Team Mijnzzp

Microsoft Excel

De belangrijkste reden om je boekhouding en administratie zelf te beheren is dat het erg voordelig kan zijn. Je hoeft geen dure boekhouder of accountant meer in de arm te nemen, die vaak ook nog eens iedere maand betaald moet worden. In dit artikel vertellen we meer over alles wat je moet weten over gratis boekhouding met Excel.

Als startende ondernemer zal je een keuze moeten maken met betrekking hoe je de boekhouding gaat doen. Dit kun je doen door middel van een gratis template, zoals met een gratis Excel template. Het voordeel van het gebruikmaken van een Excel template is dat je zelf kunt bepalen hoe je dit wil doen. Een andere mogelijkheid is om een boekhouder in de arm te nemen. Boekhouden in Excel is relatief makkelijk, echter heeft boekhouden in Excel ook verschillende nadelen.

Excel boekhouding

Het grote voordeel van Excel templates is dat het grotendeels gratis is. Vooral voor de startende zzp'er kan dit een belangrijke afweging zijn om gebruik te maken van een Excel bestand. Het opzetten van een simpele boekhouding in Excel is eenvoudig en biedt voldoende mogelijkheden om de administratie goed bij te houden. Excel boekhouding komt relatief gezien veel voor.

Een groot voordeel van boekhouding in Excel, is dat je zelf bepaalt welke informatie je wilt bijhouden. Je kunt hierbij denken aan omzetten, kosten en winst, maar ook aan privé-informatie zoals je bankrekeningnummer of adresgegevens. Naast de gratis versie van Excel is er ook een betaalde versie. Deze bevat nog meer mogelijkheden waaronder onder andere: kostprijsberekening, liquiditeitsprognose en vele grafieken om de boekhouding helder te krijgen.

Voordelen van een Excel boekhouding:

  • Boekhouden in Excel kost in de meeste gevallen niets;
  • Het maakt niet uit of je klein bent of groot bent: deze templates werken voor alle bedrijven;
  • Ze zijn gratis, dus je hoeft niet na te denken over de kosten;
  • Eenvoudig in gebruik: alles staat duidelijk beschreven en is gemakkelijk toegankelijk;
  • Het download proces is eenvoudig en je hoeft geen account te registreren;
  • Er is voor ieder bedrijf wel een gratis Excel template beschikbaar. Het aanbod van Excel templates neemt iedere dag wel toe.
  • Een gratis Excel template kan worden gebruikt om al je administratie te beheren. Als je in Excel boekhouding wilt doen, is dit ook mogelijk.

Excel template

Een populaire oplossing voor gratis boekhouden met Microsoft Office Excel is het gebruik van een template. Er zijn verschillende templates beschikbaar, variërend in complexiteit en uitgebreidheid. Je kunt kiezen voor een basis boekhouding of een complete administratie.

In veel gevallen kan je vanaf de invoer, zoals bankgegevens en facturen bijna alle gegevens in Excel invoeren. Vooral als je regelmatig transacties inboekt, is het gebruik van een boekhouding template heel handig en efficiënt.

Nadelen van boekhouden in Excel

Als ondernemer is het belangrijk om te beseffen dat het gebruiken van een gratis Excel template ook nadelen kent. Het belangrijkste nadeel is dat je goede kennis van Excel nodig hebt. Vooral wanneer je een eigen spreadsheet wilt maken in Excel, is het belangrijk dat je de basis beheerst.

  • Excel niet geschikt: Excel is niet geschikt voor alle bedrijven. Als je een zeer complexe administratie hebt, kan Excel te beperkt zijn en is het verstandig om over te stappen op een professionele boekhouding applicatie.
  • Excel is niet beveiligd: Door alle mogelijkheden in Excel, zijn er ook risico's verbonden aan het gebruik hiervan als boekhouding. Zo kan je bijvoorbeeld onbedoeld de bestandsgrootte van je Excel boekhouding veranderen of alleen een gedeelte bewerken.
  • Excel niet betrouwbaar: Als ondernemer is het belangrijk dat er goed wordt opgelet met administratie. In Excel is het mogelijk om bestanden te bewerken, maar deze kunnen ook gemakkelijk verloren gaan. Wanneer je een back-up niet regelmatig maakt, ben je je gegevens snel kwijt.
  • Tijdrovend: Het is niet mogelijk om je Excel bestanden te koppelen aan je banktransacties. Daarnaast kun je geen facturen of bonnetjes importeren. Dit alles maakt het gebruiken van Excel omslachtig.

Boekhouden in Excel of een online boekhoudpakket gebruiken

Het grote voordeel is dat Excel gratis te gebruiken is als zzp'er. Boekhouden in Excel is hierdoor vooral bij de startende zzp'er populair. Boekhouden in Excel weegt echter niet op tegen de voordelen van een boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma maakt de hele boekhouding een stuk eenvoudiger voor zzp'ers.

De complete administratie kun je met een goed boekhoudprogramma uitvoeren. De meeste boekhoudprogramma's besparen je ook veel tijd. Startende ondernemers doen er dan ook verstandig aan om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hierdoor ben je veel minder tijd kwijt aan de boekhouding. Voor het gebruiken van een boekhoudprogramma is geen boekhoudkennis vereist. Ook het aanmaken van een gratis startersaccount is bij de meeste boekhoudprogramma's mogelijk. Een online boekhoudpakket maakt het doen van de btw-aangiften en de facturatie een stuk eenvoudiger.

