Een grootboekrekening bestaat uit een verzameloverzicht van inkomsten en uitgaven die betrekking hebben op een specifieke categorie. Daarbij is er sprake van een overzicht met inkomsten en uitgaven die logischerwijs bij elkaar passen. Een grootboekrekening maakt onderdeel uit van een grootboek en is in stukken verdeeld. Alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde periode moeten dus terug te vinden zijn in de grootboekrekening. Alle rekeningen van de organisatie moeten opgenomen worden in het grootboek. De term grootboekrekening komt tegenwoordig steeds minder vaak voor, omdat er steeds meer sprake is van online boekhouden.
Grootboekrekening: inzicht en overzicht in financiële situatie
Een grootboekrekening geeft inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en daardoor heb je een optimaal financieel overzicht. In het boekhouden heeft elke grootboekrekening een eigen nummer. Dat maakt het gemakkelijk om overzichten terug te vinden. Heb je een online boekhoudprogramma dan zorgen je boekingen ervoor dat deze automatisch in de juiste grootboekrekening terechtkomen. Denk bijvoorbeeld aan alle kantoorbenodigdheden, huisvestingskosten, telefoonkosten en aan de autokosten. De autokosten worden in het rekenschema samen opgenomen met de autoverzekering binnen het grootboek. Grootboeken maken het dus mogelijk om alle algemene kosten, personeelskosten en andere posten apart op te nemen. Zo krijg je een beter overzicht van de soort kosten.
Twee soorten grootboekrekeningen
Er zijn twee soorten grootboekrekeningen te onderscheiden, namelijk de balansrekeningen en de resultaatrekeningen. Bij het vertegenwoordigen van een waarde of schuld is er sprake van een balansrekening en het overzicht van opbrengsten en kosten, en er sprake van een resultatenrekening. Deze laatste wordt ook wel aangeduid met winst- en verliesrekening die samen met de balans de jaarrekening vormt.
Balansrekeningen
Bij een balansrekening gaat het dus om een waarde of schuld. Een voorbeeld daarvan is wat je op je zakelijke rekening hebt staan. Heb je geld in kas dan is het bedrag eveneens terug te zien op de balansrekening. Zo geldt dat eveneens voor bijvoorbeeld leningen en voor inventaris van je bedrijf.
- Bank
- Kas
- Bedrijfsinventaris
- Zakelijke leningen
Activa en passiva op de balans
De balans is als grootboekrekening in twee delen te onderscheiden, namelijk in een activa zijde en in een passiva zijde. De activa staan op de linkerzijde en de passiva op de rechterzijde. De balansrekening is in evenwicht en daar is de naam balans dus ook op gebaseerd. De debetzijde of wel activa kant omvat alle bezittingen van je bedrijf net als vorderingen op debiteuren. De activa bestaan uit financiële verplichtingen die je als bedrijf hebt ofwel uit schulden. Overigens kan deze zijde bestaan uit eigen vermogen, maar ook uit leningen.
Balansrekening activa
De activa zijde van de grootboekrekening balans is te onderscheiden in vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Vaste activa heeft betrekking op bezittingen die langere tijd deel uitmaken van je bedrijf, zoals een bedrijfspand. Vaste activa heeft over het algemeen betrekking op bezittingen die langer dan één jaar onderdeel uitmaken van de organisatie. Bij vlottende activa draait het om middelen die maar op korte termijn onderdeel zijn van je bedrijf. Liquide middelen betreft middelen die je direct tot je beschikking hebt, zoals het bedrag op je bankrekening, de ontvangsten of in kas hebt.
Balansrekening passiva
De grootboekrekening in de vorm van de passiva balans voorziet in de weergave van het eigen vermogen, kortlopende schulden, langlopende schulden en crediteuren. Het eigen vermogen heeft betrekking op het verschil tussen activa en passiva ofwel het verschil tussen de bezittingen en schulden. Bij kortlopende schulden gaat het om financiële verplichtingen die er binnen een jaar niet meer zijn. Denk maar aan het bedrag dat leveranciers nog tegoed hebben. Bij langlopende schulden gaat het om financiële verplichtingen op de lange termijn, zoals een bedrijfshypotheek. Crediteuren geeft het overzicht weer van de vorderingen op jouw bedrijf.
Resultatenrekening
Een resultatenrekening geeft de resultaten van je bedrijf weer en is daarom een winst- en verliesrekening te noemen. In deze rekening zijn onder meer opbrengsten en uitgaven terug te zien. Denk daarbij aan de inkopen en verkopen, maar ook aan kosten die gemaakt zijn in het kader van reizen of aan de uitgaven voor marketingactiviteiten, zoals kosten voor advertenties.
- Inkopen en verkopen
- Zakelijke uitgaven
Diverse grootboekrekeningen op de winst- en verliesrekening
Er zijn meerdere grootboekrekeningen te onderscheiden op de winst- en verliesrekening. Je ziet er de omzet van bijzondere baten op terug, maar ook de omzet van de verkoop. Daar staat tegenover dat er verschillende kosten zijn te zien in verschillende grootboekrekeningen. Deze zijn te onderscheiden in kosten als afschrijvingen, kosten als verkopen en kosten als kantoorkosten. Binnen de verschillende grootboekrekeningen is het mogelijk om subgrootboek rekeningen toe te voegen.
