Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Office notes

Ga je starten met een bedrijf dan is het handig om inzicht te krijgen in hoe je een boekhouding voert. Het is voor de Belastingdienst namelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden. Ook als je een boekhouder inschakelt, is het toch nodig om gegevens bij te houden. Boekhouden voor beginners is helemaal niet zo moeilijk. Het is wel handig om van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. Je maakt dan minder snel foutjes dan wanneer je alles op papier of in Excel noteert. Het bijhouden van je financiële administratie is echt geen hogere wiskunde. Het is voor een goede boekhouding wel van belang dat je weet waar je op moet letten. Dat komt hier dan ook aan de orde net als dat je kennismaakt met de veelgemaakte fouten. Verder krijg je nog handige tips die betrekking hebben op succesvol boekhouden voor beginners.

Wat is een boekhouding eigenlijk?

Het is bij boekhouden voor beginners als eerste van belang dat je weet wat een boekhouding precies is. Wat is boekhouding precies? Dat is het op systematische wijze bijhouden van de financiële situatie van je bedrijf. Bijvoorbeeld de administratieve werkzaamheden als het gaat om het versturen van facturen. Of het boeken van een factuur die betaald is. Ook de uitgaven van je bedrijf vallen onder de werkzaamheden voor het bijhouden van een boekhouding. Een boekhouding geeft inzicht in de actuele financiële status van je bedrijf.

Zo krijg je inzicht in de balans en wat de huidige winst uit onderneming is. Je ziet wat het bedrag aan zakelijke kosten is en ook wat de omzet inclusief btw en exclusief btw is. De Belastingdienst wil graag dat je verantwoording af kan leggen over inkomsten en uitgaven. Daarom is het belangrijk om een boekhouding bij te houden. Daarnaast krijg je dus zelf inzicht in de inkomsten, uitgaven en winst- of verliessituatie van je bedrijf. Het voordeel van een online boekhoudprogramma is dat de software optimaal gemak biedt.

Je voert bijvoorbeeld relaties in, zoals debiteuren. Dan heb je al de mogelijkheid om facturen te versturen. Zo voer je ook gegevens van crediteuren in om zakelijke uitgaven te boeken. Al deze gegevens zijn nodig om de btw-aangifte en inkomstenbelastingaangifte te doen. Je hoeft met boekhoudsoftware zelf niet uit te rekenen wat je aan btw moet betalen of terugkrijgt. Dat doet het systeem namelijk automatisch.

Kan je zelf je boekhouding doen

Je kan als zzp-er doorgaans prima zelf de boekhouding doen. Het is wel aan te raden om daarvoor een online boekhoudprogramma te gebruiken. Zo kan je als timmerman net zo gemakkelijk de financiële administratie voeren als een kapper. Je hoeft echt geen verstand te hebben van boekhoudkundige termen als grootboekrekeningen. Een aantal basisbegrippen zijn wel handig om te weten, zoals het verschil tussen debiteuren en crediteuren. Een debiteur is een persoon of bedrijf die geld verschuldigd is aan jouw bedrijf. Oftewel een debiteur is een afnemer waarvan jij geld ontvangt.

Bij een crediteur is het andersom, want dan ben jij geld verschuldigd aan een ander. Bijvoorbeeld aan de leverancier waar jij producten inkoopt. Je hoeft echter weer geen verstand te hebben van een jaarrekening. Je bent als zzp-er namelijk niet verplicht om een jaarrekening openbaar te maken. De verlies- en winstrekening is wel handig om te gebruiken voor de aangifte inkomstenbelasting. Daarin moet je namelijk de winst uit onderneming vermelden. Je hoeft ook hiervoor echter zelf geen berekening uit te voeren. Bij het gebruik van een online boekhoudprogramma hoef je alleen maar op een knop te drukken.

Waar moet je precies op letten

Als je de boekhouding zelf gaat doen dan zijn er een aantal aandachtspunten om op te letten. Het is als eerste van belang dat je met een goede opzet begint. Bij een online boekhoudprogramma is dat eenvoudig. Je voert dan bijvoorbeeld de gegevens in van je relaties, zoals debiteuren in de vorm van afnemers en crediteuren in de vorm van leveranciers. Je krijgt ook de gelegenheid om een sjabloon factuur te gebruiken om je bedrijfslogo en bedrijfsgegevens erop te vermelden. Zo heb je steeds de mogelijkheid om je eigen standaard factuur te gebruiken.

