+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Makkelijk factureren als zzp’er: kies het juiste facturatieprogramma
Als zzp’er wil je snel en zonder gedoe facturen maken en versturen. Gelukkig zijn er veel boekhoudprogramma’s en facturatieoplossingen waarmee je dit eenvoudig regelt. Een online facturatieprogramma is voor veel zelfstandigen een logische keuze, zeker wanneer je ook inzicht wilt houden in betalingen, btw en je totale administratie. In dit artikel lees je welke opties er zijn, waar je op let bij het kiezen van software en waarom een boekhoudpakket vaak meer voordelen biedt dan een losse factuurtool.
Als startende zzp’er maak je vroeg of laat je eerste factuur. Dat kan met een spreadsheet zoals Excel, maar ook met online facturatiesoftware in een boekhoudprogramma. Met zo’n programma doe je veel meer dan alleen facturen maken: je kunt automatische betalingsherinneringen versturen, e-facturen verwerken, incasso inzetten en je debiteuren beheren. Online factureren helpt vooral omdat je meer overzicht houdt op openstaande betalingen en je minder handmatig werk hebt.
Btw berekenen en aangifte voorbereiden
Voor de btw-aangifte moet je ieder kwartaal berekenen hoeveel btw je moet afdragen of terugkrijgt. Met een gratis factuurprogramma kan dit vaak niet (of slechts beperkt). Bovendien moet je bij eenvoudige tools regelmatig factuurgegevens handmatig overnemen, wat foutgevoelig is en extra tijd kost. Met online boekhouden worden btw-bedragen automatisch verwerkt en kan de aangifte klaar worden gezet. Daarom kiezen veel zzp’ers voor een boekhoudpakket wanneer ze structureel willen factureren.
Calculator btw-aangifte berekenen
Financiële administratie: meer dan alleen facturen
Startende ondernemers hebben baat bij een toegankelijk programma voor hun administratie en boekhouding. Veel bedrijven gebruiken factuursoftware: soms als los pakket, maar vaak als onderdeel van een compleet boekhoudprogramma. Facturatie is een belangrijk onderdeel van je administratie, maar ook kosten, btw-overzichten en debiteurenbeheer horen daarbij. Met goede software voorkom je dat je aftrekposten mist of regels onjuist toepast, wat financieel nadelig kan uitpakken.
Facturatieprogramma of boekhoudpakket: wat is slimmer?
Voor zzp’ers is losse facturatiesoftware meestal niet nodig. In de praktijk is het vaak slimmer om te werken met een boekhoudpakket. Daarmee maak je facturen in je eigen huisstijl, verstuur je offertes en verwerk je betalingen, terwijl je tegelijkertijd je financiële administratie op orde houdt.
De administratie bestaat namelijk uit meer dan het bewaren van facturen. Denk ook aan urenregistratie, btw-overzichten en documenten rondom de jaarafsluiting. Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, heb je automatisch een online factuurprogramma tot je beschikking. Een aparte factuurtool is vooral interessant voor grotere organisaties of wanneer je administratie volledig door een boekhouder wordt gedaan.
Online facturatiesoftware: waar moet je op letten?
Sommige aanbieders adverteren met “onbeperkt facturen en offertes versturen”. Dat klinkt aantrekkelijk, maar zegt niet altijd iets over de mogelijkheden die je écht nodig hebt. Let hier dus goed op bij het kiezen van software. Voor veel zzp’ers is onbeperkt versturen minder belangrijk dan functies zoals betalingsherinneringen, koppelingen met de bank, btw-overzicht en debiteurenbeheer.
Een factuur opstellen in je eigen huisstijl is bij vrijwel alle aanbieders mogelijk. Het verschil zit vaak in de extra functies, zoals automatische verwerking van betalingen, rapportages, koppelingen met de Belastingdienst of de mogelijkheid om facturen in meerdere talen te sturen.
Openstaande facturen en debiteurenbeheer
Een groot voordeel van online boekhouden is dat je openstaande betalingen altijd inzichtelijk hebt. Sommige pakketten bieden een dashboard met openstaande facturen en betaalstatus. Ook kun je incasso inzetten om onbetaalde facturen te beperken.
Debiteurenbeheer speelt binnen de administratie een belangrijke rol, net als debiteuren- en crediteurenbeheer. Een factuur maken is meestal eenvoudig; betaald krijgen kan soms lastiger zijn. Goede facturatiesoftware helpt met herinneringen, inzicht en opvolging. Niet elk factuurprogramma biedt deze mogelijkheden.
Een makkelijk factuurprogramma voor zzp’ers
Er zijn boekhoudprogramma’s die bekendstaan als gebruiksvriendelijk en geschikt voor starters. Zo kun je bij sommige aanbieders tot 15 maanden gratis starten, terwijl andere pakketten de proefperiode beperken tot ongeveer 30 dagen. Net als het maken van facturen is het ook prima mogelijk om je eigen boekhouding zelf bij te houden met de juiste software.
Een losse factuurtool is vaak overbodig wanneer je factureren en administratie combineert. Veel boekhoudprogramma’s bieden daarnaast de mogelijkheid om btw-aangifte te doen. Voor de btw-aangifte is het doorgaans nodig om een koppeling te maken met de Belastingdienst.
Facturen maken met Excel of met boekhoudsoftware?
Excel kun je gebruiken om facturen op te stellen, maar het is geen online factuurprogramma. Dat geldt ook voor je boekhouding: met spreadsheets mis je automatische verwerking, koppelingen en inzicht in betaalstatus. Met boekhoudsoftware maak en verstuur je online facturen en heb je vaak ook een handige app. Daardoor kun je overal facturen maken in je eigen huisstijl, wat bijdraagt aan de uitstraling en herkenbaarheid van je bedrijf.
Facturen en regels van de Belastingdienst
Voor starters is het belangrijk om te weten waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Denk aan je KvK-nummer, btw-nummer en adresgegevens, maar ook aan een duidelijke opmaak en correcte bedragen. Bij een controle kunnen opdrachtgevers of de Belastingdienst moeilijk doen als facturen niet kloppen. In het vervelendste geval moet je een factuur opnieuw sturen en wacht je langer op betaling. Bij grotere fouten kan er zelfs een boete volgen. Voorkom daarom het versturen van onjuiste facturen.
Facturen sturen naar het buitenland
Veel ondernemers werken (deels) internationaal en sturen facturen naar klanten buiten Nederland. Als je facturen naar het buitenland stuurt, moet je rekening houden met specifieke btw-regels. Ook kan het handig zijn om de taal van de factuur aan te passen. Met veel facturatie- en boekhoudprogramma’s is dit mogelijk.
Online boekhoudsoftware: meer mogelijkheden dan alleen factureren
Kies je voor online boekhoudsoftware, dan krijg je meestal meer functies dan bij een los facturatieprogramma. Denk aan btw-overzichten, rapportages, bankkoppelingen en debiteurenbeheer. Een los factuurprogramma is vooral handig als je de administratie laat doen door een boekhouder en zelf alleen wilt factureren. In alle andere gevallen is het vaak praktischer om facturatie en administratie te combineren in één pakket.
Mijnzzp.nl