Een memoriaalboeking is een boekhoudkundige journaalpost die wordt gebruikt voor boekingen die niet via het kasboek, bankboek, inkoopboek of verkoopboek lopen. Het gaat om administratieve correcties en posten waarvoor geen directe betaling of ontvangst plaatsvindt. Denk hierbij aan afschrijvingen, voorzieningen, herwaarderingen of correcties op eerdere boekingen. Omdat er geen sprake is van een concrete geldstroom, worden deze posten vastgelegd in het memoriaaldagboek. Net als bij iedere journaalpost geldt dat een memoriaalboeking altijd in evenwicht moet zijn. Het totaal aan debetboekingen is gelijk aan het totaal aan creditboekingen. Wanneer je zelf de boekhouding voert, is het belangrijk dat je begrijpt wat een memoriaalboeking is, omdat alle transacties in het juiste dagboek moeten worden opgenomen.
Begrip memoriaalboeking
Een memoriaalboeking is een boeking die niet direct gekoppeld is aan een kas- of banktransactie. De boeking is daardoor niet te herleiden tot een betaling, factuur of ontvangst. Een veelvoorkomend voorbeeld is de afschrijving op een bedrijfsmiddel. Dit is wel een kostenpost, maar geen uitgave. Daarom wordt deze vastgelegd via het memoriaal. In het memoriaal worden incidentele boekingen verwerkt die niet thuishoren in andere dagboeken. Het memoriaal fungeert daarmee als vangnet voor boekingen die buiten de reguliere bedrijfsprocessen vallen.
Voorbeeld memoriaalboeking afschrijving
Wanneer een bedrijfsmiddel in waarde daalt, verwerk je dit via een afschrijving in de boekhouding. Deze afschrijving heeft invloed op de winst, maar niet op de liquiditeit.
Voorbeeld
- Aanschaf bedrijfsmiddel: € 1.500
- Afschrijving in 3 jaar: € 500 per jaar
Memoriaalboeking
- Debet: afschrijvingskosten € 500
- Credit: cumulatieve afschrijving bedrijfsmiddel € 500
Deze boeking komt in het memoriaaldagboek terecht, omdat er geen sprake is van een betaling en de post niet kan worden verwerkt in het bankboek, kasboek, inkoopboek of verkoopboek.
Incidentele boekingen in het memoriaal
Naast afschrijvingen zijn er meer journaalposten die via het memoriaal worden verwerkt. Het gaat om boekingen die niet thuishoren in een kasboek, bankboek, verkoopboek of ander dagboek. In de meeste gevallen worden deze incidentele boekingen ingevoerd bij de jaarafsluiting. Voorbeelden hiervan zijn:
- Afschrijvingen
- Afboekingen van wanbetalers of onverkoopbare voorraad
- Mutaties in voorzieningen, zoals een voorziening groot onderhoud
- Salderen van crediteuren en debiteuren
- Herwaarderingen
- Loonjournaalposten
Memoriaalboeking invoeren
Bij handmatige boekhouding of bij specifieke correcties voer je zelf een memoriaalboeking in. Je kiest het memoriaaldagboek en selecteert een rekening en een tegenrekening. Vervolgens geef je de datum en een duidelijke omschrijving van de boeking op.
Het bedrag wordt exclusief btw ingevoerd, omdat er geen factuur aan ten grondslag ligt. Indien van toepassing kun je een kostenplaats, project of factuurnummer koppelen aan de boeking.
Rekening en tegenrekening
Bij een memoriaalboeking selecteer je altijd twee grootboekrekeningen. De ene rekening wordt gedebiteerd en de andere gecrediteerd. Dit is nodig omdat een memoriaalboeking niet automatisch gekoppeld is aan een vaste grootboekrekening, zoals bij een bank- of inkoopboeking wel het geval is.
Boekhoudsoftware kan automatisch een tegenrekening voorstellen, maar de ondernemer of boekhouder blijft verantwoordelijk voor een juiste verwerking.
Automatische verwerking in boekhoudsoftware
Moderne online boekhoudprogramma’s verwerken veel memoriaalboekingen automatisch. Zo worden afschrijvingen automatisch aangemaakt zodra je bij een inkoopfactuur aangeeft dat het om een investering gaat. De software verwerkt dan zowel de kosten als de bijbehorende balansmutatie.
In bijzondere situaties blijft het mogelijk om handmatig een memoriaalboeking toe te voegen, bijvoorbeeld bij correcties of uitzonderingen.
Wanneer maak je een memoriaalboeking?
Een memoriaalboeking maak je wanneer een boeking niet via kas, bank, inkoop of verkoop kan worden verwerkt. Dit gebeurt vaak bij de jaarafsluiting of bij correcties.
Welke memoriaalboekingen komen vaak voor bij zzp’ers?
Bij zzp’ers gaat het vooral om afschrijvingen op bedrijfsmiddelen zoals laptops, gereedschap of een bestelbus. Ook afboekingen komen regelmatig voor. Loonjournaalposten en herwaarderingen zijn bij eenmanszaken minder gebruikelijk.
Mijnzzp.nl