Voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen

Weblog Van de redactie

wo, 14 okt 2020Team Mijnzzp

Je bent als zzp’er wettelijk verplicht om een factuur te maken en te versturen als je goederen of diensten hebt geleverd aan ondernemers. Het is op een aantal uitzonderingen na niet verplicht om aan particulieren een factuur te versturen. Ook zijn er een aantal ondernemers die geen facturen hoeven te maken wanneer die voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Bijvoorbeeld als je ondernemer bent in het taxivervoer of in de horeca. Behoor je tot de groep ondernemers die wel verplicht is om een factuur op te stellen dan moet de factuur aan bepaalde eisen voldoen. In bepaalde gevallen kan er ook sprake zijn van aanvullende factuureisen. Ontdek hier welke voorwaarden er gelden voor het maken van een factuur. Wij proberen de veelgestelde vragen over de facturering allemaal te beantwoorden.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan het opstellen van facturen en het versturen van facturen. Zo ben je verplicht om je btw-identificatienummer op te nemen en moet je het KvK-nummer opnemen. Ook moet je factureren met een uniek factuurnummer dat opvolgend moet zijn. Ook de geleverde goederen of diensten moeten duidelijk omschreven zijn. Naast het btw-nummer ben je ook verplicht om het juiste btw-bedrag op te nemen, het btw-percentage, het exclusief btw-bedrag en het inclusief btw-bedrag. Een factuur opstellen is niet moeilijk, maar een factuur moet wel voldoen aan de richtlijnen. Zie ook onze handige btw-calculator voor het controleren van het btw-bedrag. Zo zie je snel wat het exclusief btw-bedrag is of wat het inclusief btw-bedrag is. Het terugrekenen van het btw-bedrag is dus ook mogelijk met de online btw-calculator.

Btw bedrag berekenen

Inhoudsopgave
• Volledige naam opnemen
Vermeld het btw-identificatienummer
• KvK-nummer op de factuur
• IBAN-rekeningnummer
Factuureisen: datum, nummering, prestatie en bedrag
• Goederen of diensten vermelden
• Deze gegevens neem je op in een factuur:
• Uitzondering: vereenvoudigde factuur
• Facturen opmaken voor ondernemers in een EU-land
Factuur digitaal versturen (e-factuur)
• Hoe bewaar je e-facturen?
• Aandachtspunten bij een digitale factuur
• Voorwaarden en eisen e-factuur
• Heb je een boekhouder nodig voor de facturatie?

Volledige naam opnemen

• Het is verplicht om de volledige naam net als die van de afnemer op de factuur te vermelden. Gebruik daarvoor de juridische naam, maar een handelsnaam is ook toegestaan als deze bij de Kamer van Koophandel bekend is. Is er sprake van een fiscale eenheid dan geldt dat je de naam van het onderdeel dat voorzien heeft in de prestatie op de factuur zet. Bij het volledige adres van je bedrijf en dat van je afnemer gebruik je het feitelijke vestigingsadres. Je voldoet niet aan de voorwaarden van de factuur als je alleen een postbusnummer gebruikt. Het is belangrijk om het volledige adres en de volledige naam te gebruiken. Dit is ook de juridische naam.

Vermeld het btw-identificatienummer

Btw-identificatienummer opzoeken

• Elk bedrijf heeft een btw-identificatienummer. Bij een bedrijf dat in Nederland is gevestigd, begint het nummer met NL. Indien er sprake is van een fiscale eenheid dan moet je het nummer vermelden van het betreffende onderdeel dat voorzien heeft in de prestatie. Het btw-identificatienummer bevat naast de landcode negen cijfers en de letter B en twee cijfers die als controlegetal dienen. Bijvoorbeeld het controlegetal 01. Voorheen was het zo dat je BSN onderdeel uitmaakte van het btw-identificatienummer. Dat is nu niet meer het geval met als reden dat je privacy op deze wijze beter beschermd is. Zonder btw-nummer kun je geen aangifte omzetbelasting doen. Het is dus belangrijk om je btw-nummer op te nemen. Zonder btw-nummer mag je ook geen btw-aftrek (voorbelasting) toepassen. Dit mag alleen als een factuur correct opgemaakt is. Dit heeft ook te maken met het toepassen van het btw-identificatienummer en het toegepaste btw-percentage.

