Na het inschrijven bij de Kamer van Koophandel krijg je als startende ondernemer te maken met de boekhouding. Dan is het natuurlijk wel belangrijk om te weten hoe je de boekhouding moet organiseren. Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen financiële administratie. Dit wil inhouden dat je wettelijk verplicht bent om alle inkomsten en uitgaven vast te leggen. Voor de zzp boekhouding gebruiken de meeste zelfstandig ondernemers een online boekhoudprogramma. In dit artikel vertellen we je alles over de basisbeginselen van boekhouden als ondernemer met een eenmanszaak. Zo kom je goed voorbereid van start!
Een overzichtelijke boekhouding opzetten is erg belangrijk om inzicht te hebben in de financiële situatie van je onderneming en te houden. Daarom kun je het beste gebruikmaken van een goed boekhoudpakket. Er zijn verschillende boekhoudpakketten beschikbaar die speciaal gemaakt zijn voor zzp'ers. Hiermee kun je als zzp'er de complete boekhouding bijhouden en dat is alles wat je nodig hebt. Voor de Belastingdienst kan het ook belangrijk zijn om een urenregistratie bij te houden. De urenregistratie is dus niet alleen handig voor het bijhouden van de gewerkte uren. De urenregistratie is voor de meeste zzp'ers belangrijk naast de algemene administratie. Een overzichtelijke boekhouding is belangrijk als zzp'er en zeker jouw boekhouding.
Hoe doe je de boekhouding?
- Voor startende ondernemers is het erg belangrijk om de boekhouding op de juiste manier op te zetten. De meeste ondernemers gebruiken hiervoor een online boekhoudprogramma. Het bijhouden van de financiële administratie is om verschillende redenen belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan de inkomstenbelasting, de voorraadadministratie en aan de btw-aangifte. Vanzelfsprekend hebben zzp'ers te maken met veel meer financiële administratie dan particulieren. Boekhouden is niet moeilijk, maar het is wel belangrijk om de boekhouding nauwkeurig bij te houden. Dit doe je dan ook het beste met een boekhoudprogramma. In een boekhoudprogramma boek je inkoop- en verkoopfacturen in op de juiste grootboekrekening. Dit maakt de boekhouding beter overzichtelijk en voorkomt fouten. Zoals eerder omschreven beschikken de boekhoudpakketten ook over de mogelijkheid om de urenregistratie bij te houden. Hiervoor hoef je dus geen losse software voor te gebruiken.
Handige mobiele app
Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma kun je ook gebruikmaken van een handige mobiele app. Hiermee kun je de gewerkte uren bijhouden en nog veel meer. Denk bijvoorbeeld aan de scan en herken functie waarmee direct losse bonnetjes en facturen kunt uploaden naar de administratie. De app is gratis te gebruiken en werkt eenvoudig.
Waar bestaat de financiële administratie uit?
- Zzp'ers zijn verplicht om de financiële administratie op de juiste manier te voeren. De Belastingdienst kan hierdoor alle inkomsten en uitgaven controleren. Deze gegevens zijn uiteindelijk nodig voor de aangifte inkomstenbelasting. De financiële administratie heeft in het kort betrekking op alle cijfers die de onderneming aangaan. Denk bijvoorbeeld aan alle binnenkomende facturen, uitgaande facturen en aan de urenregistratie. Voor de zakelijke inkomsten kun je het beste gebruikmaken van een zakelijke bankrekening. Deze heb je onder andere nodig voor de gratis bankkoppeling die je kunt gebruiken. Het is verstandig om gebruik te maken van een aparte zakelijke rekening.
Facturen maken met een boekhoudpakket
Het maken en bijhouden van facturen kan het beste gedaan worden door middel van online boekhouden. Met een boekhoudprogramma is het opstellen van facturen eenvoudig. Een boekhoudprogramma geeft je ook inzicht in alle facturen die je hebt verstuurd en ontvangen. Dit is erg handig bij het opmaken van de jaarcijfers. De facturatie moet altijd goed verlopen, omdat dit de basis is van een succesvolle onderneming. Het facturen maken kan vanzelfsprekend in de eigen huisstijl gedaan worden. Het factureren kan kun je weer doen door middel van e-facturen die opgemaakt worden als pdf. De e-facturen kun je rechtstreeks mailen naar de klanten. Ook is het mogelijk om alle verkoopfacturen te koppelen aan de debiteurenadministratie. Eventuele betalingsherinneringen kun je geautomatiseerd versturen.
