+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Online boekhouden: functies die je echt gebruikt als zzp'er
Online boekhouden wordt steeds populairder onder ondernemers. Alle boekhoudprogramma's bieden slimme software om je financiële administratie te verwerken, maar de vraag is: welke functies passen bij jouw manier van werken? Een boekhoudpakket voor zzp'ers moet vooral praktisch zijn. Denk aan factureren, bankkoppeling en btw-aangifte. In dit artikel lees je welke functies belangrijk zijn in een online boekhoudprogramma en hoe je een keuze maakt zonder later alweer te moeten overstappen.
Veel zzp'ers zoeken een boekhoudprogramma zzp waarmee je inkomsten en uitgaven overzichtelijk bijhoudt, fouten beperkt en snel cijfers kunt bekijken. Met boekhoudsoftware kun je processen automatiseren, zodat je minder tijd kwijt bent aan administratie en meer tijd overhoudt voor je bedrijf.
Boekhouding online bijhouden
Online boekhouden betekent dat je werkt in een online boekhoudprogramma, meestal in de cloud. Je logt in waar en wanneer je wilt en hebt direct inzicht in omzet, kosten en openstaande facturen. Veel boekhoudpakketten hebben daarnaast een app, zodat je onderweg bonnetjes en facturen kunt vastleggen. Voor een zzp'er is dat handig, omdat je administratie sneller compleet is en je minder losse papieren bewaart.
Niet iedere ondernemer heeft dezelfde functies nodig. Een dienstverlenende zzp'er werkt vaak met minder transacties dan een webshop. Voor e-commerce kan voorraadbeheer meespelen, terwijl een freelancer meestal genoeg heeft aan basisfuncties zoals factureren, bankkoppeling en btw-aangifte.
Functies en mogelijkheden
Voor online boekhouden heb je niet per se méér functies nodig dan bij traditioneel boekhouden. Juist door automatisering heb je vaak minder handwerk. Een goede basis is dat je boekhoudpakket voldoet aan de regels van de Belastingdienst. Denk aan het doen van aangifte voor de omzetbelasting en het kunnen indienen van btw-aangifte via een koppeling. Met veel zzp-boekhoudpakketten doe je de btw-aangifte direct vanuit de software.
Een bankkoppeling is voor veel ondernemers een groot voordeel. Via deze koppeling worden banktransacties automatisch opgehaald, zodat je minder handmatig hoeft in te boeken. Dat scheelt tijd en helpt om je administratie up-to-date te houden.
Basisfunctie boekhouden
Voor veel zzp'ers is een basis-boekhoudprogramma al genoeg. De kern is: facturen en bonnen verwerken, inkomsten en uitgaven bijhouden en rapportages kunnen bekijken. Groei je door of krijg je personeel, dan kunnen extra modules interessant worden, zoals urenregistratie voor medewerkers of salarisadministratie. Maar begin bij wat je nu nodig hebt, zodat je niet betaalt voor functies die je niet gebruikt.
Belangrijkste functies in een boekhoudprogramma
Factureren
Met vrijwel alle boekhoudprogramma's maak je professionele facturen in je eigen huisstijl. Veel aanbieders ondersteunen ook periodieke facturen, automatische betaalherinneringen en facturen versturen per e-mail. Verschillen zitten vaak in gemak, snelheid en extra mogelijkheden. Denk aan een scan- en herkenfunctie om bonnetjes en inkoopfacturen in te boeken. Dat voorkomt zoekwerk en vermindert de kans op missende kosten.
Winst- en verliesrekening maken
Als ondernemer wil je weten wat je verdient. Daarom is het belangrijk dat je boekhoudpakket een winst- en verliesrekening kan maken. Deze rapportage is de basis voor je aangifte inkomstenbelasting. Wil je het verschil beter begrijpen tussen rapporten, lees dan ook het verschil tussen balans en resultatenrekening.
Balans en rapportages
Naast de winst- en verliesrekening wil je ook een balans kunnen maken. Daarmee zie je bezittingen, schulden en eigen vermogen. Een goed overzicht helpt bij beslissingen en maakt je administratie duidelijk richting een boekhouder of accountant. Meer uitleg vind je in wat de balans in de boekhouding is.
Welke verschillende functies zijn er
- Financiële administratie bijhouden, inclusief inkoop en verkoop.
- Facturen maken en factuurgegevens bewaren.
- Offertes opstellen, bijvoorbeeld via stappenplan voor offertes.
- Automatisch factureren en terugkerende facturen instellen.
- Urenregistratie vastleggen.
- Relatiebeheer, soms in combinatie met zzp-software of een CRM-systeem.
- Bankkoppeling gebruiken.
- Btw-aangifte voorbereiden en indienen, zoals bij aangifte omzetbelasting.
- Voorraadbeheer, relevant bij webshops, zie voorraadbeheer in boekhoudprogramma.
