Team Mijnzzp

CRM-systeem en boekhoudpakket

Stap je over op een nieuw boekhoudpakket? Overweeg dan om beide systemen samen te voegen. Door de gegevens uit het CRM-systeem en het boekhoudpakket met elkaar te combineren, hoef je minder handmatig in te vullen en is alle bedrijfsdata altijd up-to-date. Bovendien bespaar je zo tijd én geld! We vertellen je hier hoe het werkt.

Customer Relationship Management

Voor sommige ondernemers is customer relationship management (CRM) nog onbekend terrein. CRM is een verzamelnaam voor systemen die bedrijven gebruiken om contact te houden met hun klanten. Dit kan zijn door middel van e-mail, telefoon of persoonlijke contacten. Een CRM-systeem helpt je hierbij door al je contacten op te slaan in één centrale plek. Zo weet je altijd wanneer je iemand voor het laatst hebt gesproken en wat er is besproken. Op die manier ben je beter in staat om een band op te bouwen met je klant en kan je inspelen op verkoopkansen.

Processen vereenvoudigen

Wanneer je een CRM-systeem en boekhoudpakket gebruikt, komen er twee verschillende soorten gegevens binnen. Het gaat om financiële gegevens, zoals rekeningnummers, facturen en bedragen, en contactgegevens, zoals namen en adressen. In het verleden moest je deze gegevens handmatig invoeren in beide systemen. Door ze te koppelen, hoeft dat niet meer. Alle gegevens worden dan automatisch gesynchroniseerd.

Bijvoorbeeld: je klant belt en vraagt om een offerte. In het CRM-systeem maak je een nieuwe opdracht aan met alle relevante gegevens. Dit systeem stuurt de gegevens door naar het boekhoudpakket. Hier worden de gegevens vervolgens vastgelegd, zodat je later eenvoudig kunt terugvinden welke opdracht voor welk bedrag is gedaan. Een CRM-systeem moet gezien worden als belangrijke aanvulling op het verkoopproces van de organisatie. Dit kan soms ook betrekking hebben op voorraadbeheer.

Een CRM-systeem gebruiken heeft als voordeel:

  • Alle contactgegevens van klanten op één plek;
  • Gespreksverslagen van klantcontacten;
  • Inzicht in verkoopprocessen;
  • Ondersteuning bij het maken van offertes;
  • Koppeling met boekhoudpakket en e-mailprogramma.

Het boekhoudpakket

Een boekhoudpakket is een programma waarmee je alle financiële gegevens van je onderneming kunt bijhouden. Je kunt hierbij denken aan banktransacties, inkoopfacturen, salarisbetalingen en verkoopfacturen. Een boekhoudpakket geeft je inzicht in de financiële gegevens van je bedrijf en helpt je bij het doen van de boekhouding.

Een boekhoudpakket gebruiken heeft als voordeel:

  • Alle financiële gegevens op één plek;
  • Inzicht in de financiële situatie van je bedrijf;
  • Gemakkelijke boekhouding;
  • Koppeling met bank en Belastingdienst;
  • Mogelijkheid om facturen en offertes te maken;
  • Je kunt een CRM-systeem en boekhoudpakket samenvoegen.

CRM en boekhoudpakket koppelen heeft als voordeel:

  • Je hoeft veel minder gegevens handmatig in te vullen;
  • Alle relevante klantgegevens zijn op ieder moment beschikbaar;
  • Het verkoopproces zal eenvoudiger en overzichtelijk worden;
  • Er zijn meerdere koppelingen mogelijk, zoals met de bank en Belastingdienst;
  • Het is veel minder foutgevoelig door middel van automatisering.

Wanneer je een CRM-systeem gaat gebruiken, is het verstandig om het te koppelen met je boekhoudpakket. Dit kan vooral handig zijn voor ondernemers die te maken hebben met veel verschillende klanten. Denk bijvoorbeeld aan een webshop of een bedrijf dat veel offertes maakt. Het koppelen van gegevens zonder CRM-systeem is in de meeste gevallen lastig.

CRM-software gebruiken

Het is tegenwoordig mogelijk om gebruik te maken van cloud-based CRM-software. Dit betekent dat je niet langer een programma hoeft te installeren op je computer, maar dat je via internet toegang hebt tot de software. Dit heeft als voordeel dat je op ieder moment en vanaf iedere plek toegang hebt tot je CRM-systeem. Daarnaast is het ook eenvoudiger om de software up-to-date te houden, omdat de leverancier van de software hier zelf voor zorgt.

Voor bedrijven die veel waarde hechten aan hun klantrelaties, is een CRM-systeem onmisbaar. Door gebruik te maken van de juiste software, kan je ervoor zorgen dat alle relevante gegevens op één plek terecht komen. Denk bijvoorbeeld aan KvK gegevens, contactpersonen, gemaakte afspraken en aan alle contactmomenten. Ook is het in de meeste gevallen mogelijk om klantdata te analyseren. Dit is handig om inzicht te krijgen in de behoeftes van je klanten.

Wat zijn de nadelen?

Een CRM-systeem gebruiken heeft voornamelijk voordelen, maar er zitten ook een aantal nadelen aan. Zo is het belangrijk om te weten dat het gebruik van een CRM-systeem vrijwel altijd geld kost. Dit kan per maand, per jaar of in één keer worden betaald. Daarnaast is het belangrijk dat je weet hoe het systeem werkt, voordat je ermee aan de slag gaat. Wanneer je niet weet hoe het systeem werkt, kan dit leiden tot verkeerde invoer van gegevens. Ook is het mogelijk dat een CRM-systeem niet voldoet aan de wensen en behoeften van je bedrijf. In dat geval kan het verstandig zijn om een andere oplossing te zoeken. Er is eventueel ook andere bedrijfssoftware beschikbaar.

Conclusie

Een CRM-systeem is een handig programma om je klantcontacten te beheren. Het geeft je inzicht in de contactmomenten die je hebt met je klant en helpt je bij het bouwen van een sterke relatie. Daarnaast is het mogelijk om het boekhoudpakket te koppelen aan je CRM-systeem, waardoor je alle relevante gegevens op één plek hebt.

Kantoor zzpHet integereren van een CRM-systeem met de boekhouding heeft dus verschillende voordelen.

Het beheren van klantgegevens en andere data zal veel eenvoudiger worden. Daarnaast werkt het ook sneller.

Mijnzzp.nl