Grootboekrekening in Excel
Je kan als zzp-er zelf in Excel de administratie bijhouden en de boekhouding voeren. Het is echter wel veel werk en ook zijn foutjes natuurlijk snel gemaakt. Wil je wel aan de slag met boekhouding in Excel dan zijn er online-voorbeelden van grootboekrekeningen te vinden. Houd alles wel zorgvuldig bij en check ook of er geen foutjes zijn, want die werken natuurlijk door, zodat je geen correct overzicht meer hebt. In plaats van Excel met grootboekrekeningen te gebruiken, is er een veel simpeler en efficiënter methode, namelijk het gebruikmaken van een online boekhoudprogramma.
Online boekhoudprogramma gebruiken
Als de termen en de uitleg over grootboekrekeningen je weinig zeggen, maar je wel je eigen boekhouding wilt voeren dan biedt boekhoudsoftware uitkomst. Je hoeft dan helemaal geen verstand te hebben van grootboekrekeningen als balansrekeningen en resultatenrekeningen. Het enige wat je dan hoeft te doen, is je uitgaven en inkomsten netjes bij te houden. De balans en winst- en verliesrekening komen dan vanzelf tot stand. Daar zorgt de boekhoudsoftware namelijk automatisch voor. Verstuur je facturen of boek je een zakelijke uitgave dan wordt dit allemaal nauwkeurig in het boekhoudprogramma verwerkt.
Wil je inzicht in de balans of in de winst- en verliesrekening dan druk je gewoon op de betreffende knop. Zo kan je per jaar bekijken wat de grootboekrekeningen zijn betreffende de resultaten en wat de balans is, maar ook per maand of per kwartaal. De meeste boekhouders maken net zo als ondernemers ook gebruik van boekhoudsoftware. Ondernemers kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van e-boekhouden voor alle balansposten.
Nog meer voordelen
Online boekhoudprogramma’s bieden niet alleen het voordeel van gemak van boekhouden en inzage in grootboekrekeningen. Er zijn nog veel meer voordelen op te noemen. Het is dan ook niet voor niets dat een groot aantal zzp'ers gebruikmaakt van boekhoudsoftware en vaak zelfs geen gebruik meer maken van een boekhouder. De boekhoudsoftware maakt het namelijk ook mogelijk om gegevens beschikbaar te krijgen voor het doen van de btw-aangifte.
Bovendien kan je na afloop van een jaar zo de cijfers tevoorschijn toveren net als de winst- en verliesrekening. De winst- en verliesrekening komt daarbij uitstekend van pas om de aangifte inkomstenbelasting correct in te vullen. Je moet namelijk je winst uit onderneming opgeven bij de inkomstenbelasting en deze gegevens staan in het boekhoudprogramma voor je klaar. Verder geldt dat het altijd mogelijk is om ondersteuning van een boekhouder te krijgen voor de aangiften in combinatie met boekhoudsoftware.
Wat zijn gelijksoortige uitgaven in de grootboekrekening?
De term gelijksoortige uitgaven binnen de grootboekrekening wordt in veel boekhoudsystemen gebruikt. Gelijksoortige uitgaven in de grootboekrekening heeft betrekking op alle uitgave en verdiensten die een bedrijf heeft gemaakt. Door alle cijfers in een grootboekrekening bij elkaar te zetten zie je eenvoudig wat je over een periode aan iets hebt betaald of juist hebt verdiend. Een korte samenvatting is dus dat je alle inkomsten en uitgaven eenvoudig kunt terugvinden per kostensoort.
Wat zijn langlopende schulden?
Binnen de grootboekrekening moet je ook de langlopende schulden opnemen. Dit zijn kosten die je in de toekomst nog moet betalen. Aan de langlopende schulden zit meestal een betalingsverplichting vast. Denk aan de huisvestingskosten, kantoorkosten, autokosten of aan de totale kosten die je moet maken om omzet te kunnen maken. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het inkopen van grondstoffen of andere artikelen. De inkoopwaarde kan dus voor een deel ook toebehoren tot de langlopende schulden. In dat geval hebben we het ook wel over de inkoopwaarde van de omzet.
Overzichtelijk grootboekrekeningen maken
Een grootboek bestaat meestal uit een verzameling van overzichten en cijfers. Een eenvoudige manier om alle rubrieken overzichtelijk te houden is het overzichtelijk benoemen van alle posten. De personeelskosten neem je bijvoorbeeld niet op als huisvestingskosten, maar als personeelskosten en salaris. Ook een post algemene kosten komt veel voor in de boeken. De meeste grote bedrijven maken gebruik van een unieke code binnen hun grootboekrekeningen om fouten te voorkomen. Het netjes bijhouden van de grootboekrekeningen en het complete grootboek geeft je als ondernemer duidelijk inzicht in de financiële situatie van de onderneming.
Wanneer je zelf overweegt om aan online boekhouden te beginnen zul je merken dat dit een optie is. Zoals eerder omschreven kun je het boekhouden ook combineren met een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers hebben overigens geen accountant nodig. Dit is meestal alleen van toepassing op bedrijven die veel omzet maken. In dat geval zijn de grootboekrekeningen meestal ook complex.
Lees ook ons artikel: Veelvoorkomende boekhoudkundige begrippen en termen
Een grootboek is dus een verzameloverzicht van de inkomsten en uitgaven. Zonder grootboek kun je de boekhouding niet op de juiste manier bijhouden.
Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan is het aanmaken en beheren van de grootboekrekeningen eenvoudig.
Mijnzzp.nl