Het is als zzp'er om meerdere redenen belangrijk een winst- en verliesrekening te maken. Heb je een online boekhoudprogramma dan hoef je niet zelf te rekenen, want dan volstaat een druk op de knop. Je hebt de winst- en verliesrekening nodig om de aangifte inkomstenbelasting te doen en daarbij geeft het je een concreet inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Op een winst- en verliesrekening staan namelijk al je inkomsten en uitgaven. Zo zie je in een oogopslag of je winst of verlies hebt gemaakt in een jaar. De totale omzet en de totale kosten staan erop vermeld. De winst- en verliesrekening wordt ook wel eens de exploitatierekening genoemd.
Wat is een winst- en verliesrekening?
Het is een periodiek overzicht waarop opbrengsten en uitgaven van je bedrijf staan vermeld. Het tijdvak bedraagt doorgaans een jaar, maar je kan de winst- en verliesrekening ook per maand of per kwartaal bekijken. De omzet bestaat uit de inkomsten exclusief btw en dat geldt eveneens voor de kosten die je hebt geboekt. In een online boekhoudprogramma worden de boekingen die je doet automatisch verwerkt in de winst- en verliesrekening. Daarom is het ook aan te raden dat je als zzp'er van boekhoudsoftware gebruikmaakt. Hiermee kun je eenvoudig de fiscale winst berekenen. De resultatenrekening maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Overigens is het maken van een jaarrekening met een eenmanszaak niet verplicht.
Vanzelfsprekend is het wel belangrijk om ieder jaar de financiële gezondheid van de onderneming te berekenen. Om inzicht te kunnen krijgen in de netto-omzet over een bepaalde periode moet je dit eerst berekenen. Daarom wordt het ook wel resultatenrekening genoemd. Het ieder jaar terugkijken op het afgelopen jaar geeft je beter inzicht in de onderneming.
Zelf de winst- en verliesrekening maken
Heb je geen online boekhoudprogramma dan moet je zelf aan het rekenen gaan om een winst- en verliesrekening te maken. Je berekent dan de omzet en dat is het eindresultaat van alle producten of diensten in het tijdvak. Tel daarna alle zakelijke uitgaven en bedrijfskosten op die je gemaakt hebt voor het behalen van de omzet. Houd daarbij ook rekening met afschrijvingen op bedrijfsmiddelen. Het resultaat kan positief zijn en dan is er sprake van winst en als het resultaat negatief is dan heb je negatief gedraaid.
Afschrijvingen op bedrijfsmiddelen
Het is bij het bepalen van het resultaat van de winst- en verliesrekening van belang om met de afschrijving op bedrijfsmiddelen rekening te houden. Denk daarbij aan inventaris, maar ook aan bijvoorbeeld de aanschaf van een laptop of bedrijfsauto. Dergelijke bedrijfsmiddelen gaan meerdere jaren mee en daarom zijn deze niet in één keer aftrekbaar als kosten. Je schrijft de bedrijfsmiddelen wat dat betreft over meerdere jaren af. Ben je een startende zzp'er dan mag je willekeurig afschrijven op de bedrijfsmiddelen en de kosten in één keer aftrekken. Je moet dan wel voor de startersaftrek in aanmerking komen. Daarnaast kan er ook sprake zijn van niet aftrekbare kosten. Investeringen kunnen op verschillende manieren opgenomen worden in de balans.
Verdeling van kosten over toekomstige jaren
Je verdeelt door middel van afschrijving de kosten over de toekomstige jaren, waarin je gebruikmaakt van het bedrijfsmiddel. Uitzondering hierop vormen de bedrijfsmiddelen die je hebt aangeschaft met een waarde beneden € 450. Deze kosten zijn namelijk wel in één keer aftrekbaar. Mocht je meerdere bedrijfsmiddelen hebben aangeschaft in een jaar waar je steeds meer dan € 450 hebt betaald, check dan even of je in aanmerking komt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
Belang van een winst- en verliesrekening
Naast dat de Belastingdienst elk jaar wil weten wat de resultaten van je bedrijf zijn, geldt dat een winst- en verliesrekening ook in andere situaties van belang kan zijn. Heb je bijvoorbeeld als zzp'er financiering van de bank nodig dan vraagt deze geldverstrekker om inzicht in je financiële situatie. De winst- en verliesrekening vormt dan de basis voor de beoordeling of je voor een zakelijke lening in aanmerking komt. Wil je een zzp hypotheek aanvragen dan is er eveneens inzicht nodig in de resultaten van je bedrijf. Verder geeft een winst- en verliesrekening je natuurlijk zelf een goed inzicht in de resultaten. Je kan het resultaat onder meer als uitgangspunt nemen om bijvoorbeeld omzetdoelen voor de toekomst vast te stellen.
