Iedere ondernemer krijgt hier wel een keer mee te maken; je factuur wordt niet betaald. Je hebt al een betalingsherinnering gestuurd, maar nog steeds heb je je geld niet ontvangen. Wat kun je doen? Je wilt natuurlijk de relatie met je klant niet onder druk zetten, maar tegelijkertijd wil je wel je geld innen. Wat je kunt doen als je factuur niet op tijd betaald wordt, lees je hier.
Hoe kun je wanbetalers voorkomen?
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om wanbetalers te voorkomen. Allereerst is het belangrijk om te weten met wie je zaken doet. Controleer je klant met een kredietrapport. Het betalingsgedrag en de financiën van je handelspartner worden in een kredietrapport uitgedrukt in een creditscore. Hierdoor weet je hoe groot het risico op wanbetaling is. Daarnaast is het belangrijk om goede afspraken over levering en betaling met elkaar te maken.
De voorbereiding
Zorg voor een goede voorbereiding. Maak goede afspraken over levering en facturatie. Leg de afspraken die je maakt vast. De totale kosten, de levertermijn en betalingstermijn leg je vast in een overeenkomst. Deze overeenkomst laat je vervolgens voor akkoord ondertekenen door je klant.
Zorg voor een goede factuur
De goederen of diensten zijn geleverd en het is tijd om de factuur te versturen. Zorg ervoor dat alle informatie op de factuur staat en controleer de factuur goed op fouten. De volgende informatie moet altijd op je factuur staan:
Bedrijfsgegevens;
KvK-nummer;
Factuurnummer;
Factuurdatum;
De totale kosten;
De betalingstermijn;
De levertermijn.
Stuur de factuur ook per e-mail
Om te voorkomen dat je klant zegt de factuur niet te hebben ontvangen omdat deze naar het verkeerde adres gestuurd is, is het verstandig om de factuur ook per e-mail te sturen. Zo kan achteraf niet worden gezegd dat de factuur niet op tijd ontvangen is. Zorg ervoor dat je zeker weet dat je de factuur naar het juiste e-mailadres stuurt en vraag om een leesbevestiging. Zo weet je zeker dat de factuur aangekomen is. Ontvang je geen leesbevestiging, dan kun je ook nog even opbellen om te vragen of de factuur goed aangekomen is.
Betalingsherinnering
De betalingstermijn is inmiddels verlopen en je hebt nog geen betaling ontvangen? Dan is het tijd voor een friendly reminder. Verstuur een korte maar vriendelijke e-mail waarin je verzoekt om het bedrag binnen 7 dagen te betalen. Heb je na 7 dagen nog niets gehoord, bel dan naar de administratie van het bedrijf of naar degene die gaat over de betaling en vraag vriendelijk naar de betaling. Vraag ook waarom er niet betaald is en probeer een betalingsafspraak te maken.
Aanmaning
Heb je ondanks deze inspanningen alsnog geen betaling ontvangen? Dan wordt het tijd om de laatste herinnering te sturen. Geef op de aanmaning het factuurnummer aan en vermeldt de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Blijf beleefd, maar vermeldt dat je genoodzaakt bent om stappen te ondernemen als de betaling niet wordt voldaan. Je kunt een formele aanmaning zowel per e-mail als per aangetekende brief met ontvangstbevestiging sturen. Zo weet je zeker dat de aanmaning ontvangen is.
Incasso
Wordt er na het versturen van de aanmaning nog steeds niet betaald. Dan kun je een incasso advocaat of een incassobureau inschakelen. Dit wordt vaak gezien als de laatste optie. Een incasso advocaat kan een incasso kort geding aanspannen. Een incassobureau werkt vaak op basis van no cure, no pay. Dat betekent dat als het geld niet geïnd kan worden er ook geen kosten in rekening worden gebracht.
Incasso kort geding
Als een normale incassoprocedure ook geen oplossing biedt, kan een incasso advocaat een kort geding opstarten. Hierbij gaat het om een gerechtelijke procedure die sneller werkt dan een reguliere rechtszaak die ook wel bodemprocedure wordt genoemd.
Kosten van een incasso kort geding
Het opstarten van een kort geding kost een paar honderd euro. Bij een succesvolle incassering komen daar vaak nog 10% aan afwikkelingskosten bij. De afwikkelingskosten worden dan ingehouden op de afdracht van de geïncasseerde gelden.