Het maken en bijhouden van facturen kan het beste gedaan worden door middel van online boekhouden. Met een Btw-aangifte en voorbelasting
Bijna alle ondernemers moeten ieder kwartaal de btw-aangifte indienen bij de Belastingdienst. De Belastingdienst maakt het mogelijk om vanuit boekhoudprogramma's eenvoudig btw-aangifte te doen. Met alle programma's is het mogelijk om automatisch de betaalde btw in mindering te brengen. De btw-aangifte hoef je dus niet zelf te berekenen, omdat een boekhoudpakket dit automatische kan berekenen. Voor het doen van de btw-aangifte is het wel nodig om eerst een koppeling te maken tussen het boekhoudprogramma en de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft automatiseren hoog aangeschreven staan wanneer we het hebben over de boekhouding en de btw-aangifte.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Wil je niet met btw te maken hebben, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Deze regeling is alleen toepasbaar op kleine ondernemers met een beperkte omzet. Als je gebruik wilt maken van de regeling, moet je eerst een aanvraag doen bij de Belastingdienst. Nadat je bent toegelaten, hoeft je geen btw-aangifte meer te doen.
Tip: Zie voor de btw-aangifte ook onze btw-calculator:
Wat valt er onder de zzp boekhouding?
De boekhouding heeft betrekking op alle financiële gegevens die te maken hebben met de onderneming. Denk hierbij aan alle debiteuren en crediteuren, het grootboek, de omzetbelasting en aan mogelijke financiële rapporten. Daarnaast heeft boekhouden ook betrekking op het bewaren van alle gegevens voor de Belastingdienst. De Belastingdienst kan ondernemers tot zeven jaar terug vragen om de boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van opgegeven aftrekposten.
Zelfstandigenaftrek en urenregistratie
- De meeste zelfstandig ondernemers maken gebruik van de zelfstandigenaftrek. Om voor de zelfstandigenaftrek in aanmerking te komen is het erg belangrijk om alle uren nauwkeurig bij te houden. Dit is niet alleen van toepassing op de gewerkte uren, maar ook op alle uren die je aan de onderneming hebt besteed. Je mag de tijd die je aan offertes maken, marketing en nog veel meer besteedt, allemaal meetellen om aan het urencriterium te voldoen. Dit betekent dat je per jaar minimaal 1.225 uren aan de onderneming moet werken. Als je niet aan het urencriterium voldoet, is de zelfstandigenaftrek in gevaar en dat heeft gevolgen voor de belastingheffing. Het is dus belangrijk om te voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst.
Kan ik mijn eigen boekhouding doen?
Voor de meeste zzp'ers is het tegenwoordig geen enkel probleem om zelf de boekhouding te doen. Boekhouden is de laatste jaren een stuk eenvoudiger geworden. In het verleden was het al snel nodig om gebruik te maken van een boekhouder of accountant. Tegenwoordig maken de meeste ondernemers gebruik van boekhoudsoftware. Hierdoor kunnen alle zzp'ers zelf hun administratie opzetten en bijhouden. Ook zijn de kosten een stuk lager wanneer je zelf de boekhouding doet.
Basiskennis boekhouden
Als zzp'er of als freelancer is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de meest voorkomende regels voor het verwerken van de administratie. Voor starters is het ook belangrijk om eerst alle termen en begrippen te leren kennen. Boekhouden is niet moeilijk, echter is het wel belangrijk om fouten te voorkomen. Voor starters worden er ook cursussen aangeboden die gericht zijn op het boekhouden met een boekhoudprogramma. De meeste ondernemers kunnen hierdoor binnen no-time zelf boekhouden.
Met welke kosten heb je allemaal te maken als zzp'er?
Als zelfstandige heb je te maken met verschillende belastingen. De belastingen zijn echter niet het enige wat je moet betalen. Denk bijvoorbeeld ook aan de verplichte premie voor de Zorgverzekeringswet. Daarnaast is het belangrijk om jezelf te verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid. Ook kan het in bepaalde gevallen voorkomen dat opdrachtgevers een aansprakelijkheidsverzekering verlangen. Daarnaast is de overheid ook bezig met het verplichten van verschillende verzekeringen voor zelfstandig ondernemers.
