+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Welke soorten administratie zijn er? Overzicht voor ondernemers
Als ondernemer krijg je te maken met verschillende vormen van administratie. In grote lijnen kun je die verdelen in twee hoofdcategorieën: de financiële administratie (boekhouding) en de bedrijfsadministratie. De financiële administratie gaat vooral over cijfers, facturen en aangiftes, terwijl de bedrijfsadministratie breder is en bijvoorbeeld ook personeelszaken, inkoop- en verkoopprocessen kan omvatten.
Daarnaast bestaan er branchespecifieke administraties, zoals een juridische, logistieke of medische administratie. In bijna elke vorm spelen financiële gegevens een rol. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen en laten we zien welke administraties er zijn, wat erin hoort en hoe je ze praktisch bijhoudt.
Als zzp’er heb je dus altijd te maken met administratie en boekhouding. Veel ondernemers kiezen daarom voor digitale boekhouding met boekhoudsoftware. Online boekhouden is overzichtelijk, bespaart tijd en maakt het makkelijker om gegevens terug te vinden. Vaak kun je ook werken met een gratis app, bijvoorbeeld voor urenregistratie of het vastleggen van bonnetjes. Veel pakketten werken in de cloud en maken regelmatig back-ups. Uiteraard kun je ook een boekhouder inschakelen, maar je blijft als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van je administratie volgens de richtlijnen van de Belastingdienst.
Financiële administratie: wat valt onder de boekhouding?
De financiële administratie heeft betrekking op de boekhouding van de onderneming. Zie het als alle gegevens die te maken hebben met geldstromen: inkomsten, uitgaven, btw, betaalde kosten en (indien van toepassing) loonheffingen. Hieronder vallen bijvoorbeeld inkomende en uitgaande facturen, bankmutaties en rapportages zoals de balans en de winst- en verliesrekening.
Veelvoorkomende onderdelen van de financiële administratie:
- De grootboekadministratie.
- De in- en verkoopadministratie.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie.
- De voorraadadministratie.
- De loonadministratie.
- De rittenadministratie.
- De urenadministratie.
Bedrijfsadministratie: alles rondom processen en organisatie
Naast de financiële administratie bestaat er ook bedrijfsadministratie. Dit is breder dan boekhouding en gaat over interne processen en organisatie. Denk aan personeelsdossiers, contracten, planning, projectadministratie, voorraad- en logistieke processen of klantgegevens. Niet elk onderdeel is verplicht, maar het kan wel belangrijk zijn voor een goede bedrijfsvoering.
Branche- en vakgerichte administraties
Sommige beroepen krijgen te maken met extra eisen of eigen registraties. Denk aan medische dossiers in de zorg, juridische dossiervorming bij juristen of logistieke documentatie in transport. In zulke gevallen gelden er vaak aanvullende regels. Binnen deze vormen van administratie zitten meestal ook financiële gegevens, maar er is vaak meer dan alleen boekhouding.
Administratie bijhouden als zzp’er: wat hoort wél en niet bij de boekhouding?
Niet alle administratieve gegevens horen automatisch bij de financiële administratie. Algemene e-mails, afspraken of notities vallen meestal niet onder de boekhouding, tenzij ze direct betrekking hebben op financiële transacties. Zodra informatie invloed heeft op inkomsten, uitgaven, facturen of contracten met financiële afspraken, kan het wél onderdeel worden van de financiële administratie.
Wanneer je een administratie moet bijhouden, is het daarom slim om te weten welke gegevens onder de boekhouding vallen. Dat bepaalt namelijk welke wettelijke verplichtingen gelden en hoe je alles moet bewaren. Per branche kunnen er bovendien extra voorwaarden bestaan, bijvoorbeeld bij medische administraties met strikte regelgeving.
Administratie en boekhouding voor startende ondernemers
Start je net? Dan is het prettig om te weten dat je geen boekhoudkundige achtergrond nodig hebt om een administratie op te zetten. Met een boekhoudprogramma kun je snel beginnen en werk je stap voor stap. Online boekhouden is voor veel zzp’ers de standaard en starters kiezen vaak voor een boekhoudpakket dat aansluit op hun werkzaamheden. Basiskennis is meestal voldoende, en die kun je uitbreiden via een online cursus en door de belangrijkste begrippen en termen te leren.
Kasboek bijhouden
Werk je (af en toe) met contante betalingen? Dan is een kasboek handig. Met een boekhoudprogramma kun je contante uitgaven en losse bonnetjes vaak eenvoudig verwerken via een mobiele app. Zo houd je ook je kasboek digitaal bij en raak je minder snel losse bonnen kwijt.
Grootboekadministratie
De grootboekadministratie is de indeling van je boekhouding in categorieën (grootboekrekeningen). Daarmee koppel je inkomsten en kosten aan de juiste posten. Voor veel zzp’ers blijft dit overzichtelijk, terwijl mkb-bedrijven vaak uitgebreidere grootboeken gebruiken door het grotere aantal boekingen.
In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie draait om het verzamelen en verwerken van alle inkoop- en verkoopfacturen. Het helpt om deze onderdelen duidelijk te scheiden, zodat je snel inzicht hebt in je kosten, omzet en marges.
