+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
UBL-factuur uitgelegd: zo werkt e-facturatie voor zzp’ers en bedrijven
Een UBL-factuur is een digitale factuur in een vast bestandsformaat. UBL staat voor Universal Business Language: een universele “taal” waarmee zakelijke documenten digitaal worden opgebouwd. Technisch gezien gaat het om een standaard XML-formaat, waardoor factuurgegevens altijd op dezelfde plek staan. Dat maakt het mogelijk om facturen automatisch te herkennen en te verwerken in boekhoudsystemen. Je ziet ook vaak de term e-factuur of e-facturatie terug. Als zzp’er kun je met e-facturatie sneller en overzichtelijker factureren.
Wat is een UBL-factuur precies?
UBL (Universal Business Language) zorgt voor standaardisatie bij het versturen en ontvangen van elektronische facturen. Omdat de gegevens op vaste posities staan, kan een boekhoudprogramma de informatie automatisch uitlezen. Dat scheelt handmatig overtypen, versnelt het inboeken en verkleint de kans op fouten.
UBL-facturen maken en verwerken kan via een boekhoudprogramma dat UBL ondersteunt. Vaak wordt dit aangeduid als “UBL-ready”. Het programma herkent dan XML-bestanden en kan deze direct verwerken in de administratie.
Hoe werkt UBL (Universal Business Language)?
Standaard XML-bestanden voor zakelijke documenten
UBL is een verzameling gestandaardiseerde XML-documenten. Een factuur is een bekend voorbeeld, maar UBL kan ook worden gebruikt voor andere documenten zoals inkooporders. De standaard is ontwikkeld om traditionele communicatie (zoals papier en fax) te vervangen en processen digitaal beter op elkaar af te stemmen.
Omdat UBL veel velden en mogelijkheden kent, wordt er vaak met profielen gewerkt. Zo’n profiel beschrijft welke velden gebruikt worden en hoe deze ingevuld moeten zijn. Een voorbeeld is de SI-UBL-factuur. De Rijksoverheid accepteert bijvoorbeeld een factuurformaat in de vorm van SI-UBL 2.0.
Voordelen van UBL-facturen
UBL-facturen bieden voordelen op het gebied van snelheid, efficiëntie en betrouwbaarheid. Doordat systemen de factuur automatisch kunnen verwerken, gaat het volledige proces vaak sneller: van verzenden tot betalen.
Een groot pluspunt is dat e-facturatie helpt om spookfacturen te voorkomen. Het factuurformaat wordt bovendien breed ondersteund; de Rijksoverheid heeft vaak een voorkeur voor UBL en verwijst daarbij ook naar de UBL-standaarden in combinatie met veilige uitwisseling.
Let wel: niet ieder bedrijf beschikt over een boekhoudsysteem dat UBL kan verzenden of verwerken. Voor een soepel proces is het handig als beide partijen UBL ondersteunen.
- Automatische verwerking zonder handmatige invoer
- Snellere betaling van e-facturen
- Efficiënter en sneller factuurproces
- Betrouwbaar en veilig uitwisselen
- Meer overzicht in je financiële administratie
- Minder kans op invoerfouten
Verschillende UBL-formaten en- standaarden
Waarom bestaan er meerdere varianten?
Er zijn verschillende UBL-facturen te onderscheiden, doordat standaarden door de jaren heen zijn doorontwikkeld. Daarnaast zorgen aanvullende afspraken en normen ervoor dat UBL beter aansluit op wat organisaties nodig hebben. Het verschil zit vaak in welke gegevens verplicht zijn en waar die informatie in het document staat.
Wil je weten aan welke eisen een factuur moet voldoen? Bekijk dan de voorwaarden voor facturen.
UBL 2.0 en UBL 2.1
In Nederland (en ook in België) is UBL 2.0 lange tijd de standaard geweest voor elektronisch factureren. Later zijn er aanvullende specificaties gekomen voor UBL 2.1. Deze versie bevat meer elementen en is daarmee uitgebreider. Welke versie je gebruikt, hangt af van de voorkeur van de verzender en de vereisten van de ontvanger.
Hoe herkent een boekhoudsysteem een UBL-factuur?
Een belangrijk kenmerk van UBL-facturen is dat boekhoudsystemen de gegevens automatisch kunnen herkennen. Hierdoor is er minder handmatige invoer nodig en is de kans op typefouten kleiner. In veel gevallen wordt de factuur direct ingeboekt, inclusief bedragen, btw-gegevens en betaalinformatie.
Voor bedrijven betekent dit vaak tijdwinst en minder administratieve handelingen. Voor zzp’ers zorgt het vooral voor overzicht en een sneller verwerkingsproces.
UBL-factuur maken: zo doe je dat
Moderne boekhoudprogramma’s ondersteunen het maken van UBL-facturen. Meestal verstuur je de factuur per e-mail met een XML-bestand als bijlage. Afhankelijk van je software is het mogelijk om een pdf mee te sturen of te embedden, zodat de ontvanger zowel een leesbare factuur als een verwerkbaar bestand ontvangt.
Houd er rekening mee dat landen eigen afspraken kunnen hebben. In Nederland wordt bijvoorbeeld UBL-SI (versie 2.1) veel gebruikt. Werk je met buitenlandse klanten, dan kan het nodig zijn het formaat aan te passen aan de lokale standaarden.
UBL-factuur versturen: e-mail of Peppol
Een UBL-factuur versturen kan op meerdere manieren. De bekendste route is via e-mail, maar dat kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Daarom willen steeds meer partijen (waaronder de Rijksoverheid) dat e-facturen via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld.
Er zijn inmiddels verschillende boekhoudprogramma’s die deze optie aanbieden, waardoor je UBL-facturen veilig kunt verzenden en ontvangen.
Wat is Peppol en waarom wordt het gebruikt?
Het Peppol-netwerk is een internationale standaard om digitale facturen veilig te verzenden en te verwerken. In Nederland houdt een Peppolautoriteit toezicht op de afspraken binnen dit netwerk. Gebruik je een boekhoudprogramma met Peppol-integratie, dan krijg je meestal een Peppol ID en kun je direct via het netwerk facturen uitwisselen.
Boekhoudprogramma’s met geïntegreerde Peppol-toegang maken het proces extra makkelijk. In veel gevallen zijn hier geen extra kosten aan verbonden, afhankelijk van het boekhoudpakket dat je gebruikt.
Mijnzzp.nl