+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Wat zijn memoriaalboekingen en wanneer gebruik je ze in je boekhouding?
Een memoriaalboeking is een boekhoudkundige journaalpost voor correcties en posten die niet via het kasboek, bankboek, inkoopboek of verkoopboek lopen. Denk aan afschrijvingen, voorzieningen, herwaarderingen of correcties op eerdere boekingen. Omdat er geen directe betaling of ontvangst is, verwerk je dit in het memoriaaldagboek.
In een zzp-boekhoudprogramma kun je deze boekingen vaak eenvoudig invoeren of automatisch laten verwerken. Wil je boekhoudpakketten vergelijken, dan helpt een overzicht van functies en automatisering in een boekhoudpakket.
Memoriaalboekingen zijn vooral handig als je zelf online boekhouden doet en je boekhouding netjes wilt laten aansluiten op de balans en de winst- en verliesrekening. Een boekhouder kan dit controleren, maar met goede boekhoudsoftware en duidelijke omschrijvingen kun je veel zelf. Het belangrijkste is dat elke journaalpost in evenwicht is: het totaal debet is gelijk aan het totaal credit.
Memoriaal boeking in het kort uitgelegd
Een memoriaalboeking is een journaalpost die je gebruikt voor boekingen zonder directe geldstroom, zoals afschrijvingen, correcties en interne mutaties. Deze boekingen verwerk je in het memoriaaldagboek om je administratie goed te laten aansluiten op de balans en de winst- en verliesrekening.
Begrip memoriaalboeking
Een memoriaalboeking is een boeking die niet direct gekoppeld is aan een kas- of banktransactie. Je kunt de boeking dus niet herleiden tot een betaling, factuur of ontvangst. Een bekend voorbeeld is de afschrijving op een bedrijfsmiddel. Dat is wel een kostenpost, maar geen uitgave. Daarom verwerk je dit via het memoriaal.
In het memoriaal verwerk je incidentele boekingen die niet passen in de reguliere dagboeken. Het memoriaal fungeert daarmee als vangnet binnen je financiële administratie, vooral rond correcties en de jaarafsluiting.
Voorbeeld memoriaalboeking afschrijving
Wanneer een bedrijfsmiddel in waarde daalt, verwerk je dit via een afschrijving. Deze afschrijving heeft invloed op de winst, maar niet op de liquiditeit. In je boekhoudpakket zie je dit terug als kosten en als een balansmutatie.
Voorbeeld
- Aanschaf bedrijfsmiddel: € 1.500
- Afschrijving in 3 jaar: € 500 per jaar
Memoriaalboeking
- Debet: afschrijvingskosten € 500
- Credit: cumulatieve afschrijving bedrijfsmiddel € 500
Deze boeking komt in het memoriaaldagboek terecht, omdat er geen sprake is van een betaling en de post niet thuishoort in het bankboek, kasboek, inkoopboek of verkoopboek.
Incidentele boekingen in het memoriaal
Naast afschrijvingen zijn er meer journaalposten die via het memoriaal worden verwerkt. In de meeste gevallen voer je deze boekingen in bij de jaarafsluiting of bij een correctie. Voorbeelden zijn:
- Afschrijvingen
- Afboekingen van wanbetalers of onverkoopbare voorraad
- Mutaties in voorzieningen, zoals een voorziening groot onderhoud
- Salderen van crediteuren en debiteuren
- Herwaarderingen
- Loonjournaalposten
Memoriaalboeking invoeren in je boekhoudprogramma
Bij handmatige boekhouding of bij specifieke correcties voer je zelf een memoriaalboeking in. Je kiest het memoriaaldagboek en selecteert een rekening en een tegenrekening. Daarna vul je de datum en een heldere omschrijving in. Dit maakt het later makkelijker om je administratie te controleren of te bespreken met je boekhouder.
Het bedrag wordt meestal exclusief btw ingevoerd, omdat er geen factuur aan ten grondslag ligt. Indien van toepassing kun je een kostenplaats, project of referentie koppelen, afhankelijk van je boekhoudsoftware.
Rekening en tegenrekening
Bij een memoriaalboeking gebruik je altijd twee grootboekrekeningen. De ene rekening wordt gedebiteerd en de andere gecrediteerd. Dit is nodig omdat een memoriaalboeking niet automatisch gekoppeld is aan een vaste grootboekrekening, zoals bij een bank- of inkoopboeking vaak wel gebeurt.
Boekhoudpakketten kunnen soms een tegenrekening voorstellen, maar jij of je boekhouder blijft verantwoordelijk voor een juiste verwerking in de boekhouding.
Automatische verwerking in boekhoudsoftware
Moderne online boekhoudprogramma’s verwerken veel memoriaalboekingen automatisch. Zo kan een online boekhoudprogramma afschrijvingen aanmaken zodra je bij een inkoopfactuur aangeeft dat het om een investering gaat. De software verwerkt dan zowel de kosten als de bijbehorende balansmutatie.
In bijzondere situaties blijft het mogelijk om handmatig een memoriaalboeking toe te voegen, bijvoorbeeld bij een correctie of een boeking die niet standaard wordt herkend door het zzp-boekhoudprogramma.
Wanneer maak je een memoriaalboeking
Je maakt een memoriaalboeking wanneer een boeking niet via kas, bank, inkoop of verkoop kan worden verwerkt. Dit komt vaak voor bij de jaarafsluiting, maar ook gedurende het jaar bij correcties. Werk je met online boekhouden, dan helpt het om vaste momenten te plannen waarop je deze posten controleert, zodat je boekhouding up-to-date blijft.
Welke memoriaalboekingen komen vaak voor bij zzp’ers
Bij zzp’ers gaat het vaak om afschrijvingen op bedrijfsmiddelen zoals laptops, gereedschap of een bestelbus. Ook afboekingen kunnen voorkomen. Loonjournaalposten en herwaarderingen zijn bij eenmanszaken meestal minder gebruikelijk. Met een passend boekhoudpakket of boekhoudprogramma zzp kun je deze boekingen vaak eenvoudig verwerken.
Samenvatting
Memoriaalboekingen zijn journaalposten voor boekingen zonder directe geldstroom, zoals afschrijvingen en correcties. Je verwerkt ze in het memoriaaldagboek, zodat je balans en winst- en verliesrekening kloppen. Met goede boekhoudsoftware en een online boekhoudprogramma kun je memoriaalboekingen sneller invoeren en soms zelfs automatisch laten verwerken.
Wil je sneller werken en minder handmatig corrigeren, kies dan een online boekhoudprogramma dat past bij jouw administratie. Vergelijk zzp-boekhoudpakketten via zzp-boekhoudpakketten vergelijken.
Mijnzzp.nl