Als zzp'er wil je natuurlijk zo eenvoudig mogelijk je facturen maken en versturen. Gelukkig zijn er veel boekhoudprogramma's die je hierbij kunnen helpen. Een online facturatieprogramma is tegenwoordig onmisbaar als zzp'er. Ook voor de btw-aangifte is goede facturatiesoftware onmisbaar. Een factuur maken is mogelijk op verschillende manieren en niet alleen door middel van een online boekhoudprogramma. In dit artikel bespreken we een aantal van de beste facturatieprogramma's voor zzp'ers.
Als startende zzp'er moet je vroeg of laat je eerste factuur maken. Dit kun je met Excel doen of met een ander spreadsheetprogramma. Een andere goede optie is het gebruiken van online facturatiesoftware in de vorm van een boekhoudprogramma. Met dit factuurprogramma kun je alle handelingen uitvoeren die met facturatie te maken hebben. Denk bijvoorbeeld aan het maken van automatische incasso's, e-facturen versturen en aan het versturen van automatische betalingsherinneringen. Het is raadzaam om gebruik te maken van online facturatiesoftware, omdat hiermee beter overzicht kan worden gehouden op alle debiteuren.
Btw-aangifte berekenen
Voor de btw-aangifte is het noodzakelijk om ieder kwartaal de btw-afdracht te berekenen. Dit kan met een gratis factuurprogramma meestal niet. Ook is het met een gratis programma vaak nodig om de gegevens van de digitale facturen handmatig over te nemen. Dit is natuurlijk omslachtig te noemen en niet nodig wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden. Eenvoudig factureren doe je dan ook het beste met een boekhoudpakket. Een boekhoudpakket kan automatisch de btw berekenen en de btw-aangifte klaarzetten. Dit kan een factuurprogramma over het algemeen niet.
Calculator btw-aangifte berekenen
Financiële administratie bijhouden
Startende ondernemers kunnen het beste gebruikmaken van een makkelijk programma voor hun administratie en boekhouding. De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een factuurprogramma. Dit kan een los factuurprogramma zijn of een gecombineerd boekhoudprogramma. Factuursoftware maakt in ieder geval een belangrijk onderdeel uit van de administratie. Het gebruiken van de juiste software kan je als zzp'er veel geld besparen. Het niet toepassen van de juiste regels en het niet opvoeren van aftrekposten kunnen bijvoorbeeld financieel nadelig uitpakken als zzp'er.
Facturatieprogramma gebruiken
Voor zzp'ers is het niet nodig om losse facturatiesoftware te gebruiken. Het is veel slimmer om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Met een boekhoudprogramma kun je in je eigen huisstijl facturen opstellen en versturen. Iedere ondernemer is verplicht om de financiële administratie bij te houden. De financiële administratie gaat verder dan het alleen bewaren van de facturen. Denk ook aan de urenregistratie, btw-overzicht en aan het bewaren van de jaarrekening. Een online factuurprogramma is dus automatisch beschikbaar wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma. Een factuur maken kan ook met specifieke facturatiesoftware, maar dit is vooral interessant voor grote bedrijven.
Online facturatie software
Er zijn aanbieders die reclame maken met het onbeperkt versturen van facturen en offertes. Het versturen van facturen en offertes heeft niet echt te maken met het onbeperkt mogen maken van facturen en offertes. Let hier dus goed op bij het uitkiezen van online facturatiesoftware. Het onbeperkt maken van facturen en offertes is zeker niet voor alle zzp'ers even belangrijk. Een goede factuur opstellen is wel belangrijk voor alle zzp'ers. Vaak heeft dit betrekking op een online factuur. Het kunnen gebruiken van de eigen huisstijl is bij alle aanbieders mogelijk. De toevoeging: verstuur onbeperkt offertes en facturen wil dus niet inhouden dat je ook onbeperkt offertes en facturen mag opstellen. Voor dienstverlenende zzp'ers maakt dit verder niet veel uit. Voor webshops en andere e-commercebedrijven misschien wel.