Dit artikel valt buiten de redactionele inhoud van mijnzzp.nl
Nederland staat bekend om haar hoge hoeveelheid zzp’ers. Als eigenaar van een bedrijf weet je maar al te goed dat de gezondheid van je onderneming afhangt van hoeveel klanten je binnenhaalt. Door middel van de juiste marketing kon je daardoor erg succesvol worden. Echter is online marketing tegenwoordig de duidelijke koning van marketingmethodes om meer omzet te genereren. Daarbij hebben veel ondernemers een dilemma; is het slimmer je online marketing zelf te doen of kun je beter dit uitbesteden aan bijvoorbeeld een online marketing bureau in Hilversum? In deze blog helpen we je uit de brand met dit dilemma door zowel de voor- en nadelen van deze opties te benoemen. Op deze manier kun je straks makkelijker bepalen welke oplossing beter bij je past.
De voordelen van het uitbesteden van je online marketing
Als eerste is het zaak om de voordelen van het uitbesteden van online marketing te benoemen. Het grootste voordeel is dat je er geen tijd aan kwijt bent. Je kunt je hierdoor volledig focussen op wat je goed kan, namelijk ondernemen. Een ander voordeel is dat je gebruik kunt maken van specialistische kennis. Zo hebben veel online marketing bureaus specifieke expertise op gebieden als bijvoorbeeld SEO, SEA of contentmarketing. Ten slotte voorkom je met het uitbesteden van je online marketing dat je achterloopt op concurrenten. Dankzij een online marketing bureau zorg je ervoor dat jouw online marketing strategie up-to-date blijft, waardoor je concurrenten altijd een stap voor bent.
De nadelen van het uitbesteden van je online marketing
Ondanks dat er veel voordelen zijn aan het uitbesteden van je online marketing, zijn er ook een aantal nadelen te benoemen. Als eerste is het zo dat je geld kwijt bent aan de diensten die een online marketing bureau levert. Hierdoor heb je minder budget voor andere investeringen. Daarnaast sta je meer op afstand tot je eigen online marketing strategie, waardoor deze minder kan lijken op jouw bedrijf en merkidentiteit. Het laatste nadeel is dat je minder inzicht hebt in de resultaten die je behaalt dankzij je online marketing strategie.
Welke voordelen heb je met je online marketing zelf doen?
Ten eerste kun je geld besparen bij het zelf doen van je online marketing. Als je de kennis in huis hebt, betekent dit dat je geen extra personeel aan hoeft te trekken dat geld kost. Daarnaast blijf je hierdoor meer betrokken bij je eigen online marketing strategie. Hierdoor weet je precies hoe jouw product, dienst of merk gepromoot wordt en kun je deze beter positioneren binnen de markt. Ten slotte heb je hier meer inzicht in de resultaten die behaald worden. Hierdoor kun je op tijd bijsturen waar nodig, om zo nog beter te presteren.
Dit zijn de nadelen van zelf je online marketing doen
Het grootste nadeel aan het zelf doen van je online marketing is de tijd die je hierin steekt. Je moet vrijwel continu bezig zijn met het monitoren en bijsturen van je online marketing strategie, waardoor er dus veel uren in kunnen gaan zitten. Daarnaast moet je ook heel veel kennis hebben op online marketing gebied. Als je deze kennis niet in huis hebt, zal je hier lange tijd aan moeten besteden voordat je er echt onder de knie hebt. Het laatste nadeel is dat je het risico loopt om fouten te maken. Er zijn tegenwoordig namelijk vele verschillende online marketing technieken waar je rekening mee moet houden. Als je hiervan afwijkt, kan dit leiden tot minder resultaat.
Wanneer is welke optie beter?
Nu je precies weet wat de voor- en nadelen zijn van je online marketing zelf doen en uitbesteden, is het tijd om te bepalen welke optie beter bij je past. Als eerste moet je kijken naar jezelf. Heb je er de tijd en de kennis voor om het zelf te doen, of heb je liever dat een online marketing bureau dit overneemt? Daarnaast is het ook belangrijk om naar je budget te kijken. Kies je voor uitbesteding dan ben je hier geld aan kwijt, maar bij het zelf doen ben je hier juist tijd aan kwijt. Beide opties hebben voor- en nadelen, dus maak de keuze die het beste bij jou past. Verder is de kans op betere resultaten in een sneller tempo groter als je jouw online marketing uitbesteedt.
