Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Facturen betalen

Heb je een factuur ontvangen dan betaal je deze doorgaans nadat je gecheckt hebt of het bedrag klopt. Je kijkt als zzp’er niet altijd naar alle gegevens die op de ontvangen factuur staat. Bijvoorbeeld naar het btw-nummer van de crediteur of naar het KvK-nummer. Naast dat je niet altijd naar deze gegevens kijkt, is de kans ook groot dat je de gegevens niet controleert. Net als dat jij een factuur verzendt die aan de wettelijke eisen moet voldoen, geldt dat ook voor ontvangen facturen. Facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen. Indien er gegevens niet kloppen op de ontvangen rekening dan gaat het meestal om een boekhoudkundige fout. Hier ontdek je alle informatie over facturen en de gevolgen van wat er gebeurt bij een ontvangen factuur die niet aan de voorwaarden voldoet.

Boetes bij het versturen van verkeerde of onvolledige factuur

Als je volgens de Belastingdienst verplicht bent om facturen te sturen dan is het belangrijk om op de eisen te letten. Doe je dat niet dan loop je het risico een boete te krijgen. Een factuur is niet alleen maar een rekening waarop een bedrag vermeld staat. Er dienst volgens de wettelijke eisen veel meer informatie op te staan. Bijvoorbeeld het bedrag dat er aan btw berekend is net als dat er sprake moet zijn van een opeenvolgende factuurnummer. Zo geldt ook dat de ondernemer een btw-nummer op de rekening moet vermelden. Het spreekt daarbij voor zich dat ook de bedrijfsgegevens erop staan. Ook de datum van uitgifte van de factuur dient erop te staan net als de omschrijving van de levering van goederen of diensten.

Btw op de factuur en verzuimboete

Het is voor de Belastingdienst belangrijk dat de factuur aan de voorwaarden voldoet. Op die manier zijn de gegevens op de rekening namelijk te verantwoorden. Zo komt de Belastingdienst te weten welk bedrag aan btw er verschuldigd is. Het is zelfs zo dat het mogelijk is dat er een boete volgt als de factuur niet aan de voorwaarden voldoet. Het gaan om een zogenoemde verzuimboete. Heb je een ontvangen factuur waarvan de btw niet klopt? In dat geval mag je formeel gezien de btw bijvoorbeeld niet aftrekken en dat heeft dus invloed op je btw-aangifte.

Mocht je een foutieve factuur hebben ontvangen dan is het aan te raden deze terug te sturen. Je verzoekt dan om een nieuwe factuur. Degene die de verkeerde factuur heeft verzonden, loopt het risico op een verzuimboete. De hoogte van deze boete kan tot in de duizenden euro’s lopen. Daarom is het verstandig om zelf ook altijd de juiste facturen te sturen en bij een foutief ontvangen factuur actie te ondernemen. Het is helemaal niet raar om je leverancier om een juiste factuur te vragen. Daar help je de ondernemer zelfs mee, die wellicht per ongeluk een boekhoudkundige fout heeft gemaakt.

Verkeerde of onvolledige facturen worden niet voldaan

Er zijn bedrijven die elke factuur die binnenkomt zorgvuldig controleren. Constateert het bedrijf dat er sprake is van een foutieve factuur dan volgt er doorgaans geen betaling. Dat is natuurlijk heel vervelend als jij als zzp’er zit te wachten op je geld. Je krijgt dan waarschijnlijk wel bericht van het bedrijf dat je een verkeerde factuur hebt verzonden. In dat geval moet je alsnog een juiste factuur opstellen. Het duurt in dat geval altijd langer voordat je het geld krijgt waar je recht op hebt.

Daarom is het ook zo belangrijk om je boekhouding zorgvuldig bij te houden en te werken met een online boekhoudprogramma. Dat verkleint de kans op foutjes namelijk aanzienlijk. Al je gegevens, zoals btw-nummer en bedrijfsinformatie staat dan al op de factuur. Je hoeft alleen nog maar de geleverde diensten of goederen te omschrijven en de bedragen in te vullen. Daarbij kies je het juiste btw-percentage en het boekhoudsysteem voorziet automatisch in een onderscheid tussen bedrag, btw en totaalbedrag inclusief btw.

