Het bijhouden van de uren die je als zzp’er werkt, hoort bij je administratie. Bovendien biedt de urenadministratie meerdere voordelen. Je krijgt onder meer een goed inzicht in de uren die je werkt en waar jij de tijd aan besteedt. Daarnaast kom je als je voldoende uren werkt als zzp’er voor belastingvoordelen in aanmerking en kun je hierdoor indirect geld verdienen. De urenadministratie houdt in dat je de uren noteert die je besteedt aan je bedrijf met een splitsing naar ondernemingsactiviteiten. Bijvoorbeeld uren voor acquisitie, werkuren en natuurlijk ook de uren die je aan de administratie en boekhouding besteedt. Voor de zzp urenregistratie kun je gebruikmaken van urenregistratie software, zoals een online boekhoudpakket.
De meeste zzp'ers houden de gewerkte uren bij in hun boekhoudprogramma. Een online urenregistratie maakt het mogelijk om snel en vooral eenvoudig de gewerkte uren bij te houden. Een boekhoudpakket is voorzien van een handige app voor de urenregistratie. Met de mobiele app kun je rechtstreeks de declarabele uren uploaden naar de administratie. Een urenregistratie bijhouden is belangrijk en heeft niet alleen te maken met de daadwerkelijke tijdsbesteding. Ook niet declarabele uren mag je meetellen voor het urencriterium.
Inhoudsopgave
• Verantwoording tijdsbesteding
Fiscaal voordeel zzp'er
• Startende ondernemer en urencriterium
• Versoepeling door coronacrisis
Urenadministratie bijhouden
Gewerkte uren bijhouden
• Niet declarabele uren tellen ook
• Parttime ondernemer en urencriterium
• Uren registreren
Urenregistratie zzp
• Is het bijhouden van de urenregistratie verplicht?
Boekhoudprogramma met urenregistratie software
Verantwoording tijdsbesteding
Het is om meerdere redenen belangrijk de urenadministratie bij te houden. Het is bijvoorbeeld ook een manier waarop je verantwoording kan afleggen naar opdrachtgevers. In het verlengde daarvan is het mogelijk om het inzicht in de tijdsbesteding te gebruiken om je uurtarief vast te stellen. Of om de kostprijs te bepalen. Ook kun je voor jezelf zien hoeveel werk je hebt gehad aan een project. Dit kan weer helpen bij het opstellen van offertes met betrekking tot toekomstige projecten. Zo weet je sneller of bepaalde projecten rendabel zijn of niet. Vanzelfsprekend is het bijhouden van de gewerkte uren ook belangrijk om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen. Hiervoor moet je wel alle uren registreren en niet alleen de gefactureerde uren.
Fiscaal voordeel zzp'er
Het bijhouden van een urenadministratie voorziet ook in het bewijs dat je voldoet aan het urencriterium. Dat is nodig omdat je als zzp’er minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming moet besteden om van fiscaal voordeel te profiteren. Voldoe je aan het gestelde urencriterium dan kom je voor de zelfstandigenaftrek in aanmerking.
Startende ondernemer en urencriterium
- Ben je een startende ondernemer dan komt daar de startersaftrek nog eens bovenop. Het urencriterium van 1.225 uur is te vertalen naar ongeveer 25 uur per week als je een heel jaar werkt. Begin je pas in augustus met je bedrijf, dan dien je voor de fiscale zelfstandigenaftrek ook 1.225 uur te werken. De uren bijhouden levert je dus fiscale voordelen op en deze fiscale voordelen zijn alleen toegankelijk wanneer je voldoet aan het urencriterium. Wanneer je halverwege het jaar start, dan moet je alsnog alle uren van de resterende maanden bijhouden. Het is verstandig om dit te doen, omdat dit verschillende fiscale voordelen oplevert.
Versoepeling door coronacrisis
- Er is door de coronacrisis veel werk weggevallen, waardoor er ondernemers zijn die niet meer aan het urencriterium gaan voldoen. Er is sprake van een versoepeling van het urencriterium door de coronacrisis. Als je in maart tot september van dit jaar niet aan de 25 uur per week komt, mag je toch doen alsof je het urencriterium hebt behaald. Deze versoepeling geldt ook voor branches die seizoensafhankelijk zijn, zoals in de horeca en entertainmentbranche. Tel in elk geval altijd alle uren mee die je aan je bedrijf besteedt. Reistijd valt daar bijvoorbeeld ook onder.
Urenadministratie bijhouden
- Een urenadministratie bijhouden is dus om verschillende redenen belangrijk. De urenregistratie is ook belangrijk voor de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert het urencriterium om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek. Als zzp'er is het dus belangrijk om de gewerkte uren bij te houden om bepaalde belastingvoordelen te kunnen krijgen. Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen kun je het beste gebruikmaken van een boekhoudpakket. Dé makkelijkste urenregistratie app is de Rompslomp app voor zelfstandigen.
