Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Administratie

De administratie op orde hebben is voor elke zzp’er belangrijk. Voor de Belastingdienst, die je gegevens kan opvragen en controleren, maar ook voor jezelf. Een administratie die up-to-date is, geeft immers direct inzicht in hoe de zaken ervoor staan.

Voor veel zzp’ers is de administratie een behoorlijke uitdaging. Dat geldt nog meer wanneer je starter bent. Hoe pakt je dit nu het beste aan? Begin bij de basis: een kloppende boekhouding vormt de kern van je administratie. Voor het bijhouden van de boekhouding zijn drie mogelijkheden:

Voor de laatste optie kiezen verreweg de meeste zzp’ers. De volgende tien tips helpen je op weg je boekhouding als zzp’er optimaal te regelen!

1. Zet alle inkoop- en verkoopfacturen in je boekhouding

Inkoop- en verkoopfacturen verwerken behoort tot de meest voorkomende boekhoudhandelingen voor de zzp’er. Controleer altijd goed of je echt alle verkoop én inkoopfacturen hebt verwerkt. In de praktijk blijkt namelijk dat vooral de inkoopfacturen nogal eens vergeten worden. Dat is zonde, want de btw daarvan is aftrekbaar van de belasting. Weet je niet precies hoe dat werkt? Lees hier hoe het zit met de btw-aangifte!

2. Houd werk- en privéuitgaven gescheiden

Om overzicht te houden over zowel werk- als privéuitgaven, is het aan te raden een zakelijke bankrekening te nemen. Woonlasten, boodschappen en dergelijke gaan dan via de privérekening en kosten voor je bedrijf van de zakelijke bankrekening. Het is namelijk om verschillende redenen onhandig als privé en zakelijke uitgaven door elkaar gaan lopen.

Het maakt bijvoorbeeld btw-aangifte doen lastiger en tijdrovender wanneer je bij elke aangifte eerst moet uitzoeken welke uitgaven zakelijk zijn en welke privé. Als je alle zakelijke uitgaven consequent via je zakelijke rekening laat lopen is dit direct inzichtelijk.

Het aantal aanbieders van zakelijke rekeningen is groot. Wanneer je moeite hebt om te kiezen, lees dan: hoe kies je een zakelijke bankrekening als zzp’er, om je op weg te helpen. Een zakelijke rekening hoeft niet duur te zijn. Bovendien zijn er regelmatig aantrekkelijke aanbiedingen voor - startende - zzp’ers.

Maak er ook een gewoonte van jezelf een salaris uit te betalen, van je zakelijke naar je privérekening, op een vaste dag in de maand. Voor beginnende zzp’ers kan dit in het begin lastig zijn, maar jezelf salaris uitbetalen zorgt voor structuur en overzicht in je geldzaken en draagt bij aan het gescheiden houden van zakelijke en privékosten.

3. Zet ‘overtollig’ geld op een bedrijfsspaarrekening

Als de zaken goed gaan houd je geld over, en dat is natuurlijk een prettig gevoel. Maar wat doe je met het geld dat overblijft? Het klinkt als een luxeprobleem, toch is het goed om hier verstandig mee om te gaan. Als zelfstandig ondernemer ben je immers zelf verantwoordelijk voor het organiseren van je financiën.

De spaarrente is al een tijd erg laag, waardoor je misschien minder snel geneigd bent geld op een bedrijfsspaarrekening te zetten. Toch is het goed om dit wel te doen: een klein beetje rente is nog altijd beter dan niets. Bovendien staat het geld op een aparte rekening, zodat je altijd een buffer achter de hand hebt. Dat is handig wanneer je voor onverwachte uitgaven komt te staan, maar ook bijvoorbeeld om geld te reserveren voor nog te betalen belastingen.

4. Doe de boekhouding zoveel mogelijk zelf om de kosten laag te houden

De kosten van het volledig uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder zijn voor veel zzp’ers aan de hoge kant. Het ligt dus voor de hand dat veel van hen zoveel mogelijk zelf de boekhouding bijhouden. Zelf de boekhouding doen betekent niet dat je er alleen voor staat. Maak zoveel mogelijk gebruik van een online boekhoudprogramma. Zo werk je makkelijker en voorkom je fouten. Een online boekhoudprogramma biedt nog meer voordelen:

  • Via internet is je online boekhoudprogramma altijd bereikbaar, vanaf thuis, je werkplek of zelfs je vakantieadres.
  • Je kunt online je facturen samenstellen en digitaal versturen. Handig, en ook nog eens tijd- en kostenbesparend.
  • Je hoeft niet zelf te zorgen voor beveiliging en back-up van je boekhoudprogramma en gegevens.

5. Bewaar alle bonnen en facturen geordend

In elke administratie kom je de volgende basisonderdelen tegen:

  • uitgaande facturen
  • inkomende facturen
  • nota’s
  • en bankafschriften.

Het is wettelijk verplicht voor ondernemers om de administratie zeven jaar te bewaren. Daar vallen ook je bonnen en facturen onder. Vroeger zorgde dit voor kasten vol met dikke mappen, maar tegenwoordig is bijna alles digitaal.