Openstaande facturen
Een groot voordeel van een online boekhoudprogramma is dat je de openstaande betalingen altijd inzichtelijk hebt. E-boekhouden.nl beschikt over een dashboard, waarop staat hoeveel openstaande facturen er zijn en wanneer ze voldaan zijn. Ook kun je eventueel gebruikmaken van incasso om onbetaalde facturen te voorkomen. Als ondernemer is het belangrijk om onbetaalde facturen zoveel mogelijk te voorkomen. Binnen de administratie speelt debiteuren- en crediteurenbeheer een belangrijke rol. Een factuur opstellen is niet moeilijk; de betaling binnenkrijgen is dat soms wel. Het is dus van belang voor ondernemers om debiteurenbeheer op de juiste manier toe te passen. Goede facturatiesoftware kan hierbij helpen. Het is niet met ieder factuurprogramma mogelijk om de debiteuren te beheren.
Makkelijk factuurprogramma
Het boekhoudprogramma van e-boekhouden is een van de makkelijkste programma's om de administratie en boekhouding bij te houden. Het boekhoudprogramma is voor een startende ondernemer tot 15 maanden gratis te gebruiken. Andere programma's beperken dit meestal tot maximaal 30 dagen gratis. Net zoals het zelf maken van de facturen is het tegenwoordig ook prima mogelijk om je eigen boekhouding bij te houden. Hét meest eenvoudige factuurprogramma is e-boekhouden.nl. Facturen met e-boekhouden.nl werkt eenvoudig en is goedkoop. Er zijn veel zzp'ers die facturen met e-boekhouden.nl. Met e-boekhouden.nl kun je vanzelfsprekend ook facturen versturen en het programma is alles wat je nodig hebt.
Zoals eerder omschreven is een los online facturatieprogramma niet meer nodig. Het is veel eenvoudiger om de administratie te combineren met het maken en versturen van facturen. Ook kun je tegenwoordig eenvoudig de btw-aangifte doen vanuit een online boekhoudprogramma. Voor de btw-aangifte moet je wel eerst een koppeling maken met de Belastingdienst.
Excel of een boekhoudprogramma gebruiken?
Excel kan gezien worden als een factuurprogramma; echter, Excel kan niet gezien worden als online factuurprogramma. Dit is ook het geval wanneer we spreken van de boekhouding. Met boekhoudsoftware is het mogelijk om online facturen aan te maken en te versturen. In de meeste gevallen heb je ook de beschikking over een handige app. Hierdoor kun je dus overal facturen maken in de eigen huisstijl. Dit is belangrijk voor de uitstraling en identiteit van je onderneming.
Facturen maken en de Belastingdienst
Voor starters is het erg belangrijk om te weten waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan je KvK-nummer, btw-nummer, adresgegevens, de lay-out en aan het toepassen van de eigen huisstijl. De Belastingdienst en opdrachtgevers kunnen bij een controle moeilijk doen met betrekking tot verkeerde facturen. In het ergste geval moet je bijvoorbeeld een nieuwe factuur maken en zul je langer moeten wachten op betaling. Bij ernstige overtredingen kan de Belastingdienst ook een boete opleggen. Voorkom dus het versturen van verkeerde facturen.
Facturen versturen naar het buitenland
Veel ondernemers die in de online wereld actief zijn, werken ook aan facturen voor klanten uit andere landen. Om facturen naar het buitenland te sturen, moet je rekening houden met de btw-regels van dat land. Verder kan er gekozen worden voor een andere taal op de factuur. Met een facturatieprogramma is dit in de meeste gevallen mogelijk.
Online boekhoudsoftware
Wanneer je kiest voor online boekhoudsoftware, heb je de beschikking over veel meer functionaliteiten dan wanneer je kiest voor een los facturatieprogramma. In beide situaties ben je meestal wel afhankelijk van verschillende abonnementen. Een facturatieprogramma is vooral handig wanneer je de financiële administratie laat verzorgen door een boekhouder. Zoals eerder aangegeven kan je het factureren ook doen met andere software.
Mijnzzp.nl