Inkomende en uitgaande facturen controleren
Het is verstandig om facturen regelmatig te controleren. Bij controles kan de Belastingdienst vragen stellen over opgevoerde kosten, omzet of btw. Controleer daarom bedrijfsgegevens, factuurnummers, bedragen en het btw-tarief. Juist daar gaat het in de praktijk nog weleens mis.
Debiteuren- en crediteurenadministratie controleren
Boekhouden draait voor een groot deel om het correct verwerken van facturen. Zorg dat je gegevens kloppen en controleer regelmatig je debiteuren- en crediteurenadministratie. Met een overzichtelijke structuur voorkom je zoekgeraakte facturen en verklein je de kans op onjuiste boekingen.
Ook moeten facturen voldoen aan wet- en regelgeving. Dat gaat onder andere over de juiste btw-tarieven en correcte bedrijfsgegevens. Door dit netjes te verwerken, houd je je facturatie op orde.
Voorraadadministratie
Verkoop je producten? Dan kan voorraadadministratie belangrijk zijn. Zzp’ers met een winkel, webwinkel of groothandel moeten vaak een voorraadadministratie bijhouden. Dienstverlenende zzp’ers hebben hier meestal weinig mee te maken. Met automatisering kun je voorraad steeds vaker direct verwerken in je administratie.
Loonadministratie
Loonadministratie gaat over salarissen, contracten, mutaties en loongegevens. Zzp’ers hebben meestal geen personeel, maar het kan natuurlijk gebeuren dat je later personeel aanneemt. Dan komt loonadministratie om de hoek kijken. In grotere organisaties wordt dit vaak gedaan door een salarisadministrateur of via payroll.
Rittenadministratie
Met een boekhoudprogramma kun je vaak reiskosten online inboeken. Een rittenadministratie helpt om kilometers en kosten te verdelen over projecten of klanten en voorkomt dat er verkeerde kilometerstanden of onjuiste kosten worden opgevoerd.
Urenadministratie
Voor veel zzp’ers is het registreren van declarabele uren belangrijk om correct te factureren. De urenregistratie kan daarnaast ook relevant zijn voor de Belastingdienst, omdat er een urennorm geldt voor ondernemersaftrek. Vooral bij parttime ondernemerschap kan urenregistratie extra belangrijk zijn.
Heb je boekhoudkennis nodig?
Met moderne software is diepgaande boekhoudkennis meestal niet nodig. Dankzij boekhoudprogramma’s kun je veel taken eenvoudig uitvoeren. Wel is het belangrijk dat je weet welke gegevens je moet invoeren en dat je je administratie regelmatig controleert. Ook helpt het om begrippen en termen te begrijpen, zodat je fouten sneller herkent.
Wanneer schakel je een boekhouder of accountant in?
In sommige gevallen is het uitbesteden van de boekhouding handig, bijvoorbeeld bij groei, complexe fiscale situaties of als je met voorraad en veel transacties werkt. Voor accountancy kan het soms ook verplicht zijn, afhankelijk van je bedrijfsvorm en omvang. Ondernemers met subsidie, of met een winkel, webwinkel of groothandel, hebben vaak meer aan een boekhouder of accountant. Veel zzp’ers kunnen hun boekhouding prima zelf doen.
Btw-administratie voor zzp’ers
De meeste ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte. Ondernemers met veel omzet kunnen verplicht zijn om maandelijks aangifte te doen, maar dat geldt meestal niet voor zzp’ers. Wel moet je btw-administratie kloppen. Bij onjuiste btw-berekening of foutieve aangifte kan de Belastingdienst boetes opleggen. Met boekhoudsoftware kun je de btw-aangifte vaak eenvoudig opmaken en indienen.
Zzp-administratie opzetten: eenmanszaak in de praktijk
Het opzetten van een zzp-administratie is tegenwoordig goed te doen, vooral als je een boekhoudprogramma gebruikt. Vaak helpt de software je stap voor stap: van het instellen van je bedrijfsgegevens tot het verwerken van inkomsten en uitgaven. Veel aanbieders bieden ook een opstartservice en soms een gratis online cursus om sneller wegwijs te worden.
Enkelvoudig of dubbel boekhouden?
Een voordeel voor zzp’ers is dat je vaak enkelvoudig mag boekhouden. Dat is overzichtelijk en past bij veel eenmanszaken. Veel mkb-bedrijven passen dubbel boekhouden toe en kunnen soms verplicht zijn om een jaarrekening op te stellen. Een eenmanszaak hoeft meestal geen jaarrekening te laten maken; een resultatenrekening (winst- en verliesrekening) is vaak voldoende.
Papieren administratie of online boekhouden?
Een papieren boekhouding is tegenwoordig niet nodig en vaak onhandig. Online boekhouden geeft je altijd toegang tot je gegevens en je hoeft geen ruimte vrij te maken voor ordners. Het werkt prettig als je ’s avonds administratie doet of onderweg inzicht wilt in je cijfers. Lees ook meer over onze informatie en hulpmiddelen rondom administratie.
Afschrijvingen en investeringen
Bij investeringen en afschrijvingen gelden vaak specifieke regels. Vooral bij grotere aankopen kan het handig zijn om dit goed uit te zoeken of eventueel advies in te winnen. Afschrijvingen krijgen in je boekhouding meestal een eigen post, zodat je winstberekening klopt en je aangiftes netjes blijven.
Mijnzzp.nl