De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt niet alleen voor grote organisaties met datateams en juristen. Ook als zelfstandige professional heb je te maken met privacyregels. Denk aan klantgegevens die je verwerkt in je CRM, e-mails met persoonlijke informatie, of intakeformulieren die je digitaal opslaat. Wat veel ZZP’ers en freelancers niet weten, is dat juist bij hen vaak dingen misgaan op het gebied van gegevensminimalisatie en bewaartermijnen – twee kernbeginselen van de AVG waar toezichthouders anno 2025 scherper op controleren.
In deze blog leggen we uit wat deze begrippen betekenen, hoe ze van toepassing zijn op jouw dagelijkse werk én hoe je zonder ingewikkelde tools of juristen je privacybeheer op orde brengt.
Wat is gegevensminimalisatie?
Gegevensminimalisatie houdt in dat je alleen die persoonsgegevens verzamelt en verwerkt die je echt nodig hebt voor een specifiek doel. Het klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het vaak mis. Veel freelancers slaan bijvoorbeeld standaard alle contactgegevens op van een vrijblijvende offerteaanvraag, of houden medische informatie van cliënten langer vast dan nodig.
Praktijkvoorbeelden:
- Je vraagt bij een intake om het geboortedatum van een klant, terwijl leeftijd ook voldoende is.
- Je bewaart oude contactlijsten van events of workshops uit 2019 “voor het geval dat”.
- Je slaat automatisch bijlagen op van elk klantgesprek, ook als die niet (meer) relevant zijn.
Door kritisch te kijken naar welke data je vraagt en bewaart, en waarom, voldoe je niet alleen aan de AVG – je houdt ook je administratie overzichtelijker en veiliger.
Wat zijn redelijke bewaartermijnen?
Een ander belangrijk punt uit de AVG is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. De wet geeft geen vaste termijnen, maar het principe is duidelijk: je moet zelf bepalen hoelang iets écht nodig is, en dit ook vastleggen.
Enkele richtlijnen voor ZZP’ers:
- Factuurgegevens moet je wettelijk 7 jaar bewaren (belastingwetgeving).
- E-mailverkeer of contactformulieren? Bewaar ze maximaal 1 tot 2 jaar, tenzij je ze nodig hebt voor lopende projecten of juridische verplichtingen.
- Nieuwsbrief-inschrijvingen? Verwijder inactieve contacten na bijvoorbeeld 12 maanden zonder interactie.
Het hanteren van een bewaartermijnbeleid voorkomt dat je onnodig risico loopt bij een controle of datalek. Een Excel-sheet of simpele notitie in je privacyverklaring is vaak al voldoende om aan te tonen dat je bewust met bewaartermijnen omgaat.
Hoe pas je dit als zelfstandige praktisch toe?
Je hoeft geen jurist te zijn om compliant te werken. Met deze stappen kom je al een heel eind:
- Maak een simpel overzicht van welke persoonsgegevens je verwerkt, waar je ze bewaart en waarom.
- Schrap of archiveer actief data die je niet meer nodig hebt. Stel eventueel automatische herinneringen in.
- Houd een beknopte privacyverklaring bij waarin je je bewaartermijnen benoemt.
- Overweeg een extern audit of training. Zo weet je zeker dat je geen blinde vlekken hebt.
Wil je dit professioneel aanpakken en aantonen dat je als ZZP’er privacy serieus neemt? Dan is een avg certificaat een waardevolle stap. Hiermee toon je aan dat jouw werkwijze in lijn is met de AVG – een pluspunt voor opdrachtgevers, vooral in sectoren zoals zorg, coaching, ICT of consultancy.
Steeds meer focus op kleine ondernemers
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven in 2025 meer nadruk te leggen op bewustwording en naleving bij kleine bedrijven en zelfstandigen. Klachten van consumenten over het onnodig bewaren of delen van gegevens nemen toe. Als ZZP’er ben je dus ook zichtbaar – en aansprakelijk.
Wil je weten hoe de AVG concreet toegepast wordt? De handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens biedt duidelijke uitleg en actuele voorbeelden voor ondernemers.
Conclusie
Als zelfstandige is het niet alleen je vakinhoudelijke expertise die telt – ook je manier van omgaan met klantdata bepaalt je betrouwbaarheid en professionaliteit. Door slim om te gaan met gegevensminimalisatie en bewaartermijnen bescherm je jezelf én bouw je vertrouwen op bij klanten.
Zorg voor overzicht, wees kritisch op wat je bewaart, en werk met duidelijke grenzen. En overweeg een avg certificaat als bewijs dat jij jouw zaken serieus op orde hebt.
