Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Verschillende pennen

De boekhouding is onlosmakelijk verbonden met de bedrijfsvoering. Boekhouden is voor de meeste zzp-ers niet de meest favoriete bezigheid. Toch is het noodzakelijk om je boekhouding goed in te richten of hiervoor een boekhouder in te huren. Je hebt altijd de keuze om het zelf te doen of uit te besteden, maar een combinatie van beiden is eveneens mogelijk. Er zijn allerlei regels van toepassing als het gaat om de boekhouding van je bedrijf. Bijvoorbeeld als het gaat om de vereisten waar een factuur aan moet voldoen. Of wat je als ondernemer voor de Belastingdienst moet bijhouden. Daarom kom je hier alles te weten wat voor een goede boekhouding nodig is.

Wat is een boekhouding?

De boekhouding heeft betrekking op de verwerking van de financiële administratie van een bedrijf of organisatie. Het boekhouden voor een zzp-er heeft bijvoorbeeld betrekking op het opstellen van facturen, zakelijke kosten boeken en belastingaangifte doen. Een boekhouding heeft betrekking op alle inkomsten en uitgaven waar je als ondernemer mee te maken krijgt. Als je een factuur stuurt en deze is voldaan dan boek je dat in als ontvangen inkomsten. Heb je een zakelijke uitgave gedaan dan voer je dat in als zakelijke kosten.

Het is handig om gebruik te maken van boekhoudsoftware. De berekeningen voor de btw-aangifte vinden dan bijvoorbeeld automatisch plaats. Het is niet voor de meeste ondernemers niet handig om alles nog op schrift bij te houden. Hoewel er nog altijd ondernemers zijn die met een schoenendoos met bonnetjes naar de boekhouder toegaan. Een boekhoudprogramma is ook voor ondernemers geschikt die geen verstand hebben van financiële administratie. Boekhoudsoftware is gebruiksvriendelijk en de keuze voor een boekhoudpakket is te maken op basis van het type bedrijf dat je hebt.

Doel van de boekhouding

Het bijhouden van de boekhouding heeft uiteraard een doel. Een van de doelen is om inzicht te krijgen en te houden in de financiële positie van je bedrijf. Je krijgt dan ook inzicht in de winsten en verliezen. Verder biedt de boekhouding een perfecte basis om verantwoording af te leggen. Ook biedt de financiële administratie de gelegenheid om voorcalculaties te doen en offertes uit te brengen. Je ziet al aan de doelen dat het bijhouden van de boekhouding voor elk bedrijf van groot belang is.

Verplichting bijhouden financiële administratie

Overigens is er in Nederland volgens het burgerlijk wetboek 3 art. 15i lid 1 een wettelijke verplichting om een boekhouding te voeren. Dat geldt in ieder geval voor iedereen die een zelfstandig beroep uitoefent of een bedrijf heeft. Bovendien geldt er een fiscale bewaarplicht van de boekhouding.

Dat betekent dat je als ondernemer de financiële administratie minimaal zeven jaar lang moet bewaren. Het gaat dan in elk geval om de basisgegevens van de boekhouding. Daar valt de debiteuren- en crediteurenadministratie onder net als het grootboek en de voorraadadministratie. De inkoop- en verkoopadministratie zijn daaraan toe te voegen net als de eventuele loonadministratie.

Een administratie opzetten, kan ik dat ook zelf?

Ja, dat kan, maar het is wel lastig om helemaal zelf vanuit het niets een administratie op te zetten. Vooral als je weinig tot geen verstand hebt van financiële administraties. Er zijn ondernemers die zelf een administratie opzetten met Excel of zelfs gewoon nog op papier. Het riskante daarvan is echter dat een foutje zo is gemaakt. Het is daarom eenvoudiger om zelf een administratie op te zetten met een online boekhoudprogramma. De basis is dan al aanwezig en het is dan ook slechts een kwestie van bijhouden.

Het opzetten van een administratie met een online boekhoudprogramma betekent dat je bijvoorbeeld gegevens van debiteuren invult. Of een sjabloon voor een factuur gebruikt en daar je eigen bedrijfslogo op plaatst. Je hoeft met een online boekhoudprogramma niet vanaf scratch te beginnen. Alle belangrijke onderdelen voor een financiële administratie zijn al aanwezig in de software. Het is dan alleen de vraag welk boekhoudprogramma voor jou het meest geschikt is. Daarom is het handig om een vergelijking te maken en te weten waar je op moet letten.