Voordelen van een online boekhoudprogramma zijn:

  • Online boekhouden voorkomt fouten;
  • Online boekhouden is veiliger en werkt in de cloud;
  • Btw-aangiften doen is veel makkelijker;
  • Het importeren van bestanden en facturen is makkelijk;
  • Je kunt gebruikmaken van een handige app om bonnetjes in te scannen;
  • Het versturen van aanmaningen kan geautomatiseerd worden;
  • Geen boekhoudkennis vereist;
  • Het opstellen van de grootboekrekening en rapportages gaat sneller;
  • Het toepassen van de eigen huisstijl is mogelijk;
  • Je hebt als zzp'er of als freelancer de beschikking over een gratis helpdesk.

Bewaarplicht en back-up

Een Excel template is als zzp'er prima te gebruiken. Wel is het belangrijk om regelmatig een back-up van de administratie en boekhouding te maken. De Belastingdienst eist van alle ondernemers dat zij de bewaarplicht hanteren. Dit houdt in dat je alles wat met de financiële administratie te maken heeft moet bewaren voor minimaal 7 jaar. Het bijhouden van de financiële gegevens kan in Excel gevaarlijk zijn. Een boekhoudprogramma gebruiken is daarom beter en vooral veiliger. Binnen boekhoudprogramma kun je op een veilige manier de complete administratie en boekhouding opslaan.

Welk boekhoudprogramma gebruiken?

Er zijn verschillende boekhoudprogramma's die voor zzp'ers en freelancers geschikt zijn. Dit betreft speciaal gemaakt softwarepakketten voor de zelfstandig ondernemer. Een gratis boekhoudprogramma gebruiken is over het algemeen geen optie. De meeste boekhoudpakketten werken met een abonnementsvorm en zijn relatief gezien niet kostbaar. Wanneer je de boekhouding in samenspraak met je boekhouder wil bijhouden, dan kan het slim zijn om eerst met de boekhouder of accountant te overleggen. Voor het opzetten van de boekhouding kun je ook gebruikmaken van de helpdesk. De meeste software aanbieders beschikken over een uitstekende helpdesk.

Is boekhouden in Excel gratis?

Excel gebruiken kan voor een deel gratis. Wie van alle functies gebruik wil maken, moet hiervoor wel betalen. Het is dus raadzaam om voor een boekhoudprogramma te kiezen. Excel is in de basis gratis, maar je hebt wel te maken met beperkingen op het gebied van grootboeken en btw-aangifte. Wil je de complete boekhouding en administratie makkelijk kunnen bijhouden, dan is een online boekhoudprogramma het beste.

Het is ook niet zo dat je een Excel template zomaar kunt gebruiken. In sommige gevallen zul je zelf een Excel template moeten ontwerpen. Dit is niet eenvoudig en vereist wel wat kennis van Excel. Ook sjablonen waarmee je facturen kunt maken, zijn er niet in blauw en wit. Het is dus verstandig om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma.

Alternatieven voor Excel

Er zijn voldoende alternatieven te vinden voor Microsoft Excel. Gratis alternatieven zijn over het algemeen wel beperkt. Een gratis account is in de meeste gevallen zo gemaakt, echter beschik je dan meestal over een beperkte template of sjablonen. Wil je meer kunnen doen met een template, dan zul je in veel gevallen alsnog moeten betalen.

Pak het professioneel aan

Boekhouden vormt een belangrijk onderdeel van ondernemen. Problemen met betrekking tot boekhouden, kan ook problemen opleveren met de Belastingdienst. De Belastingdienst is een voorstander van het online bijhouden van de administratie. De meeste zzp'ers boekhouden dan ook online. Dit is overzichtelijk, sneller en gemakkelijker. Het bijhouden van de activa en passiva is bijvoorbeeld veel eenvoudiger.

Beperkingen aan Excel

Als zzp'er zul je binnen Excel de meeste werkzaamheden handmatig moeten uitvoeren. Denk hierbij aan het downloaden van een sjabloon of aan één bestand dat je moet downloaden. Er is verder geen support beschikbaar. Ook zul je zelf moeten controleren of je het juiste btw-bedrag toepast. Een handige zzp'er lukt het wel om zelf een sjabloon te downloaden, echter is dit niet voor iedereen even makkelijk. Ook het juiste bestand vinden kan soms lastig zijn. Om fouten te voorkomen is het beter om de zaken professioneel aan te pakken. Betaal een klein bedrag per maand en maak gebruik van een boekhoudprogramma.

Facturatie invoeren en versturen

Een goed boekhoudprogramma maakt het opstellen van een factuur eenvoudig. Facturen maken zal in de meeste gevallen een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden zijn. Zorg er dan ook voor dat de facturatie soepel verloopt. Het opstellen van facturen en de facturatie zelf is met boekhoudsoftware makkelijk. Ook het versturen van facturen is eenvoudig. Met een automatische bankkoppeling krijg je ook een melding wanneer een factuur betaald is. Voor zzp'ers is het ook mogelijk om gebruik te maken van een handige app voor het direct invoeren van een factuur.

Makkelijk boekhouden

Maak het jezelf makkelijk als zzp'er en kies voor een gratis account bij een van de aanbieders. Na het aanmaken van de eerste factuur zul je op geen andere manier meer een factuur willen maken. De meeste zzp'ers kiezen tegenwoordig voor hun onderneming voor online boekhouden. Het bijhouden van alle inkomsten, de btw-aangifte doen, het opstellen van een factuur en het factureren zelf is allemaal onderweg mogelijk. Dit zijn grote voordelen als zzp'er. Ook voor het doen van andere aangiftes bij de Belastingdienst, zoals de inkomstenbelasting, kun je gebruikmaken van online boekhouden.

Zzp-er aan het werkHet gebruiken van Excel heeft dus verschillende voordelen en nadelen. Een groot voordeel is natuurlijk dat het niks hoeft te kosten.

De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Hierdoor kun je eenvoudig de boekhouding bijhouden. De kosten van een boekhoudprogramma zijn laag.

Mijnzzp.nl