+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Administratie opzetten en bijhouden: zo regel je je boekhouding als ondernemer
Een correcte financiële administratie opzetten bij de start van je bedrijf is belangrijk. Je bent wettelijk verplicht om financiële bedrijfsgegevens te bewaren en verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. Daarom is het slim om vanaf dag één te weten waaraan je moet voldoen: welke gegevens je vastlegt, hoe lang je alles bewaart en hoe je jouw boekhouding overzichtelijk houdt.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een administratie opzet en bijhoudt. De inrichting kan verschillen per organisatievorm; een boekhouding voor een stichting ziet er bijvoorbeeld anders uit dan die voor een bedrijf. Veel zzp’ers werken tegenwoordig met een online boekhoudprogramma om alles efficiënt en digitaal te regelen.
Overzichtelijke administratie opzetten
Bij het opzetten van je administratie helpt het als je over een aantal basisvaardigheden beschikt. Heb je nog weinig kennis van boekhouden, dan is dat geen probleem: met boekhoudsoftware zijn veel onderdelen goed aan te leren.
Een handige eerste stap is het zakelijke rekening te openen. Zo scheid je privé en zakelijk, wat je administratie overzichtelijker maakt. Een zakelijke rekening is niet verplicht bij een eenmanszaak, maar het voorkomt veel verwarring en maakt het verwerken van transacties sneller. Daarna kies je een online boekhoudprogramma dat past bij jouw manier van werken.
Administratie opzetten als startende ondernemer
Neem de tijd om aanbieders te vergelijken, want er zijn veel vormen van boekhoudsoftware. Kies bij voorkeur een pakket dat aansluit bij jouw werkzaamheden, bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijk programma voor zzp’ers. Daarmee wordt het opzetten van je financiële administratie een stuk eenvoudiger. Vergeet niet: je administratie moet je minimaal zeven jaar kunnen overleggen, dus “aan het einde van het jaar opschonen” is geen goed idee.
Bewaarplicht van je administratie
Voor de financiële administratie geldt een wettelijke plicht om gegevens zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor onder meer facturen, bankafschriften en contracten. Voor gegevens rond onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Denk aan huurcontracten, koop- en verkoopcontracten en notariële stukken.
Wil je niet jarenlang met ordners werken? Dan is online boekhouden praktisch: je documenten en gegevens staan veilig opgeslagen, en je hoeft meestal geen eigen back-ups te maken, omdat boekhoudsoftware dit automatisch regelt. Plan daarnaast vaste momenten voor je administratie; dat maakt het bijhouden veel makkelijker en voorkomt achterstanden.
Zo start je met je financiële administratie
Veel boekhoudpakketten bieden een demo of proefperiode. Maak daar gebruik van en begin met:
- Je bedrijfsgegevens invullen (naam, adres, KvK-nummer en eventueel btw-nummer).
- Je standaardfactuur personaliseren met je huisstijl en bedrijfslogo.
- Controleren of je factuur voldoet aan de eisen van een factuur.
Vervolgens voeg je relaties toe, zoals klanten (debiteuren) en leveranciers. Deze gegevens blijven bewaard en zijn later eenvoudig uit te breiden. Dit vormt de basis van je administratie: facturen maken, betalingen volgen en kosten verwerken.
Administratie bijhouden: zo houd je het overzicht
Na het opzetten van je administratie draait het vooral om consequent bijhouden. Verwerk bonnen en facturen regelmatig en wacht niet tot het einde van het kwartaal of jaar. Zo houd je grip op je cashflow, voorkom je fouten en heb je altijd actuele cijfers paraat.
Wil je je administratie verder verbeteren? Lees dan ook over administratie bijhouden met praktische tips.
Basisgegevens van je zakelijke administratie
De basisgegevens van een administratie bestaan voor veel ondernemers uit het verwerken van facturen en betalingen. Dat betekent:
- Facturen maken en versturen.
- Ontvangen facturen inboeken.
- Betalingen koppelen en controleren.