KvK-nummer op de factuur

• Heb je een bedrijf in Nederland dan moet je onderneming bij de Kamer van Koophandel ingeschreven staan. Een van de voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen, is de vermelding van het KvK-nummer. Het opnemen van het KvK-nummer is ook wettelijk verplicht en het KvK-nummer kun je zelf opzoeken en controleren. Het is belangrijk om de juiste handelsnaam te vermelden op je factuur. Dit is een belangrijke voorwaarden wanneer we het hebben over facturen. Eventueel kun je zelf ook je algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Ook als zzp'er kun je gebruikmaken van algemene voorwaarden. Ga je binnenkort starten als zzp'er? Na het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ontvangen je dan vanzelf je unieke KvK-nummer.

KvK-nummer opzoeken

IBAN-rekeningnummer

• Het is natuurlijk ook belangrijk om op de factuur een rekeningnummer te vermelden om je afnemer de betaling te laten verrichten. In Nederland, maar ook in de rest van Europa maakt iedereen tegenwoordig gebruik van IBAN. Dit is een International Bank Account Number en bestaat maximaal uit 34 tekens. Het rekeningnummer van je bank komt altijd in de serie tekens voor. IBAN bestaat bovendien in elk geval uit een landcode, controlecijfers, bankcode en uit je rekeningnummer. Er is tegenwoordig met de invoering van SEPA sprake van één Europese betaalmarkt, waarbij er uniforme betaalproducten zijn. Dat maakt het gemakkelijker om internationale betalingen te verrichten.

Factuureisen: datum, nummering, prestatie en bedrag

• Tot de standaard factuureisen behoort ook de vermelding van de datum. Het gaat hier om de datum waarop je de factuur de deur uit doet. Het is ook belangrijk om opeenvolgende nummers voor je facturen te gebruiken. Zo mag je een factuurnummer maar eenmaal gebruiken en moet het een uniek factuurnummer zijn. Heb je een online boekhoudprogramma? Dan telt de nummering vanzelf opeenvolgend door bij het maken van facturen.

Goederen of diensten vermelden

• Op de factuur vermeld je welke prestatie je hebt geleverd, zoals goederen of diensten. Hierbij geef je een omschrijving, zodat de prestatie herleidbaar is. Verder vermeld je op de factuur het bedrag dat je in rekening hebt gebracht exclusief btw. De btw komt er apart op te staan net als het totaalbedrag inclusief btw dat de afnemer moet voldoen. Het is uiteraard belangrijk dat je het btw-tarief gebruikt en vermeldt dat op de geleverde goederen of diensten van toepassing is. Het is belangrijk om het btw-percentage te controleren voordat je een factuur uitreikt.

Deze gegevens neem je op in een factuur:

• Datum uitreiking factuur.
• Opeenvolgend factuurnummer.
• Datum levering.
• Omschrijving goederen of diensten.
• Bedrag exclusief btw.
• Btw-tarief.
• Btw-bedrag.
• Totaalbedrag inclusief btw.

Uitzondering: vereenvoudigde factuur

• Het is in bepaalde situaties mogelijk om een vereenvoudigde factuur op te stellen. Deze regel geldt als het totaalbedrag van de factuur dus inclusief btw lager is dan 100 euro. Ook als er sprake is van een wijziging van een eerdere factuur mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Je vermeldt dan wel de datum net als de naam- en adresgegevens. Ook zet je de prestatie erop, zoals geleverde goederen of diensten. Je maakt ook vermelding van de btw en bij wijziging van de factuur neem je daarvoor een verwijzing op. Bij een afstandsverkoop of bij een intracommunautaire levering mag je echter weer geen vereenvoudigde factuur toepassen.

