Als ondernemer ben je verplicht om de financiële administratie te bewaren. Hoe lang je de boekhouding moet bewaren, is afhankelijk van de onderneming. Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie in de meeste gevallen minimaal 7 jaar bewaren. In sommige gevallen kan dit ook 10 jaar zijn. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om de fiscale bewaarplicht te hanteren. Deze wettelijke bepaling is van toepassing op alle administratieve gegevens. Ook zijn alle ondernemers wettelijk verplicht om een deugdelijke boekhouding bij te houden.
Wettelijke bewaarplicht ondernemers
De wettelijke verplichting om administratie te bewaren heeft betrekking op de originele vorm van de administratie. Alle administratie op papier en digitale gegevens moet je volgens de fiscale bewaarplicht minimaal 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten moet je minimaal 10 jaar bewaren. Het goed bewaren van de zakelijke administratie is voor de belastingdienst van groot belang. De bewaarplicht geldt voor alle ondernemers. Particulieren hebben verder niet te maken met een fiscale bewaarplicht.
Fiscale bewaarplicht nakomen
De administratie bewaren is dus voor alle ondernemers belangrijk. De belastingdienst eist dat bij een willekeurige controle de boekhouding en administratie beschikbaar zijn. De bewaarplicht houdt ook in dat eventuele digitale geconverteerde gegevens direct leesbaar gemaakt kunnen worden. De gehele debiteuren en crediteurenadministratie moet gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn.
Wettelijk verplicht om gegevens te bewaren
De wettelijke bewaartermijn heeft niet alleen betrekking op de financiële administratie. Denk ook aan een eventuele digitale agenda, agenda op papier, zakelijke e-mails, bestanden en aan andere gegevens die de bedrijfsvoering aangaan. Het is dus verstandig dit soort gegevens gedurende de hele bewaartermijn te bewaren. Wanneer je gebruikmaakt van een nieuwe gegevensdrager, is het belangrijk om alle documenten over te zetten. Overigens is het gebruiken van alleen USB-sticks niet raadzaam. USB-sticks gaan nogal eens stuk en zijn niet echt veilig. De fiscale bewaarplicht is dus belangrijk voor ondernemers en wordt vanuit de overheid opgelegd om te voorkomen dat er fraude plaatsvindt. De wettelijke verplichting moet je dus opvolgen.
Bewaarplicht administratie onroerende zaken
De wettelijke bewaartermijn op onroerende zaken en rechten is minimaal 10 jaar. Dit heeft meestal betrekking op papieren documenten die een bedrijfspand aangaan. Ook ondernemers die elektronische diensten verlenen hebben te maken met een langere bewaartermijn. Denk hierbij vooral aan telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten. Dit is van toepassing om mogelijke illegale praktijken te kunnen opsporen. Vanzelfsprekend is digitaal bewaren van de gegevens ook toegestaan.
Basisgegevens bewaren
Als kleine ondernemer heb je in de meeste gevallen te maken met verschillende basisgegevens in de administratie, zoals de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de loonadministratie en het grootboek. Bij een mogelijke controle door de Belastingdienst moeten alle documenten en gegevensdragers binnen een redelijke termijn ter beschikking gesteld worden voor de Belastingdienst. Deze gegevens heeft de Belastingdienst nodig om de controle te kunnen uitvoeren.
In sommige gevallen is het mogelijk om de basisgegevens korter te bewaren. Hiervoor zul je dan wel eerst afspraken moeten maken met de Belastingdienst. Ook zelfstandig ondernemers moeten hun administratie 7 jaar bewaren. De bewaartermijn is niet afhankelijk van de gekozen rechtsvorm. De bewaartermijn en regelgeving kan wel verschillen per bedrijfsactiviteit.
Wat is de makkelijkste manier om de basisgegevens te bewaren?
Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan voldoe je in de meeste gevallen ook aan de fiscale bewaarplicht. Door middel van online-boekhouden is het mogelijk om alle facturen, de voorraadadministratie, de verkoopadministratie, de loonadministratie, het grootboek en overige gegevens te bewaren. Hiervoor heb je dus geen boekhouder nodig. De administratie goed bewaren is dus mogelijk door het gebruiken van een online boekhoudpakket. Hiermee kun je alle belangrijke basisgegevens eenvoudig zeven jaar bewaren en voldoe je ook aan de wet.
Wanneer gaat de bewaarplicht in?
De bewaarplicht heeft betrekking op de gehele administratie waarvan de gegevens tijdens het jaar van belastingaangifte bedoeld zijn. Alle facturen en bestanden moet je dus gedetailleerd bewaren en bij een mogelijke controle kunnen overleggen. Het maakt verder niet uit of dit een papieren document betreft of een digitale factuur. Het is niet nodig om facturen dubbel te bewaren in de administratie.
Een digitale factuur hoef je dus niet alsnog uit te printen op papier. Als de bestanden, maar minimaal zeven jaar tot je beschikking staan. De administratie bewaren is verplicht en de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug een navorderingsaanslag opleggen. Het is dus erg belangrijk om de boekhouding goed te bewaren. Als zzp'er ben je verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren.
Bijzondere voorwaarden fiscale bewaarplicht
Het is in sommige gevallen mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over de fiscale bewaarplicht van de boekhouding. Een belangrijke opmerking hierbij is dat het geen recht is die je zelfstandig mag inroepen, maar dat je hiervoor eerst afspraken zal moeten maken met de Belastingdienst. Daarnaast is het zo dat ook andere overheidsinstanties soms de boekhouding willen inzien.
De boekhouding vormt dus een belangrijk onderdeel van de onderneming. De boekhouding bewaren gaat zeker verder dan het alleen bewaren van een factuur. De eenvoudigste manier waarop je de administratie bewaart, is door gebruik te maken van een online boekhoudpakket.
Lees ook ons artikel: Wat moet je allemaal regelen als startende zzp-er?
Als zzp'er is het dus verplicht om de boekhouding te bewaren. Daarnaast kunnen er aanvullende eisen zijn met betrekking tot de bewaarplicht.
Met een boekhoudprogramma kun je eenvoudig de complete administratie bewaren. Dit voorkomt gedoe met de fiscus.
Mijnzzp.nl