Team Mijnzzp

Openbaar vervoer

Het bijhouden van administratie is iets waar heel wat zzp’ers in de praktijk beslist niet voor staan te springen. Bovendien zijn er verschillende zaken die als extra hoofdbrekers aangezien kunnen worden. Denk hierbij maar eens aan het inboeken van de reiskosten die worden gemaakt. Voor heel wat zzp’ers geldt dan ook in de praktijk dat ze niet goed weten wat ze hier nu precies mee moeten doen. Stel jij je ook de vraag hoe het online inboeken van je reiskosten nu precies kan gebeuren? Dan kan de informatie die je terug kan vinden hier op deze pagina je daar ongetwijfeld meer over vertellen.

Zakelijke reiskosten aftrekken als zzp’er

Voor zzp'ers geldt dat zakelijke reiskosten onder de bedrijfskosten vallen. Dit betekent dat ze afgetrokken mogen worden van de winst. Reis je met de auto? Dan mag je per kilometer een zogenaamde kilometervergoeding in rekening brengen. Het gaat daarbij dan om een bedrag van op moment van schrijven zo'n 0,19 euro per kilometer. Heb je een auto op de zaak gekocht? Dan geldt deze kilometervergoeding uiteraard niet.

Wanneer je reist met het openbaar vervoer dien je eerst het geldende Btw-percentage af te trekken van de kosten die je betaalt. Vervolgens kan je de resterende kosten inboeken als bedrijfskost. Dit gebeurt in een aparte kost genaamd 'zakelijke reiskosten'. Wist je dat er ook nog andere reiskosten hiervoor in aanmerking komen? Denk wat dit betreft bijvoorbeeld maar eens aan eventuele abonnementskosten voor een huurauto of een OV-fiets. Wanneer je hier zakelijk gebruik van maakt, is het altijd mogelijk om deze kosten in te brengen en af te trekken van je winst.

Maak een aparte post aan binnen je boekhoudprogramma

Zoals hierboven reeds aangegeven is het wenselijk om voor het online inboeken van je reiskosten gebruik te maken van een aparte post. Om ervoor te zorgen dat je deze meteen weet aan te geven waar de post over gaat kan je ze gewoon ‘zakelijke reiskosten’ noemen. Het is in de praktijk perfect mogelijk dat de reiskostenvergoeding die je ontvangt hoger is gelegen in vergelijking met de daadwerkelijke kosten die zijn betaald. In die situatie is het zo dat het verschil tussen de vergoeding enerzijds en de daadwerkelijke kosten anderzijds kan worden opgeteld bij de omzet.

Online inboeken van gedeclareerde reiskosten

De vergoeding die je als zzp'er hebt doorberekend aan je opdrachtgevers telt mee als omzet. Let op, wanneer je Btw-plichtig bent, betekent dit in de praktijk ook dat je verplicht bent om hier BTW over te berekenen. Welke vergoeding jij precies in rekening brengt, is overigens aan jou evenals aan de opdrachtgever. Jullie moeten op dit vlak immers tot een akkoord komen. Het is bijvoorbeeld toegestaan om een vergoeding in rekening te brengen die, bij het rijden met een auto, hoger is gelegen dan het op moment van schrijven standaard bedrag van 0,19 euro per kilometer.

OV-kosten openbaar vervoer verwerken in je online boekhouding

De OV-chipkaart is op administratief vlak een beetje complex. Dit omwille van het feit dat er op periodieke basis steeds een vast bedrag wordt opgeladen. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om een bedrag van 20 of van 50 euro. Dit is op zich niet zo'n groot probleem. Het probleem dat zich wel stelt heeft te maken met het feit dat je aan de hand van dit bedrag niet kan opmaken voor welke zakelijke ritten het budget is gebruikt. Dit is eventueel wel op te lossen door via je account op OV-chipkaart.nl een overzicht te downloaden van de reizen die je hebt afgelegd.

Een eventuele oplossing voor bovenstaand probleem is het aanvragen van een NS-Business Card. Het betreft hier een zakelijke OV-chipkaart die het mogelijk maakt om op rekening te reizen. Dit betekent dat er dus geen sprake is van een bepaald prepaid saldo dat wordt gestort. De ritten worden pas achteraf betaald. Dit brengt drie interessante voordelen met zich mee, namelijk:

  • Je ontvangt één keer per maand een gedetailleerde factuur met daarop je ritten;
  • Het is meteen duidelijk hoeveel kosten er per rit moeten worden betaald;
  • Er zijn geen losse bonnetjes of kaartjes die je moet bewaren.

Als zzp’er ben je, je er ongetwijfeld bewust van dat het van belang kan zijn om je administratie zo overzichtelijk en eenvoudig mogelijk te houden. Kiezen voor een online boekhoudpakket kan daar uiteraard bij helpen, maar zelfs dan kan je administratie nog steeds vrij complex zijn. Door gebruik te maken van handige oplossingen zoals de NS-Business Card kan dit gelukkig een behoorlijk stuk eenvoudiger worden gemaakt. Zeker in combinatie met een online boekhoudpakket zal je kunnen vaststellen dat het inboeken van reiskosten geen probleem meer is.

Voordelen van een online boekhoudprogramma gebruiken?

Voor heel wat zzp’ers geldt dat ze er de voorbije jaren voor hebben gekozen om hun administratie over een andere boeg te gooien. Voor ondernemers die reeds enige tijd actief zijn als zzp’er geldt dan ook veelal dat ze nog gebruikmaakten van software die ondertussen eigenlijk al danig is verouderd. De overstap naar een online boekhoudprogramma kan in dat geval een geheel nieuwe wereld voor je laten open gaan. Door deze keuze te maken kan je dan ook in de praktijk rekenen op enkele zeer interessante voordelen die we hieronder voor je op een rijtje hebben gezet.

