De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt niet alleen voor grote organisaties met datateams en juristen. Ook als zelfstandige professional heb je te maken met privacyregels. Denk aan klantgegevens die je verwerkt in je CRM, e-mails met persoonlijke informatie, of intakeformulieren die je digitaal opslaat. Wat veel ZZP’ers en freelancers niet weten, is dat juist bij hen vaak dingen misgaan op het gebied van gegevensminimalisatie en bewaartermijnen – twee kernbeginselen van de AVG waar toezichthouders anno 2025 scherper op controleren.
In deze blog leggen we uit wat deze begrippen betekenen, hoe ze van toepassing zijn op jouw dagelijkse werk én hoe je zonder ingewikkelde tools of juristen je privacybeheer op orde brengt.
Wat is gegevensminimalisatie?
Gegevensminimalisatie houdt in dat je alleen die persoonsgegevens verzamelt en verwerkt die je echt nodig hebt voor een specifiek doel. Het klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het vaak mis. Veel freelancers slaan bijvoorbeeld standaard alle contactgegevens op van een vrijblijvende offerteaanvraag, of houden medische informatie van cliënten langer vast dan nodig.
Praktijkvoorbeelden:
- Je vraagt bij een intake om het geboortedatum van een klant, terwijl leeftijd ook voldoende is.
- Je bewaart oude contactlijsten van events of workshops uit 2019 “voor het geval dat”.
- Je slaat automatisch bijlagen op van elk klantgesprek, ook als die niet (meer) relevant zijn.
Door kritisch te kijken naar welke data je vraagt en bewaart, en waarom, voldoe je niet alleen aan de AVG – je houdt ook je administratie overzichtelijker en veiliger.
Wat zijn redelijke bewaartermijnen?
Een ander belangrijk punt uit de AVG is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. De wet geeft geen vaste termijnen, maar het principe is duidelijk: je moet zelf bepalen hoelang iets écht nodig is, en dit ook vastleggen.
Enkele richtlijnen voor ZZP’ers:
- Factuurgegevens moet je wettelijk 7 jaar bewaren (belastingwetgeving).
- E-mailverkeer of contactformulieren? Bewaar ze maximaal 1 tot 2 jaar, tenzij je ze nodig hebt voor lopende projecten of juridische verplichtingen.
- Nieuwsbrief-inschrijvingen? Verwijder inactieve contacten na bijvoorbeeld 12 maanden zonder interactie.
Het hanteren van een bewaartermijnbeleid voorkomt dat je onnodig risico loopt bij een controle of datalek. Een Excel-sheet of simpele notitie in je privacyverklaring is vaak al voldoende om aan te tonen dat je bewust met bewaartermijnen omgaat.
Hoe pas je dit als zelfstandige praktisch toe?
Je hoeft geen jurist te zijn om compliant te werken. Met deze stappen kom je al een heel eind:
- Maak een simpel overzicht van welke persoonsgegevens je verwerkt, waar je ze bewaart en waarom.
- Schrap of archiveer actief data die je niet meer nodig hebt. Stel eventueel automatische herinneringen in.
- Houd een beknopte privacyverklaring bij waarin je je bewaartermijnen benoemt.
- Overweeg een extern audit of training. Zo weet je zeker dat je geen blinde vlekken hebt.
Wil je dit professioneel aanpakken en aantonen dat je als ZZP’er privacy serieus neemt? Dan is een avg certificaat een waardevolle stap. Hiermee toon je aan dat jouw werkwijze in lijn is met de AVG – een pluspunt voor opdrachtgevers, vooral in sectoren zoals zorg, coaching, ICT of consultancy.
Steeds meer focus op kleine ondernemers
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven in 2025 meer nadruk te leggen op bewustwording en naleving bij kleine bedrijven en zelfstandigen. Klachten van consumenten over het onnodig bewaren of delen van gegevens nemen toe. Als ZZP’er ben je dus ook zichtbaar – en aansprakelijk.
Wil je weten hoe de AVG concreet toegepast wordt? De handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens biedt duidelijke uitleg en actuele voorbeelden voor ondernemers.
Conclusie
Als zelfstandige is het niet alleen je vakinhoudelijke expertise die telt – ook je manier van omgaan met klantdata bepaalt je betrouwbaarheid en professionaliteit. Door slim om te gaan met gegevensminimalisatie en bewaartermijnen bescherm je jezelf én bouw je vertrouwen op bij klanten.
Zorg voor overzicht, wees kritisch op wat je bewaart, en werk met duidelijke grenzen. En overweeg een avg certificaat als bewijs dat jij jouw zaken serieus op orde hebt.
In samenwerking met brandcompliance.com
Mijnzzp.nl