+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouden in de praktijk: zo werkt het voor een zzp'er met online boekhoudsoftware
Als startende ondernemer krijg je direct te maken met boekhouden. Boekhouden gaat over de financiële administratie van je onderneming en hoort bij je belangrijkste administratieve verplichting. Steeds meer zzp'ers kiezen ervoor om zelf de boekhouding te doen met een online boekhoudpakket. Wil je verschillende boekhoudpakketten vergelijken, gebruik dan onze vergelijking.
De Belastingdienst stelt eisen aan de boekhouding en daarom kiezen veel ondernemers voor online boekhouden. Met een goed boekhoudprogramma zzp werk je overzichtelijk, blijf je up-to-date en verklein je de kans op fouten. Een online boekhoudprogramma helpt je bovendien bij facturatie, rapportages en de voorbereiding van je btw-aangifte.
KvK-nummer en btw-nummer verwerken in je boekhoudprogramma
Nadat je je KvK-nummer hebt ontvangen, ontvang je van de Belastingdienst je btw-nummer. Dat btw-nummer moet je vermelden op je facturen en je gebruikt het ook voor je btw-aangifte. Veel ondernemers kiezen een online boekhoudprogramma zoals e-boekhouden om de administratie te starten en meteen structuur aan te brengen. Het opzetten van je boekhouding gaat het soepelst als je direct werkt in één boekhoudpakket, zodat je niets vergeet bij het inrichten van je administratie.
De basis van je boekhouding: inkomende en uitgaande facturen
De basis van elke boekhouding bestaat uit inkomsten en uitgaven. Voor je werkzaamheden maak je verkoopfacturen en die verwerk je in je boekhouding. Ook kostenfacturen en bonnetjes horen erbij. Werk je met een online boekhoudprogramma, dan heb je sneller inzicht in je cijfers en zie je direct hoe je onderneming ervoor staat. De meeste zzp-boekhoudpakketten maken het makkelijk om je boekhouding continu bij te werken, zodat je niet alles aan het einde van het kwartaal hoeft te doen.
Inkomende en uitgaande facturen
De Belastingdienst hanteert eisen waaraan een factuur moet voldoen. Met boekhoudsoftware kun je facturen opslaan, openstaande posten bijhouden en herinneringen sturen aan debiteuren. Dat helpt om je administratie netjes te houden en betaalachterstanden te beperken.
Btw-specificatie
- Niet alleen jij stuurt facturen, je moet ook een geldige factuur ontvangen voor kosten en investeringen. Een correcte btw-specificatie is nodig om de factuur goed te boeken en om btw als voorbelasting te kunnen verwerken.
Facturen verwerken
- Hoe je facturen gaat inboeken bepaal je zelf, maar met online boekhouden gaat het veel sneller dan in Word of Excel. In een boekhoudpakket kun je vaak bankmutaties koppelen en transacties sneller controleren.
Boekhoudprogramma gebruiken
- Met een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma wordt je administratie een stuk eenvoudiger en verklein je het risico op fouten. Denk aan btw-overzichten, vervaldata en rapportages. Meer over dit soort software lees je bij facturen.
Debiteuren en crediteuren bijhouden in boekhoudsoftware
In de boekhouding werk je meestal met twee groepen: debiteuren en crediteuren. Debiteuren zijn je klanten en crediteuren zijn leveranciers of partners. In boekhoudsoftware kun je beide goed scheiden, waardoor je sneller ziet welke facturen nog openstaan.
Debiteuren en crediteuren
Voordat je een verkoopfactuur boekt, maak je vaak eerst een debiteur aan. Zo kun je per klant zien wat er is gefactureerd en wat er nog openstaat. Hetzelfde geldt voor crediteuren. Door aankoopfacturen te koppelen aan de juiste leverancier wordt je boekhouding veel eenvoudiger. Sommige zzp-software biedt ook koppelingen met een CRM-systeem, zodat klantgegevens beter beheerd worden.
