Een boekhoudprogramma eenmanszaak bestaat uit boekhoudsoftware die het eenvoudiger maakt voor jou als zzp'er om de administratie bij te houden. Je kan er namelijk eenvoudig mee boekhouden zonder dat je over uitgebreide kennis hoeft te beschikken van boekhouden. Werk je bijvoorbeeld samen met een boekhouder die je belastingaangifte doet, dan kan je deze ook toegang geven tot het boekhoudprogramma. Overigens heb je voor het doen van btw-aangifte geen extra hulp nodig, want een boekhoudprogramma voorziet in alle informatie die je nodig hebt. De vraag is wat jij voor je bedrijf allemaal nodig hebt voor de boekhouding en hoe je het beste een keuze kan maken.
Boekhoudingsprogramma eenmanszaak: facturen maken
Ben je zzp'er dan heb je doorgaans voldoende aan de basisfunctionaliteiten van een boekhoudingsprogramma. Het is bijvoorbeeld de bedoeling dat je met online boekhouden in staat bent om facturen op te maken en te versturen. Debiteurenbeheer vormt bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Een boekhoudingsprogramma laat zien of een factuur te lang openstaat. Door deze signalering ben je in de gelegenheid om je debiteur een herinnering of aanmaning te versturen. Naast het overzicht met debiteuren geldt uiteraard eveneens dat je overzicht houdt op de crediteuren waar jij geld aan verschuldigd bent.
Gemakkelijk btw-aangifte doen
Een boekhoudingsprogramma maakt het je gemakkelijk om zelf de aangifte voor de btw te doen. Je hoeft geen ingewikkelde berekeningen uit te voeren om te ontdekken welke bedragen je moet opgeven. Door je boekhouding bij te houden en uitgaven en inkomsten te boeken, vindt er in het systeem automatisch een berekening plaats voor de btw. Open je de btw-aangifte bij de Belastingdienst dan is het simpel om de gegevens een-op-een over te nemen. Overigens is er boekhoudsoftware die met de Belastingdienst een koppeling hebben waardoor je vanuit het boekhoudprogramma direct je aangifte voor de btw kan versturen. Na het oprichten van een eenmanszaak krijg je van de Belastingdienst automatisch een btw-identificatienummer.
Winst- en verliesrekening maken
Naast het maken van facturen, simpel invullen van de btw-aangifte voorziet een boekhoudingsprogramma ook in een winst- en verliesrekening en balans. Deze vormen onderdeel van de jaarrekening. Het voordeel van het genereren van een winst- en verliesrekening is dat de gegevens hiervan te gebruiken zijn voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting. Er zijn ook programma's die het berekenen van de inkomstenbelasting mogelijk maken. Het laten maken van een jaarrekening is overigens niet verplicht wanneer je gekozen hebt voor de rechtsvorm eenmanszaak. Voor de belastingaangifte is de winst- en verliesrekening of de resultatenrekening genoeg.
Winst uit onderneming
Je kan op de winst- en verliesrekening in een oogopslag zien hoeveel winst uit onderneming je in een jaar hebt behaald en wat de kosten zijn geweest. De winst- en verliesrekening is in een zzp boekhoudingsprogramma overigens eveneens per maand of bijvoorbeeld per kwartaal in te zien. Zo ontdek je welke maanden goed zijn geweest en welke periode minder goed is geweest voor je bedrijf. Over de belastbare winst moet je vanzelfsprekend belasting betalen. Wel heb je als startende zzp'er in veel gevallen te maken met extra belastingvoordelen.
Balans opmaken zzp'er
Op de balans staat verder een overzicht van activa en passiva ofwel de bezittingen en schulden. Het betreft hier als het ware een momentopname van de financiële situatie. Naast bezittingen en schulden staat ook het eigen vermogen erop vermeld. De debetzijde staat links vermeld met daarop de activa, zoals vlottende activa, vaste activa en liquide middelen. Dat zijn bezittingen in de vorm van bedrijfsmiddelen, maar ook geld dat je nog tegoed hebt van debiteuren. De creditzijde staat rechts met daarop een vermelding van passiva, zoals schulden in de vorm van leningen, eigen vermogen en crediteuren. Je hoeft verder geen specifieke kennis hiervan te hebben. Bij het invoeren van een boeking zorgt de boekhoudsoftware voor de verwerking ervan op de juiste plek.
