Een memoriaal boeking is een handeling binnen de boekhouding waarbij je mutaties verwerkt in een memoriaal. Je boekt in een boekhouding allerlei posten, zoals uitgaven en inkomsten. In het verkoopboek neem je verkoopfacturen op en in het inkoopboek de inkoopfacturen. De banktransacties komen daarbij in het bankboek te staan. Zo heb je misschien ook nog een kasboek om transacties met contant geld in te verwerken. Dit zijn belangrijke boekhouding onderdelen, maar wat doe je als er sprake is van een post die niet in de reguliere boekhoudposten thuishoort? Bijvoorbeeld als er sprake is van een afschrijving of incidentele andere speciale boeking? In dat geval maak je gebruik van memoriaalboekingen. Dit doe je doorgaans bij de jaarafsluiting of als je een loonjournaalpost gaat inboeken. Wanneer je de eigen boekhouding doet, is het belangrijk dat je begrijpt wat een memoriaal boeking is, omdat je alle transacties in het juiste boek opgenomen moeten worden.
Inhoudsopgave:
- Wat is een memoriaal?
- Begrip memoriaalboeking
- Voorbeeld memoriaalboeking van afschrijving
- Incidentele boekingen in memoriaal
- Invoeren memoriaalboeking
- Rekening en tegenrekening
- Boekhoudprogramma: automatische verwerking memoriaalboeking
- Memoriaal met variabele of vaste tegenrekening
- Veelgestelde vragen memoriaal
Wat is een memoriaal?
Een memoriaalboeking is een term die verwijst naar een boekhoudkundige journaalpost of transactie die wordt gebruikt om bepaalde financiële gebeurtenissen of aanpassingen vast te leggen die niet binnen de normale dagelijkse boekhouding vallen. Het wordt vaak gebruikt om correcties aan te brengen, ongebruikelijke transacties te registreren of financiële gebeurtenissen vast te leggen die buiten de normale bedrijfsactiviteiten vallen. Een memoriaalboeking kan bestaan uit een debet- en creditboeking om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige balans in evenwicht blijft. Het wordt vaak gebruikt voor zaken zoals het corrigeren van fouten in eerdere boekingen, het verwerken van afschrijvingen, het registreren van belastingaanslagen of het vastleggen van incidentele transacties.
Begrip memoriaalboeking
Een memoriaalboeking is niets meer of minder dan een post die niet gerelateerd is aan concrete uitgaven of inkomsten. De boeking is dan ook niet te herleiden naar een financiële transactie. Het meest duidelijk is het voorbeeld van een afschrijving op een bedrijfsmiddel. Dit is geen uitgave en behoort ook niet tot de inkomsten, zodat je hiervoor een memoriaalboeking maakt. Daarnaast is het van belang dat elke memoriaal boeking in evenwicht is. In het memoriaal worden incidentele boekingen gemaakt die niet kunnen worden gemaakt in een ander dagboek, zoals afschrijvingen. Een ander voorbeeld zijn het kasboek of het verkoopboek. Al deze boekingen komen terecht in het memoriaal.
Voorbeeld memoriaalboeking van afschrijving
Een bedrijfsmiddel neemt in waarde af en dit verwerk je door middel van afschrijving dan ook in de boekhouding. Een kenmerk van een memoriaal is dat er geen sprake is van een automatische tegenpost. Die is er bijvoorbeeld wel als je een factuur aan een debiteur verstuurt en de betaling daarvan binnenkomt. Bekijk onderstaand voorbeeld van een memoriaalboeking op basis van de afschrijving van een bedrijfsmiddel in de resultatenrekening.
Aanschaf bedrijfsmiddel € 1.500
Afschrijving in 3 jaar: 1/3 = € 500
Memoriaalboeking:
Kosten | Debet | € 500
Afschrijving | Credit | € 500
In het bovenstaande voorbeeld is er sprake van een memoriaalboeking in het dagboek, omdat het niet mogelijk is de afschrijving te boeken in het bankboek of kasboek. Het betreft hier namelijk geen uitgave. De post is evenmin te boeken in het inkoopboek of verkoopboek, omdat het geen inkoop of verkoop betreft.
Incidentele boekingen in memoriaal
Er zijn naast het boeken van afschrijvingen in het memoriaal ook nog andere journaalposten die daarvoor in aanmerking komen. Het gaat namelijk om alle soorten boekingen die je niet verwerkt in een kasboek, bankboek, verkoopboek of ander dagboek. In de meeste gevallen voer je incidentele boekingen bij de jaarafsluiting in het memoriaal in. Dat is het moment waarop je afschrijvingen boekt, maar ook overlopende posten afboekt of bedragen die vooruitbetaalt zijn, verwerkt.
- Afschrijvingen.
- Afboeking (wanbetalers, onverkoopbare voorraad).
- Veranderingen in voorzieningen, zoals groot onderhoud voorziening.
- Crediteuren en debiteuren salderen.
