Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Administratie opzetten

Een administratie opzetten bij de start van je bedrijf is belangrijk. Het is namelijk verplicht om financiële bedrijfsgegevens te bewaren om daarmee verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. Het is dan ook belangrijk dat je bij het opzetten van een administratie weet waaraan je moet voldoen. Weet jij bijvoorbeeld hoelang je de administratie van je bedrijf moet bewaren? Of welke gegevens je allemaal paraat moet hebben voor de Belastingdienst? Al deze zaken die betrekking hebben op de boekhouding en administratie ontdek je hier. Zo ook dat er verschillende administraties zijn en een boekhouding voor een stichting anders is ingericht dan voor een bedrijf.

Overzichtelijke administratie opzetten

Het is handig om over een aantal basisvaardigheden te beschikken bij het opzetten van een administratie. Heb je kennis van de basis van bedrijfsadministratie en boekhouding in het algemeen dan is het wat gemakkelijker. Ontbreekt de kennis dan zijn de vaardigheden snel aan te leren als je van een online boekhoudprogramma gebruikmaakt. Het is als eerste belangrijk om een zakelijke rekening te openen. Daarmee vindt er een scheiding plaats tussen de financiële privésituatie en bedrijfssituatie. De volgende stap is het selecteren van een online boekhoudprogramma. Neem de tijd om even rond te kijken, want er zijn veel vorm van boekhoudsoftware. Kies een boekhoudpakket dat bij je bedrijf past. Er zijn bijvoorbeeld voor zzp’ers eenvoudig toegankelijk en gebruiksvriendelijke online boekhoudprogramma’s beschikbaar.

Zo begin je

Het online boekhoudpakket biedt wellicht een demoversie of gratis proefperiode. Maak daar gebruik van. Je begint met het personaliseren van de standaardfacturen. Daar zet je jouw bedrijfsgegevens op net als je btw-nummer en je bedrijfslogo voor de herkenbaarheid. Let op dat je alle gegevens zo standaardiseert dat deze aan de eisen van een factuur voldoen. Nu heb je al een conceptfactuur die je in de toekomst altijd kan gebruiken. Heb je al relaties zoals leveranciers of debiteuren? Deze zakelijke relaties zijn in te voeren in de online boekhouding en blijven bewaard. Nieuwe relaties zijn natuurlijk ook eenvoudig toe te voegen. Deze twee stappen liggen aan de basis van het opzetten van een administratie.

Bijhouden van de administratie

Na de eerste opzet van de administratie is het een kwestie van de administratie bijhouden. Dat dient uiteraard zorgvuldig en nauwkeurig te gebeuren. Spaar dus niet alle bonnen en facturen op voor een lange tijd, maar verwerk deze regelmatig in de boekhouding. Er zijn verder naast de basisgegevens die je bijhoudt nog een aantal zaken om rekening mee te houden.

Basisgegevens zakelijke administratie

De basisgegevens van een administratie bestaat uit het bijhouden van facturen. Het gaat zowel om het maken en versturen van facturen als om het inboeken van betaalde facturen. Bij het verzenden van een factuur selecteer je de relatie, omschrijving je het product of dienst, het bedrag en de van toepassing zijnde btw. Het online boekhoudprogramma rekent het totaalbedrag voor je uit naast het bedrag en btw-bedrag. Het is mogelijk indien de optie er is om de factuur direct vanuit je boekhouding te versturen. Of je slaat de factuur op als PFD-document en verstuurt deze in een bijlage per mail.

Vergeet niet om de factuur in je administratie op te slaan, want anders komt de factuurnummer in de war en klopt je boekhouding niet. Is een factuur betaald? Dan verwerk je dat in de administratie. Moet je een factuur betalen? Dan voer je deze op als zakelijke kosten en voer je de relatie in met een omschrijving en het bedrag exclusief en inclusief btw. Let op als je zakelijke uitgaven doet en het een investering betreft. Dat dien je te vermelden in de boekhouding, waarbij je onder meer de keuze hebt om aan te geven of het investering over meerdere jaren betreft. Het bijhouden van inkomende en uitgaande facturen is een kwestie van discipline en kost in een online boekhoudprogramma weinig tijd.