In samenwerking met brandcompliance.com
Mijnzzp.nl
Als zzp’er wil je waarschijnlijk opvallen tussen de concurrentie. Klanten zoeken tegenwoordig vooral online naar producten of diensten. Wie dan niet vindbaar is, loopt mogelijk opdrachten mis. Je online aanwezigheid is dus niet zomaar iets voor erbij, maar een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Ook als je vooral lokaal werkt of afhankelijk bent van mond-tot-mondreclame, kan een goede online zichtbaarheid het verschil maken tussen stilstand en groei.
Inhoudsopgave
• Een goede website als fundament
• Zichtbaar zijn op de juiste plekken
• Actuele gegevens en professioneel profiel
• Blijven investeren in zichtbaarheid
Een goede website als fundament
Je website is vaak het eerste contactmoment met een potentiële klant. Het is daarom belangrijk dat de inhoud duidelijk, up-to-date en professioneel is. Laat zien wie je bent, wat je aanbiedt en hoe klanten contact met je kunnen opnemen. Een overzichtelijke opbouw, goede foto’s en een persoonlijke toelichting zorgen ervoor dat bezoekers blijven hangen. Vergeet niet dat veel mensen websites bekijken via hun telefoon. Zorg dus dat je site ook mobiel goed werkt.
Zichtbaar zijn op de juiste plekken
Naast je eigen website kun je veel winnen met een actieve aanwezigheid op platforms waar jouw doelgroep zit. Denk bijvoorbeeld aan sociale media of vakgerichte netwerken. Ook een profiel op freelancersplatforms kan helpen om opdrachten binnen te halen. Door regelmatig iets van je te laten horen, laat je zien dat je actief bent en bouw je aan herkenbaarheid. Je hoeft daarvoor niet dagelijks te posten, maar regelmaat helpt wel om in beeld te blijven bij je volgers en netwerk.
Actuele gegevens en professioneel profiel
Redelijk veel ondernemers vergeten hun online profielen bij te werken wanneer er iets verandert, zoals een nieuw telefoonnummer of aangepaste diensten. Klanten die dan contact willen opnemen, kunnen afhaken als informatie niet klopt of onvolledig is. Het is verstandig om af en toe je online aanwezigheid na te lopen en waar nodig bij te werken. Dat geldt voor je website, maar ook voor je Google-bedrijfsprofiel, je LinkedIn-pagina en andere platforms waarop je actief bent.
Blijven investeren in zichtbaarheid
Je online zichtbaarheid vergroten is geen eenmalige actie. Het vraagt om aandacht, tijd en een stukje discipline. Door stap voor stap te bouwen aan een professionele uitstraling en herkenbaarheid, maak je het makkelijker voor klanten om jou te vinden én te vertrouwen. En dat zorgt uiteindelijk voor meer aanvragen, opdrachten en groei van je onderneming.
Mijnzzp.nl
Als zelfstandig ondernemer wil je natuurlijk je vrijheid behouden. Toch kan een te nauwe samenwerking met een opdrachtgever leiden tot een situatie waarin je feitelijk als werknemer wordt gezien door de Belastingdienst. Dit fenomeen staat bekend als schijnzelfstandigheid en heeft alles te maken met de aanwezigheid van een gezagsverhouding.
Inhoudsopgave
• Wat is een gezagsverhouding?
• Kenmerken van zelfstandigheid
• De rol van de Wet DBA
• Voorkom problemen als zzp-er
Wat is een gezagsverhouding?
Een gezagsverhouding ontstaat wanneer een opdrachtgever bepaalt hoe, waar en wanneer je je werk uitvoert. Dit kan blijken uit:
- Gedetailleerde instructies: De opdrachtgever geeft specifieke aanwijzingen over de uitvoering van taken.
- Toezicht en controle: Er is regelmatig toezicht op je werkzaamheden.
- Persoonlijke arbeidsplicht: Je moet het werk persoonlijk uitvoeren zonder de mogelijkheid tot vervanging.
Als deze elementen aanwezig zijn, loop je het risico dat de Belastingdienst de samenwerking als een dienstverband beschouwt, met alle fiscale en juridische gevolgen van dien.
Kenmerken van zelfstandigheid
Om als echte zelfstandige te worden gezien, is het belangrijk dat je:
- Zelfstandig werkt: Je bepaalt zelf hoe en wanneer je het werk uitvoert.
- Eigen middelen gebruikt: Je maakt gebruik van je eigen apparatuur en gereedschappen.
- Vrij bent in vervanging: Je hebt de mogelijkheid om anderen in te schakelen voor het uitvoeren van het werk.
Deze kenmerken versterken je positie als zelfstandige en verkleinen de kans op problemen met de Belastingdienst.
De rol van de Wet DBA
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is ingevoerd om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Vanaf 1 januari 2025 is de handhaving op deze wet aangescherpt. De Belastingdienst zal dus strenger controleren op de aanwezigheid van een gezagsverhouding en andere kenmerken van een dienstverband.
