Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om een aantal zaken bij te houden. Zo ben je onder andere verplicht om de complete financiële administratie bij te houden. De financiële administratie heeft niet alleen betrekking op de inkomsten en uitgaven. Zzp'ers zijn net zo als andere ondernemers verplicht om alle financiële gegevens te bewaren. Het is belangrijk om de juiste gegevens te bewaren, omdat je hiermee aan de Belastingdienst kunt laten zien hoe je bedrijf presteert. Het bijhouden van de boekhouding is ook nodig voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Binnen de zzp administratie is het tevens verplicht om alle gegevens van de zakelijke rekening bij te houden. Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan weet je zeker dat je alles goed geregeld hebt voor jezelf.
Inhoudsopgave
• Startende zzp'er en de boekhouding opzetten
• Administratie of boekhouding?
• Aangifte omzetbelasting
Onderdelen van de administratie en boekhouding
Bewaarplicht boekhouding
Waarom is de urenregistratie zo belangrijk?
Verplichting vanuit de Belastingdienst
Hoe een goede boekhouding opzetten?
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Aangifte inkomstenbelasting doen als zzp'er
• Enkele voordelen van online boekhouden:
• Eenvoudig de boekhouding bewaren
Startende zzp'er en de boekhouding opzetten
Als startende ondernemer ben je dus verplicht om verschillende zaken goed te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan de btw-aangifte en aan je KvK-nummer voor het facturen maken. Het is nodig om alle inkomsten en uitgaven goed te registreren en minimaal 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Alle gegevens over onroerende zaken moet je zelfs verplicht 10 jaar bewaren. Het gaat dus niet alleen om de inkomsten en uitgaven binnen de financiële administratie.
Dit kan ook betrekking hebben op juridische documenten die te maken hebben met onroerende zaken. Een zakelijke administratie kun je het beste bijhouden door middel van online boekhouden. De Belastingdienst stelt eisen wanneer het aankomt op de administratie bijhouden. Wanneer je gebruik wilt maken van online boekhouden dan kan e-boekhouden wellicht geschikt zijn voor jouw administratie. Hiermee kun je administratie goed opzetten en bewaren volgens de bewaarplicht. Een ander voordeel is de back-up van de complete administratie
Administratie of boekhouding?
De termen administratie en boekhouding worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn er een aantal verschillen tussen deze twee begrippen. De administratie is breder dan alleen de boekhouding en heeft betrekking op alle gegevens die binnen een bedrijf worden verzameld. De boekhouding is een onderdeel van de administratie en houdt alleen de financiële gegevens bij. Er is dus een belangrijk verschil tussen de algemene administratie en de financiële administratie.
Aangifte omzetbelasting
Als zzp'er ben je verplicht om ieder kwartaal btw-aangifte te doen. De btw-aangifte kun je met boekhoudsoftware automatisch opstellen op basis van de uitgaande facturen en de inkomende facturen. De ontvangen btw en de betaalde btw hoef je dus niet zelf te berekenen. Voor het berekenen van de btw-aangifte kun je eventueel ook onze btw-calculator gebruiken.
Onderdelen van de administratie en boekhouding
Als zzp'er heb je te maken met de volgende administratieve zaken:
- De opstartkosten (die mag je opvoeren als aftrekpost).
- De debiteuren- en crediteurenadministratie.
- De in- en verkoopadministratie.
- De bankafschriften.
- De urenregistratie.
- De reiskosten.
- De belastingaanslagen.
- De rittenadministratie.
Bewaarplicht boekhouding
Het is verplicht om de complete financiële administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Als zzp'er ben je verplicht om de volgende gegevens te bewaren:
- Grootboek.
- Debiteurenadministratie.
- Crediteurenadministratie.
- In- en verkoopadministratie.
- Voorraadadministratie.
- Urenregistratie.
- Gegevens van de zakelijke rekening.
- Agenda's, contracten en andere financiële gegevens.
- Kasadministratie en kassabonnen (indien van toepassing).
- Loonadministratie (indien van toepassing).
- Financiële aantekeningen zoals agenda's en e-mails.
- Financiële databestanden zoals digitale facturen en offertes.
‘‘Let op: Ontvangen digitale facturen moet je ook bewaren als digitale factuur. Het gaat om de originele facturen.’’
Waarom is de urenregistratie zo belangrijk?
Zzp'ers moeten minimaal 1.225 uur per kalenderjaar in hun onderneming werken. Dit is het minimum aantal uren dat je moet werken om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek en andere fiscale aftrekposten. Als je minder dan 1225 uur per jaar draait, dan ben je meestal ook geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.
