Team Mijnzzp

Microsoft Excel

De belangrijkste reden om je boekhouding en administratie zelf te beheren is dat het erg voordelig kan zijn. Je hoeft geen dure boekhouder of accountant meer in de arm te nemen voor de boekhouding, die vaak ook nog eens iedere maand betaald moet worden. In dit artikel vertellen we meer over alles wat je moet weten over gratis boekhouden met Excel.

Als startende ondernemer zal je een keuze moeten maken met betrekking hoe je de boekhouding gaat doen. Dit kun je doen door middel van een gratis template, zoals met een gratis Excel template. Het voordeel van het gebruikmaken van een gratis Excel template voor de boekhouding is dat je zelf kunt bepalen hoe je dit wil doen. Een andere mogelijkheid is om een boekhouder in de arm te nemen. Boekhouden in Excel is relatief makkelijk, echter heeft boekhouden in Excel ook verschillende nadelen. Een goede gratis template boekhouden is overigens wel lastig te vinden. Daarnaast is een gratis Excel template meestal zeer beperkt qua functionaliteit.

Inhoudsopgave:

Excel boekhouding

  • Het grote voordeel van Excel templates is dat het grotendeels gratis is. Vooral voor de startende zzp'er kan dit een belangrijke afweging zijn om gebruik te maken van een Excel-bestand. Het opzetten van een simpele Excel boekhouding in is eenvoudig en biedt voldoende mogelijkheden om de administratie goed bij te houden. Excel boekhouding komt relatief gezien veel voor. Met een gratis Excel template kun je overigens niet de btw-aangifte doen. Je kan met een gratis Excel template wel de btw-aangifte berekenen.

Excel templates gebruiken

  • Een groot voordeel van boekhouden in Excel, is dat je zelf bepaalt welke informatie je wilt bijhouden. Je kunt hierbij denken aan de omzet, de kosten en aan de winst, maar ook aan privé-informatie zoals je bankrekeningnummer of adresgegevens. Naast de gratis versie van Excel is er ook een betaalde versie. Deze bevat nog meer mogelijkheden waaronder: kostprijsberekeningen, liquiditeitsprognose en vele andere grafieken om de Excel boekhouding helder te krijgen. Een Excel template kent verschillende voordelen.

Voordelen van een Excel boekhouding:

  • Boekhouden in Excel kost in de meeste gevallen niets.
  • Het maakt niet uit of je klein bent of groot bent: deze templates werken voor alle bedrijven.
  • Ze zijn gratis, dus je hoeft niet na te denken over de kosten.
  • Eenvoudig in gebruik: alles staat duidelijk beschreven en is gemakkelijk toegankelijk.
  • Het download proces is eenvoudig en je hoeft geen account te registreren.
  • Er is voor ieder bedrijf wel een gratis Excel template beschikbaar. Het aanbod van Excel templates neemt iedere dag wel toe.
  • Een gratis Excel template kan worden gebruikt om al je administratie te beheren. Als je in Excel boekhouding wilt doen, is dit ook mogelijk.

Excel template

Een populaire oplossing voor gratis boekhouden met Microsoft Office Excel is het gebruik van een template. Er zijn verschillende templates beschikbaar, variërend in complexiteit en uitgebreidheid. Je kunt kiezen voor een basis Excel boekhouding of een complete administratie.

Online overlegIn veel gevallen kan je vanaf de invoer, zoals bankgegevens en facturen bijna alle gegevens in Excel invoeren. Vooral als je regelmatig transacties inboekt, is het gebruik van een Excel boekhouding template heel handig en efficiënt. Er zijn meerdere Excel templates beschikbaar, echter zijn dezen lang niet allemaal gratis te gebruiken. Een Excel template zul je dus meestal ook moeten kopen. De boekhouding bijhouden in Excel kan verder wel gewoon. Het is wel zo dat een boekhoudpakket veel makkelijker werkt.

Nadelen van boekhouden in Excel:

Als ondernemer is het belangrijk om te beseffen dat het gebruiken van een gratis Excel template ook nadelen kent. Het belangrijkste nadeel is dat je goede kennis van Excel nodig hebt. Vooral wanneer je een eigen spreadsheet wilt maken in Excel, is het belangrijk dat je de basis beheerst.

