+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
CRM koppelen aan je boekhoudpakket voor slimmer online boekhouden
Werk je als zzp'er met een CRM-systeem en wil je je administratie sneller en overzichtelijker maken? Door je CRM-systeem te koppelen aan een online boekhoudprogramma voorkom je dubbel invoerwerk en blijft je klantinformatie up-to-date. Dat helpt bij online boekhouden, het maken van facturen en het bijhouden van je btw-aangifte in je boekhoudsoftware.
Wat is Customer Relationship Management-software?
Customer Relationship Management, afgekort CRM, is software waarmee je klantrelaties beheert en verkoopprocessen ondersteunt. In een CRM-systeem leg je gegevens vast zoals namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Ook kun je contactmomenten, afspraken en notities registreren. Wil je meer halen uit klantdata, lees dan ook hoe je CRM kunt inzetten voor klantinformatie.
Waarom CRM handig is voor zzp'ers
Met CRM-software heb je sneller overzicht in je relaties en lopende kansen. Je ziet in één scherm wie je klanten zijn, wanneer je voor het laatst contact had en welke offertes of opdrachten lopen. Dit maakt opvolging makkelijker en zorgt dat je minder informatie kwijtraakt. Meer achtergrond vind je bij waarom een CRM-systeem belangrijk is.
CRM-systeem en boekhoudpakket combineren voor minder dubbel werk
Gebruik je een CRM-systeem naast een boekhoudpakket, dan werk je met twee soorten gegevens: contactgegevens in je CRM en financiële gegevens in je boekhoudsoftware, zoals facturen en betalingen. Zonder koppeling moet je dezelfde informatie vaak twee keer invoeren. Dat kost tijd en verhoogt de kans op fouten.
Met een koppeling worden relaties, projecten en facturen automatisch gesynchroniseerd. Maak je bijvoorbeeld een nieuwe klant aan in het CRM, dan kan die direct worden aangemaakt in je boekhoudprogramma zzp. Ook kunnen offertes en facturen vanuit het CRM worden doorgezet naar je online boekhoudprogramma, zodat je sneller werkt en je administratie netjes blijft. Wil je weten hoe zo'n integratie werkt, lees dan wat je met een boekhoudkoppeling kunt.
Welke boekhoudsoftware past bij een CRM-koppeling?
Niet elk boekhoudpakket koppelt even soepel met CRM-software. Kijk daarom naar zaken als API-koppelingen, beschikbare integraties en de manier waarop relaties en facturen worden gesynchroniseerd. Veel ondernemers kiezen voor een online boekhoudprogramma, omdat dit vaak goed samenwerkt met andere software en je altijd en overal kunt inloggen.
Voorbeelden van online boekhouden met koppelmogelijkheden zijn e-boekhouden en Exact Online. Let daarbij op hoe je facturatie, betalingen en relatiebeheer in de praktijk samenkomen, zeker als je veel klanten hebt of met terugkerende opdrachten werkt.
Voordelen van CRM en online boekhouden in één workflow
Door je CRM-systeem en boekhoudpakket te koppelen, sluit je verkoop en administratie beter op elkaar aan. Dit is vooral handig als je veel offertes maakt, meerdere projecten runt of vaste klanten bedient.
- Minder handmatige invoer van klantgegevens en projectinformatie
- Sneller facturen maken vanuit CRM naar je boekhoudsoftware
- Altijd actuele relatiegegevens in je boekhoudprogramma zzp
- Minder fouten bij facturatie en betalingen
- Meer overzicht in opdrachten, omzet en openstaande posten
Kosten en inrichting van CRM-software en boekhoudpakketten
CRM-software werkt meestal met een abonnement en soms betaal je extra voor koppelingen of meerdere gebruikers. Ook het inrichten kost tijd; denk aan het importeren van relaties, het maken van velden en het instellen van processen. Bij boekhoudpakketten en zzp-boekhoudpakketten spelen daarnaast functies zoals bankkoppeling, facturatie, rapportages en btw-aangifte een rol in de prijs.
Wil je snel inzicht in je administratiekosten, dan kun je hieronder je boekhoudkosten berekenen. Dit helpt bij het kiezen van passende zzp-software en een boekhoudpakket dat aansluit op jouw manier van werken.
Werken in de cloud met CRM en boekhoudsoftware
Veel CRM-systemen en boekhoudsoftware zijn cloudoplossingen. Je hoeft niets te installeren en je werkt via internet. Dat is praktisch voor zzp'ers die onderweg werken of meerdere apparaten gebruiken. Updates worden meestal automatisch doorgevoerd, waardoor je software veilig en actueel blijft.
Wat leg je vast in een CRM-systeem?
- Klant- en bedrijfsgegevens
- Contactpersonen en contactmomenten
- Afspraken en notities
- Offertes en opdrachten
- Soms analyses en rapportages
Aandachtspunten bij het koppelen van CRM en boekhouding
Een koppeling werkt het beste als je processen duidelijk zijn. Spreek af waar je relaties beheert, hoe je projecten benoemt en wanneer je factureert. Controleer ook of de koppeling de gegevens overneemt die jij nodig hebt, bijvoorbeeld factuurregels, btw-codes en betaalstatussen. Past een systeem niet bij je werkwijze, dan kan het juist extra handelingen opleveren. In dat geval is het slim om een ander boekhoudpakket of andere boekhoudsoftware te kiezen.
Samenvatting
Door CRM-software te koppelen aan een boekhoudpakket maak je online boekhouden eenvoudiger. Je houdt klantgegevens, offertes, facturen en betalingen beter in sync, waardoor je minder dubbel werk hebt en sneller inzicht krijgt in je administratie. Voor veel zzp'ers is een combinatie van CRM en een online boekhoudprogramma een logische stap richting een strakkere workflow en een beter overzicht.
Mijnzzp.nl