Als ondernemer is het verplicht om de financiële administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Wanneer het gegevens betreft over onroerende zaken, dan is deze bewaartermijn tien jaar. Het is dus belangrijk om de boekhouding op de juiste manier te bewaren. De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting, maar het is ook verstandig om de algemene administratie goed te bewaren. Niet alleen vanwege de fiscus, maar ook voor jezelf. Je weet tenslotte nooit wanneer je de gegevens nodig zult hebben. De bewaarplicht administratie is van toepassing op alle ondernemers en dus ook van toepassing op zzp'ers. De boekhouding zzp regel je vandaag de dag het beste door middel van online boekhouden. Hiermee kun je eenvoudig een kloppende boekhouding opzetten.
Inhoudsopgave
Bewaarplicht financiële administratie
• De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op de basisgegevens:
• Fiscale zaken en online boekhouden
Startende ondernemer en boekhouding
• Rijksoverheid en de bewaarplicht
• Hoelang moet ik de btw gegeven bewaren?
• Basisgegevens korter bewaren
Administratie en boekhouding bewaren
Bewaartermijn en bewaarplicht digitale facturen
• Aangifte inkomstenbelasting bewaren
Online boekhouden zzp'er
• Voordelen van online boekhouden:
• Bewaarplicht administratie boekhouding zzp
• Boekhoudprogramma's en urenadministratie
Bewaarplicht financiële administratie
Ondernemers hebben dus te maken met strikte regelgeving wanneer het gaat om de bewaarplicht van de boekhouding. Deze regelgeving geldt ook voor zzp'ers. Voor particulieren is er geen wettelijke bewaarplicht, echter kan de Belastingdienst tot vijf jaar terug de gegevens opvragen. De Belastingdienst kan ondernemers en particulieren controleren op de boekhouding en andere belangrijke documenten.
De administratie zeven jaar bewaren kun je eenvoudig regelen door gebruik te maken van online boekhoudsoftware. Overigens heeft de bewaarplicht administratie ook betrekking op de zakelijke rekening en de bijbehorende bankafschriften naast alle inkomsten en uitgaven. De boekhouding zzp bewaar je het beste online in de cloud en niet op de eigen pc of externe harde schijf. De privé uitgaven hoef je verder niet te bewaren als ondernemer. Voor particulieren geldt deze regeling in het geheel niet.
De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op de basisgegevens:
- Het grootboek.
- De voorraadadministratie.
- De debiteuren- en crediteurenadministratie.
- De in- en verkoopadministratie.
- De loonadministratie.
- Eventuele financiële contracten.
Fiscale zaken en online boekhouden
De boekhouding vormt een belangrijk onderdeel van de fiscale aangifte. Wanneer je online boekhoudt, dan is het belangrijk dat je de gegevens veilig bewaart. Het is verstandig om hiervoor een externe back-up te maken. Dit kan bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de cloud. Op deze manier weet je zeker dat je gegevens niet verloren gaan en dat je altijd toegang hebt tot je boekhouding. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan is er automatisch sprake van een goede back-up. In dat geval kun je ook andere gegevens bewaren, zoals offertes, contracten en facturen.
Startende ondernemer en boekhouding
De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Ook startende zzp'ers kiezen in veel gevallen voor een boekhoudprogramma om de financiële positie van hun onderneming in kaart te brengen en te monitoren. Hiermee kunnen ze beter inspelen op financiële situaties en eventuele problemen voorkomen.
Het is belangrijk dat je als ondernemer de boekhouding goed bijhoudt. Je hebt hier namelijk veel profijt van. Met een boekhoudprogramma bespaar je ook veel tijd. Daarnaast heb je de beschikking over een handige app. Je hebt in dat geval ook geen externe gegevensdragers nodig, zoals een USB-stick of externe harde schijf. Met een goed online boekhoudprogramma voldoe je dus aan de bewaarplicht en beschik je over de mogelijkheid om een goede administratie op te zetten.
Rijksoverheid en de bewaarplicht
Het is niet zo dat alleen de Belastingdienst de boekhouding kan controleren. Ook andere instanties kunnen een controle uitvoeren. In de praktijk is het wel zo dat de meeste ondernemers alleen te maken hebben met de Belastingdienst. Het bewaren van de boekhouding is dus ook van toepassing op andere instanties, zoals een toezichthouder. Een toezichthouder kan ook interesse hebben in de verkoopadministratie of crediteurenadministratie. Dit heeft ook alleen betrekking op de basisgegevens en de meeste kleine ondernemers hebben hiermee verder niet te maken.
Hoelang moet ik de btw gegeven bewaren?
Btw-gegevens, zoals de betaalde btw en de btw-aangifte zelf, vallen ook onder de wettelijke bewaarplicht. Het is van belang dat je het betaalde btw-bedrag en de btw-aangifte binnen een goede boekhouding kunt terugvinden. Het maakt verder niet uit dat de Belastingdienst zelf ook over de btw-aangifte beschikt. Bij een controle moet je alle gegevens kunnen overhandigen.