- Btw verwerken waar van toepassing (zie ook van toepassing zijnde btw).
Veel boekhoudprogramma’s berekenen automatisch het btw-bedrag en totaalbedrag. Je kunt facturen vaak direct vanuit de software versturen of als pdf opslaan. Let erop dat je facturen altijd opslaat in je administratie, zodat je factuurnummers kloppen en je boekhouding sluitend blijft.
Moet je zelf een factuur voldoen? Dan boek je die in als zakelijke kosten. Twijfel je hoe je omgaat met fouten op facturen? Bekijk dan; Moet je een factuur betalen?
Zakelijke uitgaven als investering boeken
Let extra op bij grotere zakelijke uitgaven die als investering gelden. In dat geval boek je de uitgave anders, bijvoorbeeld met afschrijving over meerdere jaren. Zo bereken je de boekwaarde en houd je je winstberekening correct.
Afschrijving en boekwaarde berekenen
Welke administraties horen er nog meer bij?
Naast facturen en betalingen kunnen ook andere onderdelen bij je bedrijfsadministratie horen, afhankelijk van je onderneming. De Belastingdienst ziet vaak de onderstaande onderdelen terug bij bedrijven:
- Debiteurenadministratie.
- Crediteurenadministratie.
- Voorraadadministratie.
- Inkoopadministratie.
- Verkoopadministratie.
- Loonadministratie bij personeel.
Uren bijhouden in een urenadministratie
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan kun je onder voorwaarden in aanmerking komen voor ondernemersaftrek. Daarvoor geldt het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Het is daarom handig om je uren in een urenadministratie bij te houden.
Met een goede urenregistratie verklein je de kans dat je voordelen misloopt, zoals zelfstandigenaftrek en (voor starters) de startersaftrek. Urenregistratie hoeft niet ingewikkeld te zijn: je kunt werken in je boekhoudsoftware, met een app, in Excel of op papier. Het belangrijkste is dat je jouw uren aannemelijk kunt maken als er vragen komen.
Administratie digitaal bewaren en belastingaangifte voorbereiden
Met online boekhouden hoef je geen ordners te vullen en bespaar je veel werk. Het digitaal bewaren van je administratie maakt het ook makkelijker om je btw-aangifte en inkomstenbelasting voor te bereiden.
Als je je administratie goed bijhoudt, staan de btw-gegevens meestal overzichtelijk klaar. Veel programma’s tonen daarnaast direct je balans en je verlies- en winstrekening, zodat je sneller je aangifte kunt doen.
Eenvoudige boekhouding voor zzp’ers
Een digitale administratie heeft voor veel ondernemers de voorkeur. Ook zaken zoals het bijhouden van zakelijke kilometers zijn digitaal vaak makkelijker. Een online boekhoudprogramma voor zzp’ers biedt meestal extra ondersteuning, zoals een helpdesk. Dat is handig als je onderweg vragen hebt of wilt checken of je iets goed verwerkt.
Waarom moet je de bedrijfsadministratie zo lang bewaren?
De bewaartermijn heeft te maken met controle en bewijsvoering rondom belastingaangiften, zoals btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, wanneer van toepassing. Je moet gedurende zeven jaar kunnen aantonen hoe bedragen tot stand zijn gekomen. Voor onroerende zaken geldt tien jaar, en dat gaat om alle relevante documenten, niet alleen financiële gegevens.
Administratie voor stichting en vereniging
Stichtingen en verenigingen werken vaak met een bestuur (bijvoorbeeld voorzitter, penningmeester en secretaris). De administratie kan daardoor extra werk zijn. Gelukkig zijn er speciale boekhoudprogramma’s voor stichtingen en verenigingen.
Een stichting heeft geen commercieel winstoogmerk. Als er winst ontstaat, moet in de administratie duidelijk zijn wat ermee gebeurt; het bestuur mag deze winst niet onderling verdelen. Verenigingen kunnen winst maken en bijvoorbeeld reserveren voor toekomstige uitgaven. Ook hier geldt: de bewaarplicht is zeven jaar.
