Als zzp'er ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden. Zo ben je onder andere verplicht om de complete financiële administratie bij te houden. De financiële administratie heeft niet alleen betrekking op de inkomsten en uitgaven. Zzp'ers zijn net zo als andere ondernemers verplicht om alle financiële gegevens te bewaren. Het is belangrijk om de juiste gegevens te bewaren, omdat je hiermee aan de fiscus kunt laten zien hoe je bedrijf presteert. Het bijhouden van de boekhouding is ook nodig voor de jaarlijkse inkomstenbelasting.
Administratie of boekhouding?
De termen administratie en boekhouding worden vaak door elkaar gebruikt. Toch zijn er een aantal verschillen tussen deze twee begrippen. De administratie is breder dan alleen de boekhouding en heeft betrekking op alle gegevens die binnen een bedrijf worden verzameld. De boekhouding is een onderdeel van de administratie en houdt alleen de financiële gegevens bij. Er is dus een belangrijk verschil tussen de algemene administratie en de financiële administratie.
Onderdelen van de administratie en boekhouding
Als zzp'er heb je te maken met de volgende administratieve zaken:
- De opstartkosten (die mag je opvoeren als aftrekpost);
- De debiteuren- en crediteurenadministratie;
- De in- en verkoopadministratie;
- De bankafschriften;
- De urenregistratie;
- De reiskosten;
- De belastingaanslagen;
- De rittenadministratie.
Bewaarplicht boekhouding
Het is verplicht om de complete financiële administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Als zzp'er ben je verplicht om de volgende gegevens te bewaren:
- Grootboek;
- Debiteurenadministratie;
- Crediteurenadministratie;
- In- en verkoopadministratie;
- Voorraadadministratie;
- Urenregistratie;
- Agenda's, contracten en andere financiële gegevens;
- Kasadministratie en kassabonnen (indien van toepassing);
- Loonadministratie (indien van toepassing);
- Financiële aantekeningen zoals agenda's en e-mails;
- Financiële databestanden zoals digitale facturen en offertes;
‘‘Let op: Ontvangen digitale facturen moet je ook bewaren als digitale factuur. Het gaat om de originele facturen.’’
Waarom is de urenregistratie zo belangrijk?
Zzp'ers moeten minimaal 1.225 uur per kalenderjaar in hun onderneming werken. Dit is het minimum aantal uren dat je moet werken om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek en andere fiscale aftrekposten. Als je minder dan 1225 uur per jaar draait, dan ben je meestal ook geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.
Daarom is het zo belangrijk om een urenregistratie bij te houden. Het is voor startende zzp'ers ook belangrijk om alle gemaakt uren tijdens de opstartfase bij te houden. Deze uren mag je meetellen voor het urencriterium. Het urencriterium komt neer op 3 werkdagen per week of 24 uur per week.
Verplichting vanuit de Belastingdienst
Het bijhouden van de financiële administratie is dus verplicht vanuit de wet, maar er zijn ook andere redenen waarom je deze gegevens moet bewaren. Denk alleen maar eens aan jezelf. Als ondernemer is het belangrijk om op ieder moment inzicht te hebben in de financiële situatie van je bedrijf. Ook voor het verkrijgen van krediet of financiering is het belangrijk dat je een goede administratie bijhoudt. Een potentiële kredietgever of investeerder wil namelijk graag inzicht hebben in de financiën van je bedrijf. Het is belangrijk om je aan de richtlijnen van de Belastingdienst te houden.
Hoe een goede boekhouding opzetten?
De meeste zzp'ers maken gebruik van een online boekhoudprogramma. Dit maakt het makkelijker om alle gegevens bij te houden. Het online bijhouden van de administratie en boekhouding heeft nog een ander voordeel: je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Ook worden er automatisch back-ups gemaakt van alle gegevens. Het is ook mogelijk om met een boekhouder of accountant samen te werken. Dit noemt men ook wel het hybride boekhouden. Het opzetten van een goede boekhouding is belangrijk als zzp'er.
Enkele voordelen van online boekhouden:
- Minder snel fouten maken;
- Het is mogelijk om bonnetjes en facturen te scannen;
- Het is mogelijk om verschillende systemen te koppelen;
- Het werkt sneller en is relatief gezien goedkoop;
- Het is eenvoudig mogelijk om de btw te berekenen;
- Het maken van een exploitatiebegroting is mogelijk;
- Het opmaken van de balans en resultatenrekening is eenvoudig;
- De meeste werkzaamheden kun je automatiseren.
Eenvoudig de boekhouding bewaren
Als ondernemer is het verstandig om alle gegevens te bewaren. Dit kun je het beste doen in een map op je computer of in de cloud door middel van online boekhouden. Op deze manier heb je altijd en overal toegang tot je gegevens. De Belastingdienst heeft eerder aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden.
Ondernemers zijn dus verplicht om alle financiële gegevens te bewaren. Dit heeft niet alleen betrekking op bonnetjes en facturen.
De meeste ondernemers hebben op veel meer manieren te maken met financiële gegevens.
Mijnzzp.nl