Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Overheid

Het is belangrijk om je boekhouding nauwkeurig en consequent bij te houden. Daarom moet je weten welke zaken belangrijk zijn. Ook is het handig om inzicht te krijgen in veelgemaakte fouten in de boekhouding. Als je weet welke dat zijn, is het veel gemakkelijker om de veelgemaakte fouten te vermijden. Je wilt tenslotte voorkomen dat je bijvoorbeeld problemen met de Belastingdienst krijgt. Bijvoorbeeld als je de btw-aangifte niet op tijd hebt gedaan of niet opeenvolgende factuurnummers hebt gebruikt. Ontdek hier wat de veelgemaakte fouten in de boekhouding zijn die je wilt vermijden.

Het verkeerd toepassen van factuurnummers en datums

Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen. Bijvoorbeeld over opeenvolgende nummers te beschikken. Maak je facturen in Excel dan denk je dat het even een kwestie van kopiëren en plakken is om daarna de gegevens aan te passen. Dan verzend je de factuur naar je klant en begin je met de volgende factuur. Dan ineens bedenk je na het verzenden dat je de klantgegevens wel hebt aangepast, maar het factuurnummer niet. Of je bent vergeten om de datum aan te passen. Een factuurnummer dient op elke factuur uniek te zijn en opeenvolgend genummerd te zijn.

De Belastingdienst kan bijvoorbeeld tijdens een controle van je boekhouding controleren of de serie factuurnummers wel klopt. Zit er een foutje in de factuur, zoals een onjuist factuurnummer? In dat geval heeft de Belastingdienst de mogelijkheid om een boete op te leggen. Het verkeerd toepassen van factuurnummers en ook datums is een van de veelgemaakte fouten in de boekhouding die je liever wilt vermijden. Het werken in Excel met het kopiëren en plakken is daarom niet zo handig. Het is beter om van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. Elke nieuwe factuur krijgt dan een opvolgend nummer met de datum waarop je de factuur aanmaakt. Zo vermijd je deze veelgemaakte fout in de boekhouding.

Geen efficiënt debiteurenbeheer voeren

Als je facturen verstuurt, ga je er natuurlijk vanuit dat klanten deze netjes op tijd betalen. Helaas komt het maar al te vaak voor dat debiteuren het niet zo nauw nemen met de betalingstermijn. Het is uiteraard belangrijk dat je de betalingstermijn op de factuur zet en vooral als deze korter is dan de wettelijke termijn. Er zijn veel zzp’ers die niet direct actie ondernemen als de betalingstermijn is verstreken. Dat is een veelgemaakte fout in het boekhouden. Het is ook niet slim om er niet op te letten of te blijven afwachten in de veronderstelling dat de betaling wel komt. Je kan er namelijk zelf door in de financiële problemen raken. Jij hebt ook financiële verplichtingen die je na moet komen. Daarom is het belangrijk om op een efficiënte wijze debiteurenbeheer te voeren.

Je hoeft echt niet meteen met een incassobureau te dreigen. Het kan gewoon voorkomen dat een debiteur vergeten heeft om te betalen. Of dat er sprake is van vakantie of een achterstand op de debiteurenafdeling. Om de verhouding goed te houden, is het aan te raden om na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering te sturen. Of om even te bellen om te vragen waarom de factuur nog niet is betaald. Levert de herinnering nog geen betaling op dan is het nog mogelijk om een aanmaning te versturen. Blijft ook dan de betaling uit, schroom dan niet om een incassobureau of incasso-advocaat in te schakelen. Laat het er niet bij zitten, want daarmee ondermijn je de liquiditeit van je eigen bedrijf.

Het niet bijhouden van de BTW

Een van de andere veelgemaakte fouten in de boekhouding is het niet bijhouden van de btw. Je stuurt een factuur met btw en krijgt de betaling daarvan binnen. Vergeet dan niet om de btw apart te zetten voor afdracht. Er zijn nog altijd ondernemers die het totaal ontvangen bedrag van de factuur gewoon uitgeven. Je bent verplicht om btw-aangifte te doen en als daaruit een verplichte afdracht blijkt dan moet je die betalen. Doe je dat niet dan levert dat problemen met de Belastingdienst op, want dan kan je een boete krijgen. Bovendien heb je het geld dan al uitgegeven en moet je het ergens anders vandaan halen. Maak je gebruik van een online boekhoudprogramma dan houdt de software precies bij wat je aan btw verschuldigd bent.