Hoe kies je het beste boekhoudprogramma:
Gewerkte uren bijhouden
Wanneer je te maken hebt met verschillende opdrachtgevers en projecten, is het niet altijd gemakkelijk om de gewerkte uren bij te houden. Vooral op projectbasis is het belangrijk om alle gewerkte uren netjes bij te houden. De uren per project kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op halve uren. Een goede urenregistratie voorkomt problemen met de declarabele uren. Daarnaast is de tijdregistratie ook voor jezelf belangrijk met betrekking tot het bijhouden voor het urencriterium.
Niet declarabele uren tellen ook
- Als zzp'er gaat het niet alleen om de gefactureerde uren. Ook de tijd die je kwijt bent aan het vinden van nieuwe klanten, je zakelijke website, offertes maken, marketing en andere werkzaamheden tellen gewoon mee. Het is wel belangrijk om voor jezelf een duidelijk overzicht te maken van de uren. De daadwerkelijke tijdsbesteding is dus veel breder dan alleen de gefactureerde werkuren. Dit kun je bijhouden met urenregistratie software of bijvoorbeeld in Excel.
Parttime ondernemer en urencriterium
- Het bijhouden voor het urencriterium is al helemaal belangrijk wanneer je werkzaam bent als parttime ondernemer. Een kloppende urenadministratie maakt het in aanmerking komen voor fiscale voordelen eenvoudiger. Om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen, moet je een bepaald aantal uren werken per jaar. Alle uren tellen mee als zzp'er. Dus ook de uren aan boekhouden, het maken van offertes en het verzorgen van de facturatie. De gewerkte uren aan het wekelijks boekhouden kunnen behoorlijk oplopen als zzp'er.
Uren registreren
- Het uren bijhouden doe je tegenwoordig heel gemakkelijk met een boekhoudprogramma. Je registreert hiermee heel eenvoudig alle uren van een bepaald project over een bepaalde periode. Met een gratis account kun je de software in de meeste gevallen tot wel 30 dagen gratis uitproberen. Hiermee kun je makkelijk aantonen hoeveel uren je precies gewerkt hebt als zzp'er. Daarnaast voorkomt de slimme software het dubbel invoeren van uren.
Urenregistratie zzp
De urenadministratie van je onderneming kun je eventueel ook bijhouden in de Excel. Er zijn redelijk veel zzp'ers die gebruikmaken van Excel. Het nadeel van Excel is dat je dit niet kan koppelen met de Belastingdienst of bank. Er is ook geen mogelijkheid om dubbele invoer van de uren te voorkomen. Als je je uren in Excel bijhoudt, is het belangrijk om de urenadministratie goed te controleren om fouten te voorkomen. Vanzelfsprekend is Excel prima te gebruiken, echter werkt Excel wel minder makkelijk dan een compleet boekhoudprogramma.
Is het bijhouden van de urenregistratie verplicht?
Het bijhouden van een urenadministratie is niet verplicht. Het is wel aan te raden om een urenadministratie bij te houden. De meeste ondernemers houden precies bij welke uren ze gewerkt hebben. Voor ondernemers en opdrachtgevers is de registratie ook belangrijk met betrekking tot het factureren. Vooral wanneer je maandelijks een factuur maakt, moet je het aantal uren goed in de gaten houden. De urenadministratie maakt de administratie overzichtelijker en ook eenvoudiger. Hoeveel uren je werkt, is dus ook belangrijk met betrekking tot het factureren. Daarnaast moet je kunnen onderbouwen welke uren je aan een project hebt gewerkt.
Boekhoudprogramma met urenregistratie software
Er zijn inmiddels veel zzp'ers die de gewerkte uren bijhouden met boekhoudsoftware. Een urenregistratie bijhouden is belangrijk en eigenlijk ook nodig. Een online urenregistratie werkt voor zzp'ers het beste en voorkomt onduidelijkheden. Een goede urenadministratie is namelijk ook bewijs en dat kan het verschil maken. Een goede urenadministratie doet dan ook meer dan het alleen kunnen bijhouden van de gewerkte uren. Het is dus verstandig om een urenregistratie bij te houden voor je onderneming. Voor startende ondernemers en parttime ondernemers kan dit extra belangrijk. Vooral wanneer je gebruikmaakt van de startersaftrek.
Voor de meeste zzp'ers is het nauwkeurig bijhouden van de urenregistratie erg belangrijk.
Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, dan heb je ook de beschikking over een handige app voor de urenregistratie.
Lees ook ons artikel: Administratie opzetten en bijhouden doe je zo
Mijnzzp.nl