Bij boekhouden denk je vaak als eerste aan je in- en uitgaande facturen, nota’s en je belastingaangifte. Dit zijn inderdaad basis onderdelen van de boekhouding waar elke ondernemer mee te maken heeft. Maar veel zzp’ers hebben met nog veel meer boekhoudkundige zaken te maken, zoals urenadministratie, debiteuren- en crediteurenbeheer en opstellen van de winst- en verliesrekening.
Boekhouding is dus een belangrijk onderdeel van het bestaan van elke zzp’er. Ben je starter dan is het nog belangrijker, want je wil natuurlijk ook in dit opzicht een goede start maken met je eigen bedrijf. Online boekhouden maakt hiervan een belangrijk onderdeel uit. De beste boekhoudprogramma's maken gebruik van slimme software. Hierdoor kan je bijvoorbeeld op een makkelijke manier btw-aangifte doen of onbeperkt factureren versturen.
Boekhoudprogramma voor je bedrijf
Iedere ondernemer is weer anders. Kies dus altijd voor het boekhoudprogramma dat het beste aansluit bij jouw bedrijf. In dit artikel gaan we uitgebreid in op waar je als zzp'er moet letten om het voor in jouw situatie beste boekhoudprogramma te kiezen. De juiste keuze maken is na het lezen van dit artikel een stuk makkelijker. Hierdoor krijg je beter inzicht in je financiële administratie. Online boekhouden is voor ondernemers steeds belangrijker aan het worden. Daarnaast bespaart online boekhouden je veel tijd en voorkomt het mogelijke fouten. Het is wel belangrijk om te vermelden dat een boekhoudprogramma alleen gratis is, gedurende een bepaalde periode.
‘‘Vergelijk boekhoudprogramma's op de verschillende functionaliteiten en niet alleen op de prijs’’
Kies je als zzp-er voor een offline of online boekhoudprogramma?
Deze vraag wordt steeds minder gesteld, de meeste ondernemers kiezen voor online. Dat is begrijpelijk, want het sluit aan bij de meer algemene trend dat we de laatste jaren steeds meer dingen online doen, waaronder zeker ook financiële zaken. Het grote verschil met een online boekhoudprogramma is dat je een offline boekhoudprogramma op je eigen computer zal moeten installeren. Een online boekhoudprogramma kun je overal gebruiken. De meeste zzp’ers kiezen dus voor een online boekhoudprogramma.
Zo doen zzp'ers hun boekhouding:
Basiseisen waaraan een boekhoudprogramma moet voldoen
Voor de meeste zzp’ers is een zeer uitgebreid boekhoudprogramma niet nodig. Er zijn natuurlijk wel grote onderlinge verschillen tussen zzp’ers, zoals wat voor werk je precies doet. De ene zzp’er heeft genoeg aan een bureau en een laptop thuis, en schrijft maar een paar facturen per maand. Een ander heeft een winkel, voorraden of doet zaken met buitenlandse bedrijven. Toch zijn er zeker wel selectiecriteria die gelden voor alle ondernemers die een goed boekhoudpakket zoeken:
- Duidelijk en overzichtelijk: voor veel zzp’ers is de boekhouding op zich al lastig genoeg. Een boekhoudpakket dat duidelijk en overzichtelijk is en bijvoorbeeld ook een goede help-functie heeft, maakt het je makkelijker.
- Voldoen aan wet- en regelgeving: Het boekhoudprogramma moet rekening houden met de wetten en regels van de overheid. Zo heeft de Belastingdienst een uitgebreid aantal eisen opgesteld: hoe moet een factuur er uitzien en wat moet daar allemaal verplicht opstaan, bijvoorbeeld. Denk ook aan de regels voor het doorgeven van je aangiftes. Daarnaast heb je te maken met bepaalde bewaartermijnen. Een goed boekhoudprogramma biedt ondersteuning op al deze gebieden.
- Tijdbesparend: je bent als zzp’er vaak erg druk met netwerken en de goederen of diensten die je levert, en daar komt je administratie en boekhouding nog bij. Dus is het verstandig om er bij de keuze van een boekhoudpakket op te letten of deze jouw tijd gaat besparen dankzij allerlei handige functies.
- Gunstige prijs: vooral als je starter bent, geldt dat je goed op de kosten moet letten. Voor de ervaren zzp’er is een betaalbaar boekhoudprogramma natuurlijk ook geen straf. Gelukkig is de keuze aan online boekhoudprogramma’s groot en zijn er vaak interessante aanbiedingen voor zzp’ers.
