Als zzp'er wil je natuurlijk zo eenvoudig mogelijk je facturen maken en versturen. Gelukkig zijn er veel programma's die je hierbij kunnen helpen. Een online facturatieprogramma is tegenwoordig onmisbaar als zzp'er. In dit artikel bespreken we een aantal van de beste facturatieprogramma's voor zzp'ers.
Financiële administratie bijhouden
Startende ondernemers kunnen het beste gebruikmaken van een makkelijk programma voor hun administratie en boekhouding. De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een factuurprogramma. Dit kan een los factuurprogramma zijn of een gecombineerd boekhoudprogramma. Factuur software maakt in ieder geval een belangrijk onderdeel uit van het boekhouden. Online facturatie is net zo als online boekhouden onmisbaar als ondernemer.
Facturatieprogramma gebruiken
Voor zzp'ers is het niet nodig om losse facturatie software te gebruiken. Het is veel slimmer om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Met een boekhoudprogramma kun je in je eigen huisstijl facturen opstellen en versturen. Iedere ondernemer is verplicht om de financiële administratie bij te houden. De financiële administratie gaat verder dan het alleen bewaren van de facturen. Denk ook aan de urenregistratie, btw-overzicht en aan het bewaren van de jaarrekening. Een online factuurprogramma is dus automatisch beschikbaar wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma.
Periodieke facturatie
Er zijn redelijk veel zzp'ers die te maken hebben met periodieke facturatie. Periodieke facturatie heeft betrekking op het versturen van meerdere facturen naar dezelfde afnemer of opdrachtgever. Een groot voordeel van dit soort facturen, is dat een boekhoudprogramma deze facturen grotendeels geautomatiseerd kan aanmaken.
Periodieke facturen maken
Terugkerende facturen worden dus met regelmaat aangemaakt. Dat is ook wel zo handig, aangezien je de factuur meerdere keren moet versturen. Als je zelfstandige bent, dan wil je dit natuurlijk wel met een minimale inspanning kunnen doen. Je wilt tenslotte tijd overhouden voor je klanten. Eén van de handigste boekhoudprogramma's die op dit moment verkrijgbaar is, is e-boekhouden. Je hebt dus geen dure software meer nodig om de facturatie te kunnen verzorgen. Terugkerende facturatie is niet voor iedere ondernemer even belangrijk. Voor de meeste webshophouders is dit wel het geval.
Openstaande facturen
Een groot voordeel van een online boekhoudprogramma is dat je de openstaande betalingen altijd inzichtelijk hebt. E-boekhouden.nl beschikt over een dashboard, waarop staat hoeveel openstaande facturen er zijn en wanneer ze verwacht worden te voldoen. Ook kun je eventueel gebruikmaken van automatische incasso om onbetaalde facturen te voorkomen. Als ondernemer is het belangrijk om onbetaalde facturen zoveel mogelijk te voorkomen. Binnen de administratie speelt debiteuren- en crediteurenbeheer een belangrijke rol.
Makkelijk factuurprogramma
Het boekhoudprogramma van e-boekhouden is een van de makkelijkste programma's om de administratie en boekhouding bij te houden. Het boekhoudprogramma is voor een startende ondernemer tot 15 maanden gratis te gebruiken. Andere programma's beperken dit meestal tot maximaal 30 dagen gratis. Net zo als het zelf maken van de facturen is het tegenwoordig ook prima mogelijk om je eigen boekhouding bij te houden.
Zoals eerder omschreven is een los online facturatieprogramma niet meer nodig. Het is veel eenvoudiger om de boekhouding te combineren met het maken en versturen van facturen. Ook kun je tegenwoordig eenvoudig de btw-aangifte doen vanuit een online boekhoudprogramma. Voor de btw-aangifte moet je wel eerst een koppeling maken met de Belastingdienst.
Excel of een boekhoudprogramma gebruiken?
Excel kan gezien worden als een factuurprogramma, echter kan Excel niet gezien worden als online factuurprogramma. Dit is ook het geval wanneer we spreken van de boekhouding. Met boekhoudsoftware is het mogelijk om online facturen aan te maken en te versturen. In de meeste gevallen heb je ook de beschikking over een handige app. Hierdoor kun je dus overal facturen maken in de eigen huisstijl.
