+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Hoe werkt een kilometerregistratie voor zzp’ers en andere ondernemers?
Rijd je als ondernemer in een auto van de zaak? Dan krijg je vrijwel altijd te maken met fiscale bijtelling. De Belastingdienst telt dan een deel van de waarde van je auto op bij je belastbaar inkomen. Wil je geen bijtelling betalen? Dat mag alleen als je op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak. Om dit aannemelijk te maken, ben je verplicht een sluitende kilometerregistratie of rittenregistratie bij te houden.
Ook wanneer je zakelijke kilometers rijdt met je privéauto is een goede rittenregistratie nodig. Daarnaast bestaat er voor specifieke situaties een vereenvoudigde rittenregistratie. Deze geldt bijvoorbeeld voor bestuurders van bestelauto’s en staat los van woon-werkverkeer of reguliere zakelijke ritten. Je kunt er ook voor kiezen een verklaring geen privégebruik auto in te vullen. In alle gevallen moet je administratie voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en geldt er een wettelijke bewaarplicht.
Waarom een kilometerregistratie bijhouden belangrijk is
Voor veel zzp’ers is het bijhouden van een rittenadministratie geen bijzaak. Rijd je met een zakelijke auto minder dan 500 kilometer privé per jaar, dan voorkom je fiscale bijtelling. Je mag in dat geval wel de zakelijke autokosten aftrekken, zonder dat daar bijtelling tegenover staat.
Voorwaarde is wel dat je een volledige en controleerbare kilometerregistratie bijhoudt. Voldoe je hier niet aan, dan kan dat bij een controle leiden tot naheffingen en boetes. Het is dus verstandig om precies te weten welke regels gelden en hoe je jouw ritten het beste vastlegt. In dit artikel lees je hoe dat werkt.
Eisen aan kilometerregistratie volgens de Belastingdienst
Een rittenregistratie moet aan duidelijke voorwaarden voldoen om geaccepteerd te worden door de Belastingdienst.
Vaste voertuiggegevens
- Merk en type van de auto
- Kenteken
- De periode waarin je de auto gebruikt
Gegevens die je per rit vastlegt
- Datum van de rit
- Kilometerstand bij vertrek en bij aankomst
- Vertrekadres en aankomstadres
- Aard van de rit (zakelijk of privé)
Aandachtspunten bij het registreren
- Een heen- en terugrit telt als twee afzonderlijke ritten
- Wijk je af van de gebruikelijke route, noteer dan de reden
- Combineer je zakelijke en privé-kilometers in één rit, geef dan duidelijk aan welk deel privé is gereden
Vereenvoudigde rittenregistratie: wanneer mag dat?
In sommige situaties mag je een vereenvoudigde rittenregistratie gebruiken. Dit geldt onder andere voor ondernemers met een bestelauto die zeer veel ritten per dag maken, en voor rijinstructeurs. De exacte voorwaarden en uitzonderingen vind je op de website van de Belastingdienst.
Kilometerregistratie 7 jaar bewaren
Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt ook voor je kilometer- of rittenregistratie. De Belastingdienst moet achteraf kunnen controleren of je registratie klopt en aansluit op de gereden kilometers.
Zowel bij een zakelijke auto als bij het gebruik van een privéauto voor zakelijke ritten is een correcte registratie van belang. Fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot financiële gevolgen.
Handmatig of automatisch je ritten bijhouden?
Er zijn verschillende manieren om je kilometerregistratie vast te leggen. Welke methode het beste past, hangt af van hoe vaak en hoeveel je rijdt.
Handmatige kilometerregistratie
- Op papier: mogelijk, maar foutgevoelig
- In Excel of Google Sheets
- Via een online boekhoudprogramma
- Met een mobiele app
Automatische rittenregistratie
- Een automatisch rittenregistratiesysteem in de auto
- Let erop dat het systeem voldoet aan het Keurmerk RitRegistratieSystemen
- Of uitbesteden aan een boekhouder of accountant
Boekhoudprogramma met rittenregistratie
Rijd je veel zakelijke kilometers, dan is een boekhoudprogramma met ingebouwde rittenregistratie vaak handig. De voordelen:
- Alles op één centrale plek
- Minder kans op fouten
- Registratie sluit aan op de eisen van de Belastingdienst
Overweeg vooraf goed welk pakket bij je past. Niet elk boekhoudprogramma biedt dezelfde mogelijkheden voor rittenregistratie.
Gevolgen van een onvolledige kilometerregistratie
Houd je jouw rittenadministratie niet goed bij, dan kan dat financiële gevolgen hebben. Bij een controle kan de Belastingdienst onder andere:
- Een naheffing opleggen voor de bijtelling
- Een verzuimboete opleggen als regels niet zijn gevolgd
- Bij ernstige nalatigheid een vergrijpboete opleggen tot 100% van de naheffing
Praktische tips voor een goede rittenadministratie
- Werk je administratie direct bij
- Ga je over de 500 km privé heen? Meld dit meteen bij de Belastingdienst
- Bewaar tank- en onderhoudsbonnen
- Registreer ook kilometers met vervangend vervoer
- Vergeet de verklaring ‘geen privégebruik auto’ niet in te dienen
Online boekhoudprogramma met rittenadministratie
Met een online boekhoudpakket met rittenadministratie houd je eenvoudig en overzichtelijk je kilometers bij. Via een app registreer je ritten onderweg, zodat je administratie altijd actueel is.
Voor de meeste ondernemers is een kilometerregistratie onmisbaar. Zonder registratie loop je het risico op bijtelling en financiële correcties. Door je ritten zorgvuldig vast te leggen, voorkom je verrassingen achteraf.
Mijnzzp.nl