Boekhouding en urenregistratie is voor zzp'ers vaak een vanzelfsprekende combinatie. In de eerste plaats omdat er fiscaal voordeel mee te behalen valt. In de tweede plaats omdat je zo als ondernemer zicht krijgt op waar je al je uren aan besteedt. Het is niet de meest favoriete klus voor zzp'ers om de urenregistratie in de boekhouding bij te houden, maar dus wel belangrijk. Hoe dat allemaal precies zit, ontdek je hier net als tips om de urenregistratie op een gemakkelijke, snelle en efficiënte manier bij te houden.
Boekhouding en urenregistratie: fiscaal voordeel
Je bent door in de boekhouding de urenregistratie bij te houden, in staat om bewijs te leveren aan de Belastingdienst. Er is namelijk sprake van een urencriterium waar je als ondernemer aan moet voldoen om van bepaalde fiscale voordelen gebruik te mogen maken. Het gaat hierbij om de ondernemersaftrek die uit de zelfstandigenaftrek en startersaftrek bestaat. Je moet voldoen aan het urencriterium om hiervan te profiteren en dat is een reden waarom het in de boekhouding opnemen van de urenregistratie belangrijk is. Ook voor de uiteindelijke inkomstenbelasting kan dit belangrijk zijn. Voor de administratie is het tegenwoordig mogelijk om verschillende handige koppelingen te maken. Ook voor jezelf is het natuurlijk belangrijk om te registreren hoeveel uur je precies werkt aan een project.
Urenregistratie voor urencriterium
Het urencriterium bestaat uit 1.225 uur dat je in een kalenderjaar besteedt aan je bedrijf. Daarnaast geldt dat als je ook in loondienst werkt je meer tijd dient te besteden aan je bedrijf dan aan je werk in dienstverband. Deze voorwaarde vervalt echter weer als je in een van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer bent geweest. Ben je arbeidsongeschikt en ondernemer dan is er een verlaagd urencriterium van toepassing van 800 uur. Ook in dit geval dien je natuurlijk de urenregistratie in je boekhouding bij te houden om de uren te kunnen aantonen.
Start je ergens in een jaar met je onderneming? Dan dien je toch aan het volledige urencriterium in het betreffende kalenderjaar te voldoen. Het maakt verder niet uit of je zelf de boekhouding doet of gebruikmaakt van een boekhouder.
Urenregistratie in boekhouding: dit telt allemaal mee
Er zijn allerlei soorten werkzaamheden die meetellen om als uren in je administratie op te nemen. In principe gelden namelijk alle uren die je aan je bedrijf besteedt als uren die meetellen om aan het urencriterium te voldoen. Het maken van een offerte telt bijvoorbeeld mee net als een bezoek aan een klant, promoten van je website en zelfs het bijhouden van de urenadministratie in de boekhouding. Het enige wat belangrijk is voor de Belastingdienst is dat je aannemelijk kan maken dat de opgevoerde uren in je boekhouding ook echt zijn gemaakt. Bijvoorbeeld aan de hand van het aantal offertes en facturen dat je hebt verwerkt in je boekhouding. Er zijn in elk geval veel uren die meetellen:
- Offertes maken;
- Bezoek aan klanten;
- Promoten van je website;
- Bijhouden van de boekhouding;
- Tijdsbesteding btw-aangifte;
- Telefoontjes met zakelijke relaties;
- Mailverkeer afhandelen.
Inzicht voor jezelf
Naast het fiscale voordeel dat voortvloeit uit de urenadministratie in je boekhouding is er nog een ander belangrijk voordeel. Dat is dat alle gewerkte uren voor jezelf overzichtelijk zijn en dat biedt inzicht in de tijdsbesteding. Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt met het maken van offertes of krijg je veel telefoontjes die tijd in beslag nemen? In dat geval kan je kijken op welke manier je op een snellere en efficiëntere manier kan werken. Bijvoorbeeld door offertes te maken vanuit een online boekhoudprogramma en alleen tijdens bepaalde tijden telefonisch bereikbaar te zijn. Op deze manier is de urenregistratie natuurlijk te gebruiken om je bedrijfsproces te optimaliseren en efficiënter met je tijd om te gaan.
Geen gewerkte uren verloren laten gaan: uren bijhouden
De registratie van uren draagt bij aan eventuele verantwoording in de richting van opdrachtgevers of klanten. Een urenoverzicht toont immers aan waar je de gewerkte uren aan hebt besteed. Op deze manier voorkom je ook dat je vergeet om bepaalde uren te schrijven. Dat zou jammer zijn, want niet genoteerde uren van een project zijn in de richting van je opdrachtgever natuurlijk niet te verantwoorden. Op deze manier kan je zelfs geld mislopen.
Urenverantwoording op verschillende manieren
Er zijn allerlei manieren om de gewerkte uren bij te houden. Je kan elke keer een notitie maken in je agenda of de uren in een sheet van Excel registreren. Er is echter een snellere en efficiëntere manier om dat te doen en dat is door gebruik te maken van boekhoudsoftware met urenregistratie. Wil je de uren toch liever op papier of in Excel bijhouden, let dan op dat je alles nauwkeurig registreert. Denk bijvoorbeeld aan het noteren van de datum net als de klant, de beschrijving van de werkzaamheden en het aantal uren. Je kan daarbij ook een onderscheid maken tussen directe en indirecte uren.
Boekhoudprogramma met urenregistratie
Er zijn speciaal voor zzp'ers boekhoudprogramma’s met urenadministratie als functionaliteit beschikbaar. Online boekhouding en urenregistratie zorgen ervoor dat je snel je gewerkte uren kan noteren, maar ook dat je er altijd en overal toegang tot hebt. Bij online boekhouden stellen veel aanbieders onder meer ook een app beschikbaar. In dat geval heb je de boekhouding natuurlijk altijd bij de hand en kan je via je mobiel op elk moment de uren verantwoorden door de gegevens in te voeren in de boekhoud app. Een handige app is tegenwoordig onmisbaar wanneer we het hebben over boekhouden. Gebruiksvriendelijk boekhouden is belangrijk voor ondernemers.
Geregistreerde uren voor het versturen van facturen
Het versturen van facturen is een van de belangrijkste werkzaamheden die te maken hebben met online boekhouden. Door je urenadministratie te verwerken in je boekhouding zijn de gewerkte uren beschikbaar om een factuur op te stellen. Door deze informatie op orde te hebben, profiteer je van meerdere voordelen. De tijdregistratie als je op basis van een uurtarief werkt vormt de basis voor het versturen van een factuur.
Ideaal voor een optimale cashflow
Een zorgvuldige urenadministratie maakt het dus mogelijk om op correcte manier facturen op te stellen en te versturen. Je bent dan niet onnodig veel tijd kwijt met het nagaan van al je uren om tot een factuur te komen. De informatie is beschikbaar en direct te gebruiken om de uren op je factuur te verantwoorden. Dat heeft als extra voordeel dat je de facturen sneller de deur uit kan doen en betalingen eerder ontvangt. Op deze manier zorgt de combinatie van boekhouding en urenadministratie ook nog eens voor een optimale cashflow in je bedrijf. Het factureren zelf behoort ook tot de algemene ondernemingswerkzaamheden.
Voor de meeste zzp'ers is het bijhouden van de urenregistratie erg belangrijk.
De urenregistratie bijhouden kun je ook doen in een boekhoudprogramma. Het is belangrijk om problemen te voorkomen met de urenregistratie.
Mijnzzp.nl