- Makkelijk uitbreidbaar. Misschien heb je als starters alleen basisfuncties nodig. Toch is het verstandig om met het oog op de toekomst te kijken of het pakket dat je op het oog hebt makkelijk uitbreidbaar is. Bijvoorbeeld door een modulaire opzet: het is beter dat je jouw pakket makkelijk uit kunt breiden met een nieuwe module, dan dat je naar een compleet ander pakket op zoek moet als je uitbreiding nodig hebt.
- Offertes maken: Het offerte maken zal regelmatig voorkomen als ondernemer. Offertes zijn op een makkelijke manier te maken binnen een online boekhoudprogramma. Hierdoor kan je veel tijd besparen en de offertes kunnen in de eigen huisstijl toegepast worden. Facturen en offertes zijn dus toepasbaar in de eigen huisstijl.
Handige functionaliteiten voor zzp’ers
Naast deze algemene eisen, zijn er ook nog een aantal meer specifieke eisen. Zzp’ers, en met name starters: let er bij het kiezen van een boekhoudprogramma op dat deze aan de volgende basisfuncties voldoet:
- Is een eenvoudige koppeling met je zakelijke rekening mogelijk?
- Is het eenvoudig je in- en uitgaande facturen in te voeren?
- Is een eenvoudige koppeling met de belastingdienst mogelijk?
- Is een eenvoudige scan maken mogelijk van een factuur?
En wat verder nog handig is voor ondernemers, met name ook voor zzp’ers:
- Mogelijkheid om papieren facturen of bonnetjes in te scannen.
- Mogelijkheid om je urenadministratie bij te houden.
- Mogelijkheid om je kilometeradministratie bij te houden.
Gebruiksgemak van je boekhoudprogramma
Een boekhoudprogramma moet makkelijk te gebruiken zijn. Dat klinkt logisch, maar opvattingen over wat makkelijk is kunnen nogal verschillen. Hoe weet je nu welk programma bij jou past? Daar kan je achter komen doordat er vaak een – gratis of voordelige – proefperiode mogelijk is. Van sommige programma’s kun je een demo bekijken. Ook is er de beschikking over een handige app.
Daarnaast is het belangrijk dat er terugkoppeling mogelijk is met de aanbieder van de boekhoudsoftware. Het is fijn als je ergens terecht kunt als je iets niet begrijpt, als er iets niet gaat zoals je verwacht of er een fout optreedt. Het is een pluspunt als de leverancier van jouw boekhoudpakket een helpdesk heeft die goed bereikbaar is en die jou kan helpen bij vragen of problemen.
Enkele populaire aanbieders zijn exact online en e-boekhouden. De boekhoudsoftware van exact online en e-boekhouden zijn populair te noemen en zijn inhoudelijk bijna hetzelfde. Door hun crm systeem kun je op een makkelijke manier alle gegevens importeren. Een e-mailadres toevoegen en andere klantgegevens is hierdoor makkelijk.
‘‘Kies vooral voor gemak tijdens het boekhouden.’’
Een basispakket boekhouden is voor de meeste zzp'ers ruim voldoende om te gebruiken.
‘‘Bespaar tijd met een goed boekhoudprogramma’’
‘‘Kies vooral voor gemak tijdens het boekhouden.’’Boekhoudprogramma en app op je telefoon
Wat ook handig is: veel online boekhoudprogramma’s kun je koppelen aan een app. Als je deze app installeert, kun je dus met je telefoon al een hoop handige dingen doen. Met sommige apps kun je bijvoorbeeld bonnetjes inscannen. Een aantal apps biedt uitgebreide functionaliteiten, zodat je jouw boekhouding grotendeels op je telefoon kunt doen.
Denk ook aan uitbreidbaarheid
Het is ook verstandig te kijken of het programma makkelijk uit te breiden is. Bijvoorbeeld doordat het uit verschillende modules is opgebouwd. Je begint dan bijvoorbeeld met de basismodules voor facturen en btw-aangifte. Stel dat je zaken goed gaan, dan ontstaat wellicht de behoefte aan meer mogelijkheden, zoals een module voor voorraadbeheer of import-export.
Let op als je zaken doet in het buitenland
Als je zaken doet in het buitenland, is het natuurlijk een belangrijke eis dat het boekhoudprogramma dat je gaat kiezen hier geschikt voor is. In het buitenland gelden bijvoorbeeld andere btw-regels. Maar welke precies? Het is natuurlijk een pluspunt als je dat allemaal niet zelf hoeft uit te zoeken, maar dit in het boekhoudprogramma terug kunt vinden. Denk er ook aan dat het programma met bedragen in verschillende valuta moet kunnen omgaan.