- Nodig voor aangifte inkomstenbelasting;
- Nodig voor aanvragen zakelijke lening;
- Nodig voor aanvragen zzp hypotheek;
- Nodig voor vaststellen omzetdoelen.
Winst- en verliesrekeningen vergelijken
Ben je al meerdere jaren ondernemer dan is het interessant om naar de financiële ontwikkeling van je bedrijf te kijken. Dat is onder meer mogelijk door winst- en verliesrekeningen van de afgelopen jaren naast elkaar te leggen en met elkaar te vergelijken. Je kan bijvoorbeeld de omzet en kosten in percentages uitdrukken. Verder biedt een vergelijking de gelegenheid om specifieke bronnen over meerdere boekjaren te bekijken. Zo zie je of je kosten zijn gestegen, maar de omzet gelijk is gebleven. Of dat je kosten net als de omzet zijn gestegen. Een vergelijking biedt wat dat betreft ook mogelijkheden om te besparen op kosten. Als zzp'er moet je de opbrengsten en kosten kennen van het afgelopen jaar. Hierdoor weet je voor jezelf beter op welke gemaakte kosten je het aankomende jaar wellicht kunt besparen. Ook kun je andere kosten en posten op de balans monitoren, zoals de personeelskosten.
Online boekhoudprogramma gebruiken
Je bent als zzp'er verplicht een administratie te voeren en daar kan je een boekhouderskantoor voor in de arm nemen of je kan zelf een online boekhoudprogramma gebruiken. De kosten van een boekhouder zijn natuurlijk aftrekbaar, maar dat geldt ook voor een abonnement op boekhoudsoftware. Je boekhouding zelf doen, levert in elk geval een flinke besparing op en bovendien is het gemakkelijker dan je denkt. Houd je iedere maand netjes de boekingen bij in het programma dan kan je na elk tijdvak een winst- en verliesrekening opmaken. Het online boekhoudprogramma genereert de winst- en verliesrekening op basis van de gegevens die je hebt ingevoerd. Zo kan je elke maand zien wat de resultaten zijn, maar nog belangrijker is dat je aan het einde van een jaar of na afloop daarvan een complete winst- en verliesrekening hebt.
Compleet boekhoudpakket
Een compleet boekhoudpakket maakt het bijhouden van de administratie eenvoudig en is niet kostbaar. Alle opbrengsten en kosten kun je eenvoudig zelf bijhouden. De gebruiksvriendelijke software is ook voorzien van een klantenservice en handige koppelingen. Met de handige koppelingen kun je eenvoudig belasting betalen en alle transacties inboeken. Boekhouden én factureren kun je dus makkelijk zelf doen met een compleet boekhoudpakket. Ook kun je de boekhouding van ieder boekjaar makkelijk bewaren. Hiermee voldoe je dan meteen aan de fiscale bewaarplicht als ondernemer. Ook de Belastingdienst is voorstander van online boekhouden.
Wat kost de boekhouding uitbesteden?
Wil je een verlies- en winstrekening laten opstellen door een boekhouder dan kan je rekening houden met een gemiddeld tarief van € 55 per uur. Het kan ook zijn dat er sprake is van een vaste prijs voor het opstellen van een winst- en verliesrekening. Dan betaal je vaak gemiddeld als zzp'er een bedrag van € 500. Maak je geen gebruik van een online boekhoudprogramma dan liggen de kosten van een boekhouderskantoor fors hoger. Dat komt doordat er dan meer werkzaamheden te verrichten zijn. Het is dus altijd slim om van een online boekhoudprogramma gebruik te maken, ook als je graag ondersteuning wilt van een fiscalist. Daarbij is het uiteraard mogelijk om bij een boekhouder een maandelijks vast tarief te betalen en daar komt de prijs gemiddeld van uit op € 80 tot € 95 per maand. In dat geval verzorgt het boekhouderskantoor bijvoorbeeld de btw-aangifte, belastingaangifte en is de verlies- en winstrekening daarbij inbegrepen. Lijkt het je moeilijk om de winst- en verliesrekening op te stellen, laat dit dan doen door een specialist.
