Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop btw-teruggave wordt geregeld voor klanten die buiten de Europese Unie wonen. De papieren procedure verdwijnt volledig. Voor ondernemers die taxfree verkopen aanbieden, wordt btw-teruggave verplicht digitaal afgehandeld.
Inhoudsopgave
• Wat verandert er precies
• Voor wie geldt de nieuwe regeling
• Wat moet je als ondernemer regelen
• Waarom deze verandering wordt ingevoerd
• Wat betekent dit in de praktijk
• Samenvatting
Wat verandert er precies
Tot nu toe werkte btw-teruggave met papieren facturen en een stempel van de douane bij vertrek uit de EU. Deze werkwijze stopt. Vanaf 2026 moet de btw-teruggave volledig digitaal worden verwerkt.
Bij de verkoop registreer je als ondernemer de factuur digitaal. De klant vraagt de btw vervolgens terug via een app van de Nederlandse douane. Bij vertrek uit de EU wordt digitaal gecontroleerd of de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Er komt geen papieren bewijs of stempel meer aan te pas.
Voor wie geldt de nieuwe regeling
De digitale verplichting geldt voor alle ondernemers die in Nederland goederen verkopen aan klanten die buiten de EU wonen en die btw-teruggave aanbieden. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een kleine winkel of een grotere keten.
Bied je geen btw-teruggave aan, dan verandert er niets. Maar zodra je deze service wel aanbiedt, moet je voldoen aan de digitale werkwijze vanaf 1 januari 2026.
Wat moet je als ondernemer regelen
Als ondernemer moet je je verkoop en facturatie geschikt maken voor digitale btw-teruggave. Dat betekent dat facturen elektronisch moeten worden vastgelegd en gekoppeld aan de juiste gegevens van de klant.
Daarnaast is het belangrijk om personeel en klanten te informeren over de nieuwe werkwijze. Klanten moeten weten dat zij een app nodig hebben en dat papieren formulieren niet meer worden geaccepteerd. Goede uitleg voorkomt vertraging of teleurstelling bij vertrek.
Waarom deze verandering wordt ingevoerd
De overheid wil btw-teruggave eenvoudiger, sneller en beter controleerbaar maken. Door digitalisering wordt het risico op fouten en misbruik kleiner. Tegelijkertijd neemt de administratieve last voor ondernemers af, omdat het papierwerk verdwijnt en alles centraal wordt vastgelegd.
Wat betekent dit in de praktijk
Voor ondernemers die veel toeristen bedienen, vraagt deze wijziging om voorbereiding. Technische aanpassingen kosten tijd en vragen soms samenwerking met een externe partij. Door hier vroeg mee te beginnen, voorkom je problemen aan de balie of bij de douane.
Voor klanten blijft btw-teruggave mogelijk, maar alleen via de digitale route. Dat maakt het proces overzichtelijker, mits beide partijen weten wat er van hen wordt verwacht.
Samenvatting
Vanaf 2026 wordt btw-teruggave voor klanten buiten de EU volledig digitaal geregeld. Papieren facturen en douanestempels verdwijnen. Ondernemers die taxfree verkopen aanbieden, doen er goed aan om hun systemen en werkprocessen tijdig aan te passen. Zo blijft btw-teruggave ook in de toekomst soepel en correct verlopen.
Mijnzzp.nl