Het belangrijkste aspect bij boekhouden is dat je de financiële administratie zorgvuldig bijhoudt. Dat begint dus met het invoeren van de gegevens die je nodig hebt om facturen te versturen. Of om zakelijke kosten in te boeken. Het is ook belangrijk om zakelijke kosten en privé uitgaven te scheiden. Daarom is het handig om een zakelijke rekening te openen voor je bedrijf. Het is ook belangrijk te weten dat je de boekhouding van je bedrijf gedurende een periode van zeven jaar moet bewaren. Dat heeft met de bewaarplicht van bedrijfsgegevens te maken.

Het zorgvuldig bijhouden van de financiële administratie betekent dat je periodiek aan de slag gaat. Bijvoorbeeld op een vaste dag in de week of op een vaste dag in de maand. Verstuur je facturen ook op tijd en vergeet niet dat je na ieder kwartaal aangifte moet doen voor de btw. Tenzij je gebruikmaakt van de kleine ondernemersregeling en geen btw in rekening brengt.

Lees ook ons handige artikel: Boekhouding goed regelen als zzp-er: 10 belangrijke tips

Voorkom deze veelgemaakte boekhoudkundige fouten

Houd je de boekhouding bij op papier of in Excel? In dat geval bestaat er een groter risico op het maken van foutjes in de berekening. Bijvoorbeeld als je de btw moet berekenen. Uiteraard is het ook mogelijk om in boekhoudsoftware foutjes te maken. Dat kan gebeuren als je verkeerde bedragen invult of als je vergeet om een gemaakte factuur op te slaan. Er zijn een aantal veelgemaakte boekhoudkundige foutjes waar ondernemers zich wel eens schuldig aan maken. Het is beter om die fouten te voorkomen.

Voorkom bijvoorbeeld dat je zakelijk en privé niet gescheiden houdt. Er zijn nog altijd ondernemers die privé en zakelijk door elkaar laten lopen. Dat is te voorkomen door een zakelijke rekening te openen. Mocht je een keer een privébetaling doen via de zakelijke rekening dan voer je dat in de boekhouding als privé boeking in. Zo houd je de uitgaven zakelijk en privé in je boekhouding gescheiden. Dat is echter heel veel werk als je alle privé en zakelijke uitgaven via dezelfde rekening laat lopen.

Voorkom ook dat je facturen verstuurt die niet kloppen. Bij het gebruikmaken van een online boekhoudprogramma controleer je daarom de gegevens die je in hebt gevoerd. Overigens geeft de boekhoudsoftware wel aan als er gegevens ontbreken. Bijvoorbeeld de naam van de debiteur of de rekening waarop het geld binnen moet komen. Je moet echter wel zelf de ingevoerde bedragen controleren, want het boekhoudsysteem weet natuurlijk niet wat de debiteur verschuldigd is.

Het juiste bedrag op de factuur zetten is onder meer van belang voor de btw-aangifte. Bovendien kloppen de inkomsten niet als je een foutief bedrag vermeldt. De debiteur betaalt dan te veel of te weinig geld. Of de debiteur betaalt helemaal niet omdat de factuur niet met overeenkomst met de geleverde dienst of producten. Een factuur moet bovendien aan bepaalde eisen voldoen, zoals de vermelding van je btw-identificatienummer en je bedrijfsgegevens. Zo moet ook het KvK-nummer van je bedrijf erop vermeld staan.

Voorkom dat je de btw niet goed berekent en draag de btw ook op tijd af. Je krijgt altijd ruim de tijd om de btw-aangifte te doen. Ben je daar te laat mee dan heeft de Belastingdienst de mogelijkheid een boete op te leggen. Overigens krijg je van de Belastingdienst wel een bericht dat het weer tijd is om de btw-aangifte te doen. Let bij de btw op facturen ook op dat er verschillende btw-tarieven zijn. Het is wel belangrijk om het juiste btw-tarief toe te passen op facturen.

Voorkom dat je geen geld hebt om de btw te betalen of de inkomstenbelasting te voldoen. Je stuurt een factuur met btw en dan moet je de btw daarna afdragen. Bovendien moet je rekening houden met de inkomstenbelasting die je over de winst uit onderneming moet betalen. Het is in dat kader ook handig om op de hoogte te zijn van fiscale aftrekposten, zoals de zelfstandigheden aftrek en mkb-winstvrijstelling.

