Wil je je administratie eenvoudig online bijhouden? Dan is de scan- en herkenfunctie van boekhoudsoftware ideaal. Met deze functie kun je gemakkelijk facturen en bonnen scannen en automatisch uploaden naar de boekhouding. Zo hoef je geen tijd te verspillen met handmatige invoer, en kun je direct aan de slag met boekhouden! Het handmatig uploaden van bonnetjes en facturen is hierdoor verleden tijd. De scan- en herkentsoftware is machine learning en kan ook inkomende facturen herkennen en automatisch in de juiste grootboekrekening plaatsen. Inkomende documenten worden dus ook in de juiste categorie geplaatst. De scan- en herkenfunctie is beschikbaar op ieder boekhoudpakket.
Robotica-accounting is de afgelopen tijd steeds beter geworden en is inmiddels ook doorgedrongen tot de boekhouding. Er zijn inmiddels al veel zzp'ers die gebruikmaken van de scan- en herkensoftware. Deze ondernemers gebruiken de software om inkoopfacturen en andere inkomende documenten snel en gemakkelijk te verwerken in de administratie. Dit kan ook gedaan worden met elektronisch factureren.
Scan- en herken-app op je smartphone of tablet
Met scan- en herkensoftware kun je eenvoudig facturen en bonnen scannen met je smartphone of tablet. Je kunt de app downloaden op je iOS- of Android device, en vervolgens foto's maken van al je documenten. De app zal automatisch de gegevens uitlezen en hier een pdf-bestand van maken. Het pdf-bestand kun je vervolgens mailen naar het gekoppelde mailadres binnen je boekhoudpakket. Dit is een intuïtieve toepassing van robotic accounting die veel tijd bespaart.
Hoe werkt de scan- en herkensoftware?
De meeste boekhoudprogramma's maken gebruik van OCR-technologie. Dit staat voor Optical Character Recognition. Met OCR-technologie worden je documenten automatisch gelezen en omgezet in digitale tekst. Zo kun je de data eenvoudig opslaan in het boekhoudprogramma. OCR-technologie herkent alle belangrijke gegevens, zoals de factuurdatum, het factuurnummer, bedragen en het IBAN-nummer.
Het is door middel van deze techniek niet langer nodig om losse facturen en bonnetjes handmatig in te voeren. Hierdoor bespaar je veel tijd en worden ook invoerfouten voorkomen. Ook zul je minder snel losse facturen en bonnetjes vergeten in te boeken. Denk bijvoorbeeld aan tankbonnetjes of andere aankopen die je onderweg doet. Een nieuwe scan is zo gemaakt met de mobiele app en alle facturen en bonnen worden direct in de administratie verwerkt.
Voordelen van de scan- en herkenfunctie:
- Je hoeft geen gegevens meer handmatig over te nemen.
- Het werk veel efficiënter en het voorkomt invoerfouten.
- De boekhoudsoftware kan de gegevens automatisch verwerken.
- Het is niet nodig om zelf eerst een pdf-bestand te maken.
- Het kan ook ingezet worden voor documentverwerking.
- Je kunt overal bonnetjes en facturen inscannen.
Boekhoudprogramma gebruiken
Online boekhouden kent nog meer voordelen. Denk ook aan het kunnen maken van diverse koppelingen met andere relevante software. Hierdoor kun je bijvoorbeeld automatisch bankmutaties verwerken, voorraadbeheer automatiseren of eenvoudig btw-aangifte doen. Dit is allemaal mogelijk door het koppelen van de boekhouding met andere programma's.
Boekhoudprogramma met scan- en herkenfunctie uitkiezen?
Op onze vergelijkingspagina kun je eenvoudig aangeven dat je van de scan- en herkenfunctie gebruik wenst te maken. Wij zullen je dan een overzicht geven van de boekhoudprogramma's die deze mogelijkheid bieden. Zo kun je makkelijk het programma uitkiezen dat het beste bij jouw wensen en administratie past. Het is ook belangrijk om goed op de gebruiksvriendelijkheid te letten naast de functies.
Op onze vergelijkingspagina kun je eenvoudig aangeven dat je van de Superhandig voor zzp'ers
- Het automatisch verwerken van inkomende facturen is voor de meeste zzp'ers erg handig. Er zijn al boekhoudprogramma's beschikbaar vanaf negen euro per maand, exclusief btw. Vanzelfsprekend kun je dan ook de mobiele app gebruiken en beschik je over de belangrijkste functies, zoals het kunnen scannen van alle facturen en bonnen. Ook kun je met een boekhoudpakket eenvoudig een factuur opstellen en elektronisch mailen.
Boekhoudprogramma's met scan- en herkenfunctie vergelijken
Op de volgende pagina kun je zelf aangeven welke functies belangrijk zijn voor je, zoals de scan- en herkenfunctie. De meeste boekhoudpakketten beschikken over nog veel meer handige functies en mogelijkheden. Het is mogelijk om te selecteren op de belangrijkste functies. Er komen steeds meer machine learning-functies bij en het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van de laatste mogelijkheden op boekhoudgebied. Machine learning heeft tegenwoordig ook betrekking op het kunnen herkennen van e-mail.
Mijnzzp.nl