Aangifte inkomstenbelasting
De winst- en verliesrekening en balans van je onderneming heb je nodig om aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen. De resultatenrekening is dus belangrijk voor de aangifte inkomstenbelasting. Zoals eerder omschreven noemt men de winst- en verliesrekening voor eenmanszaken soms ook wel resultatenrekening. De Belastingdienst heeft de winst- en verliesrekening nodig om de winst te kunnen berekenen van ondernemers. De fiscale gegevens zijn nodig voor de berekening van de inkomstenbelasting, de bijdrage Zorgverzekeringswet en voor de premie volksverzekeringen. Zonder de aangifte inkomstenbelasting kan de Belastingdienst deze financiële lasten niet berekenen.
In de aangifte staan de volgende onderwerpen (winst- en verliesrekening):
- De opbrengsten van onderneming;
- De totale omzet van onderneming;
- Alle inkoopkosten;
- Afschrijvingen;
- De bedrijfskosten;
- De financiële baten en lasten.
De cijfers van de balans:
- Vaste activa;
- Voorraden;
- Openstaande verkoopfacturen en eventueel de btw;
- Liquide middelen;
- Voorzieningen;
- Langlopende schulden;
- Kortlopende schulden.
Niet aftrekbare kosten
Als zzp'er kun je op verschillende manieren aan belastingvoordeel komen. Het is wel zo dat niet alle bedrijfskosten zomaar aftrekbaar zijn. Het gedeelte niet aftrekbare kosten is afhankelijk van de rechtsvorm. Daarnaast mogen startende ondernemers met een eenmanszaak, vof, maatschap of cv van de Belastingdienst willekeurig afschrijven. Met de willekeurige afschrijving bepaal je als starter zelf wanneer je de totale afschrijvingskosten aftrekt. Hierdoor kun je bijvoorbeeld een laptop in een keer aftrekken. Normaal gesproken moet je een bedrijfsmiddel duurder dan € 450,- over vijf jaar afschrijven. De willekeurige afschrijving is alleen van toepassing op ondernemers die in aanmerking komen voor startersaftrek. Afschrijvingen moeten op de juiste manier toegepast worden om problemen te voorkomen.
Zie ook onze handige tool om online afschrijvingen en de boekwaarde te berekenen van bedrijfsmiddelen.
Vereenvoudigde boekhouden en jaarrekening
Als zzp'er met een eenmanszaak heb je te maken met vereenvoudigde boekhouden en ben je niet verplicht om een jaarrekening te maken. Grote organisaties hebben meestal te maken met dubbel boekhouden en zijn wel verplicht om een jaarrekening te maken. Voor grote organisaties is de jaarrekening een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Dubbel boekhouden vraagt in veel gevallen ook om een accountant en is veel complexer. De accountant moet dan goedkeuring geven aan de boekhouding en de jaarrekening. Kleine ondernemers hebben in de meeste gevallen voldoende aan vereenvoudigde boekhouding. De verplichting om een jaarrekening te maken met alle cijfers is voor zzp'ers al jaren niet meer van toepassing. Het maken van een jaarrekening is voor jezelf wel raadzaam. Zo kun je eenvoudig zien wat het positief eigen vermogen is, of welke investeringen je precies kunt doen als ondernemer.
Boekhouden én factureren
Voor het afsluiten van het boekjaar is het belangrijk om de juiste balans te hebben. Dit doe je door de cijfers van december op 31 december af te sluiten. Zorg er ook voor dat je eventuele oninbare vorderingen op de juiste manier verwerkt in de administratie. Ook alle schulden, de opbrengsten en het eigen vermogen moet je op de juiste manier berekenen. In het nieuwe jaar moet je boekhoudtechnisch gezien weer op nul starten. Zoals eerder omschreven hoef je als zzp'er geen jaarrekening te maken, echter is het wel belangrijk om te kunnen inzien waarvoor je het gedaan hebt. Daarnaast kun je met een jaarrekening eenvoudig de verschillende periodes met elkaar vergelijken.
De winst- en verliesrekening is dus belangrijk om inzicht te krijgen in de financiële prestatie van de onderneming.
Het opstellen van de winst- en verliesrekening is eenvoudig wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma.
Mijnzzp.nl