+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Automatische koppeling met je boekhouding: voordelen voor online boekhouden
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om een automatische koppeling te maken tussen hun boekhouding en andere software. Dat scheelt tijd, verkleint de kans op foutieve invoer en zorgt dat je administratie altijd up-to-date is. Met veel boekhoudprogramma's kun je een automatische bankkoppeling instellen, een koppeling maken voor de btw-aangifte en zelfs een CRM-systeem koppelen. Zo haal je meer uit je boekhoudpakket en wordt online boekhouden een stuk eenvoudiger.
Werk je met een online boekhoudprogramma, dan voorkom je dubbele handelingen. Bankmutaties komen direct binnen, facturen worden sneller herkend en je kunt makkelijker samenwerken met een boekhouder. In dit artikel lees je welke koppelingen populair zijn en waar je op let bij het kiezen van boekhoudsoftware.
Het automatiseren van de boekhouding
De meeste ondernemers gebruiken meerdere systemen die niet altijd vanzelf samenwerken. Denk aan een facturatiesysteem, een CRM-systeem en een online boekhoudprogramma. Als je gegevens handmatig overzet, is de kans op fouten groter. Een automatische koppeling zet gegevens direct door, waardoor de kans op fouten afneemt en je sneller kunt boeken.
Voor zzp'ers is dit extra handig. Met zzp-boekhoudpakketten kun je vaak facturen versturen, betalingen matchen en rapportages bijwerken zonder dubbel werk. Daardoor wordt je zzp-boekhoudprogramma niet alleen een plek om te boeken, maar ook een hulpmiddel om je bedrijf te sturen.
Koppeling met de bank
Met een online boekhoudprogramma is het mogelijk om je zakelijke rekening te koppelen, bijvoorbeeld bij ABN AMRO, Rabobank of ING. Bankmutaties worden dan automatisch ingelezen en in je boekhouding gezet. Dat is handig voor het maken van de winst- en verliesrekening en het voorbereiden van een jaarrekening. Ook helpt het om de cashflow beter onder controle te houden.
Je koppelt je zakelijke bankrekening meestal eenmalig. Daarna worden mutaties automatisch opgehaald. Handmatig overtikken is dan niet meer nodig en je krijgt sneller inzicht in inkomsten en uitgaven.
Afschrift automatisch toegewezen aan de juiste posten
Een belangrijk voordeel van bankkoppeling is dat afschriften vaak automatisch worden toegewezen aan de juiste posten. Het systeem vergelijkt transacties met openstaande facturen, betalingen en terugkerende boekingen en zet ze direct in de juiste categorie. Zo werk je sneller in je boekhoudpakket en blijft je administratie overzichtelijk.
Online boekhoudpakket en zakelijke rekening
Een online boekhoudpakket kan gekoppeld worden aan je zakelijke rekening via internetbankieren. Dit helpt om fouten door overtikken te voorkomen. Soms is hulp van een helpdesk nodig als rekeninginformatie moet worden bijgewerkt. De kosten van een bankkoppeling verschillen per aanbieder en bank.
Welke banken bieden de bankkoppeling aan?
- De ABN AMRO Bank.
- De Rabobank.
- De ING Bank.
- De Triodos Bank.
- Bunq.
- Knab.
Online boekhouden en het verwerken van mutaties
Boekhoudsoftware maakt het mogelijk om mutaties automatisch te verwerken in de boekhouding. Denk aan bankmutaties, maar soms ook aan voorraadmutaties. Dit bespaart tijd en helpt om fouten te verkleinen. Voor veel zzp'ers is dit een van de redenen om over te stappen op een online boekhoudprogramma.
Flexibel boekhouden met online boekhoudprogramma's
Veel ondernemers werken met e-facturen in combinatie met online bankieren. Dan is online boekhouden logisch, omdat je overal kunt inloggen en alles in de cloud staat. Veel boekhoudpakketten hebben een mobiele app. Daarmee kun je facturen doorsturen en bonnetjes verwerken.