  • Excel boekhouding niet geschikt: Excel is niet geschikt voor alle bedrijven. Als je een zeer complexe administratie hebt, kan Excel te beperkt zijn en is het verstandig om over te stappen op een professionele boekhouding applicatie.
  • Excel is niet beveiligd: Door alle mogelijkheden in Excel, zijn er ook risico's verbonden aan het gebruik hiervan als boekhouding. Zo kan je bijvoorbeeld onbedoeld de bestandsgrootte van je Excel boekhouding veranderen of alleen een gedeelte bewerken.
  • Excel boekhouding niet betrouwbaar: Als ondernemer is het belangrijk dat er goed wordt opgelet met administratie. In Excel is het mogelijk om bestanden te bewerken, maar deze kunnen ook gemakkelijk verloren gaan. Wanneer je een back-up niet regelmatig maakt, ben je je gegevens snel kwijt.
  • Excel boekhouden is tijdrovend: Het is niet mogelijk om je Excel bestanden te koppelen aan je banktransacties. Daarnaast kun je geen facturen of bonnetjes importeren. Dit alles maakt het gebruiken van Excel omslachtig.

Excel boekhouding en btw-aangifte

Excel boekhouding kan worden gebruikt voor het bijhouden van boekhoudgegevens en het voorbereiden van btw-aangifte. Hoewel er specifieke boekhoudsoftware beschikbaar is die meer geavanceerde functies biedt, kan Excel boekhouding nog steeds een nuttig hulpmiddel zijn, vooral voor kleinere bedrijven of zelfstandigen. De btw-aangifte kun je met Excel boekhouding alleen voorbereiden.

ManagementHierna zul je dus de gegevens handmatig moeten overnemen en de btw-aangifte moeten indienen bij de Belastingdienst. Het is wel zo dat je met Excel boekhouding voor de btw-aangifte redelijk snel een fout kan maken. Controleer daarom de btw-aangifte zorgvuldig. Online boekhouden heeft wat dat betreft toch wel de voorkeur. De boekhouding bijhouden werkt dan veel nauwkeuriger en voorkomt ook fouten.

Fouten btw-aangifte voorkomen

Ondernemers kunnen op verschillende manieren te maken hebben met btw en de btw-aangifte. Vooral ondernemers die veel facturen opstellen moeten goed opletten met betrekking tot de btw-aangifte. Ook webshophouders die internationaal handelen hebben meestal te maken met een uitgebreide btw-aangifte. Voor deze groep ondernemers is het echt raadzaam om van boekhoudsoftware gebruik te maken. De boekhoudsoftware is op de hoogte van verschillende btw-tarieven en wet- en regelgeving. Het programma zal de btw-aangifte automatisch klaarzetten.

Boekhouden in Excel of een online boekhoudpakket gebruiken?

  • Het grote voordeel is dat je de boekhouding in Excel bijna gratis kunt opzetten als zzp'er. Boekhouden in Excel is hierdoor vooral bij de startende zzp'er populair. Boekhouden in Excel weegt echter niet op tegen de voordelen van een boekhoudpakket. Een boekhoudpakket maakt de complete boekhouding een stuk eenvoudiger voor zzp'ers.

Financiële administratie opzetten als kleine ondernemer

Facturen betalenDe complete administratie kun je met een goed boekhoudprogramma uitvoeren. De meeste boekhoudprogramma's besparen je ook veel tijd. Startende ondernemers doen er dan ook verstandig aan om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Hierdoor ben je veel minder tijd kwijt aan de boekhouding. Voor het gebruiken van een boekhoudprogramma is geen boekhoudkennis vereist. Ook het aanmaken van een gratis startersaccount is bij de meeste aanbieders mogelijk. Een boekhoudpakket maakt het doen van de btw-aangiften en de facturatie een stuk eenvoudiger.

Voordelen van een online boekhoudpakket zijn:

  • Online boekhouden voorkomt fouten.
  • Online boekhouden is veiliger en werkt in de cloud.
  • Btw-aangiften doen is veel makkelijker.
  • Het importeren van bestanden en facturen is makkelijk.
  • Je kunt gebruikmaken van een handige app om bonnetjes in te scannen.
  • Het versturen van aanmaningen kan geautomatiseerd worden.
  • Geen boekhoudkennis vereist.
  • Het opstellen van de grootboekrekening en rapportages gaat sneller.
  • Het toepassen van de eigen huisstijl is mogelijk.
  • Je hebt als zzp'er of als freelancer de beschikking over een gratis helpdesk.

Bewaarplicht en back-up

Een Excel template is als zzp'er prima te gebruiken. Wel is het belangrijk om regelmatig een back-up van de administratie en boekhouding te maken. De Belastingdienst eist van alle ondernemers dat zij de bewaarplicht hanteren. Dit houdt in dat je alles wat met de financiële administratie te maken heeft moet bewaren voor minimaal 7 jaar. Het bijhouden van de financiële gegevens kan in Excel gevaarlijk zijn. Een boekhoudprogramma gebruiken is daarom beter en vooral veiliger. Binnen een boekhoudpakket kun je op een veilige manier de complete administratie en boekhouding opslaan.

