+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Onjuiste factuur ontvangen of verstuurd? Zo los je het correct op
Heb je een factuur ontvangen, dan betaal je die meestal pas nadat je hebt gecontroleerd of het bedrag klopt. Toch kijken veel zzp’ers niet altijd naar álle gegevens op een factuur, zoals het btw-nummer of het KvK-nummer van de leverancier. Dat is risicovol: ook ontvangen facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Klopt er iets niet, dan is er vaak sprake van een boekhoudkundige fout en krijg je te maken met een creditfactuur (creditnota) en een gecorrigeerde factuur. In dit artikel lees je wat je moet doen bij een onjuiste factuur, wat de gevolgen kunnen zijn en hoe je dit het snelst rechtzet.
Een fout op een factuur komt in de praktijk regelmatig voor: een verkeerd bedrag, onjuiste btw, verkeerde bedrijfsgegevens of een fout in de omschrijving. Het is niet de bedoeling om een verzonden factuur “weg te gooien” en opnieuw te nummeren. In vrijwel alle gevallen corrigeer je een fout met een creditfactuur en daarna met een nieuwe, juiste factuur. Ontvang je een verkeerde factuur? Dan vraag je de leverancier om de correctie. Vaak gaat dat via een creditfactuur.
Wat is een creditfactuur (creditnota)?
Een creditfactuur (ook wel creditnota) is een correctiefactuur waarmee je (een deel van) een eerdere factuur terugdraait. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een verkeerd bedrag, een verkeerd product, een foutieve hoeveelheid of een verkeerd btw-tarief. Het gecrediteerde bedrag wordt verrekend met de oorspronkelijke factuur, waardoor het saldo weer klopt. Daarna kan er een nieuwe, correcte factuur worden gestuurd als dat nodig is.
Wanneer maak je een creditfactuur?
- Als je een factuur hebt verstuurd met een verkeerd bedrag of verkeerde berekening.
- Als de omschrijving niet klopt (bijvoorbeeld verkeerde dienst of periode).
- Als het btw-tarief of het btw-bedrag niet klopt.
- Als (verplichte) factuurgegevens ontbreken of onjuist zijn.
Het doel is dat de administratie en btw-verantwoording weer aansluiten op de werkelijkheid. Dat is belangrijk, omdat fouten kunnen leiden tot correcties, naheffingen en in sommige gevallen boetes. Denk ook aan situaties waarin ten onrechte btw is afgetrokken of opgegeven.
Verkeerde of onvolledige factuur: wat zijn de risico’s?
Als je volgens de Belastingdienst verplicht bent om facturen te sturen, moet je voldoen aan factuureisen. Een factuur is meer dan alleen een rekening met een bedrag: er moet volgens de regels extra informatie op staan, zoals btw-gegevens en een opeenvolgend factuurnummer. Lees ook hoe het werkt met btw in je aangifte.
Btw klopt niet? Dan kan aftrek van voorbelasting misgaan
Klopt de btw op een ontvangen factuur niet, dan mag je de btw formeel gezien niet als voorbelasting aftrekken. Dat kan gevolgen hebben voor je btw-aangifte. Heb je een factuur waarvan de btw niet klopt, vraag dan om een correctie (creditfactuur + nieuwe factuur) voordat je de btw meeneemt in je aangifte.
Onjuiste factuur ontvangen: dit kun je direct doen
Ontvang je een foutieve factuur, neem dan snel contact op met de leverancier en vraag om een gecorrigeerde factuur. In veel gevallen volgt eerst een creditfactuur en daarna een nieuwe factuur. Degene die de foutieve factuur verstuurt, kan bij controles risico lopen op een boete. De Belastingdienst laat zien hoe dit kan werken via rekenvoorbeelden.
Moet je een foutieve factuur betalen?
In de praktijk zie je vaak dat bedrijven een factuur met fouten niet betalen totdat er een correcte factuur is ontvangen. Dat is logisch: de factuur is de basis voor betaling én voor je administratie. Ontvang je bericht dat je factuur wordt afgekeurd? Dan moet je de factuur corrigeren. Dat betekent meestal: creditfactuur sturen en daarna een nieuwe, juiste factuur.
Zo voorkom je fouten op facturen
De kans op fouten wordt veel kleiner als je werkt met een online boekhoudprogramma. Je bedrijfsgegevens, btw-identificatienummer en vaste instellingen staan dan al klaar. Veel pakketten zorgen automatisch voor de juiste berekening en splitsing tussen bedrag, btw en totaal.
Fout met de btw-aangifte door een verkeerde factuur
Veel btw-fouten ontstaan doordat facturen niet kloppen of omdat bedragen handmatig worden overgenomen. Het is verstandig om fouten in je btw-aangifte te voorkomen door facturen goed te controleren en te werken met een betrouwbaar systeem. Een goed online boekhoudprogramma helpt om vergissingen te beperken, zeker als je veel facturen verwerkt.
Waarom facturen moeten kloppen (ook tegen fraude)
Correcte facturen helpen niet alleen bij je administratie en btw, maar verkleinen ook de kans op fraude. De wettelijke eisen zorgen ervoor dat herkomst en inhoud van een factuur controleerbaar zijn. Ontbreken gegevens, dan wordt het makkelijker om misleiding of nepnota’s te sturen.
Spookfactuur ontvangen: wat moet je doen?
