Veel startende zzp’ers gebruiken in de beginfase hun privételefoon ook voor zakelijke gesprekken, e-mails en het bijhouden van hun agenda. Dit is logisch, want het scheelt in kosten en administratief gedoe. Maar hoe zit dat precies fiscaal? Mag je de kosten van je privételefoon aftrekken? En wanneer is het toch verstandiger om een zakelijke telefoon aan te schaffen? In dit artikel lees je hoe je slim omgaat met telefoonkosten in je eenmanszaak.
Inhoudsopgave
• Privételefoon zakelijk gebruiken: wat mag je aftrekken?
• Btw terugvragen: alleen bij zakelijke abonnementen
• Zakelijk nummer voor je bereikbaarheid
• Wanneer overstappen naar een zakelijke telefoon?
• Slim starten en professioneel doorgroeien
Privételefoon zakelijk gebruiken: wat mag je aftrekken?
Gebruik je je privételefoon voor zakelijke doeleinden, dan mag je een deel van de kosten aftrekken. Hierbij gaat het niet alleen om de abonnementskosten, maar ook om extra belminuten, data of apps die je specifiek voor je onderneming gebruikt. Het uitgangspunt van de Belastingdienst is dat alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekbaar is.
Je moet dus een inschatting maken van welk percentage van het gebruik zakelijk is. Bel je bijvoorbeeld voor 40% van je tijd met klanten en leveranciers, dan mag je 40% van de kosten opvoeren als zakelijke uitgave. Deze kosten boek je dan onder ‘telecommunicatie’ in je administratie. Zorg wel dat je deze schatting kunt onderbouwen, bijvoorbeeld met je belgeschiedenis of agenda.
Btw terugvragen: alleen bij zakelijke abonnementen
De btw over telefoonkosten kun je alleen terugvragen als het gaat om zakelijke kosten én als je facturen op naam van je onderneming staan. Heb je een privé-abonnement waar ook zakelijke kosten op vallen? Dan mag je de btw over het zakelijke deel niet zomaar terugvragen, tenzij je kunt aantonen dat het abonnement gedeeltelijk zakelijk gebruikt wordt en je dit netjes hebt uitgesplitst.
Wil je de btw volledig terugvragen, dan is het raadzaam om een aparte zakelijke telefoon of een tweede simkaart te gebruiken, met een abonnement op naam van je bedrijf. In dat geval is het duidelijk dat het toestel zakelijk wordt ingezet en kun je alle kosten inclusief btw opnemen in je boekhouding.
Zakelijk nummer voor je bereikbaarheid
Behalve de fiscale aspecten is ook je professionele uitstraling van belang. Een apart zakelijk telefoonnummer zorgt voor een duidelijke scheiding tussen privé en werk. Dat maakt het niet alleen makkelijker voor klanten, maar ook voor jezelf. Je kunt beter grenzen bewaken, bepaalt zelf wanneer je bereikbaar bent en voorkomt dat je ’s avonds nog zakelijke telefoontjes krijgt.
Er zijn verschillende manieren om een zakelijk nummer in te richten. Je kunt kiezen voor een extra simkaart, een dual-sim toestel of een internetnummer dat via een app werkt. Veel telecomproviders bieden speciale pakketten aan voor ondernemers, waarmee je eenvoudig zakelijke communicatie kunt beheren.
Wanneer overstappen naar een zakelijke telefoon?
Als je bedrijf groeit of je merkt dat je steeds vaker belt of bereikbaar moet zijn voor klanten, dan is het vaak de moeite waard om over te stappen naar een zakelijke telefoon. Dit maakt je administratie overzichtelijker, geeft je meer grip op kosten en zorgt voor een professionelere uitstraling. Bovendien zijn toestellen en abonnementen die volledig zakelijk gebruikt worden fiscaal volledig aftrekbaar, inclusief btw.
Let op dat de Belastingdienst wel verwacht dat je het toestel daadwerkelijk hoofdzakelijk zakelijk gebruikt. Privégebruik van een zakelijke telefoon is toegestaan, zolang het incidenteel is. Is het toestel structureel ook voor privégebruik, dan kan er sprake zijn van een bijtelling voor privégebruik.
Slim starten en professioneel doorgroeien
Als zzp’er is het logisch om in de beginfase je privételefoon ook zakelijk te gebruiken. Zolang je je kosten goed bijhoudt en het zakelijke gebruik kunt aantonen, mag je daar ook fiscaal voordeel uit halen. Naarmate je bedrijf groeit, loont het om te investeren in een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk. Dat zorgt niet alleen voor fiscale helderheid, maar ook voor rust in je communicatie.
Mijnzzp.nl