Er zijn nog een aantal basisgegevens die tot de administratie behoren. Denk maar aan het bijhouden van de voorraadadministratie met betrekking tot goederen. Of aan de loonadministratie als je personeel in dienst hebt. De Belastingdienst beschouwt de onderstaande gegevens als basis van een bedrijfsadministratie:

  • Debiteurenadministratie
  • Crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • Inkoopadministratie
  • Verkoopadministratie
  • Loonadministratie bij personeel

Uren bijhouden in een urenadministratie

Als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting kom je onder voorwaarden in aanmerking van de ondernemersaftrek. Hierop is het urencriterium van toepassing. Je dient minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf te besteden en meer tijd besteden aan je bedrijf dan aan werk met een dienstverband. Om aan de Belastingdienst aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet, is het handig om de uren in een urenadministratie bij te houden. Kies daarom voor een online boekhoudpakket dat deze functionaliteit te bieden heeft.

De ondernemersaftrek wil je als zzp’er namelijk niet mislopen. Deze bestaat uit een zelfstandigenaftrek en als je starter bent ook uit een startersaftrek. Het is begrijpelijk dat het bijhouden van je uren niet de leukste klus is, maar het is wel een klus die geld oplevert. Heb je een online boekhoudprogramma waarin de uren niet bij te houden zijn? Er zijn ook andere oplossingen voor, zoals het gebruikmaken van een urenadministratie app, bijhouden in Excel of op papier. Het gaat er om dat de uren die je aan je bedrijf besteedt voor de Belastingdienst te verantwoorden zijn. Het is niet zo dat de Belastingdienst elk jaar aan je vraagt om je urenadministratie te tonen, maar het moet bij twijfel dus wel te verantwoorden zijn.

Digitaal bewaren van de administratie

Je hoeft geen dikke ordners te vullen met papieren administratie als je een online boekhoudprogramma gebruikt. Alle gegevens die je invoert en opslaat, worden namelijk automatisch bewaard. Het digitaal bewaren van de administratie bespaart een hoop moeite. Je hoeft niets meer uit te printen en bovendien heb je daarmee de basis voor digitale aangifte tot je beschikking. De btw-aangifte doe je namelijk via een digitaal portaal bij de Belastingdienst voor ondernemers.

Houd je de administratie goed bij in de online boekhouding dan staan de btw-gegevens met een druk op de knop voor je klaar. Deze zijn vaak een op een over te nemen voor de btw-aangifte. Ook de aangifte inkomstenbelasting verloopt via de digitale weg. Daar komt de online boekhouding overigens ook weer bij van pas. Een compleet online boekhoudprogramma tovert namelijk met een druk op de knop de balans en de verlies- en winstrekening tevoorschijn. De informatie hiervan vormt de basis om de belastingaangifte te doen betreffende de winst uit onderneming.

Bewaarplicht administratie

Er geldt voor de administratie van bedrijven een bewaarplicht. Dat is een wettelijke plicht en er geldt een termijn van zeven jaar voor. Het is voor te stellen dat je niet zeven jaren lang je papieren administratie wilt bewaren. Dat neemt nogal veel ruimte in beslag. Dat is dus ook nog een prima reden om de keuze voor een online boekhoudprogramma te maken. Waarom je de bedrijfsadministratie zolang moet bewaren?

Dat heeft te maken met het mogelijk opvragen van bewijslast als het gaat om de belastingaangiften. Bijvoorbeeld met betrekking tot de btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting indien van toepassing. Het gaat er dus om dat je gedurende een lange periode van zeven jaar in staat bent om je administratie te verantwoorden en te bewijzen. Overigens geldt ten aanzien van vastgoed dat je een nog langere bewaarplicht hebt van wel tien jaar.