Al met al weet je nu beter of het slimmer is om zelf je marketing te doen, of juist dit aan een externe partij uit te besteden. Maak de juiste keuzen, zodat je bedrijf blijft groeien.
Dit artikel valt buiten de redactionele inhoud van mijnzzp.nl
Het opzetten van de zakelijke bedrijfsadministratie is belangrijk voor elke startende ondernemer. Een goed gestructureerde administratie kan je helpen om georganiseerd te werken, de gerelateerde kosten en inkomsten bij te houden, de belastingvoordelen te maximaliseren en ervoor te zorgen dat je voldoet aan de fiscale verplichtingen.
Wat houdt bedrijfsadministratie in?
De bedrijfsadministratie omvat alle administratieve taken die verband houden met het beheren van de financiële aangelegenheden van een bedrijf. Dit omvat bijvoorbeeld het opstellen en bijhouden van administratieve documenten, het registreren van financiële gegevens en het opmaken en verzamelen van belastingaangiften.
Hoe zet je een overzichtelijke bedrijfsadministratie op?
Om te beginnen moet je vaststellen welke informatie je moet bijhouden en hoe je dit gaat doen. Bepaal vervolgens wat je aan administratieve systemen nodig hebt, zoals een online boekhoudprogramma en eventuele aanvullende financiële software voor het compleet bijhouden van de bedrijfsadministratie.
Vervolgens is het belangrijk om een vast proces op te zetten voor de bedrijfsadministratie. Dit proces moet ingaan op alle aspecten van het beheer van financiën, van het bijhouden en verwerken van facturen en kosten tot het indienen van belastingaangiften. Je moet ook een proces opstellen voor hoe je met personeel, leveranciers, debiteuren en andere partijen omgaat die betrokken zijn bij de financiële aangelegenheden van je bedrijf. De meeste ondernemers maken hiervoor gebruik van verschillende grootboeken.
Daarnaast is het belangrijk om regelmatig een controle uit te voeren op de informatie die bijgehouden wordt in de bedrijfsadministratie. Controleer regelmatig of alle gegevens nog kloppen, of er geen fouten zijn gemaakt tijdens het invoeren van informatie en of alle benodigde documenten aanwezig zijn. Dit kan gezien worden als een persoonlijke interne audit. Het is verstandig om per maand minimaal één keer de administratie te controleren, zodat je eventuele onjuistheden kunt corrigeren.
Het is belangrijk om een goed systeem op te stellen en te blijven volgen voor het beheer van de bedrijfsadministratie. Als je jezelf op deze manier hebt georganiseerd, is het veel gemakkelijker om alle gerelateerde financiële taken te verwerken en heb je meer tijd voor andere belangrijke taken.
Basisgegevens bedrijfsadministratie:
Diverse grootboeken;
Debiteurenadministratie;
Crediteurenadministratie;
Voorraadadministratie;
In- en verkoopadministratie;
Eventueel de loonadministratie;
De administratie veilig online opslaan
Het veilig digitaal opslaan van de bedrijfsadministratie is mogelijk door middel van online boekhouden. Online boekhouden is de afgelopen jaren een populair middel geworden voor bedrijven om hun boekhouding te beheren. Er zijn verschillende online boekhoudoplossingen beschikbaar, elk met hun eigen structuur en functionaliteiten.
Door gebruik te maken van online boekhouden wordt de kans op fouten in de administratie beperkt, zijn er handige oplossingen beschikbaar en kun je op ieder moment bij alle gegevens.
Koppel je boekhoudpakket aan je bedrijfsrekening
Een ander groot voordeel van online boekhouden is het koppelen van je boekhoudpakket aan een bedrijfsrekening. Hiermee kan de software automatisch financiële transacties verwerken en je administratie bijwerken, waardoor je tijd bespaart.
Door middel van deze koppeling met je bedrijfsrekening kan je ook gemakkelijk zien wat er aan inkomsten en uitgaven is gedaan, waardoor je beter inzicht hebt in je financiële situatie.
Om je bedrijfsadministratie efficiënt te beheren, is het maken van koppelingen extreem belangrijk. De meeste boekhoudprogramma's kunnen dit tegenwoordig.
Bewaar de administratie digitaal
Alle ondernemers hebben te maken met de fiscale bewaarplicht met betrekking tot de financiële bedrijfsadministratie. De fiscale bewaarplicht stelt dat je financiële documenten en de administratie tot zeven jaar moet bewaren.
