Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Boekhouding doen

Bij boekhouden denk je vaak als eerste aan je in- en uitgaande facturen, nota’s en je belastingaangifte. Dit zijn inderdaad basis onderdelen van de boekhouding waar elke ondernemer mee te maken heeft. Maar veel zzp’ers hebben met nog veel meer boekhoudkundige zaken te maken, zoals urenadministratie, debiteuren- en crediteurenbeheer en opstellen van de winst- en verliesrekening.

Boekhouding is dus een belangrijk onderdeel van het bestaan van elke zzp’er. Ben je starter dan is het nog belangrijker, want je wil natuurlijk ook in dit opzicht een goede start maken met je eigen bedrijf.

Iedere ondernemer is weer anders. Kies dus altijd voor het boekhoudprogramma dat het beste aansluit bij jou en je bedrijf, jouw branche en de eisen en wensen die daarbij horen. In dit artikel gaan we uitgebreid in op waar je als zzp'er moet letten om het voor jouw situatie beste boekhoudprogramma te kiezen.

Kies je als zzp’er voor een offline of online boekhoudprogramma?

Deze vraag wordt steeds minder gesteld, de meeste ondernemers kiezen voor online. Dat is begrijpelijk, want het sluit aan bij de meer algemene trend dat we de laatste jaren steeds meer dingen online doen, waaronder zeker ook financiële zaken.

Het grote verschil met online is dat je een offline boekhoudprogramma op je eigen computer installeert en er alleen daar mee werkt, een online programma werkt via je internetverbinding. De meeste zzp’ers kiezen dus voor een online boekhoudprogramma.

Basiseisen waaraan een boekhoudprogramma moet voldoen

Voor de meeste zzp’ers is een zeer uitgebreid boekhoudprogramma niet nodig. Er zijn natuurlijk wel grote onderlinge verschillen tussen zzp’ers, zoals wat voor werk je precies doet. De ene zzp’er heeft genoeg aan een bureau en een laptop thuis, en schrijft maar een paar facturen per maand. Een ander heeft een winkel, voorraden of doet zaken met buitenlandse bedrijven. Toch zijn er zeker wel selectiecriteria die gelden voor alle ondernemers die een goed boekhoudpakket zoeken:

  • Duidelijk en overzichtelijk: voor veel zzp’ers is de boekhouding op zich al lastig genoeg. Een boekhoudpakket dat duidelijk en overzichtelijk is en bijvoorbeeld ook een goede help-functie heeft, maakt het je makkelijker.
  • Voldoen aan wet- en regelgeving: Het boekhoudprogramma moet rekening houden met de wetten en regels van de overheid. Zo heeft de Belastingdienst een uitgebreid aantal eisen opgesteld: hoe moet een factuur er uitzien en wat moet daar allemaal verplicht opstaan, bijvoorbeeld. Denk ook aan de regels voor het doorgeven van je aangiftes. Daarnaast heb je te maken met bepaalde bewaartermijnen. Een goed boekhoudprogramma biedt ondersteuning op al deze gebieden.
  • Tijdbesparend: je bent als zzp’er vaak erg druk met netwerken en de goederen of diensten die je levert, en daar komt je administratie en boekhouding nog bij. Dus is het verstandig om er bij de keuze van een boekhoudpakket op te letten of deze jou tijd gaat besparen dankzij allerlei handige functies.
  • Gunstige prijs: vooral als je starter bent, geldt dat je goed op de kosten moet letten. Voor de ervaren zzp’er is een betaalbaar boekhoudprogramma natuurlijk ook geen straf. Gelukkig is de keuze aan online boekhoudprogramma’s groot en zijn er vaak interessante aanbiedingen voor zzp’ers.
  • Makkelijk uitbreidbaar. Misschien heb je als starters alleen basisfuncties nodig. Toch is het verstandig om met het oog op de toekomst te kijken of het pakket dat je op het oog hebt makkelijk uitbreidbaar is. Bijvoorbeeld door een modulaire opzet: het is beter dat je jouw pakket makkelijk uit kunt breiden met een nieuwe module, dan dat je naar een compleet ander pakket op zoek moet als je uitbreiding nodig hebt.

Handige functionaliteit voor zzp’ers

Naast deze algemene eisen, zijn er ook nog een aantal meer specifieke eisen. Zzp’ers, en met name starters: let er bij het kiezen van een boekhoudprogramma op dat deze aan de volgende basisfuncties voldoet:

  • Is een eenvoudige koppeling met je zakelijke rekening mogelijk?
  • Is het eenvoudig je in en uitgaande facturen in te voeren?
  • Is een eenvoudige koppeling met de belastingdienst mogelijk?

En wat verder nog handig is voor ondernemers, met name ook voor zzp’ers:

  • Mogelijkheid om papieren facturen of bonnetjes in te scannen.
  • Mogelijkheid om je urenadministratie bij te houden.
  • Mogelijkheid om je kilometeradministratie bij te houden.

Gebruiksgemak van je boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma moet makkelijk te gebruiken zijn. Dat klinkt logisch, maar opvattingen over wat makkelijk is kunnen nogal verschillen. Hoe weet je nu welk programma bij jou past? Daar kan je achter komen doordat er vaak een – gratis of voordelige – proefperiode mogelijk is. Van sommige programma’s kun je een demo bekijken.