Facturen moeten kloppen om fraude te voorkomen

Er zijn uiteraard meerdere redenen waarom een factuur moet kloppen. Denk maar aan de kans die er bestaat op fraude bij verkeerdere rekeningen. De wettelijke eisen zijn daarom ook zo opgesteld dat de kans op fraude is uitgesloten. Indien er geen voorwaarden zijn, is het veel gemakkelijker om fraude te plegen. Het is bijvoorbeeld in een dergelijke situatie goed mogelijk dat je een fictieve factuur krijgt van een bedrijf dat niet bestaat.

Het fenomeen spookfactuur heeft in het verleden al heel wat bedrijven tot slachtoffer gemaakt. Een spookfactuur is een voorbeeld van een frauduleuze rekening waarop een product staat dat nooit is geleverd. Of een dienst die nooit is geleverd. Degene die de rekening verzendt, hoopt natuurlijk dat de ontvanger de gegevens niet checkt. Dat is dus ook weer een reden om facturen die binnenkomen goed te controleren voordat je deze betaalt.

Verkeerd btw-nummer op een factuur

Een verkeerd btw-nummer op een factuur kan tot vervelende gevolgen leiden. Je draagt zelf als zzp’er btw af. Of je krijgt misschien wel btw terug. Elk bedrijf dient zich bij de Kamer van Koophandel in te schrijven. De Belastingdienst kent daarop een btw-identificatienummer toe als je als ondernemer wordt gezien. Dat nummer blijft geldig tenzij je het bedrijf opheft en een nieuwe onderneming start. Het btw-identificatienummer komt op de website van de Europese Commissie te staan (VIES-register). Via het VIES-register is het mogelijk om btw-nummers te controleren. Dat is onder meer nodig als je met bedrijven in het buitenland zakendoet. Naast het btw-nummer ontvang je een omzetbelastingnummer als zzp’er waar je BSN in is verwerkt.

Dat nummer gebruik je voor de communicatie met de Belastingdienst en zet je niet op de factuur. Het btw-nummer zet je wel op de factuur. Dat is namelijk verplicht. Wat gebeurt er nu als er sprake is van het uitreiken van een factuur met een onjuist btw nummer? Als jij een dergelijke factuur ontvangt dan mag je deze btw niet aftrekken als voorbelasting. Je dient dan om een nieuwe factuur te vragen. Zolang je de juiste factuur niet hebt ontvangen, hoef je de rekening niet te betalen. Bij een onjuist door jou verzonden factuur is het echter wel zo dat de btw aan de Belastingdienst moet worden afgedragen. Een foutief verzonden factuur is overigens wel te corrigeren. Dat doe je met een creditnota en daar verwijs je dan naar de onjuiste factuur. Je dient dan ook wel meteen een goede factuur uit te reiken met het juiste btw-nummer en een opeenvolgend factuurnummer.

Hoe om te gaan met facturen die niet voldoen aan de wettelijke eisen

Kom je een factuur tegen die niet voldoet aan de wettelijke eisen? Wacht dan niet af en neem direct contact op met de leverancier. Het is aan de andere partij om je een juiste factuur toe te zenden. Betaal de foutieve factuur daarom ook niet, maar wacht totdat je de goede rekening hebt ontvangen. Er dient namelijk een herziening van de factuur plaats te vinden.

Gevolgen van een onvolledige factuur

Er zijn verschillende gevolgen mogelijk indien er sprake is van een onvolledige factuur. In het ernstige geval bestaat de mogelijkheid dat je de teruggaaf van de berekende btw kwijtraakt. Indien de Belastingdienst meent dat er sprake is van een ernstige overtreding volgt er mogelijk een boete. Deze loopt op tot in de duizenden euro’s. Daarbij is het belangrijk te weten dat de boete per gebrek per factuur van toepassing is. Blijkt een factuur meerdere gebreken te hebben dan zijn de financiële gevolgen natuurlijk enorm groot.

Hoe check je een factuur?

Er is zoals je ziet alle reden om ontvangen facturen zorgvuldig te controleren. Doe dat iedere keer weer voordat je een betaling de deur uitdoet. Dat voorkomt financiële rompslomp en boekhoudkundige correctie. Een binnengekomen rekening is heel eenvoudig te controleren. Bijvoorbeeld door eerst het btw-nummer in het VIES-register te checken. Dan zie je meteen welk bedrijf bij het btw-identificatienummer hoort. Staat het KvK er ook op dan vul je dat nummer in op de website van de KvK. Je ziet dan welk bedrijf er onder dat nummer geregistreerd staat. Het is niet mogelijk voor jou om te checken of het een opeenvolgend factuurnummer betreft. Dat is dan ook een zaak van de leverancier.

