+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Factuureisen voor ondernemers: aan deze voorwaarden moet een factuur voldoen
Als zzp’er krijg je vroeg of laat te maken met factureren. In veel gevallen ben je verplicht een factuur te maken en te versturen wanneer je goederen of diensten levert aan ondernemers. Aan particulieren hoef je niet altijd een factuur te sturen, al zijn er situaties waarin dat wél gebruikelijk of gewenst is. Ook bestaan er branches met afwijkende regels. Val je onder de groep ondernemers die verplicht is om een factuur op te stellen, dan moet die factuur aan duidelijke eisen voldoen. In dit artikel lees je welke gegevens verplicht zijn, wanneer aanvullende regels gelden en hoe je fouten voorkomt.
De Belastingdienst stelt voorwaarden aan facturen, zodat duidelijk is wie levert, wat er geleverd is en hoeveel btw er verschuldigd is. Dat betekent onder andere: een correct btw-identificatienummer, juiste naam- en adresgegevens, een opvolgend factuurnummer, een duidelijke omschrijving en de juiste bedragen (excl. btw, btw-bedrag en incl. btw). Wil je snel controleren of de btw-berekening klopt? Gebruik dan de handige tool hieronder.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
In de praktijk ben je meestal verplicht om een factuur te sturen als je levert aan een andere ondernemer. Bij levering aan particulieren is factureren vaak niet verplicht, maar het kan wel wenselijk zijn (bijvoorbeeld voor garantie, service of duidelijke afspraken). Daarnaast zijn er situaties waarin andere regels gelden, bijvoorbeeld bij bepaalde sectoren of soorten prestaties. Twijfel je of je wel of niet moet factureren? Zorg dan dat je boekhouding op orde is en kijk hoe dit past binnen je administratie.
Naam- en adresgegevens op de factuur
Volledige naam opnemen
Op de factuur vermeld je de volledige naam van jouw onderneming en die van de afnemer. Gebruik bij voorkeur de juridische naam. Een handelsnaam mag ook, zolang die bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
Vermeld daarnaast het volledige vestigingsadres van jou én de afnemer. Alleen een postbusnummer is niet voldoende om aan de factuureisen te voldoen. Bij een fiscale eenheid vermeld je de gegevens van het onderdeel dat de prestatie levert.
Btw-identificatienummer vermelden
Btw-identificatienummer opzoeken
Op een factuur moet je je btw-identificatienummer (btw-id) zetten. Bij Nederlandse btw-id’s begint dit met NL. Bij een fiscale eenheid vermeld je het btw-id van het onderdeel dat de prestatie verricht. Zonder correct btw-id kan er discussie ontstaan over btw-aftrek en verwerking in de boekhouding. Dit raakt ook de aangifte omzetbelasting.
KvK-nummer op de factuur
Ben je in Nederland gevestigd, dan sta je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het KvK-nummer hoort op de factuur. Lees meer over het KvK-nummer en hoe je dit correct gebruikt. Werk je met algemene voorwaarden? Dan kun je ook nadenken over algemene voorwaarden.
IBAN-rekeningnummer opnemen
Om betaling eenvoudig te maken, zet je op de factuur ook je IBAN. IBAN (International Bank Account Number) is de Europese standaard voor betalingen. Meer uitleg over IBAN en hoe dit werkt, vind je via de Betaalvereniging. Werk je met een zakelijke bankrekening, dan is het netjes om die gegevens consequent te gebruiken op je facturen.
Factuureisen: datum, nummering, prestatie en bedragen
Een factuur moet een factuurdatum bevatten (de datum van uitreiking). Daarnaast gebruik je een uniek factuurnummer dat opvolgend is: je mag een nummer maar één keer gebruiken. Werk je met software? Dan kan een online boekhoudprogramma de nummering automatisch door laten lopen.
Goederen of diensten duidelijk omschrijven
Op de factuur vermeld je welke prestatie je hebt geleverd. Denk aan een duidelijke omschrijving van de dienst of het product, zodat dit later te herleiden is. Vermeld daarnaast de bedragen:
- bedrag exclusief btw
- toegepast btw-tarief
- btw-bedrag
- totaalbedrag inclusief btw
Checklist: dit moet er minimaal op je factuur staan
- Datum uitreiking factuur
- Opeenvolgend factuurnummer
- Naam en adres van jou en je klant
- Jouw btw-identificatienummer
- Jouw KvK-nummer
- Omschrijving van goederen of diensten
- Datum levering (als die afwijkt van de factuurdatum)
- Bedrag exclusief btw
- Btw-tarief en btw-bedrag
- Totaalbedrag inclusief btw
Uitzondering: vereenvoudigde factuur
In sommige gevallen mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken. Dit kan als het totaalbedrag (incl. btw) lager is dan 100 euro. Ook bij een wijziging van een eerdere factuur kan dit soms. Je vermeldt dan minder gegevens, maar nog steeds voldoende om de factuur te kunnen verantwoorden. Let op: bij afstandsverkoop of intracommunautaire leveringen gelden weer andere regels en is vereenvoudigd factureren niet altijd toegestaan.
Factuur sturen naar een ondernemer in een EU-land
Factureer je aan ondernemers in een EU-land, dan gelden aanvullende eisen. Je vermeldt dan ook het btw-identificatienummer van de afnemer en controleert bij voorkeur vooraf de geldigheid via VIES. Op de factuur gebruik je vaak 0% btw (afhankelijk van de situatie) en vermeld je dat het gaat om een intracommunautaire levering. In veel gevallen krijg je te maken met btw verleggen en moet je naast je btw-aangifte ook een ICP-opgaaf doen. Fouten in btw-nummers kunnen later problemen geven in je aangifte.