Boekhouding opzetten

  • De boekhouding opzetten is dus mogelijk met Excel en met een boekhoudpakket. Het gebruiken van een Excel template is wat dat betreft wel zeer beperkt en je kunt geen gebruikmaken van handige aanvullende functies. De administratie bijhouden kun je dan ook veel beter doen met een boekhoudpakket.

Welk boekhoudprogramma gebruiken?

Er zijn verschillende boekhoudprogramma's die voor zzp'ers en freelancers geschikt zijn. Dit betreft speciaal gemaakt softwarepakketten voor de zelfstandig ondernemer. Een gratis boekhoudprogramma gebruiken is over het algemeen geen optie. De meeste boekhoudpakketten werken met een abonnementsvorm en zijn relatief gezien niet kostbaar. Wanneer je de boekhouding in samenspraak met je boekhouder wil bijhouden, dan kan het slim zijn om eerst met de boekhouder of accountant te overleggen. Voor het opzetten van de boekhouding kun je ook gebruikmaken van de helpdesk. De meeste software aanbieders beschikken over een uitstekende helpdesk.

Is boekhouden in Excel gratis?

Excel gebruiken kan voor een deel gratis. Wie van alle functies gebruik wil maken, moet hiervoor wel betalen. Het is dus raadzaam om voor een boekhoudpakket te kiezen. Excel is in de basis gratis, maar je hebt wel te maken met beperkingen op het gebied van grootboeken en btw-aangifte. Wil je de complete boekhouding en administratie makkelijk kunnen bijhouden, dan is een online boekhoudprogramma het beste.

Het is ook niet zo dat je een Excel boekhouding template zomaar kunt gebruiken. In sommige gevallen zul je zelf een Excel template moeten ontwerpen. Dit is niet eenvoudig en vereist wel wat kennis van Excel. Ook sjablonen waarmee je facturen kunt maken, zijn er niet in blauw en wit. Het is dus verstandig om gebruik te maken van een boekhoudpakket.

Alternatieven voor Excel boekhouding

Administratie online aan het bekijkenEr zijn voldoende alternatieven te vinden voor Microsoft Excel. Gratis alternatieven zijn over het algemeen wel beperkt. Een gratis account is in de meeste gevallen zo gemaakt, echter beschik je dan meestal over een beperkte gratis template boekhouden of sjablonen. Wil je meer kunnen doen met een template, dan zul je in veel gevallen alsnog moeten betalen. Een gratis template boekhouden is dan ook niet zomaar te vinden.

Open source software boekhouden

  • Voor het gratis boekhouden kun je de open source software Gnu Cash gebruiken. Het is wel belangrijk om te vermelden dat Gnu Cash niet in Nederland draait. Daarnaast weet je nooit wie er toegang heeft tot de boekhoudkundige gegevens. Wij zouden in ieder geval geen gebruik maken van het programma. Het is echter wel gratis te gebruiken. Dat betreft is het verstandiger om gebruik te maken van een gratis template boekhouden. Zoals eerder omschreven is een gratis template boekhouden meestal wel zeer beperkt qua mogelijkheden en functionaliteiten.

Pak het professioneel aan

Transport sectorBoekhouden vormt een belangrijk onderdeel van het ondernemen. Problemen met betrekking tot het boekhouden, kan problemen opleveren met de Belastingdienst. De Belastingdienst is een voorstander van online bijhouden. De meeste zzp'ers boekhouden dan ook online. Dit is overzichtelijk, sneller en gemakkelijker. Het bijhouden van de activa en passiva is bijvoorbeeld veel eenvoudiger.

De administratie bijhouden doe je dus het beste met een boekhoudpakket. Boekhouden in Excel kent namelijk best veel risico's en problemen met de Belastingdienst wil je als zzp'er voorkomen. Daarnaast vraagt het Excel boekhouden ook om specifieke vaardigheden van Excel. Ook is het online factureren met Excel niet mogelijk.