Binnenkomende e-facturen kun je vaak mailen naar een speciaal e-mailadres, waarna ze automatisch in je boekhouding terechtkomen. Losse bonnetjes kun je eenvoudig scannen met de mobiele app van je boekhoudprogramma. Zo raak je minder snel documenten kwijt en blijft je administratie compleet.
Debiteurenbeheer automatiseren
Het automatiseren van het debiteurenbeheer is handig als je veel facturen verstuurt. Zo kun je automatische herinneringen instellen. Dat werkt het beste als je de betalingen ook verwerkt via je bankkoppeling. Houd je debiteuren daarnaast goed in de gaten, zodat je sneller kunt reageren als een factuur te lang openstaat.
Bankkoppeling instellen in je boekhoudprogramma
Het instellen van de bankkoppeling doe je in je online boekhoudprogramma. Meestal log je in, kies je je bank en geef je via internetbankieren toestemming. Daarna worden bankmutaties automatisch opgehaald en kun je deze verwerken in je boekhouding. Dit is een belangrijke stap als je jouw boekhouding wilt automatiseren met software.
Voorraadbeheer in je boekhouding
Heb je een bedrijf met voorraad, dan kun je soms een koppeling maken met je voorraadsysteem. Dit zorgt ervoor dat mutaties direct in je boekhouding verwerkt worden. Dat is vooral handig voor webshops en ondernemers die producten verkopen.
Werk je internationaal, dan is het soms ook mogelijk om de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) te verwerken. Veel dienstverlenende zzp'ers hebben hiermee minder vaak te maken, maar voor sommige branches is het wel relevant.
Koppeling maken met de Belastingdienst
Met veel boekhoudpakketten kun je een koppeling maken met de Belastingdienst. Daardoor kun je de btw-aangifte verzenden vanuit het boekhoudprogramma. Het boekhoudprogramma kan je ook herinneren wanneer de aangifte klaar moet staan. De Belastingdienst raadt online boekhouden ook aan.
Wil je tussendoor bedragen controleren, gebruik dan onze btw-berekening. Dat is handig naast je boekhoudsoftware, bijvoorbeeld wanneer je een offerte of factuur maakt.
Eenvoudig boekhouden
Voor ondernemers is het slim om de boekhouding zo eenvoudig mogelijk te houden. Automatisering helpt daarbij. Als je alles handmatig invoert, is de kans groter dat gegevens verkeerd worden overgenomen.
Door alles automatisch te laten verwerken, houd je overzicht in facturen, uitgaven en voorraadmutaties. Zeker voor een zzp'er die tijd wil besparen, is een automatische koppeling met je boekhouding een logische stap.
Boekhoudprogramma's met koppelingen vergelijken
Wil je zien welke boekhoudpakketten goede koppelingen aanbieden, dan kun je de opties vergelijken. Op onze pagina met de populairste boekhoudprogramma's kun je direct zien welk boekhoudprogramma zzp of welke software past bij jouw administratie.
Het is tegenwoordig mogelijk om met veel boekhoudpakketten verschillende koppelingen te maken. Let er wel op dat de leverancier voldoet aan eisen en bijvoorbeeld kan aantonen dat het een betrouwbaar online boekhoudprogramma is. Lees daarover ook: keurmerk online boekhouden.
Samenvatting
Een automatische koppeling met je boekhouding bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Met een online boekhoudprogramma kun je bankmutaties, e-facturen, debiteurenbeheer en soms voorraadbeheer automatisch laten doorlopen. Daardoor wordt online boekhouden makkelijker voor elke zzp'er en houd je je administratie up-to-date. Wil je weten welke boekhoudsoftware de beste koppelingen biedt, vergelijk dan de mogelijkheden via boekhoudsoftware vergelijken.
Mijnzzp.nl