Facturen opmaken voor ondernemers in een EU-land

• Er gelden voor het opmaken van facturen die je naar ondernemers in een EU-land stuurt extra regels. In deze situatie dien je namelijk ook het btw-identificatienummer van de afnemer erop te zetten. Het is altijd aan te raden om de geldigheid het btw-nummer te controleren via het online systeem voor de uitwisseling btw-informatie (VIES). Op de factuur zet je bovendien het 0% btw-tarief en is het daarbij handig om te vermelden dat het om een intracommunautaire levering gaat. Let op: bij de btw-aangifte moet je voor intracommunautaire levering van goederen of diensten een extra formulier invullen (opgaaf ICP). Je hebt in dit geval te maken met de btw verlegd regeling. De verleggingsregeling btw kan ook Binnen Nederland van toepassing zijn. Het is bij buitenlandse afnemers erg belangrijk om het btw-nummer goed te controleren. Bij de btw-aangifte kunnen er anders problemen ontstaan.

Factuur digitaal versturen (e-factuur)

• Het is natuurlijk veel gemakkelijker om een factuur digitaal te versturen. Je hoeft de facturen dan niet uit te printen en in een envelop te sturen en naar de brievenbus te gaan. Bovendien is het vanuit online boekhoudprogramma’s mogelijk om e-facturen rechtstreeks te verzenden. Een digitale factuur heeft dezelfde status als een factuur die je uitprint en per post verstuurt. Het is niet alleen handig om op deze manier facturen te versturen. Je bespaart er namelijk ook veel tijd mee. Het verdient wel de voorkeur om van de factuur een Pdf-bestand te maken. Stuur je een e-factuur in een Word-document dan is het voor de ontvanger mogelijk om er gemakkelijk veranderingen in aan te brengen. Je hoeft bij het digitaal versturen van e-facturen ook geen print te maken om fysiek te bewaren. De digitale facturen zijn namelijk op te slaan en dat is natuurlijk het handigst als je een online boekhoudprogramma gebruikt.

Hoe bewaar je e-facturen?

• Het beste kun je e-facturen opslaan in het online boekhoudprogramma dat je gebruikt. Het boekhoudpakket maakt iedere dag een back-up en hierdoor voldoe je ook aan de fiscale bewaarplicht. Het is officieel niet toegestaan om e-facturen uit te printen en dan te bewaren. De originele facturen zijn in dit geval elektronische facturen en niet papieren facturen. Een e-factuur is natuurlijk ook op je eigen computer op te slaan. De Belastingdienst stelt wel eisen aan het bewaren van de boekhouding.

Beste boekhoudpakketten e-facturen maken

Aandachtspunten bij een digitale factuur

• Er zijn een aantal aandachtspunten van toepassing bij het gebruikmaken van digitale facturen. Een online boekhoudpakket is bijvoorbeeld praktisch gezien ideaal om online facturen te maken, op te slaan en te verzenden. Verder is het handig als het mogelijk is om via je boekhoudpakket een koppeling met iDEAL te maken. De afnemer krijgt dan de mogelijkheid om direct via de link te betalen. Het is tegenwoordig om een e-factuur te versturen via het Peppol systeem. Het Peppol systeem maakt het mogelijk facturen tussen bedrijven op een beveiligde manier te versturen. Dit noemt men ook wel een UBL-factuur.

Peppol e-factuur versturen

Voorwaarden en eisen e-factuur

• E-facturen dienen aan de normale eisen te voldoen en alle gegevens moeten opgenomen zijn. Een online factuur opstellen werkt het beste met een goed boekhoudprogramma. Wanneer een factuur is betaald, zal het boekhoudprogramma automatisch de betaling verwerken. Het versturen van een e-factuur werkt eenvoudig en gaat gewoon via de mail.