Ledenadministratie bij verenigingen
Bij verenigingen is de ledenadministratie vaak een belangrijk onderdeel. Met passende software kun je ledengegevens beheren, een begroting bijhouden en een jaarverslag samenstellen. Ook btw-gegevens kunnen, waar van toepassing, netjes worden verwerkt.
Boekhouding uitbesteden of (deels) zelf doen
Met boekhoudsoftware kun je veel zelf doen, inclusief btw-aangifte en inkomstenbelasting. Toch zijn er redenen om de administratie uit te besteden aan een boekhouder, bijvoorbeeld als je weinig met cijfers hebt of tijd wilt besparen. Een boekhouder is een deskundige op het gebied van bedrijfsadministratie en kan je bovendien helpen met advies en fiscale mogelijkheden.
Je hoeft niet alles uit handen te geven. Veel zzp’ers kiezen voor een combinatie: zelf facturen verwerken en kosten opvoeren, terwijl de boekhouder controleert en de aangiften verzorgt. Bekijk ook: zelf de facturen bijhouden en zakelijke kosten opvoeren.
Welke keuze je ook maakt: een boekhoudprogramma is in de praktijk vaak de meest praktische basis. Boekhouders werken hier zelf ook mee, waardoor samenwerken en controleren eenvoudiger wordt.
Goede administratie opzetten: waar je op moet letten
Je boekhouding moet voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het is daarom heel belangrijk dat je administratie op orde is, zodat je fouten voorkomt en altijd kunt uitleggen hoe bedragen tot stand zijn gekomen. Een zzp-administratie opzetten is goed te doen, zeker als je beschikt over voldoende basiskennis en een duidelijke routine.
Een goede administratie gaat verder dan inkomsten registreren. Het gaat om de complete financiële administratie, inclusief kosten, investeringen en uren. Ook het gescheiden houden van privé en zakelijk helpt om fouten te voorkomen.
Zonder zakelijke rekening kunnen privé- en zakelijke uitgaven door elkaar lopen, waardoor het snel onduidelijk wordt. Met een zakelijke rekening oogt je onderneming bovendien professioneler. Ook kun je vaak je boekhoudsoftware koppelen aan je bank, en soms zelfs aan de Belastingdienst. Dat maakt het verwerken van transacties en het bekijken van openstaande facturen op je mobiel extra makkelijk.
Voordelen van online boekhouden
Online boekhouden is populair, omdat het tijd bespaart en je administratie overzichtelijk houdt. Veel ondernemers kiezen voor software vanwege de automatisering en het gebruiksgemak. Voordelen die vaak genoemd worden:
- Boekhoudsoftware Belastingdienst-koppeling.
- Boekhoudsoftware, zakelijke rekening, koppeling.
- Makkelijk uitgaande documenten versturen.
- Ontvangen facturen makkelijk inboeken.
- Geen uitgebreide boekhoudkennis nodig voor de basis.
- Afspraken en documenten online vastleggen.
- Geen externe harde schijf nodig voor belangrijke documenten.
- Automatische back-up van alle gegevens.
- Makkelijk offertes maken.
- Uitgaande facturen monitoren en beheren.
- Je eigen huisstijl toepassen.
- Werken met een mobiele app.
- Overzichtelijk en snel werken.
Administratief goed starten als zzp’er
Voor veel starters is gebruiksgemak het belangrijkste: inkomsten en uitgaven snel verwerken, facturen versturen en overzicht houden. Boekhoudsoftware is daarvoor ontwikkeld. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een gratis startersaccount om te ontdekken wat bij je past.
Een proefaccount verplicht je tot niets, maar helpt je wel om je administratie direct goed in te richten. Veel boekhoudprogramma’s bieden daarnaast ondersteuning, zoals uitleg, helpdesk of slimme automatisering. Zo start je overzichtelijk en houd je vanaf het begin grip op je onderneming.
Mijnzzp.nl