Je checkt wel of de factuurdatum klopt en of de omschrijving van de goederen en diensten correct is. Dan kijk je natuurlijk ook naar het bedrag en naar het toegepaste btw-percentage. Kloppen deze bedragen allemaal en de rest van de gegevens ook? Dan is de factuur gereed voor betaling en boek je de kosten af in je boekhouding. Bij terugkerende leveranciers is het uiteraard eenvoudiger om de gegevens te checken. Die heb je dan al in je boekhouding staan. Hoewel je ook dan nog wel kan controleren of het btw-nummer nog wel actief is. In het VIES-register staat namelijk vermeld of het btw-nummer nog actief is. Kom je een andere bedrijfsnaam in het VIES-register tegen dan op de factuur staat? Dan is het mogelijk dat er een handelsnaam is gebruikt en dat valt weer te controleren bij de Kamer van Koophandel.

Andere voorwaarden bij vereenvoudigde factuur

Er gelden in bepaalde situaties andere regels omtrent de voorwaarden van een factuur. Zo is er een uitzondering voor wat betreft de vereenvoudigde factuur. Het is toegestaan om een vereenvoudigde factuur te verzenden indien het bedrag onder de 100 euro blijft. In dat geval hoef je minder gegevens op de rekening te zetten. Het volstaat dan om de datum van uitreiking te vermelden net als de naam en het adres. Ook de goederen en diensten dienen omschreven te worden net als dat je de btw vermeldt.

Dat zijn de voorwaarden waaraan je moet voldoen bij het verzenden van een vereenvoudigde factuur. Overigens mag je ook een vereenvoudigde factuur sturen als er sprake is van een wijziging van een eerdere factuur. Bijvoorbeeld dus als je een onjuiste factuur hebt ontvangen of zelf een onjuiste factuur hebt verzonden. In dit geval dien je met een extra vermelding op de factuur rekening te houden, namelijk de verwijzing naar de originele rekening.

Facturen en zakendoen met het buitenland

Doe je zaken met het buitenland en heb je een onjuiste factuur ontvangen? Als je zaken doet met bedrijven in een ander EU-land dan zijn er extra regels. Bijvoorbeeld als het een intracommunautaire levering betreft. In dat geval moet jouw btw-nummer eveneens op de factuur staan net als het btw-nummer van de leverancier. Stuur jij een factuur naar een bedrijf in een EU-land? In dat geval doe je bij de afnemer navraag naar het btw-nummer en zet je deze op de factuur.

Eerst controleer je echter het btw-nummer van de afnemer in het VIES-register. Je factureert bovendien met 0% btw en vermeldt op de rekening dat het een intracommunautaire rekening betreft. Je doet dan naast de btw-aangifte per kwartaal ook nog een aparte ICP-opgave bij de Belastingdienst. Ontbreekt het btw-nummer van de afnemer op de factuur? Of is het btw-nummer niet actief? Dan is er sprake van een foutieve factuur met alle gevolgen van dien.

Eisen elektronische facturen

Bij het versturen van elektronische facturen gelden dezelfde wettelijke eisen. Bijvoorbeeld als bij een papieren rekening net als bij een factuur als PDF-document in een e-mail. Bij een e-factuur is er echter nog een eis en dat is dat de afnemer daarmee akkoord dient te gaan. Het is toegestaan om een e-factuur te weigeren als je die als afnemer niet wenst. Bovendien is het vereist dat een e-factuur voor een mens leesbaar dient te zijn. Een elektronische factuur is een digitaal bestaan dat over een vaste structuur beschikt.

De gegevens zijn in dat geval eenvoudig door het boekhoudprogramma te verwerken en te lezen. Een groot deel van de facturen wordt per post verzonden of als bijlage in een e-mail. Digitaal factureren is net even anders, want daarbij vindt er in het online boekhoudprogramma een automatische verwerking plaats. Het is dan niet meer nodig om los daarvan de rekening in een bijlage in een mail te versturen. Overigens is UBL de internationale standaard in Europa als het gaat om e-facturen. Omdat je afnemer akkoord dient te gaan met deze werkwijze is het aan te raden om eerst instemming te vragen.

Mijnzzp.nl