+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Administratie en boekhouding uitgelegd: wat is het verschil voor ondernemers?
Er bestaat vaak onduidelijkheid over het verschil tussen administratie en boekhouding. Veel ondernemers gebruiken deze begrippen door elkaar, terwijl het in de praktijk om twee verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering gaat. Dat kan verwarrend zijn, zeker voor startende zzp’ers. In dit artikel leggen we helder uit wat administratie is, wat boekhouden inhoudt en waarom het belangrijk is om het onderscheid goed te kennen.
Wat verstaan we onder administratie?
De administratie omvat alle gegevens die betrekking hebben op je onderneming. Denk hierbij aan klantgegevens, offertes, contracten, voorraad, personeelszaken en correspondentie. Kortom: alles wat vastlegt wat er binnen je bedrijf gebeurt. Deze gegevens helpen je om overzicht te houden en beslissingen te nemen over de dagelijkse bedrijfsvoering.
De administratie is dus breed en gaat verder dan alleen cijfers. De boekhouding maakt hier onderdeel van uit, maar is niet hetzelfde als de volledige administratie.
Wat is boekhouden?
Boekhouden heeft specifiek betrekking op de financiële administratie van je onderneming. Hierbij registreer je alle inkomsten en uitgaven, zodat je inzicht krijgt in de financiële situatie van je bedrijf. Denk aan inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankmutaties en de kasadministratie. Alles wat met geldstromen te maken heeft, valt onder boekhouding.
Boekhouden is daarmee een afgebakend onderdeel van de administratie, gericht op cijfers, belastingen en financiële rapportages.
Waarom is het verschil belangrijk?
De boekhouding geeft inzicht in schulden, kosten, bezittingen en resultaten van je onderneming. Op basis daarvan kun je beoordelen of je winst maakt of verlies draait en waar je eventueel moet bijsturen. Zonder een goede boekhouding is het bijvoorbeeld niet mogelijk om gericht te sturen op de cashflow.
De administratie daarentegen helpt je bij het organiseren van alle andere bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, klantrelaties en personeelszaken. Door het onderscheid te kennen, weet je beter welke gegevens waar thuishoren en voorkom je fouten of dubbel werk.
Welke gegevens moet je bewaren voor de Belastingdienst?
Ondernemers zijn verplicht om de boekhouding te bewaren. Voor de meeste financiële gegevens geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Dat betekent dat je deze gegevens minimaal zeven jaar moet bewaren.
Gegevens over onroerende zaken kennen een langere bewaartermijn van tien jaar. Algemene administratieve informatie, zoals interne notities of niet-financiële correspondentie, valt meestal niet onder deze bewaarplicht. Houd er rekening mee dat ook andere overheidsinstanties in bepaalde situaties inzage kunnen vragen in (delen van) je administratie.
Administratie en boekhouding opslaan en bijhouden
Veel ondernemers kiezen ervoor om hun administratie en boekhouding te beheren via een online boekhoudprogramma. Dit maakt het eenvoudiger om gegevens overzichtelijk te bewaren, veilig op te slaan en snel terug te vinden. Daarnaast hoef je zelf geen losse back-ups meer te maken, omdat dit meestal automatisch gebeurt.
Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, variërend van eenvoudige pakketten voor zzp’ers tot uitgebreidere oplossingen voor groeiende ondernemingen. Kies altijd een programma dat aansluit bij jouw manier van werken.
Samenvatting: administratie versus boekhouding
Boekhouding is een onderdeel van de administratie, maar ze zijn niet hetzelfde. Administratie is de verzamelnaam voor alle gegevens die je onderneming aangaan, terwijl boekhouden zich richt op de financiële kant. Door dit onderscheid goed te begrijpen, weet je beter wat je moet vastleggen, wat je moet bewaren en hoe je grip houdt op zowel je bedrijfsvoering als je financiën.
Mijnzzp.nl