Daarom is het zo belangrijk om een urenregistratie bij te houden. Het is voor startende zzp'ers ook belangrijk om alle gemaakt uren tijdens de opstartfase bij te houden. Deze uren mag je meetellen voor het urencriterium. Het urencriterium komt neer op 3 werkdagen per week of 24 uur per week. Het voldoen aan het urencriterium is belangrijk om geen fiscale voordelen mis te lopen als zelfstandig ondernemer. De gewerkte uren bijhouden kun je tegenwoordig doen met een handige mobiele app. De uren bijhouden doe je natuurlijk ook voor de facturatie naar de opdrachtgever.
Verplichting vanuit de Belastingdienst
Het bijhouden van de financiële administratie is dus verplicht vanuit de wet, maar er zijn ook andere redenen waarom je deze gegevens moet bewaren. Denk alleen maar eens aan jezelf. Als ondernemer is het belangrijk om op ieder moment inzicht te hebben in de financiële situatie van je bedrijf. Ook voor het verkrijgen van krediet of financiering is het belangrijk dat je een goede administratie bijhoudt. Een potentiële kredietgever of investeerder wil namelijk graag inzicht hebben in de financiën van je bedrijf. Het is belangrijk om je aan de richtlijnen van de Belastingdienst te houden.
Hoe een goede boekhouding opzetten?
De meeste zzp'ers maken gebruik van een online boekhoudprogramma. Dit maakt het makkelijker om alle gegevens bij te houden. Het online bijhouden van de administratie en boekhouding heeft nog een ander voordeel: je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Ook worden er automatisch back-ups gemaakt van alle gegevens. Het is ook mogelijk om met een boekhouder of accountant samen te werken. Dit noemt men ook wel het hybride boekhouden. Het opzetten van een goede boekhouding is belangrijk als zzp'er.
Debiteuren- en crediteurenadministratie
De debiteuren- en crediteurenadministratie op de juiste manier bijhouden is belangrijk voor jezelf en de onderneming. Zzp'ers gebruiken hiervoor een boekhoudpakket en ook een grootboek. Binnen een boekhoudpakket kun je meerdere grootboeken aanmaken. Hiermee kun je verschillende debiteuren aanmaken. Overigens vallen deze gegevens ook allemaal onder de bewaarplicht, net zo als eventuele losse bonnetjes van leveranciers, Met alle boekhoudpakketten is het mogelijk om de complete administratie bij te houden. Ook is moderne boekhoudsoftware voorzien van een handige gratis app voor verschillende boekhoudkundige taken. Het is slim om alle gegevens van de verschillende opdrachtgevers goed te bewaren binnen de administratie.
Aangifte inkomstenbelasting doen als zzp'er
Het is mogelijk om als zzp'er met een eenmanszaak de aangifte inkomstenbelasting op te maken en in te dienen bij de Belastingdienst met behulp van boekhoudsoftware. Voor het kunnen doen van de aangifte inkomstenbelasting moet de software dan wel beschikken over de module Automatische Winstaangifte. Het opmaken en indienen van de aangifte inkomstenbelasting is alleen mogelijk voor zzp'ers met eenmanszaak zonder personeel. De cijfers worden in dat geval zo overgenomen uit het programma.
Enkele voordelen van online boekhouden:
- Minder snel fouten maken.
- Het is mogelijk om bonnetjes en facturen te scannen.
- Het is mogelijk om verschillende systemen te koppelen.
- Het werkt sneller en is relatief gezien goedkoop.
- Het is eenvoudig mogelijk om de btw te berekenen.
- Het maken van een exploitatiebegroting is mogelijk.
- Het opmaken van de balans en resultatenrekening is eenvoudig.
- De meeste werkzaamheden kun je automatiseren.
Eenvoudig de boekhouding bewaren
Als ondernemer is het verstandig om alle gegevens te bewaren. Dit kun je het beste doen in een map op je computer of in de cloud door middel van online boekhouden. Op deze manier heb je altijd en overal toegang tot je gegevens. De Belastingdienst heeft eerder aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden.
Wanneer je een startende ondernemer bent, dan is het belangrijk om geen halve werk te maken van de administratie om geen fiscale voordelen mis te lopen. De administratie bijhouden is belangrijk en alle zakelijke inkomsten moeten inzichtelijk zijn binnen een deugdelijke administratie. Wanneer hiervan geen sprake is, dan loop je meestal fiscale aftrekposten mis. De boekhouding zelf kun je wellicht ook volledig uitbesteden aan een goede boekhouder, echter is dit met een zzp administratie niet nodig. Om de administratie bij te houden moet je wel gebruikmaken van een professioneel boekhoudprogramma.
Ondernemers zijn dus verplicht om alle financiële gegevens te bewaren. Dit heeft niet alleen betrekking op bonnetjes en facturen.
De meeste ondernemers hebben op veel meer manieren te maken met financiële gegevens en een goede voorbereiding is nodig hiervoor. De belangrijke gegevens van jouw administratie moet je zeven jaar bewaren.
Mijnzzp.nl