Boekhoudprogramma vergelijken: hier let je op als zzp-er

Er zijn meerdere aspecten van belang bij het vergelijken van een boekhoudprogramma. De software is doorgaans ideaal als het gaat om boekhouden voor beginners. Als zzp-er is het belangrijk om bijvoorbeeld offertes en facturen te kunnen versturen. Indien het boekhoudprogramma over een urenregistratie functionaliteit beschikt, is dat eveneens praktisch. Heb je een auto en moet je een rittenregistratie bijhouden? Neem dat punt dan mee in de vergelijking van boekhoudpakketten.

Heb je personeel of heb je plannen om medewerkers in dienst te nemen? Het is belangrijk dat salarisadministratie in dat geval een functionaliteit van de boekhoudsoftware is. Heb je een winkel of een webshop? De voorraadadministratie speelt bij de inkoop en verkoop van artikelen een belangrijke rol. Het bijhouden van de voorraad is niet voor alle bedrijven van belang. Je kijkt als zzp-er bij boekhoudprogramma’s vergelijken als eerste naar wat jij nodig hebt voor de boekhouding. Het is bijvoorbeeld wel superhandig als de gegevens voor het doen van de btw-aangifte al klaarstaan. Het invullen van de btw-aangifte bij de Belastingdienst is dan echt een fluitje van een cent. Doe je zaken met het buitenland, zoals in de EU? Check dan meteen even bij de vergelijking of het boekhoudpakket daar rekening mee houdt.

Ben je een zzp-er met een kleine onderneming dan biedt een eenvoudig boekhoudprogramma uitkomst. De facturatie is dan een van de belangrijkste aspecten. Het is overigens wel handig als er automatisch een jaarrekening en balans te publiceren is. Het is voor jou als zzp-er geen verplichting om een jaarrekening te presenteren, maar het biedt wel inzicht in je financiële situatie op jaarbasis. Bovendien is het voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting eveneens handig als deze functie beschikbaar is. Verder kijk je bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s natuurlijk ook naar de kosten ervan. Je betaalt om van de boekhoudsoftware gebruik te maken doorgaans de kosten van een abonnement. Deze kosten zijn overigens fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten. Overigens bieden veel boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om eerst een demoversie te proberen. Of om er gedurende een bepaalde periode als beginner gratis gebruik van te maken.

Aandachtspunten boekhoudprogramma vergelijken op een rijtje:

  • Opstellen van offertes
  • Opstellen van facturen
  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • Gegevens voor btw-aangifte
  • Verlies- en winstrekening
  • Hoogte van de kosten
  • Gebruiksvriendelijkheid

Wat zijn de eisen voor een boekhouding?

Er gelden een aantal eisen voor het bijhouden van een boekhouding. Een simpel voorbeeld is dat facturen aan de richtlijnen moeten voldoen. De Belastingdienst schrijft voor dat je de eigen naam en die van de afnemer op de factuur moet zetten. Dat geldt eveneens voor de juridische naam of handelsnaam. Het adres van beide partijen dient eveneens op de factuur te staan net als je btw-identificatienummer en het KvK-nummer. De datum van het uitreiken van de factuur moet erop net als een factuurnummer. Het handige van een boekhoudprogramma is dat deze vanzelf doornummert. De datum van levering van de goederen of diensten moet er eveneens op net als het bedrag en btw-bedrag.

Het is bij het voeren van een boekhouding in elk geval van belang dat er sprake is van een deugdelijke administratie. Het is belangrijk dat de gegevens te verantwoorden zijn voor de Belastingdienst. De administratie vormt namelijk de basis voor het doen van belastingaangiften. Dat geldt zowel voor de btw-aangifte als voor de aangifte inkomstenbelasting. Een onvolledige boekhouding kan tot vervelende gevolgen leiden. Bijvoorbeeld doordat de Belastingdienst dan zelf de hoogte van de omzet en winst vaststelt om daarover de verschuldigde belasting te berekenen. Bovendien is het niet mogelijk om de btw-aangifte in te vullen als er geen duidelijke overzichten zijn van de aankopen en verkopen.

Alle gegevens van je bedrijf maken onderdeel uit van de boekhouding. Daarom is het belangrijk om de verzonden en ontvangen facturen te bewaren. Dat geldt eveneens voor bankafschriften van de zakelijke rekening, bonnen en kasadministratie. Verder houd je de urenregistratie bij en indien van toepassing de rittenadministratie bij zakelijk rijden. Je mag zelf kiezen of je alles op papier bijhoudt of dat je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma. Op de bewaartermijn van zeven jaar is een uitzondering van toepassing. Bij onroerende zaken geldt namelijk dat je de gegevens tien jaar dient te bewaren.