Lay-out van de factuur

• Het is ook nog belangrijk om rekening te houden met de lay-out van de factuur. Afgezien van de factuureisen is het van belang dat je factuur er professioneel uitziet. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfslogo of specifieke bedrijfskleuren? In dat geval is het voor de professionaliteit en herkenbaarheid ideaal om deze op je factuur te zetten. Een online boekhoudprogramma biedt doorgaans de mogelijkheid om een standaardfactuur aan te passen en te personaliseren.

Betalingstermijn opnemen: particulieren, bedrijven en de overheid (niet verplicht)

• Het is niet verplicht om op je factuur een betalingstermijn met vervaldatum op te nemen. De vervaldatum is te zien als de uiterste datum van de betaaltermijn. Ondanks dat het geen verplichting is om een betaaltermijn te vermelden, is dat zeker wel aan te raden. Je geeft je afnemer namelijk duidelijkheid over wanneer je de betaling uiterlijk verwacht. Zet je geen betalingstermijn op de factuur dan geldt een wettelijke betalingstermijn voor bedrijven en de overheid. Er geldt geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren.

Wettelijke betalingstermijn van 30 dagen

• Indien er geen betalingstermijn is voorgeschreven, geldt een wettelijke termijn van dertig dagen. Je mag als zzp’er overigens gerust een betaaltermijn van vijftien dagen hanteren. Dat is gewoon toegestaan. Er gelden verder een aantal uitzonderingen op de maximale wettelijke betalingstermijn. Zo geldt voor overheden een maximale betalingstermijn van dertig dagen tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Voor bedrijven geldt een wettelijke betalingstermijn van dertig dagen, maar maximaal een betalingstermijn van zestig dagen. Deze regel is eveneens van toepassing op grote bedrijven.

Controleer zakenpartners

• Als zzp'er wil je natuurlijk dat een verstuurder factuur betaald wordt. Om jezelf in te dekken kan het belangrijk zijn om nieuwe zakenpartners eerst te controleren. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de tekenbevoegdheid van een opdrachtgever. Dit is vooral belangrijk wanneer we het hebben over grote opdrachten. Zo weet je in ieder geval zeker dat de factuur betaald zal worden.

Betalingstermijn voor particulieren

• Er is voor particulieren geen wettelijke betalingstermijn vastgelegd. Je mag als ondernemer dan ook zelf bepalen wat de betaaltermijn is voor consumenten. Uiteraard dien je wel rekening te houden met een redelijke termijn. Bovendien leg je deze redelijke termijn vast in de overeenkomst of neem je deze op in de algemene voorwaarden. Zo geef je de particulier wel duidelijkheid voor wat betreft de betaaltermijn. Vanzelfsprekend moet je ook het juiste btw-tarief toepassen ondanks dat de meeste particulieren verder niks kunnen met de btw.

Betalingstermijn voor bedrijven

• Er geldt voor bedrijven een betalingstermijn op basis van de regels van de Europese Richtlijn voor bestrijding van betalingsachterstand in zakelijk verkeer. Daarin is opgenomen dat bedrijven verplicht zijn binnen maximaal zestig dagen te betalen tenzij daar andere afspraken over zijn gemaakt. De wettelijke betaaltermijn is dertig dagen als er geen betalingstermijn is afgesproken.

Betalingstermijn overheid

• De overheid is gehouden om facturen binnen de wettelijke betaaltermijn van dertig dagen te voldoen. Uitsluitend indien er specifieke situaties bij wettelijke uitzondering van toepassing zijn, mag daarvan worden afgeweken tot zestig dagen. De Rijksoverheid maakt overigens gebruik van algemene inkoopvoorwaarden en algemene leveringsvoorwaarden.

Betere bescherming voor de zzp’er

• Er is sinds juli 2018 sprake van een betere bescherming voor zzp’ers en ondernemers in het MKB als het om de betalingstermijnen gaat. Dat heeft te maken met de invoering van de Wet tegengaan van onredelijk lange betaaltermijnen. Deze wet is per 1 juli 2017 in werking getreden, maar er was nog overgangsrecht van toepassing tot juli 2018. In het verleden was het zo dat vooral grote bedrijven lange betalingstermijnen hanteerden voor kleinere ondernemingen. Het was eerder gebruikelijk dan een uitzondering dat facturen pas na zestig dagen werden betaald.

