aan het doen van investeringen of aan het bijstellen van doelen net als aan het toepassen van extra verdienmodellen.

Online boekhouden populair

Het is voor veel zzp'ers die een bedrijf starten gemakkelijker dan je wellicht denkt om zelf de boekhouding te doen. Digitaal boekhouden is wat dat betreft populair en ook als je toch graag gebruik wilt maken van een boekhouder. Je kan bijvoorbeeld zelf offertes en facturen maken en versturen en de btw-aangifte dan aan de boekhouder overlaten, net als het doen van de aangifte voor de inkomstenbelasting. Het scheelt nu eenmaal veel geld als je voor een deel of misschien wel helemaal de boekhouding doet. De boekhoudsoftware is tegenwoordig zo samengesteld dat iedereen er mee uit de voeten kan. Er zijn veel startende ondernemers die op deze manier hun administratie bijhouden. Zo weet je zeker dat je een goede administratie aan het opzetten bent. Alle fiscale zaken kun je hiermee regelen. Een goede bedrijfsadministratie opzetten is extreem belangrijk en voorkomt problemen.

Online boekhoudprogramma’s

Ben je van plan om zelf de boekhouding te doen als startende ondernemer dan heb je een ruime keuze uit allerlei boekhoudprogramma’s. Je kan bijvoorbeeld de keuze maken voor eenvoudige zzp boekhoudsoftware om facturen te versturen, btw-aangifte te doen en een winst- en verliesrekening te maken. Bij het maken van een keuze uit alle aanbieders houd je simpelweg rekening met de functionaliteiten die jij als startende ondernemer nodig hebt. Bij een toekomstige eventuele bedrijfsuitbreiding, waarbij er meer functionaliteiten nodig zijn, kan je bij de aanbieder doorgaans een upgrade doorvoeren.

Winst- en verliesrekening maken

  • De winst- en verliesrekening vormt een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Als startende ondernemer is het van belang om aan het einde van het jaar te zien of je winst hebt gemaakt of verlies hebt gedraaid. Bovendien is een winst- en verliesrekening nodig om aangifte te doen voor de inkomstenbelasting. Boekhoudprogramma’s voorzien met een druk op de knop in het genereren van deze resultatenrekening. Dat is een andere benaming voor de winst- en verliesrekening. Bovendien kan je ook inzicht krijgen in de balans als je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma.

Online boekhouden zzp'er

  • Ga je binnenkort een bedrijf starten dan kan je direct al beginnen met online boekhouden door een gratis proefperiode te starten. Dat is een ideale manier om te zien of je op deze manier de boekhouding wilt bijhouden of toch liever de keuze maakt voor een boekhouder. Vergeet in dat laatste geval niet dat een combinatie tot de mogelijkheden behoort. Alle uitgaande facturen kun je zelfstandig maken met een boekhoudpakket en zijn verschillende aanbieders. De verschillende aanbieders zijn terug te vinden op onze boekhouden pagina.

E-boekhouden: gratis voor starters

Wanneer je start met ondernemen, dan kun je 15 maanden gratis boekhouden met e-boekhouden. Het boekhoudprogramma maakt simpel boekhouden voor iedereen toegankelijk. Met behulp van e-boekhouden.nl is het overzichtelijk boekhouden voor de meeste zzp'ers geen enkel probleem. Het is overigens ook mogelijk om een online cursus te volgen bij de start.

Ondernemer aan de boekhoudingAls startende zzp'er doe je er verstandig aan om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Dit voorkomt problemen en je kunt ook sneller de boekhouding bijhouden.

De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Dit kan ook gedaan worden in samenwerking met je boekhouder.

Mijnzzp.nl