Het is bovendien belangrijk om de btw-aangifte tijdig te doen. Je krijgt voorafgaand aan het einde van het kwartaal van de Belastingdienst bericht dat je weer btw-aangifte moet doen. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart en dan heb je nog een maand de tijd om de btw-aangifte over het eerste kwartaal te doen. Het is het handigst om direct na de laatste dag van het kwartaal of als je alle facturen hebt verzonden meteen de aangifte te verzorgen. Er rolt een bedrag uit dat je verschuldigd bent of dat je terugontvangt. Dat is afhankelijk van de inkomsten en van de zakelijke uitgaven die je hebt gedaan. Het te laat doen van aangifte leidt tot het opleggen van een boete.

Het niet correct splitsen van verschillende btw-tarieven

Het komt maar al te vaak dat er diverse btw-tarieven op één factuur vermeld dienen te worden. Een factuur met daarop uitgaven voor kantoorartikelen kent bijvoorbeeld het 21% btw-tarief en voor eten en drinken geldt 9% btw. Het is belangrijk om de bedragen met uiteenlopende btw-tarieven op correcte wijze te vermelden. Vorder dus niet per ongeluk over het factuurbedrag standaard 21%, maar splits het tarief uit.

Onterecht verrekenen oninbare facturen

Ondanks een actief herinnering- en aanmaningbeleid komt het wel eens voor dat facturen onbetaald blijven. Bijvoorbeeld in het geval van een faillissement van de debiteur. Wat doe je daar dan mee in de boekhouding en met de btw-aangifte? De factuur is niet zomaar te verrekenen als oninbare factuur. Je bent in elk geval verplicht om de btw van de factuur af te dragen.

De btw is daarna terug te vragen als er zekerheid is omtrent de oninbaarheid van de vordering. Het bedrag van de btw is dan terug te vragen via een verwerking ervan in de btw-aangifte van het tijdvak waarin van oninbaarheid is gebleken. Of op het moment dat de 1-jaarstermijn voorbij is. Mocht daarna blijken dat de factuur of een deel daarvan alsnog is voldaan dan is dat weer recht te zetten bij de btw-aangifte van dat kwartaal. Dit doe je door de verschuldigde btw aan te geven over het tijdvak, waarin de factuur is voldaan.

Het niet bijhouden van binnengekomen facturen

Als zzp’er heb je natuurlijk zelf ook te maken met facturen die je moet betalen. Er zijn ondernemers die de factuur betalen, maar deze vergeten in te boeken. Daarmee snij je jezelf dan in de vingers. Het is namelijk een van de veelgemaakte fouten die je als ondernemer geld kost. Boek daarom direct de factuur in zodra je deze hebt betaald. Je voert de factuur in als zakelijke kosten. De btw is aftrekbaar als voorbelasting bij de btw-aangifte, zodat je uiteindelijk minder btw hoeft te betalen. Of misschien wel btw terugkrijgt. Bovendien vormen de zakelijke kosten een aftrekpost op je winst uit onderneming.

Het niet hebben van een zakelijke bankrekening

Er zijn zzp’ers die een bedrijf starten en geen aparte zakelijke rekening openen. Dat schept onduidelijkheid over de geldstromen die privé en zakelijk binnenkomen en in wat je uitgeeft. Bovendien kost het je veel meer tijd om deze geldstromen te scheiden in de boekhouding. Daarom is het verstandig om een zakelijke bankrekening te openen. Dat geeft bovendien een beter inzicht in je financiële situatie. De zakelijke bankrekening is bovendien eenvoudig op te nemen in een online boekhoudprogramma.

Verkeerde aftrekposten opgeven

Het is niet zo dat je alle uitgaven die je voor je zaak doet als zakelijke aftrekpost mag opvoeren. Dat is dan ook een van de veelgemaakte fouten in de boekhouding die je wilt vermijden. Zo mag je kosten voor werkkleding alleen aftrekken die je in het kader van je bedrijf draagt. Hierbij zijn de uiterlijke kenmerken van de werkkleding van belang, zoals een uniform of een overall. Vakliteratuur is volledig aftrekbaar en dat geldt ook voor de huur van een bedrijfsruimte.