Welke soorten administratie zijn er:
- Grootboekadministratie.
- Debiteurenadministratie.
- Crediteurenadministratie.
- In- en verkoopadministratie.
- Voorraadadministratie.
- Rittenadministratie.
- Urenregistratie.
- Eventueel de loonadministratie.
Administratie en ondernemen
Als ondernemer is het belangrijk om op ieder moment overzicht te houden op je geldzaken. De geldzaken hebben alles te maken met een duidelijke administratie voeren. Denk alleen al aan het tijdig voldoen van de btw per kwartaal. Wanneer je gebruikmaakt van een goed boekhoudprogramma heb je ook de beschikking over een mobiele app. Met de app kun je eenvoudig een factuur opstellen en ook precies zien wie er betaald heeft. Zoals eerder omschreven kunnen zzp'ers te maken hebben met verschillende vormen van administratie.
Boekhouder inhuren voor bepaalde diensten
Het volledig uitbesteden van de boekhouding is tegenwoordig niet meer nodig. Wel zijn er redelijk veel ondernemers die voor bepaalde werkzaamheden alsnog gebruikmaken van een boekhouder of accountant. Denk aan het opstellen van de resultatenberekening of bijvoorbeeld aan het maken van officiële jaarstukken. Ook voor het doorvoeren van complexe wijzigingen kan het slim zijn om gebruik te maken van een boekhouder. Voor alleen de btw-aangifte heb je geen boekhouder nodig. Vanzelfsprekend kun je de boekhouder ook gewoon de btw-aangifte laten verzorgen. Met een goed boekhoudprogramma kun je dit ook zelf doen.
Verschil boekhouding zzp en mkb
Zzp'ers en Mkb'ers hebben allebei te maken met verplicht boekhouden, echter betreft dit wel verschillende vormen van boekhouden. Zzp'ers mogen enkelvoudig boekhouden toepassen. Mkb-bedrijven zijn meestal verplicht om dubbel boekhouden toe te passen. Daarnaast zijn zzp'ers met een eenmanszaak niet verplicht om een jaarrekening te maken. Zzp'ers hebben voldoende aan een winst- en verliesrekening inclusief de balans voor de aangifte inkomstenbelasting. De aangifte inkomstenbelasting kun je met de meeste boekhoudprogramma's ook opmaken en versturen naar de Belastingdienst. Het online boekhouden is dus op een brede manier inzetbaar voor je onderneming.
Toch liever de boekhouding uitbesteden?
Het is voor alle ondernemers belangrijk om je boekhouding goed te organiseren. Voor sommige ondernemers kan het raadzaam zijn om gebruik te maken van een boekhouder. Dit zal je over het algemeen veel extra tijd opleveren en voorkomt problemen met geldzaken. Ook voor het bewaren van de boekhouding kun je gebruikmaken van een boekhouder of administratiekantoor. Met andere woorden heb je meerdere mogelijkheden als zzp'er. Zo weet je zeker dat je geen fiscale voordelen misloopt. De meeste online boekhoudpakketten kun je ook in samenwerking met je boekhouder gebruiken. Zo weet je zeker dat je een overzichtelijke boekhouding hebt. Een boekhouder inschakelen kan dus verstandig zijn als zzp'er.
Online boekhouden en boekhoudpakket
Er zijn meerdere goede boekhoudprogramma's die je kunt gebruiken. Het is verstandig om een goede vergelijking te maken op de functionaliteiten. Alle aanbieders maken gebruik van een gratis proefperiode om het boekhoudprogramma uit te proberen. Ook krijg je de beschikking over een gratis helpdesk waar je met alle vragen terecht kunt. De gratis helpdesk is bereikbaar via de telefoon en mail. Met een gratis account kun je van alle functies gebruikmaken. Kleine ondernemers kiezen vaak voor e-boekhouden, maar er zijn meer goede boekhoudpakketten beschikbaar voor de boekhouding zzp.
Het organiseren van de boekhouding kan als zzp'er op verschillende manieren. Er zijn redelijk veel zzp'ers die een hybride methode hanteren. Hierbij doe je de meeste werkzaamheden zelf, en is je boekhouder alleen verantwoordelijk voor het controleren van de boekhouding. Heti is ook mogelijk om advies in te winnen bij de kamer van koophandel.
Mijnzzp.nl