Gebruik een zakelijke rekening

Gebruik altijd een zakelijke rekening als zzp-er. Op deze manier komen de inkomsten uit je bedrijf op je zakelijke rekening binnen. De zakelijke uitgaven zijn eveneens via de zakelijke rekening te betalen. Het is bijvoorbeeld wel mogelijk om elk maand een bedrag voor privégebruik over te boeken naar je privérekening. Je houdt de inkomsten- en uitgaven niet alleen gescheiden, maar het boekhouden kost ook veel minder tijd. Een goed boekhoudprogramma gebruiken is dan wel belangrijk. Hoe kies je een zakelijke bankrekening als zzp-er? Door te kijken naar wat je nodig hebt voor je bedrijf en naar de kosten. Er zijn bijvoorbeeld voordelige zakelijke rekeningen speciaal voor zzp-ers.

Zet overtollig geld op een spaarrekening

Er komt elke maand geld binnen als je bedrijf goed loopt. Het is belangrijk om niet alles op te maken, want de Belastingdienst wil ook graag wat geld zien. Doorgaans is de regel om in elk geval om een derde van de inkomsten apart te zetten. Door het geld op een spaarrekening te zetten, weet je zeker dat je er niet aan komt. Bovendien heb je dan voldoende geld om de belasting te betalen. Houd je meer geld over dan een derde? Dan is het overtollige natuurlijk eveneens op een spaarrekening te zetten.

Gebruikmaken van aftrekposten en regelingen

Er zijn allerlei zakelijke kosten die fiscaal aftrekbaar zijn van de opbrengsten. Er gelden voor bepaalde uitgaven wel voorwaarden. Een zakenlunch is bijvoorbeeld aftrekbaar, waarbij er twee opties zijn. Een zakelijke lunch valt onder relatiegeschenken in de vorm van voedsel en drank. Er geldt dan of een drempel van een bepaald bedrag of je mag 80% van de kosten aftrekken.

Onder bepaalde omstandigheden is het eveneens mogelijk om de kosten van studies en workshops af te trekken. Daarbij geldt voor een studiereis bijvoorbeeld dezelfde opties als hiervoor genoemd. Heb je een telefoonabonnement thuis dan is deze niet aftrekbaar, maar de zakelijke telefoongesprekken thuis zijn wel volledig aftrekbaar. Zo is de huur van een bedrijfsruimte aftrekbaar net als zakelijke verzekeringen en reiskosten met het openbaar vervoer. De website van de Belastingdienst biedt uitgebreide informatie over de aftrekbaarheid van zakelijke kosten. Vergeet ook niet dat zakelijke kosten voor het starten van je bedrijf in aanmerking komen voor aftrek.

Er zijn bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting meerdere regelingen voor zzp-ers om van te profiteren. Het gaat hier om de ondernemersaftrek die als een aftrekpost op de winst uit onderneming te beschouwen is. De ondernemersaftrek bestaat uit verschillende onderdelen, zoals uit de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Als je ondernemer bent en aan het urencriterium voldoet dan mag je de zelfstandigenaftrek toepassen. Ben je net met je bedrijf begonnen dan kom je ook voor de startersaftrek in aanmerking. Je mag dan in de voorafgaande vijf jaren minimaal een jaar geen ondernemer zijn geweest voor de inkomstenbelasting. Je mag in de optimale situatie drie jaren gebruikmaken van de startersaftrek.

Er geldt ook nog een regeling in de vorm van mkb-winstvrijstelling. Dat is eveneens een aftrekpost voor de inkomstenbelasting en in minder te brengen op winst uit onderneming. De vrijstelling betreft een percentage van de winst. Voordat je de mkb-vrijstelling toepast dien je wel eerst de zelfstandigenaftrek en eventuele startersaftrek in mindering te brengen. De mkb-vrijstelling zorgt ervoor dat je fiscale winst lager uitvalt. Je bent daarom minder belasting verschuldigd. Vergeet echter ook niet dat je als zzp-er een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet moet betalen aan de Belastingdienst. Als je aangifte inkomstenbelasting hebt gedaan krijg je automatisch een aanslag voor de bijdrage Zvw.

Belangrijkste tip

Met bovenstaande informatie over boekhouden voor beginners kan je zelf de boekhouding voeren. Is er echter sprake van een complexe constructie dan is het wel aan te raden om een boekhouder in te schakelen. Dat is eveneens aan te bevelen als je er zelf niet echt uitkomt. Of als je niet de beslommeringen wilt die met boekhouden te maken hebben. Ook is het handig om een boekhouder in de arm te nemen als je zekerheid wilt over de fiscale voordelen. Dat geldt eveneens als je graag advies wilt van een boekhouder als je bijvoorbeeld investering wilt doen.

Lees ook ons artikel: Administratie opzetten en bijhouden doe je zo

Mijnzzp.nl