Daarnaast is het belangrijk dat er terugkoppeling mogelijk is met de aanbieder van de boekhoudsoftware. Het is fijn als je ergens terecht kunt als je iets niet begrijpt, als er iets niet gaat zoals je verwacht of er een fout optreedt. Het is een pluspunt als de leverancier van jouw boekhoudpakket een helpdesk heeft die goed bereikbaar is en die jou kan helpen bij vragen of problemen.

Koppeling tussen boekhoudprogramma en app op je telefoon

Wat ook handig is: veel online boekhoudprogramma’s kun je koppelen aan een app. Als je deze app installeert, kun je dus met je telefoon al een hoop handige dingen doen. Met sommige apps kun je bijvoorbeeld bonnetjes inscannen. Een aantal apps biedt uitgebreide functionaliteiten, zodat je jouw boekhouding grotendeels op je telefoon kunt doen.

Denk ook aan uitbreidbaarheid

Het is ook verstandig te kijken of het programma makkelijk uit te breiden is. Bijvoorbeeld doordat het uit verschillende modules is opgebouwd. Je begint dan bijvoorbeeld met de basismodules voor facturen en btw-aangifte. Stel dat je zaken goed gaan, dan ontstaat wellicht de behoefte aan meer mogelijkheden, zoals een module voor voorraadbeheer of import-export.

Let op als je zaken doet in het buitenland

Als je zaken doet in het buitenland, is het natuurlijk een belangrijke eis dat het boekhoudprogramma dat je gaat kiezen hier geschikt voor is.

In het buitenland gelden bijvoorbeeld andere btw-regels. Maar welke precies? Het is natuurlijk een pluspunt als je dat allemaal niet zelf hoeft uit te zoeken, maar dit in het boekhoudprogramma terug kunt vinden. Denk er ook aan dat het programma met bedragen in verschillende valuta moet kunnen omgaan.

De prijs van boekhoudprogramma’s

Bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s is de prijs natuurlijk vaak een belangrijk punt. De prijzen variëren, maar duurdere pakketten hebben als het goed is meer functies.

De meeste aanbieders van online boekhoudprogramma's vragen een vaste maandelijkse vergoeding, vergelijkbaar met een abonnement. Let ook op aanbiedingen. Vooral voor starters zijn er regelmatig aanbiedingen met een gratis proefperiode van een aantal maanden of zelfs een jaar.

Wat soms voorkomt is dat als je een abonnement eenmaal gekocht hebt voor een lage prijs, je er later achter komt dat je voor sommige functies extra moet betalen. Let er dus op voordat je tot afsluiten van een abonnement overgaat: wat kan ik er allemaal mee, en voor welk bedrag?

Beperkingen van een boekhoudprogramma

Let naast de functionaliteit ook op de beperkingen van boekhoudprogramma’s. Een aantal boekhoudprogramma’s staan maximaal één gebruiker toe, en dat is natuurlijk erg onhandig als je juist meerdere mensen toegang wil geven tot jouw online boekhouding. Daarnaast kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een maximaal aantal facturen dat je mag maken.

Boekhoudprogramma’s kunnen hun beperkingen hebben. Staar je dus niet blind op een lage startersprijs of gratis proefperiode. Zorg dat je, voordat je definitief kiest voor een bepaald boekhoudprogramma, zeker weet dat het pakket geen beperkingen heeft op de functionaliteiten die voor jou belangrijk zijn.

Offline boekhoudprogramma kopen?

Boekhoudprogramma’s voor op de computer kocht je jaren geleden op diskettes, om ze daarvandaan op je pc te installeren. Later werden de diskettes vervangen door cd’s. We noemen dit offline boekhouden, want de programmatuur en gegevens staan bij deze vorm van boekhouden alleen op je eigen computer en er is geen verbinding met internet.

Offline boekhoudpakketten kopen kan nog steeds, er zijn zelfs meerdere offline pakketten verkrijgbaar. Het werken met online boekhoudprogramma’s heeft echter de laatste tijd een enorme vlucht genomen. Het biedt namelijk veel voordelen. Online boekhoudprogramma’s werken allemaal in de cloud. Je hoeft dus niet zelf software-updates uit te voeren, en ook het maken van back-ups en beveiliging is allemaal centraal geregeld.

Verschillende boekhoudprogramma vergelijken

Nu we alle functionaliteit, prijzen en beperkingen van online boekhoudprogramma’s doorgenomen hebben, is de volgende vraag natuurlijk: welke boekhoudprogramma’s zijn er online te vinden, waar ik als zzp’er mijn keuze uit kan maken?

Dat zijn er heel veel, en we helpen je graag op weg met het vergelijken van online boekhoudprogramma’s. Wij hebben een handig overzicht gemaakt om verschillende boekhoudprogramma's te vergelijken!

Wil je tips over hoe je de boekhouding het beste aan kunt pakken? Lees dan ons nieuwe artikel met 10 belangrijke boekhoud tips!

Mijnzzp.nl