Team Mijnzzp

Boekhoudprogramma zzp-er

Het is belangrijk dat je als zzp'er een goed systeem hebt voor de boekhouding. Een goede en duidelijke boekhouding voorkomt problemen en bevordert de financiële positie van de onderneming. In dit artikel bespreken we hoe je eenvoudig en accuraat kunt boekhouden en de facturatie kunt verzorgen als zelfstandig ondernemer.

Als zzp'er ben je verplicht om een boekhouding bij te houden. Dit geldt ook voor freelancers. Er zit overigens geen verschil tussen een zzp'er en freelancer. Een zzp'er en freelancer vallen in de meeste gevallen onder de rechtsvorm "eenmanszaak". In dit artikel lees je alles over hoe je een goede boekhouding bij kunt houden als zzp'er én wat belangrijke factoren zijn die van invloed zijn op de boekhouding en administratie.

Waarom is de administratie belangrijk?

Als zelfstandig ondernemer is het belangrijk om te beschikken over een overzichtelijke administratie. Je komt hierdoor veel sneller achter wat je inkomsten zijn geweest, wat de openstaande facturen zijn, wanneer je herinneringen moet versturen, de btw-aangifte moet doen en welke aftrekposten er mogelijk zijn. Ook kan je hierdoor precies zien wat de winst van je onderneming precies is. Verder is het van groot belang dat je bij een controle door de fiscus kan laten zien dat jouw boekhouding goed geregeld is. De boekhouding bijhouden is dus voor alle ondernemers belangrijk.

Verschil boekhouding en administratie

Boekhouding is een onderdeel van de administratie en betreft alleen de financiële administratie. Alles wat met cijfers te maken heeft, valt dus onder de noemer "financiële administratie". De administratie zelf kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de klantgegevens of alle adressen van toeleveranciers. Binnen een boekhoudpakket voor zzp'ers is het mogelijk om de boekhouding en de administratie bij te houden. Online boekhouding heeft dus niet alleen betrekking op de financiën.

Hoe zet je een boekhouding op?

Het is belangrijk om de boekhouding goed op te zetten. Je moet ervoor zorgen dat je alle inkomsten en uitgaven opschrijft. Op die manier kun je zien of je winst maakt en hoeveel. Daarnaast moet het natuurlijk ook allemaal goed geregistreerd worden bij de Belastingdienst.

De basis voor een goede boekhouding bestaat uit:

  • Open een aparte zakelijke rekening voor je zakelijke inkomsten en uitgaven.
  • Maak een iedere maand een vast bedrag over naar je privé-rekening.
  • Zorg voor een digitaal overzicht van je boekhouding.
  • Hou alle gewerkte uren goed bij in een urenregistratie.
  • Hanteer een vast moment voor de boekhouding.
  • Neem alle contracten of algemene voorwaarden op.
  • Sorteer en bewaar alle bankafschriften.
  • Maak een kasboek voor contante betalingen.
  • Overweeg alle offertes op te nemen in de boekhouding.
  • Overweeg een aparte zakelijke rekening voor de omzetbelasting.
  • Bewaar als zzp'er de boekhouding minimaal 7 jaar.

‘‘De meeste boekhoudkundige handelingen kun je zelf bijhouden als zzp'er’’

Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Het is geen schande als je zelf geen zin hebt in de boekhouding. In dat geval is het belangrijk om een goede boekhouder te vinden. Let er wel op dat een boekhouder ook gespecialiseerd kan zijn in bepaalde branches. Het kan ook voordelig zijn om alles uit te besteden aan een administratiekantoor. Daarnaast is het wel belangrijk om op de hoogte te zijn van alle fiscale maatregelen.

Online en up-to-date boekhouden

Tegenwoordig kiezen de meeste zzp'ers ervoor om gebruik te maken van online boekhoudsoftware. Online boekhoudsoftware is speciaal ontwikkeld voor de zzp'er. Er zijn verschillende boekhoudprogramma's te vinden, die het boekhouden makkelijker hebben gemaakt. De meeste aanbieders bieden ook een gratis startersaccount aan om een boekhoudprogramma te leren kennen. Door het gebruiken van een goed boekhoudprogramma is het bijhouden van de boekhouding in Excel niet meer nodig.

Beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf:

Online boekhouden kost veel tijd en geld?

Een online boekhoudprogramma bespaart tijd en kost niet veel. De meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma's kosten slechts enkele tientjes per maand, wat ook nog eens fiscaal aftrekbaar is. Hierdoor is het bijhouden van de administratie voor iedereen mogelijk. Daarnaast kan je in de meeste gevallen ook gebruikmaken van een gratis helpdesk. Het online bijhouden van de financiële administratie kent dus verschillende voordelen.