Minimale vereisten boekhoudingsprogramma:
- Debiteuren- en crediteurenbeheer
- Btw-informatie
- Winst- en verliesrekening
- Balans
Uitgebreidere functionaliteiten
De minimale vereisten komen van pas als je als zzp'er zelf gaat online boekhouden met boekhoudsoftware. Het hangt van je type bedrijf en individuele situatie af of er nog meer functionaliteiten wenselijk zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om het bijhouden van gereden kilometers voor de Belastingdienst. Het is dan wel handig als het boekhoudingprogramma voorziet in de optie van rittenregistratie of kilometerregistratie.
Salarisadministratie en voorraadadministratie
Heb je personeel dan is een functionaliteit van salarisadministratie van toepassing net als dat voorraadadministratie van pas komt als je een winkel hebt. Houd je de uren bij als zzp'er om aan te tonen dat je aan het urencriterium voor zelfstandigenaftrek voldoet? Let dan voor het gemak ook even op de aanwezigheid van een urenregistratie.
Fiscale berekening boekhouding
Het is voor zzp'ers die zelf gaan boekhouden belangrijk dat alle opties in het kader van fiscale berekeningen deel uitmaken van een boekhoudingsprogramma. Het is dus niet alleen belangrijk dat de btw op een juiste manier wordt verrekend, maar ook andere aspecten. Denk bijvoorbeeld maar aan de oudedagsreserve of aan de kleineondernemersregeling.
Welke boekhoudsoftware kiezen?
Er is veel aanbod beschikbaar en dat maakt het niet altijd even gemakkelijk om een keuze te maken voor een boekhoudingsprogramma. Het beste uitgangspunt is om te kijken wat jij als zzp'er nodig hebt. Dat zijn in ieder geval de minimale vereisten, maar daar voldoet vrijwel elk online boekhoudprogramma aan. Heb je meer nodig, zoals voorraadadministratie of salarisadministratie dan houd je daar uiteraard rekening mee. Vormt urenregistratie voor jou als ondernemer een belangrijk aspect dan kan je dit mee laten wegen bij het maken van een keuze. Verder is het uiteraard mogelijk om met de prijs van het abonnement rekening te houden, want je betaalt doorgaans maandelijks een bedrag.
Beste boekhoudingsprogramma zzp
Het beste boekhoudingsprogramma zzp is voor jou de software die jij gemakkelijk vindt om te gebruiken en aan je eisen voldoet. Je kan uittesten of je de boekhoudsoftware gemakkelijk vindt werken door een proefperiode aan te gaan. Dat is veel gratis, waarbij je dertig dagen de tijd krijgt om na te gaan of het programma voor jou geschikt is. Er is dan ook niet één programma tot beste online boekhoudingsprogramma uit te roepen, omdat de eisen en persoonlijke voorkeuren nu eenmaal verschillen.
Aftrekposten voor zzp'ers met een eenmanszaak:
Let op de ondersteuning
Vind je het prettig om terug te vallen op de kennis van een expert bij online boekhouden? In dat geval is het belangrijk om een boekhoudingsprogramma te selecteren, waarbij er sprake is van persoonlijke service. Je kan dan met je vragen terecht als je ergens tegen aanloopt. Overigens voorzien de meeste aanbieders wel in uitgebreide informatie met onder meer handleidingen om het boekhoudprogramma te leren gebruiken. De mate van ondersteuning en service verschilt echter per aanbieder. Als je dit dus belangrijk vindt, is dat een extra aandachtspunt.