Betaling van facturen

• Kleine bedrijven zijn natuurlijk meer afhankelijk van de betaling van facturen. Daarom is deze wet ook ingevoerd, zodat de betaaltermijnen nu wettelijk geregeld zijn. Dat biedt de zzp’er en de ondernemers in het MKB dan ook een betere bescherming om te late betalingen tegen te gaan. Toch komt het nog altijd voor dat bedrijven facturen niet tijdig betalen. In dat geval staan er verschillende opties tot je beschikking om ervoor te zorgen dat de factuur alsnog wordt betaald. Het kan ook voorkomen dat je zelf schuldig bent aan het uitblijven van de betaling. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een verkeerde factuur met het verkeerde btw-tarief. In dat geval zul je een nieuwe factuur moeten opstellen.

Wat te doen als je afnemer de factuur niet betaalt?

• Je factuur voldoet aan alle eisen en is naar je afnemer verzonden, die maar niet betaalt. Wat doe je dan als de betalingstermijn is verstreken? Het is in de eerste plaats aan te raden om na het verstrijken van de termijn een herinnering te sturen. Het kan natuurlijk voorkomen dat de afnemer bijvoorbeeld vergeten is de rekening te betalen. Bijvoorbeeld als je factuur per mail is ontvangen, maar niet bij de juiste afdeling terecht is gekomen. Of als er sprake is van ziekte of vakantie van degene die verantwoordelijk is voor de betaling. Blijft na de herinnering de betaling ook nog uit? Bel dan even met de debiteur om na te gaan of er een reden is dat de betaling uitblijft.

Aanmaning niet betaalde factuur versturen

• Wil je liever niet bellen dan is het ook mogelijk om een tweede herinnering te sturen of meteen een aanmaning de deur uit te doen. Een aanmaning is voor de debiteur een laatste waarschuwing om alsnog de factuur te betalen. Meestal betalen de afnemers in dat geval ook wel, maar mocht dat niet zo zijn dan is er een volgende stap. In dat geval is het namelijk nodig om een stapje verder te gaan en een incassobureau in te schakelen. Ga wel met een incassobureau of incasso advocaat in zee die professioneel en betrouwbaar is.

Debiteurenadministratie

• Bij een professionele aanpak hoeft de relatie tussen jou en de debiteur er niet onder te lijden. Dat is natuurlijk handig als je debiteur een vaste afnemer is. Het kan ook zo zijn dat een incassobureau er niet in slaagt om de vordering te innen. In dat geval ligt er nog maar één weg open en dat is het geld via de rechtelijke weg terug te vorderen. Daarvoor heb je een deurwaarder nodig om een dagvaarding te doen uitgaan. Er zijn kosten verbonden aan het inschakelen van een deurwaarder en het laten uitbrengen van een dagvaarding. Ook het aanhangig maken van een rechtszaak kost geld.

Heb je een boekhouder nodig voor de facturatie?

Wanneer je gebruikmaakt van boekhoudsoftware dan kun je zelfstandig de facturatie verzorgen. Je hebt hiervoor dus geen zzp boekhouder voor nodig. Vanzelfsprekend kan een boekhouder ook andere werkzaamheden uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken van de btw-aangifte of aan het maken van de winst- en verliesrekening. Overigens kun je dit zelf ook doen met een goed boekhoudpakket. Je kunt de boekhouding dus op verschillende manieren bijhouden, zolang die maar aan de eisen voldoet van de Belastingdienst.

Ondernemers kunnen te maken krijgen met verschillende facturen. Daarnaast kan de btw op verschillende manieren toegepast worden.

Het is erg belangrijk om te controleren of je factuur klopt, volgens de regels van de Belastingdienst. Wij hopen dat alle veelgestelde vragen inmiddels duidelijk zijn geworden.

Mijnzzp.nl