Team Mijnzzp

Overheid

Het is belangrijk om je boekhouding nauwkeurig en consequent bij te houden. Daarom moet je weten welke zaken belangrijk zijn. Ook is het handig om inzicht te krijgen in veelgemaakte fouten in de boekhouding. Als je weet welke dat zijn, is het veel gemakkelijker om de veelgemaakte fouten te vermijden. Je wilt tenslotte voorkomen dat je bijvoorbeeld problemen met de Belastingdienst krijgt. Bijvoorbeeld als je de btw-aangifte niet op tijd hebt gedaan of niet opeenvolgende factuurnummers hebt gebruikt. Begin secuur aan je boekhouding om vervelende fouten te voorkomen. Ontdek hier wat de veelgemaakte fouten in de boekhouding zijn die je wilt vermijden.

Het verkeerd toepassen van factuurnummers en datums

Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen. Bijvoorbeeld over opeenvolgende nummers te beschikken. Maak je facturen in Excel dan denk je dat het even een kwestie van kopiëren en plakken is om daarna de gegevens aan te passen. Dan verzend je de factuur naar je klant en begin je met de volgende factuur. Dan ineens bedenk je na het verzenden dat je de klantgegevens wel hebt aangepast, maar het factuurnummer niet. Of je bent vergeten om de datum aan te passen. Een factuurnummer dient op elke factuur uniek te zijn en opeenvolgend genummerd te zijn.

De Belastingdienst kan bijvoorbeeld tijdens een controle van je boekhouding controleren of de serie factuurnummers wel klopt. Zit er een foutje in de factuur, zoals een onjuist factuurnummer? In dat geval heeft de Belastingdienst de mogelijkheid om een boete op te leggen. Het verkeerd toepassen van factuurnummers en ook datums is een van de veelgemaakte fouten die je liever wilt vermijden. Het werken in Excel met het kopiëren en plakken is daarom niet zo handig. Het is beter om van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. Elke nieuwe factuur krijgt dan een opvolgend nummer met de datum waarop je de factuur aanmaakt. Zo vermijd je deze veelgemaakte fout in de boekhouding.

Geen efficiënt debiteurenbeheer voeren

  • Als je facturen verstuurt, ga je er natuurlijk vanuit dat klanten deze netjes op tijd betalen. Helaas komt het maar al te vaak voor dat debiteuren het niet zo nauw nemen met de betalingstermijn. Het is uiteraard belangrijk dat je de betalingstermijn op de factuur zet en vooral als deze korter is dan de wettelijke termijn. Er zijn veel zzp’ers die niet direct actie ondernemen als de betalingstermijn is verstreken. Dat is een veelgemaakte fout in het boekhouden. Het is ook niet slim om er niet op te letten of te blijven afwachten in de veronderstelling dat de betaling wel komt. Je kan er namelijk zelf door in de financiële problemen raken. Jij hebt ook financiële verplichtingen die je na moet komen. Daarom is het belangrijk om op een efficiënte wijze debiteurenbeheer te voeren.
  • Je hoeft echt niet meteen met een incassobureau te dreigen. Het kan gewoon voorkomen dat een debiteur vergeten heeft om te betalen. Of dat er sprake is van vakantie of een achterstand op de debiteurenafdeling. Om de verhouding goed te houden, is het aan te raden om na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering te sturen. Of om even te bellen om te vragen waarom de factuur nog niet is betaald. Levert de herinnering nog geen betaling op, dan is het nog mogelijk om een aanmaning te versturen. Blijft ook dan de betaling uit, schroom dan niet om een incassobureau of incasso-advocaat in te schakelen. Laat het er niet bij zitten, want daarmee ondermijn je de liquiditeit van je eigen bedrijf.

Het niet bijhouden van de BTW

  • Een van de andere veelgemaakte fouten is het niet bijhouden van de btw. Je stuurt een factuur met btw en krijgt de betaling daarvan binnen. Vergeet dan niet om de btw apart te zetten voor afdracht. Er zijn nog altijd ondernemers die het totaal ontvangen bedrag van de factuur gewoon uitgeven. Je bent verplicht om btw-aangifte te doen en als daaruit een verplichte afdracht blijkt dan moet je die betalen. Doe je dat niet dan levert dat problemen met de Belastingdienst op, want dan kan je een boete krijgen. Bovendien heb je het geld dan al uitgegeven en moet je het ergens anders vandaan halen. Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma dan houdt de software precies bij wat je aan btw verschuldigd bent.