Winst- en verliesrekening maken met een boekhoudpakket
Een bekend onderdeel van boekhouden is de winst- en verliesrekening. Dit wordt ook wel de resultatenrekening genoemd. Het is het overzicht van inkomsten en uitgaven over een periode. De winst- en verliesrekening heb je nodig voor de aangifte inkomstenbelasting en als onderdeel van je jaaroverzicht. In veel boekhoudpakketten wordt dit automatisch opgebouwd op basis van je boekingen.
Is het maken van de winst- en verliesrekening moeilijk?
Met een online boekhoudprogramma is het maken van de winst- en verliesrekening meestal goed te doen. Werk je in een spreadsheet, dan kun je snel overzicht verliezen doordat boekingen ontbreken of verkeerd staan. Met boekhoudsoftware voorkom je dat en heb je sneller betrouwbare cijfers.
Balans opstellen: activa en passiva
De balans bestaat uit twee verschillende onderdelen die in evenwicht moeten zijn: activa en passiva. De naam balans verwijst naar dat evenwicht. Activa zijn bezittingen zoals geld, inventaris en vorderingen. Passiva laat zien hoe deze bezittingen zijn gefinancierd, bijvoorbeeld met eigen vermogen of leningen.
Werk je met een boekhoudpakket, dan worden balansposten vaak automatisch bijgewerkt op basis van je boekingen. Daardoor wordt het opstellen van een balans voor veel zzp'ers een stuk overzichtelijker. Wil je weten welke eisen gelden, lees dan eisen.
Jaarrekening maken met online boekhouden
De jaarrekening is het overzicht van de financiële situatie van je onderneming over een boekjaar. Die bestaat meestal uit de balans en de winst- en verliesrekening. Sommige ondernemers voegen ook een toelichting toe, maar dat is voor zzp'ers niet altijd nodig. Veel ondernemers vinden jaarrekening opstellen lastig, maar met een goed online boekhoudprogramma gaat dit vaak in enkele stappen, mits je gedurende het jaar netjes hebt geboekt.
Besteed je het uit, dan kan je boekhouder dit voor je afronden. Dat kan prettig zijn als je administratie complexer wordt.
Btw-aangifte en inkomstenbelasting met boekhoudsoftware
Bij boekhouden hoort ook het doen van aangiftes. Voor veel ondernemers gaat het om de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting. Met een online boekhoudprogramma kun je btw berekenen op basis van je facturen en kosten en vaak is er een koppeling met de Belastingdienst. De btw die je betaalt op zakelijke kosten heet voorbelasting. Sommige ondernemers gebruiken ook de KOR.
Wil je stap voor stap weten hoe je het aanpakt, lees dan btw-aangifte. Veel zzp-boekhoudpakketten helpen je met controle en overzicht, zodat je minder kans hebt op fouten.
Zelf boekhouden of samenwerken met een boekhouder
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding zelf te doen met boekhoudsoftware. Dat is logisch, omdat er veel goede online boekhoudprogramma's zijn die het invoeren van gegevens makkelijk maken en berekeningen automatisch uitvoeren. Wil je besparen op kosten, dan kan zelf online boekhouden aantrekkelijk zijn. Zeker als je een goed boekhoudpakket kiest en je administratie regelmatig bijwerkt.
Wil je weten waar je op moet letten bij de kosten, lees dan kosten. Een boekhouder kan alsnog handig zijn bij complexere situaties, zoals voorraad, investeringen of wanneer je zekerheid wilt bij de jaarafsluiting.
Samenvatting
Boekhouden in de praktijk draait om het bijhouden van je financiële administratie, het verwerken van inkomende en uitgaande facturen en het maken van overzichten zoals de winst- en verliesrekening en de balans. Met online boekhouden werk je sneller, blijft je administratie up-to-date en kun je beter voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Veel zzp'ers kiezen daarom een boekhoudprogramma zzp dat past bij hun werkzaamheden. Wil je de beste boekhoudpakketten vergelijken, kijk dan bij onze onze vergelijkingstool.
Mijnzzp.nl