Een spookfactuur is een valse factuur voor iets wat niet is geleverd. Controleer daarom altijd afzender, bedragen, rekeningnummer en (waar mogelijk) of het e-mailadres klopt. Valse facturen lijken steeds echter, vaak met e-mailadressen die sterk lijken op het origineel. Wees extra alert voordat je betaalt.
Peppol en UBL: minder kans op nepnota’s
Steeds meer organisaties werken met Peppol voor e-facturatie. Dit is een gestandaardiseerde manier van digitaal factureren tussen organisaties. In de praktijk verklein je hiermee de kans op foutieve en valse facturen. Lees ook wat een UBL factuur is en hoe dit samenhangt met e-facturatie.
Verkeerd btw-nummer op een factuur: gevolgen en oplossing
Een verkeerd btw-nummer kan vervelende gevolgen hebben, vooral voor btw-aftrek. Het btw-identificatienummer (btw-id) hoort op de factuur te staan. Controle kan via btw-nummers (handig bij (internationale) transacties).
Btw-identificatienummer en voorbelasting
Als jij een factuur ontvangt met een onjuist btw-nummer of onjuist btw-id, dan mag je de btw niet aftrekken als voorbelasting. Vraag de leverancier om een correctie. Totdat je de juiste factuur hebt, is het verstandig om de btw niet op te voeren in je aangifte. Heb jij zelf een factuur verstuurd met een fout btw-id? Dan corrigeer je dat met een creditnota en stuur je daarna een nieuwe factuur met een nieuw, opeenvolgend factuurnummer.
Factuur voldoet niet aan de eisen: zo pak je het aan
- Neem direct contact op met de leverancier of klant.
- Vraag om een correctie via creditfactuur en een nieuwe factuur.
- Boek pas btw als je een correcte factuur hebt.
Gevolgen van een onvolledige factuur
Een onvolledige factuur kan ertoe leiden dat je btw-aftrek vervalt of dat je een correctie moet doorvoeren. In ernstige gevallen kan er een boete volgen. Een belangrijk aandachtspunt: meerdere gebreken op één factuur kunnen de gevolgen groter maken. Zorg daarom dat facturen altijd kloppen voordat je ze verwerkt.
Factuur controleren: handige checklist voor ondernemers
Controleer facturen altijd vóór betaling. Een snelle check voorkomt correcties, discussies en gedoe in je boekhouding. Begin bijvoorbeeld met het btw-id via het VIES-register. Daar zie je of het nummer actief is en bij welke organisatie het hoort. Let daarnaast op signalen rond btw-fraude voorkomen.
Wat controleer je op een ontvangen factuur?
- Factuurdatum en factuurnummer
- Omschrijving van goederen of diensten
- Bedragen (excl. btw, btw-bedrag en totaal)
- Het juiste btw-percentage
- Juiste bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-id)
Klopt alles? Dan kun je de factuur verwerken in je boekhouding en klaarzetten voor betaling. Zie je een afwijkende bedrijfsnaam in VIES? Dan kan er sprake zijn van een handelsnaam. Dat kun je controleren via het KvK-register.
Wat te doen bij een onterechte factuur
Naast een verkeerde factuur kun je ook te maken krijgen met een onterechte factuur, bijvoorbeeld voor diensten of producten die je niet hebt afgenomen. Betaal in dat geval niet direct, maar controleer eerst of de factuur klopt en of de afzender betrouwbaar is. Controleer ook altijd of het geen spookfactuur is.
Neem vervolgens zo snel mogelijk contact op met de afzender en geef aan dat de factuur onterecht is. Vraag om een toelichting of om het intrekken van de factuur. Blijft er twijfel bestaan, dan kun je de factuur formeel betwisten. Bewaar alle communicatie zorgvuldig, zodat je bewijs hebt als er later discussie ontstaat.
Vereenvoudigde factuur: wanneer gelden aangepaste regels?
In sommige gevallen gelden andere factuureisen, bijvoorbeeld bij een vereenvoudigde factuur. Dan mag je minder gegevens vermelden. Dit kan bijvoorbeeld bij kleinere bedragen en bij correcties op een eerdere factuur. Bij een correctie moet je bovendien verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
Facturen en zakendoen met het buitenland
Doe je zaken met andere EU-landen, dan gelden extra regels. Denk aan situaties waarin sprake is van intracommunautaire levering of btw-verlegging. Controleer btw-nummers in VIES, factureer (waar van toepassing) met 0% btw en let op aanvullende verplichtingen zoals ICP-opgave.
Elektronische facturen: dezelfde eisen, extra aandacht
Voor elektronische facturen gelden dezelfde wettelijke eisen als voor papieren facturen en pdf-facturen. Daarnaast geldt dat de afnemer akkoord moet gaan met e-facturatie. Ook moet een e-factuur leesbaar zijn voor mensen (dus niet alleen “machineleesbaar”).
Boekhoudprogramma gebruiken voor facturatie en verwerking
Met een boekhoudprogramma te verwerken kun je facturen sneller verwerken en fouten eerder signaleren. Veel systemen herkennen factuurgegevens automatisch en ondersteunen digitale standaarden zoals UBL. Dat maakt factureren en controleren eenvoudiger, zeker als je veel facturen ontvangt of verstuurt.
Het blijft verstandig om boekhoudkundig correct om te gaan met foutieve facturen. Controleer daarom elke binnenkomende factuur en corrigeer direct als er iets niet klopt. Een btw-nummer dat afwijkt, een verkeerd tarief of ontbrekende gegevens leveren vroeg of laat problemen op.
Mijnzzp.nl