Verschillende soorten administraties

Het zijn niet alleen de ondernemers die te maken hebben met de bedrijfsadministratie. Een stichting of een vereniging is net als een bedrijf verplicht om de administratie bij te houden. Er zijn alleen wel een aantal verschillen tussen een bedrijfsadministratie en de administratie van een stichting of een vereniging. Het is handig om te weten wat het onderscheid maakt, zodat je ook ziet welke gegevens in welke situatie relevant zijn.

Verschil administratie stichting, vereniging en bedrijven

Stichtingen en verenigingen hebben te maken met een bestuur dat doorgaans in elk geval bestaat uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. Het is voor verenigingen en stichtingen vaak extra veel werk om de administratie bij te houden. Daarom is het goed om te weten dat er tegenwoordig speciale online boekhoudprogramma’s zijn voor stichtingen en verenigingen.

Een stichting kenmerkt zich door het ontbreken van commerciële doeleinden. Het doel is niet om winst te maken. Mocht een stichting winst maken dan dient er in de boekhouding opgenomen te zijn wat er gebeurt met de winst. De winst mag niet aan het bestuur ten deel vallen. Een vereniging kan ook winst draaien en bijvoorbeeld de keuze maken om de winst in kas te serveren voor volgende jaren. Net als bij bedrijven geldt er een bewaarplicht van de administratie en die is voor stichtingen en verenigingen zeven jaar.

Ledenadministratie van vereniging

Bij een vereniging is de ledenadministratie van belang. Daarom is het handig om een online boekhoudprogramma voor verenigingen te hebben. De boekhoudsoftware voorziet in dat geval in de functionaliteit van het bijhouden van de ledenadministratie. De vereniging houdt daarmee ook eenvoudig een begroting bij en presenteert jaarlijks aan de leden een jaarverslag. Deze zaken zijn beschikbaar in de online boekhouding. Uiteraard geldt voor verenigingen dat zij btw-aangifte doen en ook de btw is terug te vinden in de boekhouding.

Donateursadministratie van een stichting

Bij een stichting is het van belang om de donateursadministratie op orde te hebben. Er is speciale boekhoudsoftware voor stichtingen beschikbaar. In een dergelijk boekhoudprogramma is het mogelijk om de contactgegevens van donateurs te bewaren. Een mailingsoptie voorziet in de optie om op een gemakkelijke manier contact te onderhouden. Ook is het mogelijk om bankgegevens aan de boekhouding voor stichtingen te koppelen. Zo is het simpel om te zien hoeveel donaties erbinnen komen. Verder is het handig dat ontvangen subsidies in de boekhouding te verwerken zijn. Het hangt verder af van de activiteiten van de stichting of er een verplichting bestaat tot het doen van btw-aangifte.

Uitbesteden aan boekhouder

Een administratie opzetten en administratie bijhouden is helemaal niet moeilijk als je een online boekhoudprogramma gebruikt. Ook de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting zijn prima zelf te doen. Toch zijn er ondanks de eenvoudige boekhouding ook nog redenen om de administratie uit te besteden aan een boekhouder. Bijvoorbeeld als je helemaal niets met cijfers hebt of er gewoon geen tijd aan kwijt wilt zijn. Of dat je de aangiften bij de Belastingdienst liever niet zelf wilt doen. Een boekhouder is een deskundige op het gebied van bedrijfsadministratie en heeft bovendien nog wat extra’s te bieden. Bijvoorbeeld met het geven van advies, maar ook met betrekking tot het gebruikmaken van fiscale voordelen.

Dat is ook een reden dat er veel zzp’ers zijn die wel van de diensten van een boekhouder gebruikmaken. Dat betekent weer niet dat je alles uit handen hoeft te geven. Je kan ook prima zelf de facturen bijhouden en zakelijke kosten opvoeren. De boekhouder kan de gegevens dan controleren en de aangiften bij de Belastingdienst verzorgen. Het een hoeft het ander dan ook echt niet uit te sluiten, maar een online boekhoudprogramma is wel altijd de beste keuze. Daar maken boekhouders ook gebruik van bij het opzetten en bijhouden van een administratie. Je hebt dan ook de keuze om zelf de administratie op te zetten en bij te houden en/of van de hulp van een boekhouder gebruik te maken.

Mijnzzp.nl