Voordelen online boekhouden

De meeste online boekhoudprogramma's bieden verschillende voordelen. Denk aan het automatische doen van btw-aangifte, bonnen scannen, de facturatie en aan de directe koppeling met de Belastingdienst en/of boekhouder. Vooral de online facturatie binnen de software is handig. Een laatste voordeel zijn de automatische back-ups die gemaakt worden van alle gegevens. Ook heb je de beschikking over een handige boekhouding app.

Wanneer online boekhouden?

De meeste startende ondernemers kiezen tegenwoordig voor een online-administratie, omdat dit nu eenmaal makkelijker is. Ook voor stichtingen en verenigingen zijn er goede opties wanneer het aankomt op een boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma's bieden ook een gratis variant aan, dat specifiek gericht is op startende ondernemers. Er is verder geen gratis boekhoudprogramma, omdat een gratis boekhoudprogramma alleen voor een bepaalde periode gratis te gebruiken is.

Ondernemer aan het werk‘‘Het beste boekhoudprogramma moet vooral bij je passen als zzp'er.’’

‘‘Er zijn meerdere aanbieders van boekhoudsoftware. Kijk vooral naar de functionaliteiten die je denkt nodig te hebben.’’

Waar moet je op letten bij een boekhoudprogramma?

Een goed boekhoudprogramma moet over een automatische bankkoppeling beschikken. Daarnaast is het belangrijk om eventuele gegevens te kunnen delen met je boekhouder voor het opstellen van de balans en de jaarcijfers.

Is een boekhouder of accountant verplicht als zzp'er

Een zzp'er met een eenmanszaak hoeft geen gebruik te maken van een boekhouder of accountant. Een zzp'er mag zelf aangifte boekhouden doen zonder boekhouder. Het opstellen van een jaarrekening voor eenmanszaken is ook niet verplicht. Wel moet je een balans en een winst- en verliesrekening opstellen. Deze gegevens staan normaal gesproken in de jaarrekening.

Online boekhouden uitbesteden

Het is mogelijk om je zzp boekhouding uit te besteden. In dat geval deel je het online boekhoudpakket bijvoorbeeld met je boekhouder. Het is voor sommige ondernemers raadzaam om de boekhouder te laten meekijken. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je te maken hebt met complexe aftrekposten en/of afschrijvingen. Overigens kan ook een mkb-bedrijf gebruikmaken van boekhoudsoftware.

Boekhoudkennis vereist als zzp'er?

De meeste startende zzp'ers hebben geen echte boekhoudkennis. Het bijhouden van de eigen boekhouding is vooral een kwestie van proberen en het volgen van de online-instructie. Na het aanmaken van een gratis account is de software betrekkelijk eenvoudig te volgen. Het zelf doen van online boekhouding is voor de meeste zzp'ers mogelijk.

Goedkoop boekhoudprogramma

De meeste boekhoudprogramma's zijn goedkoop en leveren alle noodzakelijke functionaliteiten aan de zzp'er tegen een redelijke prijs. Denk aan het makkelijk facturen maken, facturen versturen, rittenadministratie bijhouden en btw-aangifte doen. Ook een automatische bankkoppeling is bij de meeste aanbieders mogelijk. Er zijn ook meer kostbare boekhoudprogramma's, echter zijn die meer gericht op mkb-bedrijven.

Gratis startersaccount boekhouden

De bekende aanbieders van de beste boekhoudprogramma's, zoals e-boekhouden en Rompslomp bieden een gratis startersaccount aan. Rompslomp en e-boekhouden beschikken beide over een online boekhoudpakket voor zzp'ers. Overigens zijn er nog meer aanbieders dan alleen Rompslomp en e-boekhouden. Het is wel zo dat Rompslomp en e-boekhouden tot de beste boekhoudprogramma's gerekend moeten worden. Dit blijkt ook wel uit de verschillende reviews die online te vinden zijn.

Hét boekhoudpakket voor zzp'ers

Het beste boekhoudprogramma is persoonlijk en kan per zzp'er verschillen. Het is denkbaar dat dienstverlenende zzp'ers behoefte hebben aan andere mogelijkheden, dan bijvoorbeeld een dierenarts. Wij hebben een eigen keuzewijzer opgenomen, waarbij de verschillende boekhoudprogramma's vergeleken kunnen worden. Het uitproberen van de software is alleen mogelijk na het maken van een gratis account.