Factuur digitaal versturen (e-factuur)
Digitaal factureren bespaart tijd. Je hoeft niets te printen en kunt vaak rechtstreeks vanuit online boekhoudprogramma’s versturen. Een digitale factuur heeft dezelfde status als een papieren factuur. Het is slim om je factuur als pdf te versturen, omdat een Word-document eenvoudig aanpasbaar is. Werk je met een online boekhoudprogramma, dan kun je facturen ook veilig bewaren en snel terugvinden.
Hoe bewaar je e-facturen?
- Sla e-facturen bij voorkeur op in je boekhoudpakket: daar worden vaak back-ups gemaakt en is alles centraal te beheren.
- Print e-facturen niet uit om ze “als origineel” te bewaren: het origineel is digitaal.
- Bewaar facturen op een manier die aansluit op de eisen van de Belastingdienst (authenticiteit, integriteit en leesbaarheid).
Beste boekhoudpakketten e-facturen maken
Aandachtspunten bij digitale facturen
Digitale facturen zijn praktisch, maar blijf alert. Fraude komt ook digitaal voor. Denk bijvoorbeeld aan situaties met digitale facturen die nep blijken. Het is handig als je boekhoudpakket koppelingen ondersteunt, zoals een koppeling met betaalopties zoals iDEAL. Ook kun je e-facturen versturen via Peppol, bijvoorbeeld als UBL-factuur.
Lay-out van de factuur
Naast de inhoud is ook de uitstraling belangrijk. Een factuur die er professioneel uitziet, vergroot de herkenbaarheid en voorkomt vragen. Voeg bijvoorbeeld je logo toe en gebruik een vaste opmaak. Veel boekhoudprogramma’s bieden templates die je kunt aanpassen.
Betalingstermijn op de factuur: wel of niet vermelden?
Het is niet verplicht om een betalingstermijn met vervaldatum op de factuur te zetten. Toch is het verstandig om dit wel te doen: het geeft duidelijkheid en helpt bij het opvolgen van openstaande posten. Zet je niets op de factuur, dan geldt voor bedrijven en overheden meestal een wettelijke termijn. Voor particulieren bestaat geen vaste wettelijke termijn.
Wettelijke betalingstermijn van 30 dagen
Is er geen afspraak gemaakt, dan geldt vaak een termijn van dertig dagen. Je mag ook een kortere termijn hanteren, zoals vijftien dagen. Lees meer over betalingstermijn en de regels rondom de wettelijke betalingstermijn. Voor bedrijven geldt doorgaans: 30 dagen als er niets is afgesproken en maximaal 60 dagen als er wél afspraken zijn gemaakt (met uitzonderingen).
Betalingstermijn voor particulieren
Voor consumenten leg je zelf een redelijke betaaltermijn vast, bijvoorbeeld in je overeenkomst of algemene voorwaarden. Dat voorkomt discussie. Particulieren hebben doorgaans minder aan btw-details, maar je moet wel gewoon het juiste tarief toepassen.
Betalingstermijn voor bedrijven en overheid
Voor bedrijven en overheden gelden regels om betalingsachterstanden te beperken. De overheid betaalt meestal binnen 30 dagen, met uitzonderingen. De Rijksoverheid werkt met algemene inkoopvoorwaarden en algemene leveringsvoorwaarden.
Bescherming tegen onredelijk lange betaaltermijnen
Voor zzp’ers en mkb’ers is er extra bescherming tegen extreem lange betaaltermijnen, mede door de Wet tegengaan van onredelijk lange betaaltermijnen. Dat helpt om grote opdrachtgevers te beperken in het hanteren van zeer lange termijnen.
Factuur wordt niet betaald: stappenplan voor opvolging
Stuur eerst een betalingsherinnering
Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan een herinnering. Vaak is er sprake van een misverstand of een factuur die intern is blijven liggen. Bekijk ook wat je kunt doen als een opdrachtgever niet betaalt.
Aanmaning sturen en daarna incasso
Helpt een herinnering niet, dan kun je een aanmaning sturen. Blijft betaling alsnog uit, dan kan een volgende stap zijn om een incassobureau in te schakelen. Kies altijd voor een partij die professioneel werkt en duidelijke voorwaarden hanteert.
Debiteurenadministratie en juridische stappen
Wanneer incasso niet lukt, kun je via de rechter proberen je vordering te innen. Daar komen kosten bij kijken, zoals een deurwaarder en proceskosten. Zorg daarom dat je debiteurenadministratie op orde is en documenteer je afspraken goed.
Heb je een boekhouder nodig voor facturatie?
Met boekhoudsoftware kun je meestal zelf facturen maken en versturen. Je hoeft dus niet per se een boekhouder te hebben voor facturatie. Wel kan een boekhouder ondersteunen bij aangiftes, jaarrekening en controles. Het belangrijkste is dat je administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Tot slot: controleer je facturen altijd voordat je ze verstuurt. Een kleine fout kan leiden tot vertraging in betaling of correcties achteraf. Gaat er toch iets mis? Dan helpt het om te weten wat te doen met een onjuiste factuur.
Mijnzzp.nl