Door deze digitalisering ligt de keuze voor een online boekhoudprogramma voor de hand. Een goed boekhoudprogramma helpt om je administratie te structureren, zodat je makkelijk alles terug kunt vinden en zo heb je altijd alles overzichtelijk bij de hand voor bijvoorbeeld de belastingaangifte.

Extra tip: je hebt vast wel eens gemerkt dat kassabonnen na een tijdje vervagen. Maak daarom op de dag van aankoop een digitale foto of scan van de bon die je wilt bewaren, en sla deze op in je digitale administratie.

6. Vraag leveranciers om digitale facturen

De administratie van de meeste zzp’ers is tegenwoordig dan wel vrijwel geheel digitaal, toch heb je soms nog te maken met leveranciers die met papieren facturen werken. Vraag dan of het alsnog mogelijk is een digitale factuur te krijgen. Digitale facturen zijn nu eenmaal makkelijker te verwerken in een online boekhoudprogramma en zo hou je een compleet overzicht op één plek van je facturen.

Het tijdperk van papieren facturen loopt op zijn einde, maar ondernemers die veel onderweg zijn met de auto hebben nog wel vaak te maken met papieren bonnetjes: bij het tanken. Is een tankpas handig voor zzp’ers? Een zakelijke tankpas biedt zeker voordelen: hiermee heb je de mogelijkheid een overzicht te maken van gemaakte reiskosten. Dit overzicht kun je dan direct verwerken in de boekhouding, zonder dat je alle bonnetjes van het tanken hoeft bij te houden. Bovendien krijg je zo ook direct inzicht in de terug te vragen btw.

7. Plan vaste uren in om aan de boekhouding te werken

Als ondernemer heb je vaak een volle agenda. Het gevaar bestaat daardoor dat je boekhoudwerk uitstelt. Hierdoor kan stress ontstaan bij opdoemende deadlines, bijvoorbeeld vlak voor de belastingaangifte. Dit is eenvoudig te voorkomen: breng structuur aan in de tijd die je besteedt aan je boekhouding. Laat het niet versloffen, dit kan problemen veroorzaken en ook uiteindelijk geld kosten: bijvoorbeeld een boete van de Belastingdienst.

Het werk stapelt zich snel op als je het een tijdje laat liggen. Dit kan weer leiden tot het overzicht kwijtraken, achterlopen met ontvangsten en betalingen, of dingen die zoekraken. Het is aan te raden om in je planning rekening te houden met een aantal uren boekhouden per week. Plan deze tijd in je agenda in, en hou je er zo goed mogelijk aan: zo maak je er een vaste routine van.

8. Wees niet bang om hulp in te schakelen

Veruit de meeste zzp’ers krijgen de gangbare aspecten van het boekhouden na een tijdje wel onder de knie. Maar je kunt natuurlijk ook tegen unieke of ingewikkelde uitdagingen aanlopen. Vooral bij diensten naar andere EU-landen kan het al snel complex worden.

Gelukkig is er altijd wel een administratiekantoor of instantie te vinden om jou als zzp’er te helpen met zowel eenvoudige als complexe vragen. Wacht niet te lang met hulp zoeken als je ergens niet uitkomt. Zeker bij complexe onderwerpen is het onmogelijk om alles zelf snel op te lossen.

9. In aanmerking komen voor zzp-aftrekposten

Voor zzp’ers zijn er aantrekkelijke fiscale aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Hoe kom je hiervoor in aanmerking?

Een van de eisen van de Belastingdienst voor de zelfstandigenaftrek is voldoen aan het urencriterium. Om te weten of je voldoet aan dit urencriterium, is het essentieel te weten hoeveel uren je hebt besteed aan je bedrijf. Het belang van het bijhouden van een urenadministratie als onderdeel van je boekhouding is dan ook groot.

Een andere bekende aftrekpost is de startersaftrek. Dit is eigenlijk een verhoging van de zelfstandigenaftrek. Het is dan ook zo dat je alleen in aanmerking komt voor startersaftrek als je al voldoet aan de eisen voor de zelfstandigenaftrek.

Dan is er nog de kleineondernemersregeling (KOR). Deze houdt in dat je kunt kiezen voor vrijstelling van btw als je in Nederland bent gevestigd en je omzet onder € 20.000 is in een kalenderjaar.

10. Neem alsnog een boekhouder als je denkt dat het fout gaat

Ondanks alle voorzorg, goede bedoelingen en inzet zijn er toch nog relatief veel zzp’ers die na een tijdje het overzicht kwijtraken. Ze zijn in een of meerdere valkuilen voor de startende zzp'er gestapt. Mocht je het overzicht kwijtraken, blijf hier dan niet te lang mee rondlopen. Het kan iedereen overkomen, maar roep wel hulp in van een professioneel boekhouder. Dat is niet gratis, maar vrijwel altijd voordeliger én verstandiger dan de zaken nog verder uit de hand te laten lopen.

Meer weten over succesvol ondernemen? Lees dan onze 10 tips om een succesvolle zzp’er te worden!

Mijnzzp.nl