- Scan en herken voor bonnetjes en inkoopfacturen.
Welke functies je nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Een zzp'er met een overzichtelijke administratie heeft meestal genoeg aan basisfuncties. Heb je meer transacties of meerdere activiteiten, dan wordt een uitgebreider online boekhoudprogramma interessant.
Belangrijkste functies voor zzp'ers
- Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer, zie debiteurenbeheer automatiseren.
- Facturen kunnen maken en versturen.
- Boekhouding kunnen delen met een boekhouder.
- Urenadministratie bijhouden via urenregistratie.
- Balans opmaken en rapportages draaien.
- Winst- en verliesrekening maken.
- Belastingzaken verwerken, waaronder btw-aangifte.
- Bankkoppelingen gebruiken.
Welke aanvullende functies heb je misschien nodig
- Voorraadbeheer en inkoop, vooral voor webshops.
- Reiskosten en rittenregistratie verwerken.
- CRM-systeem koppelen als je veel met relaties werkt.
- Kassasysteem integreren, zoals bij detailhandel.
- Salarisadministratie als je personeel hebt.
- Webshopkoppeling, zie online boekhouden voor webshops.
- Vreemde valuta inboeken.
Veelgestelde vragen over online boekhouden
Is het verstandig om een boekhouder in te schakelen
Dat hangt af van je situatie. Veel zzp'ers kunnen prima zelf boekhouden met een online boekhoudprogramma, zeker met een duidelijke werkwijze. Als je administratie complex wordt, of je wilt zekerheid over je aangiftes, kan een boekhouder of accountant helpen met controle en advies. Wil je eerst je basis op orde brengen, lees dan boekhoudkundige begrippen.
Wat is het verschil tussen online en offline boekhouden
Online boekhouden doe je in een cloudomgeving. Je logt in via internet en werkt op ieder apparaat. Offline boekhouden is software op je computer die je lokaal gebruikt. Online boekhouden is populair, omdat je eenvoudig samenwerkt en snel inzicht hebt. Lees eventueel online boekhouden voor zakelijke dienstverleners.
Is online boekhouden veilig
De meeste aanbieders werken met beveiligde servers en maken back-ups. Daarnaast helpen keurmerken bij het herkennen van betrouwbare aanbieders, zie keurmerk online boekhoudprogramma. Bewaarplicht en administratie op orde houden blijft jouw verantwoordelijkheid, daarom is het verstandig om te weten welke eisen de Belastingdienst stelt.
Is online boekhouden makkelijk
Veel ondernemers vinden het makkelijker dan werken met papieren mappen of losse spreadsheets. Met een goed boekhoudpakket werk je met vaste stappen en voorkomt de software vaak fouten. Wil je meer lezen over zelf boekhouden, bekijk boekhouden kun je makkelijk zelf en boekhoudkundige fouten voorkomen.
Kan ik mijn gegevens exporteren naar Excel
Veel online boekhoudprogramma's bieden exportmogelijkheden. Dat is handig voor rapportages of om data te delen. Wil je de verschillen tussen werken in Excel en een online boekhoudprogramma, lees Excel of online boekhouden. Overstappen kan ook, zie van Excel naar boekhoudsoftware.
Is online boekhouden gratis
Online boekhouden is meestal niet gratis. Je betaalt een abonnement, vaak afhankelijk van functies en gebruik. Wel bieden veel aanbieders een proefperiode, zoals beschreven bij gratis proefperiodes voor zzp-boekhoudpakketten.
Overzicht van boekhoudprogramma's
Er zijn meerdere boekhoudpakketten die populair zijn bij zzp'ers. Enkele voorbeelden uit het bestaande overzicht:
Boekhoudpakketten vergelijken
Wil je zeker weten dat je het juiste boekhoudprogramma zzp kiest, dan helpt vergelijken. Op onze pagina kun je de verschillende programma's met elkaar vergelijken en letten op prijs, gebruiksgemak en functies. Voor extra hulp kun je ook starten met de keuzewijzer. Zo vind je sneller een online boekhoudprogramma dat past bij jouw administratie en manier van werken.
Samenvatting
Welke functies je nodig hebt voor online boekhouden hangt af van je bedrijf. Voor de meeste zzp'ers zijn factureren, bankkoppeling, btw-aangifte en rapportages de basis. Werk je met voorraad, een kassasysteem of vreemde valuta, dan zijn aanvullende modules nuttig. Door goed te vergelijken kies je een boekhoudpakket dat bij je past en voorkom je onnodig overstappen. Bekijk daarom ook boekhoudsoftware vergelijken en gebruik de keuzewijzer om snel het juiste boekhoudprogramma te vinden.
Wil je tussendoor een controle doen van je btw-bedragen, gebruik dan btw berekenen. Voor een inschatting van je jaarlijkse administratiekosten is boekhoudkosten berekenen handig.
Mijnzzp.nl