De prijs van boekhoudprogramma’s
Bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s is de prijs natuurlijk vaak een belangrijk punt. De prijzen variëren, maar duurdere pakketten hebben als het goed is meer functies. De meeste aanbieders van online boekhoudprogramma's vragen een vaste maandelijkse vergoeding, vergelijkbaar met een abonnement. Let ook op aanbiedingen. Vooral voor starters zijn er regelmatig aanbiedingen met een gratis proefperiode van een aantal maanden of zelfs een jaar.
Wat soms voorkomt, is dat als je een abonnement eenmaal gekocht hebt voor een lage prijs, je er later achter komt dat je voor sommige functies extra moet betalen. Let er dus op voordat je tot afsluiten van een abonnement overgaat: wat kan ik er allemaal mee, en voor welk bedrag?
Mijnzzp.nl: boekhouden voor zzp'ers en mkb'ers
Beperkingen van een boekhoudprogramma
Let naast de functionaliteit ook op de beperkingen van boekhoudprogramma’s. Een aantal boekhoudprogramma’s staan maximaal één gebruiker toe, en dat is natuurlijk erg onhandig als je juist meerdere mensen toegang wil geven tot jouw online boekhouding. Daarnaast kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een maximaal aantal facturen dat je mag maken.
Boekhoudprogramma’s kunnen hun beperkingen hebben. Staar je dus niet blind op een lage startersprijs of gratis proefperiode. Zorg dat je, voordat je definitief kiest voor een bepaald boekhoudprogramma, zeker weet dat het pakket geen beperkingen heeft op de functionaliteiten die voor jou belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch berekenen van de activa en passiva.
Offline boekhoudprogramma kopen?
Boekhoudprogramma’s voor op de computer kocht je jaren geleden op diskettes, om ze daarvandaan op je pc te installeren. Later werden de diskettes vervangen door cd’s. We noemen dit offline boekhouden, want de programmatuur en gegevens staan bij deze vorm van boekhouden alleen op je eigen computer en er is geen verbinding met internet.
Offline boekhoudpakketten kopen kan nog steeds, er zijn zelfs meerdere offline pakketten verkrijgbaar. Het werken met online boekhoudprogramma’s heeft echter de laatste tijd een enorme vlucht genomen. Het biedt namelijk veel voordelen. Online boekhoudprogramma’s werken allemaal in de cloud. Je hoeft dus niet zelf software-updates uit te voeren, en ook het maken van back-ups en beveiliging is allemaal centraal geregeld.
Verschillende boekhoudprogramma's vergelijken
Nu we alle functionaliteit, prijzen en beperkingen van online boekhoudprogramma’s doorgenomen hebben, is de volgende vraag natuurlijk: welke boekhoudprogramma’s zijn er online te vinden, waar ik als zzp’er mijn keuze uit kan maken? Dat zijn er heel veel, en we helpen je graag op weg met het vergelijken van online boekhoudprogramma’s. Wij hebben een handig overzicht gemaakt om verschillende boekhoudprogramma's te vergelijken!
Boekhoudprogramma's vergelijken
Boekhoudprogramma's vergelijken is niet moeilijk met onze vergelijkingspagina. Het beste boekhoudprogramma is wel afhankelijk van je eigen wensen. Onder zzp'ers is e-boekhouden redelijk populair te noemen, echter komt dit ook doordat e-boekhouden 15 maanden gratis te gebruiken is voor startende ondernemers. Er zijn nog veel meer aanbieders dan alleen e-boekhouden. Andere passende aanbieders zijn bijvoorbeeld Visma eAccounting en Rompslomp.
Online boekhoudprogramma
De zzp boekhouding is een stuk makkelijker door het gebruiken van een online boekhoudprogramma. Denk bijvoorbeeld aan het makkelijk doen van de btw-aangifte, het onbeperkt facturen maken, het onbeperkt relaties toevoegen en aan de gratis helpdesk. Dit zijn slechts enkele voordelen van een online boekhoudprogramma.
Voordelen van online boekhouden:
- Makkelijk btw-aangifte doen (fiscaal btw-aangifte);
- Uitgaven inkoopfacturen inboeken scan maken;
- Onbeperkt inkoopfacturen verwerken;
- Makkelijk facturen opstellen en facturen versturen;
- Automatische bankafschriften verwerking;
- Urenregistratie bijhouden;
- CRM-systemen toepassen is mogelijk;
- Vreemde valuta omrekenen;
- Onbeperkt bankkoppelingen maken;
- Boekhouder of accountant kan meekijken;
- Veel minder tijd kwijt.