Tips om schijnzelfstandigheid te voorkomen
- Leg afspraken duidelijk vast: Zorg voor een heldere overeenkomst waarin je zelfstandigheid wordt benadrukt.
- Werk voor meerdere opdrachtgevers: Dit toont aan dat je niet afhankelijk bent van één opdrachtgever.
- Gebruik eigen materialen en middelen: Dit onderstreept je zelfstandige positie.
- Vermijd integratie in de organisatie van de opdrachtgever: Neem bijvoorbeeld niet deel aan interne vergaderingen of gebruik geen bedrijfsuniformen.
Voorkom problemen als zzp-er
Als zzp’er is het belangrijk om te voorkomen dat je te maken krijgt met de gevolgen van schijnzelfstandigheid. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het uurtarief dat je hanteert. Werk je voor een te laag tarief, dan kan dat een signaal zijn dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. Daarnaast is het van belang dat je gebruikmaakt van je eigen middelen en bijvoorbeeld reclame maakt voor je onderneming, zoals met een eigen bedrijfswebsite.
Mijnzzp.nl
Als zelfstandig ondernemer heb je vrijheid, maar daar komt ook verantwoordelijkheid bij kijken. Een van de belangrijkste taken waar je als zzp’er niet omheen kunt, is het bijhouden van je boekhouding. Het is wettelijk verplicht, maar biedt vooral veel inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. Of je nu net gestart bent of al jaren onderneemt, een goede boekhouding is de basis voor succes.
Inhoudsopgave
• Waarom boekhouden belangrijk is
• Boekhouden zelf doen of uitbesteden?
• Veelgemaakte fouten in de boekhouding
• Boekhoudtips voor zzp’ers
• Tot slot
Waarom boekhouden belangrijk is
Boekhouden is niet alleen iets wat je doet om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. Het helpt je ook om grip te houden op je inkomsten, uitgaven, winst en financiële verplichtingen. Bovendien weet je door een actuele boekhouding precies hoeveel btw je moet afdragen of terugkrijgt, welke kosten je mag aftrekken en hoeveel belasting je uiteindelijk betaalt.
Met een goede boekhouding kun je:
- Inzicht krijgen in je winst en verlies
- Voorbereid zijn op de btw-aangifte en de inkomstenbelasting
- Tijdig zien of je moet bijsturen in je bedrijfsvoering
- Gemakkelijk verantwoording afleggen bij bijvoorbeeld een belastingcontrole
Boekhouden zelf doen of uitbesteden?
Veel zzp’ers kiezen ervoor om hun boekhouding zelf te doen. Dit kan eenvoudig met behulp van online boekhoudsoftware. Deze programma’s zijn gebruiksvriendelijk en helpen je stap voor stap bij het maken van facturen, het verwerken van inkoopbonnen en het doen van de btw-aangifte.
Toch kan het lonen om een boekhouder in te schakelen. Zeker als je:
- Weinig kennis hebt van fiscale regels
- Geen tijd of zin hebt om je administratie zelf te doen
- Zeker wil weten dat je alle aftrekposten benut
- Groeit met je bedrijf en te maken krijgt met complexere boekingen
Veelgemaakte fouten in de boekhouding
Zelf boekhouden gaat vaak goed, maar er zijn een aantal valkuilen waar zzp’ers mee te maken kunnen krijgen:
- Het vergeten van bonnen en facturen
- Privé-uitgaven boeken als zakelijk of andersom
- Te laat indienen van de btw-aangifte
- Verkeerde btw-tarieven gebruiken
- Niet afschrijven op bedrijfsmiddelen
Boekhoudtips voor zzp’ers
- Werk wekelijks je administratie bij – Zo voorkom je achterstanden en vergeet je geen kosten of inkomsten.
- Gebruik een online boekhoudpakket – Dit bespaart tijd, rekent automatisch en voorkomt fouten.
- Bewaar alles digitaal – Denk aan bonnen, facturen en contracten. De Belastingdienst accepteert digitale versies.
- Zorg voor een aparte zakelijke rekening – Zo houd je privé en zakelijk makkelijk gescheiden.
Laat je boekhouding aan het eind van het jaar controleren – Een boekhouder kan je helpen om fiscale voordelen te benutten en fouten te corrigeren.
Tot slot
Boekhouden is misschien niet het leukste onderdeel van ondernemen, maar wel een van de belangrijkste. Door je administratie goed bij te houden, voorkom je verrassingen, werk je efficiënter en kun je met een gerust hart ondernemen. Investeer daarom in een goed boekhoudsysteem of een betrouwbare boekhouder, zodat jij je kunt focussen op wat je het liefst doet: ondernemen.
Mijnzzp.nl