Voordelen van een boekhoudprogramma zijn:

  • makkelijk facturen maken;
  • facturen bewaren in een hand overzicht;
  • start direct met boekhouden na aanmelden;
  • het op een overzichtelijke manier bijhouden van alle administratie;
  • geen boekhouder meer nodig;
  • de fiscale bewaarplicht hanteren is mogelijk;
  • startende zzp'ers krijgen extra voordelen;
  • de software is speciaal ontwikkeld voor zzp'ers;
  • het makkelijk doen van btw-aangifte;
  • koppeling boekhoudsoftware Belastingdienst;
  • het inscannen van bonnetjes;
  • fouten in de boekhouding worden voorkomen;
  • een boekhoudprogramma is veilig.

Nadelen van een boekhoudprogramma zijn:

  • De veiligheid van een online boekhoudprogramma is erg belangrijk. Gebruik een sterk wachtwoord en verander het wachtwoord regelmatig.
  • Je hebt een internetverbinding nodig om te kunnen boekhouden.
  • Je hebt te maken met een abonnement. Afhankelijk van het gebruikt kan dit oplopen. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van het aantal gebruikers.
  • Mogelijk verlies van gegevens bij een software-update of ander probleem.

Zzp boekhouding

Online boekhouding is niet moeilijk en de boekhoudkennis vereist minimale kennis. Het beste boekhoudpakket voor zzp'ers is verder niet zomaar aan te geven. Dit zal je echt zelf moeten ondervinden als zzp'er. In alle gevallen zal een boekhoudprogramma het leven van een zzp'er een stuk makkelijker maken. Wel is het belangrijk om goed naar de voorwaarden te kijken, omdat een boekhoudpakket niet onbeperkt gratis is. Het is dus niet zo dat e-boekhouden in alle gevallen de beste optie is, ondanks dat deze een aantrekkelijke aanbieding hebben voor startende zzp'ers.

Eenvoudig inzicht krijgen in je bedrijfscijfers

Een boekhoudprogramma maakt het mogelijk om op een makkelijke manier inzicht te krijgen in de bedrijfscijfers. Denk bijvoorbeeld aan het bekijken van het betalingsgedrag van afnemers en aan de eigen liquiditeitsbegroting met de verwachte inkomsten en uitgaven. Boekhoudsoftware is dan ook voor meer zaken te gebruiken dan alleen het versturen van facturen.

Waarom een online boekhoudpakket?

Natuurlijk kan je er ook voor kiezen om een offline boekhoudprogramma te gebruiken. Dit is meestal een boekhoudpakket dat je eenmalig moet aanschaffen. Wel is het belangrijk om te weten dat dit vaak meer tijd kost en het ook niet altijd zo overzichtelijk is als een online boekhoudpakket. Een ander belangrijk punt zijn de updates van de software. Een online boekhoudpakket voor zzp'ers is iedere dag up-to-date.

Boekhoudsoftware is tegenwoordig op verschillende manieren te verkrijgen, en er is ook boekhoudsoftware voor verschillende bedrijven. De meeste dienstverlenende zzp'ers hebben genoeg aan de speciale boekhoudsoftware gericht op de zzp'er. Boekhouden is hierdoor relatief simpel geworden. De meeste zzp'ers moet het lukken om zelf hun boekhouding te doen. Bij de meeste aanbieders kan je ook gebruikmaken van de gratis helpdesk mocht dit nodig zijn.

Gratis boekhoudpakket

Er zijn ook gratis boekhoudpakketten te vinden, echter zijn die in de meeste gevallen zeer beperkt. Wil je een koppeling maken met de bank, dan heb je al snel te maken met een abonnementsvorm. Vergeet niet dat de abonnementskosten fiscaal aftrekbaar zijn. Het meest voordelige systeem, is afhankelijk van je eigen eisen en je administratie.

Overstappen op een ander boekhoudprogramma

Wanneer je niet tevreden bent over je huidige boekhoudprogramma, dan is het mogelijk om over te stappen naar een ander boekhoudprogramma. Dit kan afhankelijk van de administratie en boekhouding wel veel werk zijn. Het is dus belangrijk om een boekhoudprogramma eerst goed te testen om teleurstelling te voorkomen. De gegevens van boekhoudprogramma's zijn onderling niet zomaar uitwisselbaar. Dit zal je dus in de meeste gevallen handmatig moeten doen.

Man achter laptop‘‘Een boekhoudprogramma moet de financiële administratie vooral gemakkelijker en sneller maken. Kies daarom vooral voor gemak en eenvoud.’’

‘‘Het is niet nodig om gebruik te maken van een complex boekhoudpakket. Kies voor een boekhoudpakket speciaal voor zzp'ers.’’

Mijnzzp.nl