Look en feel
Je vindt het misschien gek klinken, maar de look en feel van een website van een aanbieder spelen eveneens een rol bij het maken van een keuze. Stel dat je na het vergelijken uitkomt bij drie aanbieders die vrijwel hetzelfde te bieden hebben. Dan speelt de prijs wellicht nog een rol, maar als de prijzen niet ver uit elkaar liggen, welk programma kies je dan? De beste tip is om naar de website van de aanbieders toe te gaan en te kijken of de look en feel je aanspreekt. Je hebt vast wel een goed gevoel bij de een en een wat minder goed gevoel bij de ander. Daar kan je dan je definitieve keuze op baseren.
Bewaren van je administratie
Er is overigens nog een voordeel verbonden aan online boekhouden. Je bent als ondernemer verplicht om je administratie te bewaren om uitgaven bijvoorbeeld te verantwoorden. In dat kader is het handig dat een boekhoudprogramma’ altijd toegang bieden tot de administratie. Je hoeft geen stapels papieren te bewaren in een archiefkast en bent geen tijd kwijt met het archiveren en maken van mapjes. Bovendien zorgen de aanbieders van boekhoudprogramma’s ervoor dat je bedrijfsgegevens op een veilige manier worden bewaard. Daarbij is er steeds sprake van het maken van een back-up zodat je gegevens niet verloren gaan. Mocht je eigen computer het begeven dan heb je toch altijd toegang tot de financiële administratie van je bedrijf, want deze is online toegankelijk. De Belastingdienst stelt wel verschillende eisen met betrekking tot het bewaren van de administratie.
Zelf beginnen met je boekhouding
Bij het starten van een bedrijf maak je vooraf de keuze of je de boekhouding zelf doet, of overlaat aan een boekhouder. Of wellicht voor een combinatie van beide kiest, want dat kan ook gewoon. Ben je al langer ondernemer en heb je een boekhouder, maar ben je van plan het zelf te gaan doen? In beide situaties geldt dat een online boekhoudprogramma daarvoor de beste start is. Iedereen kan tegenwoordig zelf de boekhouding doen en mocht je bijvoorbeeld fiscale vragen hebben dan is het altijd mogelijk om van de diensten van een boekhouder gebruik te maken.
Vergelijk en start met boekhouden
Heb je de keuze gemaakt om zelf te gaan boekhouden dan is het aan te raden om eerst een vergelijking te maken. Bepaal daarna je keuze en ga van start met een gratis proefperiode. Dit is doorgaans vrijblijvend, zodat je nog nergens aan vastzit. Pas als je besluit om door te gaan, ben je maandelijks abonnementsgeld verschuldigd om van het boekhoudingprogramma gebruik te maken.
Upgrade moet mogelijk zijn
Het komt wel eens voor dat zzp'ers beginnen met de basisuitvoering van een boekhoudprogramma, maar dat er later een bedrijfsuitbreiding volgt. Het kan zijn dat de beschikbare functionaliteiten dan niet meer voldoende zijn. In dat geval is er een upgrade mogelijk naar een uitgebreider pakket. Het komt regelmatig voor dat zzp'ers uiteindelijk kiezen voor een andere ondernemingsvorm, zoals een besloten vennootschap.
Meest gekozen rechtsvorm zelfstandig ondernemers
De meeste zzp'ers kiezen voor de rechtsvorm eenmanszaak. Een eenmanszaak oprichten is eenvoudig en goedkoop. Daarnaast hebben startende ondernemers in veel gevallen recht op zelfstandigenaftrek en mkb winstvrijstelling. De mkb winstvrijstelling kan op verschillende manieren extra belastingvoordeel opleveren.
Een eenmanszaak kent ook het voordeel dat je te maken hebt met vereenvoudigde boekhouding. Een eenmanszaak starten is om verschillende redenen interessant. Een goede voorbereiding is wel belangrijk. Denk hierbij ook aan de aansprakelijkheid en de financiële positie als zzp'er. De aansprakelijkheid met een eenmanszaak moet niet onderschat worden.
Er zijn verschillende boekhoudprogramma's op de markt voor eenmanszaken. Als zzp'er is het vooral belangrijk om op de functionaliteiten te letten.
De meeste boekhoudpakketten kun je later uitbreiden met extra modules. De meeste zzp'ers zullen voldoende hebben aan de basisfuncties.
Mijnzzp.nl