Btw-aangifte tijdig doen

  • Het is bovendien belangrijk om de btw-aangifte tijdig te doen. Je krijgt voorafgaand aan het einde van het kwartaal van de Belastingdienst bericht dat je weer btw-aangifte moet doen. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart en dan heb je nog een maand de tijd om de btw-aangifte over het eerste kwartaal te doen. Het is het handigst om direct na de laatste dag van het kwartaal of als je alle facturen hebt verzonden meteen de aangifte te verzorgen. Er rolt een bedrag uit dat je verschuldigd bent of dat je terugontvangt. Dat is afhankelijk van de inkomsten en van de zakelijke uitgaven die je hebt gedaan. Het te laat doen van aangifte leidt tot het opleggen van een boete.
  • Ook verkeerde btw-tarieven hanteren komt regelmatig voor. Verkeerde btw-tarieven zul je later moeten compenseren. Het is dus belangrijk om goed op de verschillende btw-tarieven te letten. Het juiste btw-tarief kan per dienst en product verschillen. Controleer dan ook of je het juiste btw-tarief toepast om problemen te voorkomen. De juiste btw-tarieven kun je onder meer bij de Belastingdienst vinden. De Belastingdienst beboet vrij snel wanneer we het hebben over fouten met de btw.
  • Zorg ervoor dat precies weet hoeveel geld je aan btw moet betalen. Hoeveel geld dit precies is, kan je bijhouden in een boekhoudprogramma.

Het niet correct splitsen van verschillende btw-tarieven

  • Het komt maar al te vaak voor dat er diverse btw-tarieven op één factuur vermeld dienen te worden. Een factuur met daarop uitgaven voor kantoorartikelen kent bijvoorbeeld het 21% btw-tarief en voor eten en drinken geldt 9% btw. Het is belangrijk om de bedragen met uiteenlopende btw-tarieven op correcte wijze te vermelden. Vorder dus niet per ongeluk over het factuurbedrag standaard 21%, maar splits het tarief uit.
  • Ook het toepassen van verkeerde btw-tarieven moet je voorkomen. De Belastingdienst beboet ondernemers vrij snel wanneer je een verkeerd btw-tarief toepast. Een verkeerd btw-tarief toepassen komt best vaak voor. De juiste btw-tarieven toepassen voorkomt dus problemen. Ervoor zorgen dat je zaken niet op het laatste moment hoeft te doen, voorkomt ook veel fouten. Op het laatste moment je boekhouding doen kan al snel fouten veroorzaken.

Onterecht verrekenen oninbare facturen

  • Ondanks een actief herinnerings- en aanmaningsbeleid komt het wel eens voor dat facturen onbetaald blijven. Bijvoorbeeld in het geval van een faillissement van de debiteur. Wat doe je daar dan mee in de boekhouding en met de btw-aangifte? De factuur is niet zomaar te verrekenen als oninbare factuur. Je bent in elk geval verplicht om de btw van de factuur af te dragen.
  • De btw is daarna terug te vragen als er zekerheid is omtrent de oninbaarheid van de vordering. Het bedrag van de btw is dan terug te vragen via een verwerking ervan in de btw-aangifte van het tijdvak waarin van oninbaarheid is gebleken. Of op het moment dat de eerste jaar-termijn voorbij is. Mocht daarna blijken dat de factuur of een deel daarvan alsnog is voldaan dan is dat weer recht te zetten bij de btw-aangifte van dat kwartaal. Dit doe je door de verschuldigde btw aan te geven over het tijdvak, waarin de factuur is voldaan.

