+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Bewaarplicht administratie voor ondernemers: termijnen en slimme aanpak
Als ondernemer en zzp'er krijg je te maken met de wettelijke bewaarplicht voor je financiële administratie. De Belastingdienst kan je boekhouding controleren en verwacht dat je gegevens compleet en snel beschikbaar zijn. Met een goed online boekhoudprogramma of boekhoudpakket bewaar je documenten overzichtelijk en werk je tegelijk efficiënt aan online boekhouden.
Bewaartermijn zakelijke administratie
Voor de meeste ondernemers geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar. Deze termijn geldt voor vrijwel alle onderdelen van de financiële administratie, zowel op papier als digitaal.
Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals bedrijfspanden of grond, geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Denk aan aankoopakten, huurcontracten en facturen die samenhangen met vastgoed.
Wat valt onder de fiscale bewaarplicht?
De fiscale bewaarplicht gaat verder dan alleen facturen. Je bent verplicht om alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing te bewaren. Dit geldt voor kleine ondernemers, mkb en zzp'ers, ongeacht of je met boekhoudsoftware, een spreadsheet of een boekhouder werkt.
Daaronder vallen onder andere:
- inkoop- en verkoopfacturen
- bankafschriften van de zakelijke rekening
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- btw-aangiftes en btw-administratie
- grootboek en financiële rapportages
- voorraadadministratie
- loonadministratie (indien van toepassing)
- zakelijke e-mails en digitale bestanden die de bedrijfsvoering raken
Ook digitale agenda's en afspraken kunnen onderdeel zijn van de bewaarplicht als ze relevant zijn voor je onderneming.
Overzicht bewaartermijnen in de boekhouding
7 jaar
- financiële administratie
- facturen en bonnetjes
- bankafschriften
- btw-administratie en btw-aangiftes
10 jaar
- gegevens over onroerende zaken en rechten
De bewaartermijn geldt ongeacht of je de administratie digitaal of op papier bewaart.
Digitaal of op papier bewaren?
Het maakt voor de Belastingdienst niet uit hoe je je administratie bewaart, zolang deze maar volledig is, goed leesbaar blijft en binnen redelijke tijd kan worden overlegd.
- Bewaar digitale facturen in het originele bestandsformaat
- Zorg voor een logische structuur per jaar en per type document
- Maak periodiek een extra back-up van je administratie
Digitale facturen hoef je niet te printen. Wel moet je altijd de originele bestanden kunnen tonen. Alleen kopieën bewaren is meestal niet voldoende.
Boekhouding bewaren met online boekhoudsoftware
Een praktische manier om aan de bewaarplicht te voldoen, is werken met een online boekhoudprogramma. Je bewaart je administratie veilig in de cloud en houdt alles centraal bij. Dit past goed bij zzp-boekhoudpakketten en andere boekhoudpakketten voor kleine ondernemers.
Voordelen van online boekhouden met boekhoudsoftware:
- automatische back-ups
- overal toegang tot je administratie
- facturen en bonnetjes centraal opgeslagen
- sneller inzicht bij een controle
- minder losse mappen en minder zoekwerk
Je hebt niet altijd een boekhouder nodig, zolang je administratie correct en volledig wordt bijgehouden. Werk je wel samen met een boekhouder, dan kan die vaak eenvoudig meekijken in je software.
Wanneer gaat de bewaarplicht in?
De bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat gegevens zijn vastgelegd in de administratie. Facturen, contracten en bestanden moeten dus vanaf dat moment worden bewaard gedurende de wettelijke termijn.
De Belastingdienst kan tot 5 jaar na afloop van een belastingjaar een navorderingsaanslag opleggen. In de praktijk is het daarom slim om je boekhouding consequent te archiveren en niets tussentijds te verwijderen.
Afwijkende of kortere bewaartermijn
In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om een kortere bewaartermijn af te spreken met de Belastingdienst. Dit kan alleen na overleg. Let op dat andere toezichthouders mogelijk wél een andere bewaartermijn hanteren.
Samenvatting
Als ondernemer ben je verplicht je boekhouding en financiële administratie zorgvuldig te bewaren. In de meeste situaties geldt 7 jaar, en voor onroerende zaken 10 jaar. Met online boekhouden in een boekhoudpakket of zzp-software houd je documenten centraal, blijft je administratie beter vindbaar en ben je sneller voorbereid op controle. Wil je direct zien welke boekhoudpakketten passen bij jouw situatie, vergelijk dan via boekhoudsoftware vergelijken.
Mijnzzp.nl