Enkelvoudig boekhouden
Ondernemers die gekozen hebben voor de rechtsvorm eenmanszaak, kunnen kiezen voor enkelvoudig boekhouden. Ondernemers die in het bezit zijn van een BV moeten meestal gebruikmaken van dubbele boekhouding. In dat geval moet je vaak ook gebruikmaken van een accountant voor de boekhouding. Een accountant is verantwoordelijk voor het controleren van alle cijfers. De meeste zzp'ers hebben voldoende aan een boekhouder. Overigens is het gebruiken van een boekhouder niet verplicht.
Facturen maken en de Belastingdienst
Voor starters is het erg belangrijk om te weten waaraan een factuur wettelijk moet voldoen. Denk bijvoorbeeld aan je KvK-nummer, Btw-nummer, adresgegevens, de lay out en aan het toepassen van de eigen huisstijl. De Belastingdienst en opdrachtgevers kunnen bij een controle moeilijk doen met betrekking tot verkeerde facturen. In het ergste geval moet je bijvoorbeeld een nieuwe factuur maken en zul je langer moeten wachten op betaling. Bij ernstige overtredingen kan de Belastingdienst ook een boete opleggen. Voorkom dus het versturen van verkeerde facturen.
Facturen direct versturen
Als ondernemer wil je natuurlijk alle verkoopfacturen zo snel mogelijk versturen. Met een factuurprogramma is het geautomatiseerd verwerken van alle facturen mogelijk. Dit is ook het geval wanneer we spreken van het versturen van herinneringen of een creditnota. Daarnaast zijn er nog veel meer handige functionaliteiten te gebruiken met de software. Het is als ondernemers raadzaam om alle facturen meteen te maken en te versturen. Zo hoef je minder lang op je eigen geld te wachten en voorkom je eventuele fouten.
Overzichtelijk facturen maken en factureren
Voor ondernemers is het belangrijk om steeds dezelfde lay out en eigen huisstijl te gebruiken. Hierdoor werk je overzichtelijk en herkennen opdrachtgevers je facturen ook beter. Ook een verzonden factuur per e-mail moet steeds met hetzelfde e-mailadres verzonden worden. Maak gebruik van een apart e-mailadres voor de facturen, zodat opdrachtgevers het e-mailadres herkennen en de mail niet in de spambox terechtkomt.
Factureren in eigen huisstijl
Welk facturatieprogramma je dan ook gaat gebruiken, zorg ervoor dat je een factuur opmaakt met dezelfde huisstijl. Hierdoor herkennen klanten jouw bedrijf en weet men steeds welke facturen van jou afkomstig zijn. Het is vooral voor starters belangrijk om meteen te kiezen voor een duidelijke huisstijl. De eerste factuur is dan ook eigenlijk de belangrijkste factuur. Het facturen zelf kan dus op veel verschillende manieren.
Facturen versturen naar het buitenland
Veel ondernemers die in de online wereld actief zijn, werken ook aan facturen voor klanten uit andere landen. Om facturen naar het buitenland te sturen, moet je rekening houden met de btw-regels van dat land. Verder kan er gekozen worden voor een andere taal op de factuur. Met een facturatieprogramma is dit in de meeste gevallen mogelijk.
Online boekhoudsoftware
Wanneer je kiest voor online boekhoudsoftware, dan heb je de beschikking over veel meer functionaliteiten dan wanneer je kiest voor een los facturatieprogramma. In beide situaties ben je meestal wel afhankelijk van verschillende abonnementen. Een facturatieprogramma is vooral handig wanneer je de boekhouding laat verzorgen door een boekhouder. Zoals eerder aangeven kan je het factureren ook doen met andere software.
Zzp'ers kunnen op verschillende manieren te maken krijgen met het maken van facturen. Niet alle zzp'ers hebben te maken met veel facturen.
In de meeste gevallen is het raadzaam om een professioneel boekhoudprogramma te gebruiken. Hiermee kun je eenvoudig facturen maken.
Mijnzzp.nl