Zo zijn de kosten van zakelijke verzekeringen eveneens aftrekbaar bet als de inrichting van een werkplaats of kantoor. Kosten voor een werkruimte thuis zijn echter weer niet aftrekbaar op een enkele uitzondering na. Bovendien gelden er regels voor het in één keer aftrekken van kosten of het spreiden daarvan. Weet je niet zeker of je een zakelijke uitgave mag aftrekken of dat je dat in één keer mag doen? Check de informatie hierover bij de Belastingdienst om fouten in je boekhouding te voorkomen.

Bijtelling privégebruik auto van de zaak vergeten

Heb je een auto van de zaak? Dan gebruik je as zzp’er misschien ook wel eens privé. Op dat vlak zijn er een aantal regels van toepassing, zoals de bijtelling. Je hebt bijvoorbeeld de btw op autokosten mogen terugvorderen. Je mag de kosten van een auto van de zaak aftrekken van winst. Er zijn echter ondernemers die er ook privé in rijden en vergeten om daar wat in de boekhouding mee te doen.

De Belastingdienst beschouwt het privé rijden in een auto van de zaak namelijk als een privévoordeel. Daar betaal je dan ook inkomstenbelasting over in de vorm van een fictieve bijtelling. De hoogte daarvan is onder meer van het merk, model en de leeftijd van je auto afhankelijk. De bijtelling is als negatieve kosten te boeken in je boekhouding onder de noemer van auto- en transportkosten. Je winst uit onderneming gaat door de negatieve kosten omhoog. Een andere manier is de bijtelling via de inkomstenbelasting op te geven, waarbij er geen verwerking in je boekhouding plaatsvindt. Bij het aftrekken van de kosten van een auto van de zaak is het overigens wel nodig om de auto als ondernemingsvermogen op te boeken

Geen rekening houden met buitenlandse BTW

Het komt voor dat er inkoopfacturen zijn die uit het buitenland komen of verkoopfacturen die je naar klanten in het buitenland stuurt. Er gelden voor deze facturen afwijkende regels als het gaat om de btw. Het maakt daarbij bijvoorbeeld ook verschil of je aan landen in de EU levert of aan landen buiten de EU. Daarom is het belangrijk om je in de btw-regels te verdiepen als je zakendoet met het buitenland. Het is een van de veelgemaakte fouten in de boekhouding om de btw op een onjuiste manier te berekenen.

Weet je niet precies hoe het in jouw situatie zit? Dan is het wellicht handig om een boekhouder in te schakelen die je hierin van advies kan voorzien. Bij het leveren van diensten aan een bedrijf in een EU-land is er de regel dat je de btw verlegd. Dat dien je dan ook als zodanig op de factuur te vermelden. Daarbij geldt de verplichting dat je het btw-nummer van het bedrijf in het buitenland eveneens op de factuur zet. Een online boekhoudprogramma voorziet in deze functionaliteit. Op de factuur komt dan een totaalbedrag zonder btw te staan.

Boekhoudkundige fouten voorkomen

Je ziet dat er nogal wat veelgemaakte fouten bij het boekhouden zijn. Een eenvoudige manier om deze fouten te voorkomen, is door van een online boekhoudprogramma gebruik te maken. De boekhoudsoftware biedt daarvoor namelijk de beste basis. Bij het gebruikmaken van Excel komen er in verhouding veel meer fouten voor in de boekhouding. Denk maar aan het eerder genoemde voorbeeld van het kopiëren en plakken van een factuur zonder het factuurnummer aan te passen.

Bovendien zijn de online boekhoudprogramma’s zo slim dat deze een signaal geven bij veelgemaakte fouten. Bijvoorbeeld als je vergeet een datum in te voeren of als de naam van een bedrijf ontbreekt. Er zijn dan ook meerdere redenen die aanleiding geven de keuze voor een online boekhoudprogramma te maken. Overigens heb je altijd nog de keuze om met een boekhouder samen te werken. Bijvoorbeeld als je het doen van de btw-aangifte liever aan een boekhouder overlaat. Of als je graag wilt dat een boekhouder nog even met je meekijkt om te zien of je alles correct hebt gedaan. Het goed voeren van een boekhouding voorkomt in ieder geval dat er problemen met de Belastingdienst ontstaan.

Mijnzzp.nl