Het niet bijhouden van binnengekomen facturen

Als zzp’er heb je natuurlijk zelf ook te maken met facturen die je moet betalen. Er zijn ondernemers die de factuur betalen, maar deze vergeten in te boeken. Daarmee snij je jezelf dan in de vingers. Het is namelijk een van de veelgemaakte fouten die je als ondernemer geld kost. Boek daarom direct de factuur in zodra je deze hebt betaald. Je voert de factuur in als zakelijke kosten. De btw is aftrekbaar als voorbelasting bij de btw-aangifte, zodat je uiteindelijk minder btw hoeft te betalen. Of misschien wel btw terugkrijgt. Bovendien vormen de zakelijke kosten een aftrekpost op je winst uit onderneming. Zorg er ook voor dat je alle vereiste gegevens opneemt binnen je facturen.

Het niet hebben van een zakelijke bankrekening

  • Er zijn zzp’ers die een bedrijf starten en geen aparte zakelijke rekening openen. Dat schept onduidelijkheid over de geldstromen die privé en zakelijk binnenkomen en in wat je uitgeeft. Bovendien kost het je veel meer tijd om deze geldstromen te scheiden in de boekhouding. Daarom is het verstandig om een zakelijke bankrekening te openen. Dat geeft bovendien een beter inzicht in je financiële situatie. De zakelijke bankrekening is bovendien eenvoudig te koppelen met een online boekhoudprogramma. Ook kan je op een makkelijke manier alle banktransacties terugvinden.
  • Persoonlijke uitgaven kunnen het beste niet zakelijk gedaan worden. Voor persoonlijke uitgaven moet je gewoon je privérekening gebruiken. Zakelijke uitgaven en privéuitgaven moeten gescheiden blijven.
  • Een zakelijke rekening komt natuurlijk ook veel professioneler over. Een modern boekhoudpakket kan je overigens ook makkelijk koppelen aan je zakelijke rekening.

Verkeerde aftrekposten opgeven

Het is niet zo dat je alle uitgaven die je voor je zaak doet als zakelijke aftrekpost mag opvoeren. Dat is dan ook een van de veelgemaakte fouten in de boekhouding die je wilt vermijden. Zo mag je kosten voor werkkleding alleen aftrekken die je in het kader van je bedrijf draagt. Hierbij zijn de uiterlijke kenmerken van de werkkleding van belang, zoals een uniform of een overall. Vakliteratuur is volledig aftrekbaar en dat geldt ook voor de huur van een bedrijfsruimte.

Aftrekposten voor zzp'ers met een eenmanszaak:

Zakelijke kosten opgeven

Zo zijn de kosten van zakelijke verzekeringen eveneens aftrekbaar net als de inrichting van een werkplaats of kantoor. Kosten voor een werkruimte thuis zijn echter weer niet aftrekbaar op een enkele uitzondering na. Bovendien gelden er regels voor het in één keer aftrekken van kosten of het spreiden daarvan. Weet je niet zeker of je een zakelijke uitgave mag aftrekken of dat je dat in één keer mag doen? Check de informatie hierover bij de Belastingdienst om fouten in je boekhouding te voorkomen. Het opgeven van verkeerde aftrekposten behoort zeker tot de meest gemaakte fouten. Andere voorkomende fouten met betrekking tot aftrekposten zijn privé aangekochte goederen. Die mag je niet zomaar aftrekken van de winst.

Bijtelling privégebruik auto van de zaak vergeten

Heb je een auto van de zaak? Dan gebruik je die als zzp’er misschien ook wel eens privé. Op dat vlak zijn er een aantal regels van toepassing, zoals de bijtelling. Je hebt bijvoorbeeld de btw op autokosten mogen terugvorderen. Je mag de kosten van een auto van de zaak aftrekken van winst. Er zijn echter ondernemers die er ook privé in rijden en vergeten om daar wat in de boekhouding mee te doen.

