Het bijhouden van de uren die je als zzp’er werkt, hoort bij je administratie. Bovendien biedt de urenadministratie meerdere voordelen. Je krijgt onder meer een goed inzicht in de uren die je werkt en waar jij de tijd aan besteedt. Daarnaast kom je als je voldoende uren werkt als zzp’er voor belastingvoordelen in aanmerking. De urenadministratie houdt in dat je de uren noteert die je besteedt aan je bedrijf met een splitsing naar ondernemingsactiviteiten. Bijvoorbeeld uren voor acquisitie, werkuren en natuurlijk ook de uren die je aan de administratie en boekhouding besteedt.
Verantwoording tijdsbesteding
Het is om meerdere redenen belangrijk de urenadministratie bij te houden. Het is bijvoorbeeld ook een manier waarop je verantwoording kan afleggen naar opdrachtgevers. In het verlengde daarvan is het mogelijk om het inzicht in de tijdsbesteding te gebruiken om je uurtarief vast te stellen. Of om de kostprijs te bepalen.
Fiscaal voordeel zzp'er
Het bijhouden van een urenadministratie voorziet ook in het bewijs dat je voldoet aan het urencriterium. Dat is nodig omdat je als zzp’er minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden om van fiscaal voordeel te profiteren. Voldoe je aan het gestelde urencriterium dan kom je voor de zelfstandigenaftrek in aanmerking. Ben je een startende ondernemer dan komt daar de startersaftrek nog eens bovenop. Het urencriterium van 1.225 uur is te vertalen naar ongeveer 25 uur per week als je een heel jaar werkt. Begin je pas in augustus met je bedrijf dan dien je voor de fiscale zelfstandigenaftrek ook 1.225 uur te werken.
Versoepeling door coronacrisis
Er is door de coronacrisis veel werk weggevallen, waardoor er ondernemers zijn die niet meer aan het urencriterium gaan voldoen. Er is sprake van een versoepeling van het urencriterium door de coronacrisis. Als je in maart tot september van dit jaar niet aan de 25 uur per week komt, mag je toch doen alsof je het urencriterium hebt behaald. Deze versoepeling geldt ook voor branches die seizoensafhankelijk zijn, zoals in de horeca en entertainmentbranche. Tel in elk geval altijd alle uren mee die je aan je bedrijf besteedt. Reistijd valt daar bijvoorbeeld ook onder.
Urenadministratie bijhouden
Een urenadministratie bijhouden is dus om verschillende redenen belangrijk. De urenregistratie is ook belangrijk voor de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert het urencriterium om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek. Als zzp'er is het dus belangrijk om de gewerkte uren bij te houden om bepaalde belastingvoordelen te kunnen krijgen. Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen kun je het beste gebruikmaken van een boekhoudpakket. Dé makkelijkste urenregistratie app is de Rompslomp app voor zelfstandigen.
Hoe kies je het beste boekhoudprogramma:
Gewerkte uren bijhouden
Wanneer je te maken hebt met verschillende opdrachtgevers en projecten, is het niet altijd gemakkelijk om de gewerkte uren bij te houden. Vooral op projectbasis is het belangrijk om alle gewerkte uren netjes bij te houden. De uren per project kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op halve uren. Een goede urenregistratie voorkomt problemen met de declarabele uren. Daarnaast is de tijdregistratie ook voor jezelf belangrijk met betrekking tot het bijhouden voor het urencriterium.
Parttime ondernemer en urencriterium
Het bijhouden voor het urencriterium is al helemaal belangrijk wanneer je werkzaam bent als parttime ondernemer. Een kloppende urenadministratie maakt het in aanmerking komen voor fiscale voordelen eenvoudiger. Om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen, moet je een bepaald aantal uren werken per jaar. Alle uren tellen mee als zzp'er. Dus ook de uren aan boekhouden, het maken van offertes en het verzorgen van de facturatie. De gewerkte uren aan het wekelijks boekhouden kunnen behoorlijk oplopen als zzp'er.
Uren registreren
Het uren bijhouden doe je tegenwoordig heel gemakkelijk met een boekhoudprogramma. Je registreert hiermee heel eenvoudig alle uren van een bepaald project over een bepaalde periode. Met een gratis account kun je de software in de meeste gevallen tot wel 30 dagen gratis uitproberen. Hiermee kun je makkelijk aantonen hoeveel uren je precies gewerkt hebt als zzp'er. Daarnaast voorkomt de slimme software het dubbel invoeren van uren.
Urenregistratie zzp
De urenadministratie van je onderneming kun je eventueel ook bijhouden in de Excel. Er zijn redelijk veel zzp'ers die gebruikmaken van Excel. Het nadeel van Excel is dat je dit niet kan koppelen met de Belastingdienst of bank. Er is ook geen mogelijkheid om dubbele invoer van de uren te voorkomen. Als je je uren in Excel bijhoudt, is het belangrijk om de urenadministratie goed te controleren om fouten te voorkomen. Vanzelfsprekend is Excel prima te gebruiken, echter werkt Excel wel minder makkelijk dan een compleet boekhoudprogramma.
Is het bijhouden van de urenregistratie verplicht?
Het bijhouden van een urenadministratie is niet verplicht. Het is wel aan te raden om een urenadministratie bij te houden. De meeste ondernemers houden precies bij welke uren ze gewerkt hebben. Voor ondernemers en opdrachtgevers is de registratie ook belangrijk met betrekking tot het factureren.
Vooral wanneer je maandelijks een factuur maakt, moet je het aantal uren goed in de gaten houden. De urenadministratie maakt de administratie overzichtelijker en ook eenvoudiger. Hoeveel uren je werkt, is dus ook belangrijk met betrekking tot het factureren. Daarnaast moet je kunnen onderbouwen welke uren je aan een project hebt gewerkt.
Voor de meeste zzp'ers is het nauwkeurig bijhouden van de urenregistratie erg belangrijk.
Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, dan heb je ook de beschikking over een handige app voor de urenregistratie.
Lees ook ons artikel: Administratie opzetten en bijhouden doe je zo
Mijnzzp.nl