Je kunt de informatie opslaan op een lokale harde schijf, maar het is ook mogelijk om je administratie online op te slaan. Als je kiest voor online opslag, zorg er dan voor dat je een betrouwbare cloudopslag gebruikt die de juiste beveiligingsmaatregelen heeft genomen om te voorkomen dat derden bij je administratie komen. Wanneer je gebruikmaakt van online boekhoudsoftware, kun je ook gebruikmaken van een beveiligde opslag in de cloud.
Zelf de complete bedrijfsadministratie bijhouden
Er zijn meerdere mogelijkheden om je bedrijfsadministratie bij te houden. Zo kun je ervoor kiezen om dit zelf te doen, of om gebruik te maken van een externe boekhouder of door middel van een online boekhoudpakket. Als je zelf de administratie gaat bijhouden, is het belangrijk om een systematische aanpak te volgen.
Toch de boekhouding uitbesteden
Als je de bedrijfsadministratie uitbesteedt aan een externe boekhouder of bedrijf, zal je met aanvullende kosten te maken krijgen. Maar als je geen tijd of energie hebt om de boekhouding zelf te doen, is dit een optie die de overweging waard is. Een boekhouder of administratiekantoor heeft ervaring en kennis van fiscale wetgeving, wat een groot voordeel kan zijn als je niet goed op de hoogte bent van alle regelingen.
Alleen bepaalde werkzaamheden uitbesteden
Om kosten te besparen met betrekking tot de boekhouding, kun je er ook voor kiezen om alleen bepaalde taken uit te besteden aan de boekhouder. Denk bijvoorbeeld aan het verzorgen van de jaarrekening, het samenstellen van fiscale aangiften en aan het doen van de btw-aangifte. Wanneer je gebruikmaakt van online boekhoudsoftware, kun je ook toegang verlenen aan je boekhouder. Dit kan een aanzienlijke besparing aan kosten opleveren.
Administratie en boekhouding voor starters
Er zijn jaarlijks veel startende ondernemers die zich bezighouden met het opzetten van hun bedrijfsadministratie. Als starter kun je er voor kiezen om de boekhouding uit te besteden aan een externe partij, of je kunt ervoor kiezen om de administratie zelf bij te houden. Hoe je dit aanpakt, hangt af van de omvang en complexiteit van je bedrijf.
In sommige gevallen kan het voordeliger zijn om gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Met deze software kun je eenvoudig financiële transacties verwerken en alle belangrijke gegevens opslaan. Ook kun je als startende ondernemer met verschillende startersregelingen te maken krijgen. De meeste programma's kunnen deze regelingen automatisch verwerken. Als zzp'er kun je meestal prima zelf de bedrijfsadministratie bijhouden.
Eisen voor je bedrijfsadministratie
Als ondernemer heb je te maken met vastgestelde eisen voor je bedrijfsadministratie. Als je deze eisen niet naleeft, kan dit leiden tot een boete of naheffing van de Belastingdienst.
Zo moet je bijvoorbeeld de boekhouding op volgorde houden, je kassabonnen goed bewaren, je bankafschriften op orde hebben en je facturen tijdig en compleet versturen. Verder moet de administratie inzichtelijk zijn, waardoor iedereen de informatie kan vinden en begrijpen.
Vergeet als kleine ondernemer niet de urenadministratie
Voor zzp'ers kan het erg belangrijk zijn om de urenadministratie goed bij te houden. Hiermee kun je als zzp'er aantonen dat je in aanmerking komt voor ondernemersaftrek. Het urencriterium voor zzp'ers is 1.225 uur per kalenderjaar, wat overeenkomt met gemiddeld 25 uur per week. Als je aan dit criterium voldoet, kun je de ondernemersaftrek gebruiken om een deel van je inkomen te verlagen.
Extra uitleg en veelgestelde vragen
Het opzetten en bijhouden van de administratie en boekhouding is iets wat veel ondernemers niet de leukste taak vinden. Gelukkig zijn er online boekhoudpakketten en boekhouders die je kunnen helpen bij het opzetten van een goed georganiseerde administratie. Verder zijn er ook nog diverse cursussen die je kunt volgen om meer te weten te komen over boekhouden en administratie.