Privévoordeel auto van de zaak

De Belastingdienst beschouwt het privé rijden in een auto van de zaak namelijk als een privévoordeel. Daar betaal je dan ook inkomstenbelasting over in de vorm van een fictieve bijtelling. De hoogte daarvan is onder meer van het merk, model en de leeftijd van je auto afhankelijk. De bijtelling is als negatieve kosten te boeken in je boekhouding onder de noemer van auto- en transportkosten. Je winst uit onderneming gaat door de negatieve kosten omhoog. Een andere manier is de bijtelling via de aangifte inkomstenbelasting op te geven, waarbij er geen verwerking in je boekhouding plaatsvindt. Bij het aftrekken van de kosten van een auto van de zaak is het overigens wel nodig om de auto als ondernemingsvermogen op te boeken

Geen rekening houden met buitenlandse BTW

  • Het komt voor dat er inkoopfacturen zijn die uit het buitenland komen of verkoopfacturen die je naar klanten in het buitenland stuurt. Er gelden voor deze facturen afwijkende regels als het gaat om de btw. Het maakt daarbij bijvoorbeeld ook verschil of je aan landen in de EU levert of aan landen buiten de EU. Daarom is het belangrijk om je in de btw-regels te verdiepen als je zakendoet met het buitenland. Het is een van de veelgemaakte fouten in de boekhouding om de btw op een onjuiste manier te berekenen.
  • Weet je niet precies hoe het in jouw situatie zit? Dan is het wellicht handig om een boekhouder in te schakelen die je hierin van advies kan voorzien. Bij het leveren van diensten aan een bedrijf in een EU-land is er de regel dat je de btw verlegd. Dat dien je dan ook als zodanig op de factuur te vermelden. Daarbij geldt de verplichting dat je het btw-nummer van het bedrijf in het buitenland eveneens op de factuur zet. Een online boekhoudprogramma voorziet in deze functionaliteit. Op de factuur komt dan een totaalbedrag zonder btw te staan.

Boekhoudkundige fouten voorkomen

  • Je ziet dat er nogal wat veelgemaakte fouten bij het boekhouden zijn. Een eenvoudige manier om deze fouten te voorkomen, is door van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. De boekhoudsoftware biedt daarvoor namelijk de beste basis. Bij het gebruikmaken van Excel komen er in verhouding veel meer fouten voor in de boekhouding. Denk maar aan het eerder genoemde voorbeeld van het kopiëren en plakken van een factuur zonder het factuurnummer aan te passen. Het is belangrijk om je financiële administratie netjes bij te houden.
  • Bovendien zijn de online boekhoudprogramma’s zo slim dat deze een signaal geven bij veelgemaakte fouten. Bijvoorbeeld als je vergeet een datum in te voeren of als de naam van een bedrijf ontbreekt. Er zijn dan ook meerdere redenen die aanleiding geven de keuze voor een online boekhoudprogramma te maken. Overigens heb je altijd nog de keuze om met een boekhouder samen te werken. Bijvoorbeeld als je het doen van de btw-aangifte liever aan een boekhouder overlaat. Of als je graag wilt dat een boekhouder nog even met je meekijkt om te zien of je alles correct hebt gedaan. Het goed voeren van een boekhouding voorkomt in ieder geval dat er problemen met de Belastingdienst ontstaan.

Meest gemaakte fouten en veelvoorkomende fouten

  • De meest gemaakte fout in de boekhouding is toch wel het niet gescheiden houden van zakelijk en privé. Zorg daarom voor een zakelijke rekening om zakelijk en privé netjes gescheiden te houden. Soms komt het voor dat je dit vergeet. Los dit dan netjes administratief op met een factuur.
  • Het verkeerd afschrijven op investeringen. Daarnaast missen er nogal eens de vereiste gegevens om de afschrijving te onderbouwen.
  • De inkomstenbelasting zakelijk betalen. De inkomstenbelasting is een privé aangelegenheid en moet je dus privé betalen.
  • Het op het laatste moment doen van de btw-aangifte. Hierdoor kunnen makkelijk fouten gemaakt worden met het btw-tarief of het juiste btw-bedrag. Ook het vermelden van verkeerde btw-nummers en het hanteren van verkeerde btw-tarieven komt relatief gezien vaak voor. Het lage tarief is niet op iedereen van toepassing. Let dan ook goed op het juiste btw-tarief.
  • Facturen versturen of ontvangen die niet alle vereiste gegevens bevatten.
  • Fouten in de boekhouding op de verkeerde manier oplossen. Een verkeerd verzonden factuur moet je bijvoorbeeld corrigeren met een creditfactuur. Na het versturen van een factuur, mag je de factuur niet meer veranderen. Ook niet in overleg met de klant. Voorkom fouten met betrekking tot facturen. Dit zal je in de meeste gevallen extra werk opleveren. Een modern boekhoudpakket kan je hierbij goed helpen
  • De winst hoger inschatten dan dit in werkelijkheid is. Een deel van je inkomsten is natuurlijk ook Belastbaar. Er zijn redelijk veel ondernemers die de winst hoger inschatten dan dit werkelijk het geval is.
  • Zakelijke uitgaven niet goed bijhouden in de administratie (bonnetjes en andere lossen facturen).
  • Het op de juiste manier bewaren van de financiële administratie (minimaal 7 jaar). Een goed boekhoudprogramma voorkomt extra werk, omdat ze alles opslaan. Een groot deel van alle zzp'ers werkt op deze manier. Losse schoenendozen met bonnetjes kan niet meer.
  • Gemaakte kosten vergeet je meestal snel als zzp'er. Om dit te voorkomen kan je beter gebruikmaken van rekeningen. Eventuele kosten vergeet je hierdoor niet op te nemen in de administratie. Een veelgemaakte fout is dan ook het niet opgeven van alle fiscale aftrekposten.