Btw berekenen en afdracht of teruggave

Het berekenen van de btw voor de btw-aangifte luistert heel nauw. Daar moet je natuurlijk geen fouten in maken. Bovendien is het belangrijk om op te letten welk type btw van toepassing is. Zo is er een regulier tarief, maar ook een lager tarief. Daarnaast is er op bepaalde zaken sprake van btw-vrijstelling of is er sprake van een 0%-btw-tarief. Verder is het nog mogelijk dat je te maken krijgt met het verleggen van btw. Bijvoorbeeld als je in de EU zakendoet.

Lever jij als zzp-er in Nederland een dienst aan een bedrijf in België? Dan verleg je de btw naar de afnemer in België. Dat moet je dan natuurlijk wel goed bijhouden in je administratie. Hoe ziet het met btw-aangifte en diensten naar andere EU-landen? Dat betreft een intracommunautaire levering.

Een online boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid om alle soorten btw toe te passen. Dat scheelt dus heel wat handwerk en rekenwerk als je van plan was om het zelf te doen. Het automatisch laten berekenen van de btw biedt meerder voordelen. Zo weet je zeker dat je geen rekenfoutjes maakt. Bovendien houdt het online boekhoudpakket bij wat je moet opgeven voor de btw-aangifte. De gegevens zijn wat dat betreft dan een op een over te nemen als je aangifte doet.

Belastingaangifte berekenen als zzp-er

Het is als zzp-er niet zo gemakkelijk om de belastingaangifte te berekenen in vergelijking met werknemers. Ben je in loondienst dan zorgt je werkgever ervoor dat er loonbelasting wordt ingehouden op je inkomen. Dat geldt eveneens voor andere belastingafdrachten. Een werknemer krijgt het salaris netto op de rekening gestort. Als zzp-er moet je zelf rekening houden met de te betalen belasting. Daarom is het ook belangrijk om iedere maand een deel van je inkomsten apart te zetten om daar de belasting later van te betalen. Overigens is het eveneens mogelijk om een voorlopige aanslag aan te vragen. Dan geef je een schatting op van je inkomen als zzp-er en betaal je maandelijks belasting. Het jaar erop vindt er dan een verrekening plaats.

Om de belastingaangifte te berekenen als zzp-er heb je een aantal gegevens nodig. De winst uit onderneming is het uitgangspunt. Er zijn daarop een aantal aftrekposten van toepassing, zoals de zelfstandigenaftrek. Daar heb je recht op als je ondernemer bent en aan het urencriterium voldoet. Er geldt voor starters bovendien een extra aftrek. Ook kom je in aanmerking voor de mkb-winstvrijstelling. Dat is een aftrekpost in de vorm van een percentage van de winst uit onderneming. Verder is het van je persoonlijke omstandigheden afhankelijk wat privé-aftrekposten zijn. Alle inkomsten verminder met aftrekposten levert in Box 1 belastbaar inkomen uit werk en woning op. Daar trek je de heffingskortingen vanaf en kom je uit op het belastingbedrag. Het spreekt voor zich dat een goede boekhouding nodig is om de basis van de aangifte vast te stellen, namelijk winst uit onderneming.

Digitale aangifte ondernemers

Ieder jaar krijg je de mogelijkheid om via de website van de Belastingdienst in te loggen en de belastingaangifte als ondernemer te doen. Ben je zzp-er dan geldt dat je de aangifte inkomstenbelasting invult. Er zijn boekhoudprogramma’s beschikbaar die de mogelijkheid bieden om via de software aangifte te doen.

Wat zijn de kosten voor een boekhouder of accountant?

De kosten voor een boekhouder of account variëren en zijn afhankelijk van je bedrijf. Je hoeft als zzp-er geen accountant in te schakelen. Het is voldoende om van de diensten van een boekhouder gebruik te maken. De kosten daarvan liggen rond de 1.500 euro per jaar. Het hangt er ook vanaf of je zelf de boekhouding voor een groot deel voert. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk alleen voor de btw-aangifte en inkomstenbelasting een boekhouder in te schakelen. De kosten van een boekhouder zijn overigens fiscaal aftrekbaar.

Lees ook: Boekhouding goed regelen als zzp: 10 belangrijke tips

Mijnzzp.nl