Basisgegevens korter bewaren
Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over het bewaren van bepaalde gegevens. Dit heeft in de meeste gevallen alleen betrekking op de algemene administratie. De financiële basisgegevens moet je wel gewoon minimaal zeven jaar bewaren. Dit heeft ook betrekking op de jaarrekening. De meeste zzp'ers zijn overigens niet verplicht om een jaarrekening te laten maken. Zzp'ers met een eenmanszaak hebben voldoende aan een winst- en verliesrekening inclusief de balans. In ieder geval is het belangrijk om de gegevens voor de overheid goed te bewaren.
Administratie en boekhouding bewaren
Er zijn redelijk veel starters die denken dat ze alle gegevens moeten bewaren. Dit is niet het geval. Je hoeft alleen de financiële basisgegevens te bewaren. Deze gegevens moet je wel minimaal zeven jaar bewaren. Het grootboek, loonadministratie, voorraadadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en de complete facturatie moet je bewaren. Op deze manier kun je precies aantonen welke inkomsten en uitgaven je gedaan hebt. Algemene administratieve gegevens hoef je wettelijk gezien niet te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan algemene e-mails van leveranciers of aan onbelangrijke gebruikte agenda's.
Bewaartermijn en bewaarplicht digitale facturen
Met betrekking tot facturen is het verplicht om de originele facturen te bewaren. Digitale facturen, die binnenkomen via e-mail moet je dus digitaal bewaren. Strikt gezien voldoen uitgeprinte digitale facturen niet aan de bewaarplicht. De meeste ondernemers factureren tegenwoordig digitaal. Bij een mogelijke controle moet je dus de digitale facturen kunnen overleggen. Digitale facturen en andere cijfers moet je ook zeven jaar bewaren.
Aangifte inkomstenbelasting bewaren
Het is niet nodig om de aangifte inkomstenbelasting te bewaren omdat dit een privékwestie betreft. Vanzelfsprekend kan dit wel weer voor je eigen administratie belangrijk zijn. Daarnaast kun je de gegevens nodig hebben voor een lening of krediet. Gegevens over andere vormen van belasting die de onderneming aangaan moet je wel bewaren. Denk bijvoorbeeld aan de btw-aangifte. De meeste zzp'ers en andere ondernemers moeten ieder kwartaal verplicht btw-aangifte doen.
Online boekhouden zzp'er
Zzp'ers kiezen in veel gevallen voor een eenvoudig boekhoudprogramma. Op deze manier is het zelf bijhouden van de boekhouding een stuk makkelijker geworden. Ook kun je hiermee eenvoudig journaalposten aanmaken. Je hebt de beschikking over een handige app, waarmee je ook onderweg kunt werken. Daarnaast hoef je geen externe gegevensdragers meer te gebruiken. Dit is wel zo prettig, omdat je zo altijd en overal toegang tot je administratie hebt.
Voordelen van online boekhouden:
- Eenvoudig alle cijfers tot je beschikking.
- De debiteuren- en crediteurenadministratie is eenvoudig.
- Het bijhouden van mutaties is mogelijk.
- Je voldoet aan de bewaarplicht door middel van een back-up.
- Het aanmaken van een grootboek is makkelijk.
- Je hebt inzicht in alle uitgaven.
- Je kunt ook de algemene administratie bijhouden.
- Je kunt facturen en offertes opstellen in de huisstijl.
- Er zijn koppelingen mogelijk met de bank en Belastingdienst.
- Een boekhoudprogramma voorkomt fiscaal gezien fouten.
- Het werkt veel sneller.
- Je hebt eigenlijk geen boekhouder meer nodig.
Bewaarplicht administratie boekhouding zzp
Zelfstandig ondernemers zijn dus net zo als andere ondernemers verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst stelt ook eisen aan de administratie zelf. Het is daarom zo belangrijk om een goede administratie op te zetten. Dit doe je over het algemeen niet in Excel en ook niet met een ander gratis boekhoudprogramma. Kleine ondernemers kunnen voor de administratie veel beter gebruikmaken van digitaal boekhouden. Jouw boekhouding is belangrijk als ondernemer en moet daarom niet onderschat worden. Iedere ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de administratie en kan niemand anders hierop aanspreken.
Boekhoudprogramma's en urenadministratie
Als zzp'er is het ook belangrijk om alle gewerkte uren bij te houden door middel van een urenregistratie. Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel erg verstandig als zzp'er. De urenregistratie kun je ook gewoon bewaren voor de Belastingdienst. Er is verder geen verplichting om een urenregistratie bij te houden. Wil je optimaal kunnen genieten van de fiscale voordelen, dan is het verstandig om alle uren nauwkeurig te registreren. Dit kan tegenwoordig met alle boekhoudprogramma's
Het is belangrijk om de boekhouding op de juiste manier te bewaren. De meest zzp'ers bewaren de boekhouding automatisch door gebruik te maken van online boekhouden.
Je kunt ook zelf een kopie van de boekhouding maken. Zorg er dan wel voor dat alle gegevens toegankelijk blijven.
Mijnzzp.nl