Binnen Nederland zijn er veel websites met informatie over administratie en boekhouden, waaronder de website van de Belastingdienst. De website van de Belastingdienst bevat veel informatie en diverse veelgestelde vragen die je kunt gebruiken bij het opzetten van je bedrijfsadministratie. Als je er niet uitkomt, kun je altijd nog een adviseur of boekhouder inschakelen voor hulp.
De Belastingdienst heeft al verschillende keren aangegeven voorstander te zijn van het automatiseren van de boekhouding, wat veel fouten voorkomt. Deze automatisering heeft vooral betrekking op de mogelijkheden van online boekhouden. Je maakt door middel van een boekhoudpakket namelijk veel minder snel fouten en kunt bepaalde zaken vereenvoudigen.
Heel veel bedrijven werken tegenwoordig via de cloud. Wil je met je bedrijf graag ook gebruikmaken van een cloudsysteem, dan is het van belang om te weten hoe je veilig te werk gaat. Je wilt tenslotte dat je gegevens veilig opgeslagen worden en je deze niet zomaar kwijt bent. Hoe je dat doet, veilig in de cloud werken? Wij geven wat handige tips!
Voordat je aan de slag gaat met werken in de cloud, is het belangrijk om voor een goede basis te zorgen in je bedrijf. Daar zorg je voor met bijvoorbeeld een zakelijke internetverbinding of betrouwbaar bedrijfsnetwerk. SD-WAN is een bedrijfsnetwerk om over na te denken. Dit is een bedrijfsnetwerk voor de toekomst waar je veel profijt van hebt. Lees meer over wat is SD-WAN om erachter te komen wat het voor jou bedrijf kan betekenen.
Sterk wachtwoord aanmaken
Wil je er zeker van zijn dat je gegevens veilig online worden opgeslagen? Zorg er dan voor dat je daar een sterk wachtwoord voor aanmaakt. Hoe beter je wachtwoord, hoe moeilijker het voor hackers is om je wachtwoord te stelen en toegang te krijgen tot de cloud. Een sterk wachtwoord bevat veel tekens en bevat geen voor de hand liggende informatie. Heb je meerdere accounts? Zorg er dan voor dat je overal een ander wachtwoord gebruikt.
Twee- of multifactorauthenticatie gebruiken
Altijd veilig in de cloud werken is ook mogelijk door gebruik te maken van twee- of multifactorauthenticatie. Dit biedt nog extra bescherming om aanvallen van cybercriminelen tegen te gaan. Je maakt de kans op het stelen van je gegevens een stuk kleiner door hier gebruik van te maken. Bij twee- of multifactorauthenticatie moeten jij en je medewerkers twee of meer stappen doorlopen om in te loggen. Dat is mogelijk door via een extra platform te bevestigen dat jij het echt bent. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail of sms.
Software-updates op tijd uitvoeren
Wil je voorkomen dat de gegevens van jou of je medewerkers gestolen worden? Dan is het ook van belang dat je software-updates op tijd uitvoert. Het is goed mogelijk dat je een update vaak uitstelt, omdat het even niet goed uitkomt. Verstandig is om software-updates wel gelijk uit te voeren. Hoe ouder de software is, hoe makkelijker het wordt voor cybercriminelen om toegang te krijgen.
Beveilig apparaten die toegang hebben tot de cloud
Gebruiken jij en je medewerkers meerdere apparaten om in te loggen in de cloud? Het is niet alleen belangrijk om het apparaat op de werkvloer dan te beveiligen, maar dat geldt ook voor overige apparaten die gebruikt worden. Wanneer je dat niet doet, is de kans op het lekken van bedrijfsgegevens groter. Beveilig ook je eigen laptop, tablet of telefoon als je daarmee gebruik maakt van de cloud. Hoe je dat doet? Met behulp van sterke wachtwoorden, virusscanners en twee- of multifactorauthenticatie.
Met deze tips zorg je ervoor dat er binnen jouw bedrijf veilig in de cloud gewerkt wordt. Hoe veiliger jullie te werk gaan, hoe kleiner de kans op vervelende problemen. Maak er dus zeker werk van als je van plan bent om gebruik te maken van een cloudsysteem.
Mijnzzp.nl is een gratis website van en voor zzp-ers. Via Mijnzzp.nl komen zzp-ers en hun opdrachtgevers bij elkaar in contact. Wij brengen ook actualiteiten en informatie over zzp-er zijn en alle beroepen.