  • Je hebt overal en altijd toegang tot je boekhouding;
  • Gedigitaliseerde stukken kunnen niet meer zomaar verloren gaan;
  • Het wordt mogelijk om je boekhouding eenvoudig te koppelen met andere systemen;
  • Online boekhouden is doorgaans zeer veilig;
  • Er kunnen eenvoudig back-ups worden gemaakt.

Neem nu bijvoorbeeld het inboeken van je reiskosten. In principe is het zo dat er hierbij rekening moet worden gehouden met verschillende eisen. In eerste instantie kan het bijvoorbeeld handig zijn om uitgevoerde zakelijke ritten toe te schrijven aan een bepaalde, specifieke klant. Daarnaast kan het ook wenselijk zijn om eventuele bonnetjes toe te voegen aan je boekhouding zodat je aan de Belastingdienst te allen tijde kan aantonen dat de uitgevoerde zakelijke ritten wel degelijk zijn uitgevoerd voor het bedrag zoals in de boekhouding opgenomen.

Je reiskosten inboeken kan ook perfect onderweg gebeuren

Ben jij iemand die vaak zakelijk reist met het openbaar vervoer? Dan kan je ervoor zorgen dat je bijvoorbeeld de reis bonnetjes die je ontvangt meteen kan inboeken. Je kan dit bij menig aantal online boekhoudprogramma’s doen door gewoon een foto te nemen van het bonnetje en deze te uploaden in de software. Voor verschillende online boekhoudprogramma’s geldt bovendien dat ze ook beschikken over een mobiele applicatie.

In dit geval wordt het doorgaans nog eenvoudiger om je reiskosten meteen in te boeken wanneer je bijvoorbeeld in de bus of in de trein zit. Op deze manier zorg je er in ieder geval voor dat er geen enkele opportuniteit onbenut laat om je administratie op orde te houden. Vooral voor mensen die vaak onderweg zijn is dit zonder meer een pluspunt.

Drie belangrijke tips bij het online inboeken van je reiskosten

Tot slot is het zo dat er nog enkele belangrijke tips bestaan voor wat het online inboeken van je reiskosten betreft. Door stil te blijven staan bij de reeds aangehaalde informatie op deze pagina zal je kunnen vaststellen dat er nog maar weinig obstakels zullen zijn voor het online inboeken van je reiskosten. Dit gezegd hebbende zijn er in de praktijk toch nog wel een aantal factoren die door zzp’ers op dit vlak over het hoofd worden gezien. De onderstaande drie tips zijn dan ook bijzonder belangrijk om rekening mee te houden. Denk hierbij concreet aan:

  1. Betaal je reiskosten bij voorkeur altijd van je zakelijke bankrekening;
  2. Bewaar de bonnetjes altijd in het online boekhoudpakket;
  3. Hou een agenda bij zodat je kan bewijzen dat de zakelijke ritten echt zakelijk waren.

Bij een controle van de Belastingdienst is het mogelijk dat er zal worden gevraagd om aan te tonen dat de zakelijk gereden ritten daadwerkelijk over een zakelijk karakter beschikten. Dat is een lastige opgave wanneer je er niet voor hebt gekozen om een agenda bij te houden. Vergeet bovendien ook niet om altijd goed je bonnetjes bij te houden.

Het merendeel van de online boekhoudprogramma’s bieden je zonder meer deze mogelijkheid aan. Het digitaliseren van de bonnetjes zorgt er bovendien voor dat je ze niet zomaar kan komen te verliezen. Dat bleek in het verleden in tijden van niet digitalisering nogal vaak een probleem te zijn.

Maximaal 0,19 per gerede zakelijke kilometer

Bij zakelijk gebruik van je privéauto mag je de kosten aftrekken. Er is 0,19 euro per gerede zakelijke kilometer aftrekbaar van de winst uit onderneming. Voor privégebruik van een zakelijke auto, is het belangrijk om een kilometeradministratie bij te houden. Op de website van de Belastingdienst is hierover meer informatie te vinden.

Conclusie; maak het jezelf gemakkelijk en kies voor online boekhouden

Reiskosten kunnen er in de praktijk voor zorgen dat je als zzp’er over een belangrijk extra aandachtspunt komt te beschikken op administratief vlak. Niet zelden geven zzp’ers dan ook te kennen dat deze reiskosten een absolute doorn in het oog zijn. Gelukkig bestaan er tegenwoordig heel wat interessante mogelijkheden om de complexiteit van het bijhouden en inboeken van deze kosten het hoofd te bieden.

Door gebruik te maken van een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma en door rekening te houden met de aangehaalde tips op deze pagina zal je kunnen vaststellen dat het bijhouden en inboeken van je reiskosten nog nooit zo eenvoudig is geweest. Het nauwkeurig bijhouden van je zakelijke reiskosten zorgt er in ieder geval voor dat je bij een eventuele controle van de Belastingdienst op dit vlak alvast niets te vrezen hebt.

De meeste ondernemers gebruiken tegenwoordig een boekhoudprogramma voor de boekhouding. Ook de Belastingdienst heeft aangegeven voorstander te zijn van online boekhouden. Het maken van facturen en bijvoorbeeld het voldoen van belasting is hierdoor makkelijk.

BedrijfHet inboeken van de reiskosten is eenvoudig wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma.

De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van een boekhoudpakket. Dit werkt sneller en kan mogelijke problemen voorkomen.

Mijnzzp.nl