+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouding bewaren als zzp'er: bewaarplicht en slim online boekhouden
Als ondernemer ben je verplicht om je financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Gaat het om gegevens over onroerende zaken, dan geldt vaak een termijn van tien jaar. Daarom is het belangrijk om de boekhouding netjes en veilig op te slaan. Veel zzp'ers kiezen hiervoor een online boekhoudprogramma, omdat je daarmee documenten en gegevens centraal bewaart. Op onze vergelijkingspagina vind je geschikte boekhoudpakketten en zzp-boekhoudpakketten om online boekhouden eenvoudig te regelen.
In dit artikel lees je wat onder de fiscale bewaarplicht valt, hoe je digitale facturen correct bewaart en waarom boekhoudsoftware veel rust geeft als de Belastingdienst vragen stelt.
Bewaarplicht financiële administratie
Voor ondernemers gelden duidelijke regels rond bewaren. De bewaarplicht van de boekhouding geldt ook voor de meeste zzp'ers. De Belastingdienst kan controles uitvoeren en dan moet je de administratie kunnen overleggen. Met boekhoudsoftware kun je dit overzichtelijk regelen, inclusief bankafschriften, facturen en rapporten. Het is vaak slimmer om je administratie in de cloud te bewaren dan op je eigen pc of een losse harde schijf.
Let op: de bewaarplicht heeft niet alleen betrekking op facturen, maar ook op gegevens van je zakelijke rekening en bijbehorende bankafschriften. Een boekhoudprogramma zzp kan daarbij helpen door documenten automatisch te archiveren en transacties te koppelen aan de juiste posten.
De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op de basisgegevens
- Het grootboek.
- De voorraadadministratie.
- De debiteuren- en crediteurenadministratie.
- De in- en verkoopadministratie.
- De loonadministratie.
- Eventuele financiële contracten.
Fiscale zaken en online boekhouden
Je boekhouding vormt de basis voor fiscale aangiftes. Bewaar je gegevens daarom veilig en zorg voor een goede back-up. Werk je met een online boekhoudprogramma, dan wordt er meestal automatisch een back-up gemaakt en heb je overal toegang tot je administratie. Wil je weten wat boekhouden in de cloud precies inhoudt, lees dan online boekhouden in de cloud. Een extra voordeel van online software is dat je vaak ook offertes, contracten en facturen in hetzelfde systeem bewaart.
Startende ondernemer en boekhouding
Startende zzp'ers kiezen vaak voor online boekhouden om overzicht te houden en sneller te kunnen sturen op cijfers. Met een boekhoudpakket bespaar je tijd, houd je je documenten centraal en heb je minder losse gegevensdragers nodig. Handig is ook dat veel boekhoudpakketten een app hebben, zie bijvoorbeeld boekhouding-apps.
Rijksoverheid en de bewaarplicht
Niet alleen de Belastingdienst kan je administratie opvragen. In sommige situaties kan ook een inspecteur een controle uitvoeren. Dat komt bij kleine ondernemers minder vaak voor, maar het is goed om te weten dat je administratie ook voor andere instanties relevant kan zijn, zoals een toezichthouder. Een goed ingericht boekhoudpakket maakt het makkelijker om gegevens snel terug te vinden.
Hoe lang moet ik btw-gegevens bewaren?
Btw-gegevens vallen ook onder de bewaarplicht. Denk aan het btw-overzicht, de onderbouwing met inkoop- en verkoopfacturen en de ingediende aangiftes. Bij een controle moet je kunnen laten zien hoe bedragen tot stand zijn gekomen. Meer hierover lees je bij btw-aangifte doen. Wil je snel bedragen checken, gebruik dan btw-berekenen.
Basisgegevens korter bewaren
In bijzondere situaties kun je afspraken maken over bepaalde bewaartermijnen, maar de financiële basisgegevens moet je in principe minimaal zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor documenten die je cijfers onderbouwen. Zzp'ers met een eenmanszaak zijn vaak niet verplicht om een jaarrekening te laten maken, maar je bewaart wel de stukken die nodig zijn voor je aangiftes. Veel ondernemers gebruiken daarvoor een winst- en verliesrekening met de balans.
Administratie en boekhouding bewaren
Je hoeft niet alles te bewaren, maar wél alles wat onder de financiële administratie valt. Dat zijn de gegevens waarmee je inkomsten en uitgaven te herleiden zijn. Denk aan grootboek, loonadministratie, voorraadadministratie, debiteuren en crediteuren en je complete facturatie. Wil je precies weten wat eronder valt, bekijk dan financiële administratie.
Bewaartermijn en bewaarplicht digitale facturen
Facturen moet je in de originele vorm bewaren. Krijg je facturen digitaal binnen, dan moet je ze ook digitaal opslaan. Uitprinten en als papierarchief bewaren is doorgaans onvoldoende. Veel ondernemers factureren digitaal en verwerken dit direct in hun boekhoudsoftware. Daarmee voldoe je makkelijker aan de regels en kun je documenten snel terugvinden bij vragen.
Aangifte inkomstenbelasting bewaren
De aangifte inkomstenbelasting is een privézaak, maar het kan wel handig zijn om deze te bewaren voor jezelf, bijvoorbeeld bij een lening of hypotheek. Voor je onderneming zijn vooral de zakelijke belastinggegevens belangrijk, zoals de btw-aangifte. Als je wilt weten wanneer je als ondernemer wordt gezien, lees dan ondernemer voor de inkomstenbelasting.
Online boekhouden voor zzp'ers
De meeste zzp'ers kiezen voor een eenvoudig boekhoudprogramma waarmee je facturen, bonnen en bankmutaties snel verwerkt. Met een zzp-boekhoudprogramma kun je ook onderweg werken via een app en blijft je administratie op één plek. Daarnaast kun je met koppelingen veel werk automatiseren, zoals het inlezen van bankmutaties en het voorbereiden van aangiftes.
Voordelen van online boekhouden
- Altijd inzicht in inkomsten en uitgaven.
- Debiteuren en crediteuren overzichtelijk bijhouden.
- Facturen en offertes opstellen in je eigen huisstijl.
- Documenten en cijfers centraal bewaren voor de bewaarplicht.
- Sneller werken en minder fouten door automatisering.
- Koppelingen met bank en Belastingdienst waar mogelijk.
Bewaarplicht administratie en boekhouding
Je blijft als ondernemer altijd zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie. Daarom kiezen veel zzp'ers voor digitaal werken in plaats van losse mappen of Excel. Een goed boekhoudpakket helpt je om documenten terug te vinden, controles te doorstaan en je administratie netjes op orde te houden.
Boekhoudprogramma's en urenadministratie
Naast de financiële administratie kan het slim zijn om je uren bij te houden, bijvoorbeeld als je met fiscale voordelen werkt. Veel zzp-software en boekhoudpakketten bieden een urenfunctie. Wil je eenvoudig je gewerkte tijd berekenen, gebruik dan Urencalculator.
Samenvatting
Als zzp'er moet je je financiële administratie minimaal zeven jaar bewaren en voor onroerende zaken vaak tien jaar. Met online boekhouden in een online boekhoudprogramma sla je facturen, bankgegevens en basisadministratie veilig en overzichtelijk op. Digitale facturen bewaar je ook digitaal, zodat je bij controle snel alles kunt overleggen. Wil je een passend boekhoudprogramma zzp kiezen, vergelijk dan de aanbieders via boekhoudsoftware vergelijken.
Mijnzzp.nl