Beperkingen van Excel

Als zzp'er zul je binnen Excel de meeste werkzaamheden handmatig moeten uitvoeren. Denk hierbij aan het downloaden van een sjabloon of aan één bestand dat je moet downloaden. Er is verder geen support beschikbaar. Ook zul je zelf moeten controleren of je het juiste btw-bedrag toepast. Een handige zzp'er lukt het wel om zelf een sjabloon te downloaden, echter is dit niet voor iedereen even makkelijk. Ook het juiste bestand vinden kan soms lastig zijn. Om fouten te voorkomen is het beter om de zaken professioneel aan te pakken. Betaal een klein bedrag per maand en maak gebruik van een boekhoudprogramma

Facturatie invoeren en versturen

  • Een goed boekhoudprogramma maakt het opstellen van een factuur eenvoudig. Het facturen maken zal in de meeste gevallen een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden zijn. Zorg er dan wel voor dat de facturatie soepel verloopt. Een factuur maken in Excel is niet moeilijk, maar het is wel belangrijk om de juiste gegevens op te nemen binnen de factuur. Hiervoor kun je het beste zoeken naar een gratis Excel template factuur maken.

Facturen kun je beter doen met een boekhoudpakket

  • Het opstellen van facturen en de facturatie zelf, is met boekhoudsoftware makkelijk. Ook het versturen van facturen is eenvoudig binnen het programma. Met een automatische bankkoppeling krijg je ook een melding wanneer een factuur voldaan is. Voor zzp'ers is het ook mogelijk om gebruik te maken van een handige app voor het direct invoeren van een factuur. Ook kun je direct het btw-bedrag zien. Je kunt tegenwoordig meestal een onbeperkt aantal facturen aanmaken binnen het boekhoudpakket. Er waren in het verleden soms beperkingen in het aantal facturen dat je in het verleden kon aanmaken.

Makkelijk boekhouden

  • Maak het jezelf makkelijk als zzp'er en kies voor een gratis account bij een van de aanbieders. Na het aanmaken van de eerste factuur zul je op geen andere manier meer een factuur willen maken. De meeste zzp'ers kiezen tegenwoordig voor hun onderneming voor online boekhouden. Het bijhouden van alle inkomsten, de btw-aangifte doen, het opstellen van een factuur en het factureren zelf is allemaal onderweg mogelijk. Dit zijn grote voordelen als zzp'er. Als je andere aangiftes bij de Belastingdienst wilt doen, zoals de aangifte inkomstenbelasting, kun je ook van online boekhouden gebruikmaken. Een ander groot voordeel is dat de programma's het juiste btw-tarief kennen voor diensten en producten.

Kleine ondernemers maken gebruik van online boekhouden

Zzp'ers en andere kleine ondernemers werken tegenwoordig bijna allemaal in de cloud. Met een mobiele app kun je bijvoorbeeld direct bonnetjes uploaden naar de administratie en direct invoeren. De mobiele app is populair onder zzp'ers. Startende ondernemers kunnen met e-boekhouden tot wel 15 maanden gratis boekhouden. Een online factuur maken en het opstellen van offertes is dan allemaal mogelijk.

Financieel verslag aan het makenVooral het facturen maken en het factureren is belangrijk voor kleine ondernemers. Ook het eenvoudig kunnen doen van de btw-aangifte i voor veel zzp'ers belangrijk. Vanzelfsprekend kun je er ook voor kiezen om een gratis Excel template te gebruiken. Voor het gebruiken van een Excel template moet je soms gewoon betalen. Voor een simpele boekhouding kan het boekhouden in Excel wel een goede optie zijn. Dit ook het geval zijn voor het opstellen van een financieel plan.

Denk goed na over de boekhouding

Het bijhouden van de boekhouding is verplicht voor ondernemers. De boekhouding op de verkeerdere manier bijhouden kan vervelende gevolgen hebben. Daarnaast kan een verkeerde boekhouding je onnodig geld kosten. Denk bijvoorbeeld aan het niet opvoeren van alle aftrekposten in de boekhouding. Met een boekhoudpakket voorkom je deze situaties in de boekhouding. Ook het maken van facturen gaat redelijk vaak mis. Denk aan het niet opvolgen van factuurnummers of aan het niet inboeken van facturen.

Het is belangrijk om alle inkomende en uitgaande facturen op de juiste manier in de boekhouding te verwerken. Daarnaast moeten de facturen voorzien zijn van alle verplichte gegevens. Vooral startende ondernemers maken nogal eens foutieve facturen. Met boekhoudpakket voorkom je dit. De boekhouding is belangrijk als zzp'er

e-boekhouden 15 maanden gratis

Het gebruiken van Excel heeft dus verschillende voordelen en nadelen. Een groot voordeel is natuurlijk dat het niks hoeft te kosten.
De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van een bokhoudpakket voor de boekhouding. Hierdoor kun je eenvoudig de boekhouding bijhouden. De kosten van een boekhoudprogramma zijn laag.

Mijnzzp.nl