Startende ondernemer
Als startende ondernemer komt er veel op je af. Het uitkiezen van het beste online boekhoudprogramma is hierbij ook belangrijk. Een boekhoudprogramma vergelijken, is alleen mogelijk wanneer je weet welke administratieve werkzaamheden je allemaal hebt. Het gratis uitproberen van verschillende programma's is misschien wel de gemakkelijkste manier om het perfecte boekhoudprogramma voor je bedrijf te ontdekken. Een belangrijke rol hierbij is wel de eigen basiskennis van boekhouding.
Laten we aannemen dat je een kleine onderneming hebt en het grootste deel van je boekhouding zelf doet. Een eenvoudig Excel blad zal waarschijnlijk werken voor je, maar wat als je sommige taken wilt automatiseren? Wat voor ondersteuning is er beschikbaar als het ingewikkeld wordt? Deze vragen zul je voor jezelf moeten beantwoorden. Boekhoudsoftware vergelijken is niet moeilijk, echter moet je wel weten waar je op moet letten. Zoek je een eenvoudig boekhoudpakket of een boekhoudpakket voor een mkb onderneming. In dat geval heb je meestal ook te maken met een dubbele boekhouding. Voor een eenmanszaak heb je voldoende aan vereenvoudigde boekhouding.
‘‘Als startende zzp'er kun je het beste kiezen voor het gemak van online software’’
Online boekhouder
Boekhoudprogramma's vergelijken kan in sommige gevallen ook in samenspraak met de boekhouder gedaan worden. Er zijn redelijk veel ondernemers die de handige tool delen met hun boekhouder. Zo kan de boekhouder of het administratiekantoor meekijken met de financiële situatie van je bedrijf. De meeste boekhouders hebben jarenlange ervaring en weten precies hoe de software werkt. Het goedkoopste boekhoudpakket hoeft natuurlijk niet het beste te zijn. Er zijn tegenwoordig veel verschillende aanbieders van online boekhoudsoftware. De meeste beschikken ook over een keurmerk boekhouden.
Boekhoudprogramma kosten
De beste boekhoudpakketten werken allemaal met een abonnementsvorm en zijn relatief gezien niet kostbaar. Kijk bijvoorbeeld naar e-boekhouden of naar rompslomp. In het geval van e-boekhouden kun je bijna anderhalf jaar gratis gebruikmaken van de software. Alles wat je nodig hebt, is een e-mailadres om een account aan te maken bij e-boekhouden. Wat hét beste online boekhoudprogramma is, kan wel verschillen per ondernemer. Dit zal je echt zelf moeten ontdekken. Wil je alleen btw-aangifte kunnen doen, of ook andere zaken online regelen?
Eenvoudig online boekhoudpakket
Ook de goedkopere pakketten zijn heel overzichtelijk en kunnen het administratieve werk stukken makkelijker maken. De software is speciaal ontwikkeld voor de kleine ondernemer en werkt daarom goed. Het zijn bijna alleen de grotere mkb'ers die gebruik moeten maken van de duurdere software. De meest gebruiksvriendelijke functionaliteiten zijn allemaal opgenomen, zoals het bijhouden van de urenregistratie, bankkoppelingen maken, facturatie verzorgen, onbeperkt factureren en allerlei soorten handigheden, die de dagelijkse taken makkelijker maken. Een goed boekhoudprogramma kan dit tegenwoordig allemaal. Overweeg wel je boekhouder te vragen om goed advies te geven. Die kennen de meeste software wel.
Een belangrijke factor is wel het de koppelingen met externe partijen, zoals de bankkoppeling en met de Belastingdienst. De aanbieders die wij opgenomen hebben kunnen deze koppelingen allemaal maken. Een andere belangrijke functionaliteiten die aanwezig moet zijn, is het automatisch kunnen verwerken van alle bankmutaties. Een belangrijk woord is natuurlijk ook gebruiksvriendelijkheid. Alle boekhoudsoftware is eigenlijk makkelijk in gebruik. De Belastingdienst is overigens een voorstander van online boekhoudsoftware.
Wil je tips over hoe je de boekhouding het beste aan kunt pakken? Lees dan ons nieuwe artikel met 10 belangrijke boekhoud tips!
Mijnzzp.nl