Team Mijnzzp

Voorraadbeheer

Wil je een boekhoudprogramma waarmee je ook voorraadbeheer en orderbeheer kan uitvoeren? Er zijn verschillende opties beschikbaar, maar niet alle boekhoudpakketten beschikken over de mogelijkheid om voorraadbeheer te koppelen aan het systeem. In de meeste gevallen zul je moeten kiezen voor een apart voorraadbeheersysteem of een ERP-systeem en/of CRM-systeem. In dit artikel geven we je meer informatie over voorraadbeheer en boekhoudprogramma's en vertellen we welke optie het beste bij jou past.

Als ondernemer is het slim om je voorraadbeheer te koppelen aan het boekhouden. Op deze manier kunnen aankopen en verkopen eenvoudig worden bijgehouden in het boekhoudsysteem. Daarnaast geeft het realtime-inzicht in de cijfers en kun je eventuele problemen sneller oplossen. Het is echter niet altijd mogelijk om voorraadbeheer te koppelen aan het boekhoudprogramma. In de meeste gevallen is dit een optie in ERP-systemen of CRM-systemen, maar niet in standaard boekhoudprogramma's.

Voorraadbeheer koppelen aan boekhoudprogramma

Als je voorraadbeheer wilt koppelen aan het boekhoudprogramma, is het dus slim om te kiezen voor een ERP-systeem of CRM-systeem. Dit zijn uitgebreide systemen waarmee je niet alleen voorraadbeheer kan uitvoeren, maar ook je klanten- en/of leveranciersrelaties kan beheren. Deze systemen zijn echter niet goedkoop en vereisen ook een goede implementatie door een ervaren medewerker. Als je niet over de juiste middelen beschikt, is het dus beter om te kiezen voor een apart voorraadbeheersysteem.

Voordelen voorraadbeheer automatiseren

Niet alle ondernemers maken gebruik van voorraadbeheer. Als je gebruik wilt maken van voorraadbeheer, is het automatiseren ervan een slimme keuze. Hierdoor bespaar je tijd en kun je fouten voorkomen. Daarnaast zorgt automatisering ervoor dat je voorraad altijd up-to-date is, waardoor je beter kunt inspelen op veranderingen in de vraag. Voorraadbeheer heeft overigens niet alleen betrekking op grondstoffen of eindproducten. Denk juist ook aan webshophouders en aan algemene retailers. Het maken van een webshopkoppeling is overigens wel bijna met alle boekhoudprogramma's mogelijk.

Enkele handige voorraadbeheer functies zijn:

  • Automatisch bestellijsten genereren;
  • Je bestelt niet snel te veel goederen;
  • De populaire producten krijgen extra prioriteit;
  • De voorraadkosten worden lager;
  • Het is precies inzichtelijk hoeveel voorraad er nog is;
  • Het over datum raken van goederen komt minder snel voor;
  • Minder ontevreden klanten (producten verkopen die niet aanwezig zijn).

Waarom je voorraad koppelen aan de boekhouding?

Ondernemers die te maken hebben met veel voorraad, kunnen hun voordeel doen met een boekhoudkundige koppeling. Als je echter niet veel voorraad hebt, is het niet nodig om de boekhouding hieraan te koppelen. Dit levert dan alleen maar extra werk op.

Het is vooral belangrijk om de voorraad te koppelen aan de boekhouding als je bedrijf groeit. Hierdoor kun je namelijk beter inzicht krijgen in de cijfers en eventuele problemen sneller oplossen. Daarnaast kun je automatisch voorraadwijzigingen doorvoeren en de voorraad waarderen. Het waarderen van de voorraad is verplicht voor ondernemers.

Hoe moet ik de voorraad waarderen?

De voorraad moet op balansdatum worden gewaardeerd. Dit betekent dat je de voorraad moet verwerken in het boekhoudprogramma op de dag dat de jaarcijfers worden vastgesteld. De waarde van de voorraad is afhankelijk van de methode die je kiest. De meest voorkomende waarderingsmethodes zijn:

  • Inkoopwaarde (kostprijs)
  • Gemiddelde inkoopwaarde;
  • FIFO (First In, First Out);
  • LIFO (Last In, First Out).

Het is in bepaalde situaties toegestaan om een lagere waarde op te nemen dan de kostprijs. In dat geval hebben we het meestal over incourante goederen. Denk aan schoenen, kleding of bijvoorbeeld aan stoffering. Het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde mag je opvoeren als kosten, die je vervolgens aftrekt van de opbrengsten. Het is verplicht om een vast percentage toe te passen als je gaat afwaarderen.

‘‘Tip: zie onze handige boekwaarde en afschrijvingen calculator.’’

Controle houden over de cashflow

Het is verstandig om de voorraad zo klein mogelijk te houden. Dit heeft namelijk een direct effect op je cashflow. Hoe groter de voorraad, hoe meer geld er 'vastzit' in de goederen. Dit geld kun je dan niet gebruiken voor andere bedrijfsactiviteiten. Bovendien is er altijd het risico dat het je niet lukt om de voorraad te verkopen. Als je te veel voorraad hebt, loop je dus het risico om in de problemen te komen. Het is belangrijk om de cashflow actief te monitoren.

Verschil webshopkoppeling en voorraadkoppeling

Er zijn veel e-commerce handelaren die gebruikmaken van een webshopkoppeling met hun boekhoudprogramma. Hierbij draait het vooral om de afhandelingen van de verkooptransacties in de boekhouding. Dit heeft dus niet direct te maken met voorraadbeheer.

Een webshopkoppeling maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verschillende btw-tarieven toe te passen. Daarnaast kunnen webshophouders te maken krijgen met een ICP-aangifte. Dit is een aangifte die ondernemers moeten doen bij verkopen in andere EU-landen. Dit noemt men ook wel eens een intracommunautaire levering.

Ook komt het vaak voor dat webshophouders gebruikmaken van verschillende verkoopkanalen. Om dit op de juiste manier boekhoudkundig af te handelen, is het gebruik van een boekhoudprogramma met webshopkoppeling aan te raden.

Voorraadadministratie koppelen aan de boekhouding

Het is dus in bepaalde situaties verstandig om de voorraadadministratie te koppelen aan de financiële administratie. Hiermee kun je het hele proces van inkoop tot de uiteindelijke facturering automatiseren. Voorraadbeheer software geeft je ook beter inzicht in de behaalde resultaten en voorkomt leveringsproblemen. Zie voor het maken van een goede vergelijking onze pagina boekhoudprogramma's.

Voorraadbeheer en boekhoudingHet koppelen van het voorraadbeheer aan de boekhouding kan voor sommige ondernemers belangrijk zijn.

Dit betreft vooral ondernemers die te maken hebben met veel voorraad.

Mijnzzp.nl