Wil je je administratie eenvoudig online bijhouden? Dan is de scan en herken functie van boekhoudsoftware ideaal. Met deze functie kun je gemakkelijk facturen en bonnen scannen en automatisch uploaden naar de boekhouding. Zo hoef je geen tijd te verspillen met handmatige invoer, en kun je direct aan de slag met boekhouden!
Scan en herken app op je smartphone of tablet
Met scan en herken software kun je eenvoudig facturen en bonnen scannen met je smartphone of tablet. Je kunt de app downloaden op je iOS of Android device, en vervolgens foto's maken van al je documenten. De app zal automatisch de gegevens uitlezen en hier een pdf-bestand van maken. Het pdf-bestand kun je vervolgens mailen naar het gekoppelde mailadres binnen je boekhoudpakket.
De meeste boekhoudprogramma's maken gebruik van OCR-technologie. Dit staat voor Optical Character Recognition. Met OCR-technologie worden je documenten automatisch gelezen en omgezet in digitale tekst. Zo kun je de data eenvoudig opslaan in het boekhoudprogramma. OCR-technologie herkent alle belangrijke gegevens, zoals de factuurdatum, het factuurnummer, bedragen en het IBAN-nummer.
Het is door middel van deze techniek niet langer nodig om losse facturen en bonnetjes handmatig in te voeren. Hierdoor bespaar je veel tijd en worden ook invoerfouten voorkomen. Ook zul je minder snel losse facturen en bonnetjes vergeten in te boeken. Denk bijvoorbeeld aan tankbonnetjes of andere aankopen die je onderweg doet.
Voordelen van de scan en herken functie:
- Je hoeft geen gegevens meer handmatig over te nemen;
- Het werk veel efficiënter en het voorkomt invoerfouten;
- De boekhoudsoftware kan de gegevens automatisch verwerken;
- Het is niet nodig om zelf eerst een pdf-bestand te maken;
- Het kan ook ingezet worden voor documentverwerking;
- Je kunt overal bonnetjes en facturen inscannen.
Boekhoudprogramma gebruiken
Online boekhouden kent nog meer voordelen. Denk ook aan het kunnen maken van diverse koppelingen met andere relevante software. Hierdoor kun je bijvoorbeeld automatisch bankmutaties verwerken, voorraadbeheer automatiseren of eenvoudig btw-aangifte doen. Dit is allemaal mogelijk door het koppelen van de boekhouding met andere programma's.
Boekhoudprogramma met scan en herken functie uitkiezen?
Op onze vergelijkingspagina kun je eenvoudig aangeven dat je van de scan en herken functie gebruik wenst te maken. Wij zullen je dan een overzicht geven van de boekhoudprogramma's die deze mogelijkheid bieden. Zo kun je makkelijk het programma uitkiezen dat het beste bij jouw wensen en administratie past. Het is ook belangrijk om goed op de gebruiksvriendelijkheid te letten naast de functies.
De scan en herken optie is dus vooral handig voor zzp'ers en freelancers die regelmatig onderweg zijn.
Hiermee kun je onderweg overal de boekhouding bijwerken en vergeet je niet snel meer bonnetjes of facturen. Zo raak je geen aftrekposten meer kwijt.
Mijnzzp.nl