- Herwaardering.
- Loonjournaalpost.
Invoeren memoriaalboeking
Bij het handmatig bijhouden van je boekhouding komt het voor dat je een memoriaalboeking moet invoeren. Bijvoorbeeld door een bedrag te verplaatsen van de ene rekening naar de andere rekening.
Je dient dan eerst het type boeking te selecteren. In dit geval dus een memoriaalboeking om daarna de rekening te kiezen. Daarbij voer je de van toepassing zijnde datum in en geef je het doel van de boeking duidelijk in de omschrijving aan. Voer het bedrag exclusief btw in en selecteer de tegenrekening om daar het bedrag heen te verplaatsen. Het is uiteraard mogelijk om op dit moment een nieuwe tegenrekening te creëren.
Indien je kostenplaatsen in de boekhouding beschikbaar hebt dan is het mogelijk om er een uit te kiezen en daar het bedrag onder te zetten. Het is overigens ook een optie om een openstaand bedrag te verrekenen en daarbij een factuurnummer in de memoriaalboeking te verwerken.
Rekening en tegenrekening
Het is bij een memoriaalboeking nodig om een rekening en tegenrekening te selecteren. Dit heeft ermee te maken dat een memoriaalboeking niet aan een bepaalde grootboekrekening verbonden is. Het is nu eenmaal zo dat je een journaalpost invoert op twee rekeningen. Daarom selecteer je voor een memoriaalboeking een rekening om het bedrag af te boeken en een tegenrekening om het bedrag naartoe te verplaatsen. Maak je van boekhoudsoftware gebruik dan is het gemakkelijk om een tegenrekening automatisch aan te maken.
Boekhoudprogramma: automatische verwerking memoriaalboeking
Het voordeel van het gebruikmaken van een online boekhoudprogramma is dat je doorgaans niet apart een memoriaalboeking hoeft aan te maken. De boekhoudsoftware verwerkt bijvoorbeeld automatisch de afschrijving als je investeert in een bedrijfsmiddel. Bij het invoeren van de inkoopfactuur geef je aan dat het om een investering gaat met afschrijving. Vervolgens doet de boekhoudsoftware wat het moet doen. Het voordeel is dat het bedrag op de balans ook automatisch wordt aangepast. Mocht er zich een situatie voordoen, waarin je nog wel handmatig een memoriaalboeking moet invoeren, dan kan dat natuurlijk ook gewoon.
Memoriaal met variabele of vaste tegenrekening
Het is mogelijk om verschillende memoriaaldagboeken toe te passen. Dit maakt het gemakkelijk om een bepaald type boeking onder te brengen in een van de memoriaaldagboeken. Zo is het mogelijk om voor een loonjournaalpost een apart memoriaaldagboek aan te maken net als voor activa. Daarbij zijn er verder twee soorten memoriaal te onderscheiden, namelijk met een vaste of variabele tegenrekening.
Bij een vaste tegenrekening boek je een bedrag dat in de toekomst in balans komt. Er is dan sprake van een gekoppelde grootboekrekening, waarop je het saldoverschil tussen credit- en debetbedragen boekt. Bij een variabel memoriaal is het belangrijk dat er sprake is van evenwicht tussen de bedragen. Dit memoriaaldagboek is alleen af te sluiten als het saldo exact nul is.
Veelgestelde vragen memoriaal
Wat is de betekenis van een memoriaalboeking?
Dit is een journaalpost zonder dat er sprake is van een financiële transactie en bedoeld om incidentele boekingen te verwerken die niet in een ander dagboek zijn onder te brengen. Het helpt bij het handhaven van de boekhoudkundige balans en zorgt ervoor dat alle financiële gegevens nauwkeurig worden geregistreerd, zelfs als ze niet passen in de andere boekhoudkundige dagboeken zoals het inkoopboek of verkoopboek.
Wanneer is het nodig een memoriaalboeking te maken?
Het is nodig om een memoriaalboeking te maken als deze niet in een ander dagboek is te verwerken, zoals een afschrijving of een afboeking. Dit doe je doorgaans bij de jaarafsluiting. Wanneer er fouten worden ontdekt in eerdere boekingen, zoals het inkoopboek of verkoopboek, worden memoriaalboekingen gebruikt om deze fouten te corrigeren door bijvoorbeeld creditnota's te maken. Deze boekingen komen dus in het memoriaal terecht van de administratie.
Welke memoriaalboekingen komen vaak voor in zzp boekhouding?
In een zzp boekhouding komt een memoriaalboeking in de vorm van afschrijving regelmatig voor. De meeste ondernemers investeren in bedrijfsmiddelen, variërend van laptops tot een bestelbus. Ook afboekingen zijn als memoriaalboeking gebruikelijk onder zelfstandigen zonder personeel. Verder geldt dat herwaarderingen en loonjournaalposten wat dat betreft minder vaak van toepassing zijn bij eenmanszaken.
Mijnzzp.nl