Eigen verantwoordelijkheid als zzp'er

  • Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor de financiële administratie van je onderneming. Zorg daarom voor een modern boekhoudpakket, dat automatisch gekoppeld is met je bank en de Belastingdienst. Dit kan je een hoop geld en tijd besparen, omdat je minder fouten zal maken. Gemaakte fouten kunnen lastig zijn om op te lossen. Vooral wanneer je voor het oplossen van gemaakte fouten afhankelijk bent van een externe partij.
  • De meest gemaakte fouten kunnen natuurlijk per zzp'er of freelancer verschillen. Er zijn dus veel verschillende voorbeelden te geven van voorkomende fouten. Niet alle fouten zijn even erg, maar kunnen het beste wel voorkomen worden. Begin secuur met de boekhouding om extra werkt te voorkomen. Het is vooral belangrijk om zakelijk en privé gescheiden te houden.

Fouten in de administratie herstellen

Er zijn verschillende manieren om fouten in de boekhouding te herstellen. Een manier om een fout in je boekhouding te herstellen is door ervoor te zorgen dat de balans en de resultatenrekening met elkaar overeenstemmen. Een andere manier waarop je een fout in je boekhouding kunt herstellen is door je journaalposten na te kijken op eventuele fouten. Als je die al nagekeken hebt, probeer dan verder te gaan met een proefbalans om te zien of er nog afwijkingen zijn. De meest gemaakte fouten zijn op een makkelijke manier te herstellen. Met het aanpassen van een btw-bedrag moet je wel extra oppassen. Dit kan niet zomaar gedaan worden na het versturen van een factuur. Je moet ervoor zorgen dat dit op de correcte manier gedaan wordt.

Lees ook: Wat is het verschil tussen een balans en een resultatenrekening?

Een fout kan ook hersteld worden door na te gaan welke rekeningen bij de transactie betrokken zijn en ze met elkaar in overeenstemming te brengen tot ze kloppen. Je moet altijd extra voorzorgsmaatregelen nemen om boekhoudfouten in de toekomst te voorkomen. Als er een fout was die kostbaar was om te herstellen, dan kan het je bedrijf echt pijn doen als het nog eens gebeurt. Je kan het beste ook kopieën van alle transacties bewaren. Ook het bijhouden van een grootboek voorkomt fouten.

Startersaftrek

Heb je te maken met startersaftrek als startende ondernemer, dan kan het extra belangrijk zijn om je boekhouding te laten controleren. Zo weet je zeker dat je geen aftrekposten misloopt. Wellicht dat een goede boekhouder je de eerste jaren ook kan helpen met je belastingaangifte en de winst- en verliesrekening. Zo weet je zeker, dat er geen fouten staan in je belastingaangifte. Zo voorkom je in ieder geval vervelende naheffingen of boetes.

Boekhouding doenHet is als zzp'er verstandig om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hiermee kun je veel fouten in de boekhouding voorkomen.

Ook de Belastingdienst heeft diverse keren aangegeven voorstander te zijn van online boekhoudsoftware.

Mijnzzp.nl