+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Algemene voorwaarden opstellen als zzp’er: zo pak je het goed aan
Als zzp’er ben je niet wettelijk verplicht om algemene voorwaarden te gebruiken, maar in de praktijk zijn ze wel zeer zinvol. Ze worden ook wel leveringsvoorwaarden genoemd en leggen vast onder welke voorwaarden jij werkt. In sommige gevallen stelt een branche- of beroepsvereniging het gebruik van algemene voorwaarden zelfs verplicht. Kies je ervoor om ermee te werken, dan is het belangrijk dat je ze op de juiste manier van toepassing verklaart.
Wat betekent het van toepassing verklaren?
Het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden houdt in dat je jouw klant actief informeert over het bestaan en de inhoud ervan, vóórdat er een overeenkomst tot stand komt. Een potentiële klant moet de voorwaarden kunnen inzien. Zo kun je bij het versturen van een offerte de algemene voorwaarden als pdf meesturen per e-mail.
Daarnaast is het mogelijk om de algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. In dat geval volstaat het om in je offerte of overeenkomst te verwijzen naar de plaats van deponering.
Belangrijk is dat de klant akkoord gaat met de algemene voorwaarden voordat de opdracht start. Het achteraf noemen of toesturen van voorwaarden is juridisch niet geldig en biedt geen bescherming.
Aanvaarding van algemene voorwaarden
Voor extra zekerheid kun je klanten de algemene voorwaarden laten ondertekenen. Dit wordt ook wel aanvaarding door ondertekening genoemd. Vanuit juridisch oogpunt is dit de meest veilige manier om vast te leggen dat de klant akkoord is gegaan met jouw voorwaarden. Zeker bij grotere opdrachten of langdurige samenwerkingen is dit aan te raden.
Waar moet je algemene voorwaarden vermelden?
Algemene voorwaarden kun je op meerdere plekken vermelden, zoals in offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en facturen. Zorg er altijd voor dat duidelijk is dat jouw voorwaarden van toepassing zijn voordat de overeenkomst wordt gesloten.
Alleen het plaatsen van algemene voorwaarden op je website is onvoldoende. Je kunt dan namelijk niet aantonen dat de klant daadwerkelijk kennis heeft genomen van de inhoud. Actieve vermelding blijft daarom noodzakelijk.
Wat neem je op in algemene voorwaarden?
De inhoud van algemene voorwaarden verschilt per zzp’er en per branche. Wel zijn er een aantal onderwerpen die vaak worden opgenomen. In veel gevallen gaat het om de volgende onderdelen:
- De geldigheidsduur van offertes en tarieven.
- Afspraken over betalingstermijnen en betaalwijze.
- Regels rondom oplevering en uitvoering van werkzaamheden.
- Hoe om te gaan met meerwerk en wijzigingen.
- Beperkingen en afspraken rondom aansprakelijkheid.
- Garantievoorwaarden en eventuele uitsluitingen.
- Eigendomsvoorbehoud bij levering van producten.
- De procedure bij geschillen.
Algemene voorwaarden zijn altijd maatwerk
Het klakkeloos overnemen van algemene voorwaarden van een ander bedrijf is af te raden. Deze zijn meestal niet afgestemd op jouw werkzaamheden, risico’s en doelgroep. Algemene voorwaarden vragen om maatwerk, zodat ze aansluiten bij jouw bedrijfsvoering.
Je kunt ervoor kiezen om ondersteuning in te schakelen van een specialist, zoals een juridisch bureau. Zij kunnen helpen bij het opstellen van duidelijke en evenwichtige voorwaarden. Let er daarbij op dat de bepalingen redelijk zijn en begrijpelijk blijven voor klanten.
Heb je als zzp’er algemene voorwaarden nodig?
Of algemene voorwaarden nodig zijn, hangt af van de aard van je werkzaamheden en de risico’s die je loopt. In veel gevallen bieden ze een goede manier om jezelf te beschermen tegen claims en geschillen. Ze zorgen bovendien voor duidelijkheid richting klanten.
Het opstellen van algemene voorwaarden kost in het begin tijd, maar levert op de lange termijn veel gemak op. Je hoeft niet steeds opnieuw afspraken toe te lichten, omdat deze al vastliggen. Daarmee vormen algemene voorwaarden een praktische basis voor professioneel en voorspelbaar ondernemen als zzp’er.
Mijnzzp.nl