Bij boekhouden denk je vaak als eerste aan je in- en uitgaande facturen, nota’s en je belastingaangifte. Dit zijn inderdaad basisonderdelen van de boekhouding waar elke ondernemer mee te maken heeft, net zoals de btw-aangifte als zzp'er. Maar veel zzp’ers hebben met nog veel meer boekhoudkundige zaken te maken, zoals urenadministratie, debiteuren- en crediteurenbeheer en het opstellen van de winst- en verliesrekening. Deze taken kun je grotendeels uitvoeren met een simpel boekhoudprogramma.
Boekhouding is dus een belangrijk onderdeel van het bestaan van elke zzp’er. Ben je starter, dan is het nog belangrijker, want je wil natuurlijk ook in dit opzicht een goede start maken met je eigen bedrijf. Online boekhouden maakt hiervan een belangrijk onderdeel uit. De beste boekhoudprogramma's maken gebruik van slimme software. Hierdoor kan je bijvoorbeeld op een makkelijke manier btw-aangifte doen of onbeperkt facturen versturen en in het algemeen de boekhouding bijhouden.
Boekhoudprogramma voor je bedrijf
Iedere ondernemer is weer anders. Kies dus altijd voor het boekhoudprogramma dat het beste aansluit bij jouw bedrijf. In dit artikel gaan we uitgebreid in op waar je als zzp'er op moet letten om het voor jouw situatie beste boekhoudprogramma te kiezen. De juiste keuze maken is na het lezen van dit artikel een stuk makkelijker.
Hierdoor krijg je beter inzicht in je financiële administratie. Online boekhouden is voor ondernemers steeds belangrijker aan het worden. Daarnaast bespaart online boekhouden je veel tijd en voorkomt het mogelijke fouten. Het is wel belangrijk om te vermelden dat een boekhoudprogramma alleen gratis is gedurende een bepaalde periode.
Kies je als zzp'er voor een offline of online boekhoudprogramma?
Deze vraag wordt steeds minder gesteld; de meeste ondernemers kiezen voor online. Dat is begrijpelijk, want het sluit aan bij de meer algemene trend dat we de laatste jaren steeds meer dingen online doen, waaronder zeker ook financiële zaken. Online boekhouden komt veel voor en maakt het boekhouden gewoon sneller en vooral eenvoudiger.
Het grote verschil met een online boekhoudprogramma is dat je een offline boekhoudprogramma op je eigen computer zal moeten installeren. Een online boekhoudprogramma kun je overal gebruiken.
De meeste zzp’ers kiezen voor een online boekhoudprogramma. De laatste jaren zijn er ook steeds meer mogelijkheden bijgekomen wanneer we het hebben over online boekhouden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van de mobiele app voor het online boekhouden. Met de gratis app kun je eenvoudig bonnetjes uploaden naar de boekhouding.
Handige functionaliteiten voor zzp’ers
Naast deze algemene eisen zijn er ook nog een aantal meer specifieke eisen. Zzp’ers, en met name starters: let er bij het kiezen van een boekhoudprogramma op dat dit aan de volgende basisfuncties voldoet:
- Is een eenvoudige koppeling met je zakelijke rekening mogelijk?
- Is het eenvoudig je in- en uitgaande facturen in te voeren?
- Is een eenvoudige koppeling met de Belastingdienst mogelijk?
- Is een eenvoudige scan maken mogelijk van een factuur?
En wat verder nog handig is voor ondernemers, met name ook voor zzp’ers:
- Mogelijkheid om papieren facturen of bonnetjes in te scannen.
- Mogelijkheid om je urenadministratie bij te houden.
- Mogelijkheid om je kilometeradministratie bij te houden.
- Mogelijkheid om je boekhouding te delen met je boekhouder.
Gebruiksgemak van je boekhoudprogramma
Een boekhoudprogramma moet makkelijk te gebruiken zijn. Dat klinkt logisch, maar opvattingen over wat makkelijk is, kunnen nogal verschillen. Hoe weet je nu welk programma bij jou past? Daar kan je achter komen doordat er vaak een – gratis of voordelige – proefperiode mogelijk is. Van sommige programma’s kun je een demo bekijken. Ook is er de beschikking over een handige app.
Daarnaast is het belangrijk dat er terugkoppeling mogelijk is met de aanbieder van de online boekhoudsoftware. Het is fijn als je ergens terecht kunt als je iets niet begrijpt, als er iets niet gaat zoals je verwacht of er een fout optreedt. Het is een pluspunt als de leverancier van jouw boekhoudpakket een helpdesk heeft die goed bereikbaar is en die jou kan helpen bij vragen of problemen met het boekhouden.
Enkele populaire aanbieders zijn Exact Online en e-boekhouden. De boekhoudsoftware van Exact Online en e-boekhouden zijn populair te noemen en zijn inhoudelijk bijna hetzelfde. Door hun crm-systeem kun je op een makkelijke manier alle gegevens importeren. Een e-mailadres toevoegen en andere klantgegevens is hierdoor makkelijk. Er zijn veel zzp'ers die gebruikmaken van e-boekhouden. Hét online boekhoudprogramma van e-boekhouden.nl is erg gebruiksvriendelijk.
Een crm-systeem is vooral handig voor bedrijven die veel te maken hebben met verschillende klantgegevens en klantcontactmomenten. Denk bijvoorbeeld aan grote e-commercebedrijven. In dat geval is het automatiseren van het voorraadbeheer ook belangrijk. Gewone dienstverlenende zzp'ers zullen niet snel een compleet crm-systeem nodig hebben.
Een eenvoudig boekhoudpakket voor zzp'ers kan overigens wel voorzien worden van CRM. Bij een goedkoop boekhoudpakket kan dit soms wel extra kosten met zich meebrengen. De beste online boekhoudprogramma's kun je meestal uitbreiden met modules. Zoals eerder omschreven zal een zakelijke dienstverlening dit niet snel gebruiken
Boekhoudsoftware Belastingdienst erkend
Alleen de beste boekhoudsoftware mag een koppeling maken met de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft eerder meegewerkt aan een keurmerk online boekhouden. Tegenwoordig roept de Belastingdienst steeds meer ondernemers op om de boekhouding digitaal te doen. Op deze manier worden er minder fouten gemaakt en gaat de afhandeling van de aangiftes sneller.
Mijnzzp.nl