Online boekhouden is steeds populairder aan het worden. Veel ondernemers maken hier dan ook gebruik van. Maar welke functies heb je nodig om online te kunnen boekhouden? Alle boekhoudprogramma's maken gebruik van verschillende innovatieve functies. In dit artikel bespreken we de verschillende functies die nodig zijn én geven we een overzicht van de beste online boekhoudprogramma's.
Functies en mogelijkheden
Het is zeker niet zo dat je voor online boekhouden per se meer functies nodig hebt dan voor ‘gewoon’ boekhouden. Sterker nog, eigenlijk is het net andersom. Dankzij de automatisering van taken die je met online boekhouden kunt doen, heb je minder werk. Bovendien kun je met een boekhoudprogramma eenvoudig aan de eisen van de fiscus voldoen. Zo zijn er speciale programma’s waarmee je aangifte kunt doen voor de omzetbelasting.
Een andere handige functie is de koppeling met je bank. Dankzij deze koppeling hoef je niet alle transacties met de bank handmatig in te voeren in het boekhoudprogramma. Het programma haalt de gegevens van je bankrekening automatisch op. Dit bespaart je veel tijd en moeite.
Voor het boekhouden als zzp'er of andere kleine onderneming is de basisfunctie ‘invoeren facturen’ vaak al voldoende. Dit is een eenvoudige functie waarmee je facturen kunt invoeren in het programma. Het enige wat je hoeft te doen is de gegevens van de factuur in te voeren. De rest wordt door het programma gedaan.
Als je bedrijf groeit, zul je echter meer functies nodig hebben. Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om personeelsuren te kunnen registreren. Dit is handig als je bijvoorbeeld werknemers in dienst hebt. Een andere functie die je dan nodig hebt, is de mogelijkheid om loonstroken te maken.
Welke verschillende functies zijn er:
- Het bijhouden van de financiële administratie (het boekhouden);
- Het opstellen van facturen;
- Het opstellen van offertes;
- Het automatisch factureren;
- Het bijhouden van de urenregistratie;
- Het bijhouden van relatiebeheer;
- Het koppelen van bankgegevens;
- Het doen van de aangifte omzetbelasting:
- Het bijhouden van voorraadbeheer;
- Het maken van financiële rapporten (balans en resultatenrekening).
Het is niet zo dat alle zelfstandig ondernemers alle functies nodig hebben. Welke functies je nodig hebt, hangt af van de grootte en aard van je bedrijf. Voor een klein bedrijf of zzp'er volstaan meestal de basisfuncties. Als je bedrijf groeit, zul je echter meer gebruik gaan maken van de geavanceerde functies. Daarnaast is het ook niet zo dat alle zzp'ers maandelijks evenveel facturen en/of offertes versturen.
Welke functies heb je echt nodig als zzp'er:
- Het bijhouden van debiteurenbeheer en crediteurenbeheer;
- Het automatisch kunnen maken van factureren en deze verzenden;
- Het kunnen delen van de boekhouding (boekhouder);
- Het bijhouden van de urenadministratie;
- Het kunnen maken van jaarverslagen;
- Het geautomatiseerd doen van belastingaangifte;
- Het kunnen maken van bankkoppelingen.
Welke aanvullende functies heb je misschien nodig:
- Het kunnen invoeren van handel en het bijhouden van de voorraad;
- Het kunnen inboeken van de reiskosten;
- Het kunnen maken van CRM koppelingen;
- Het integreren van een kassasysteem;
- Het bijhouden van de salarisadministratie;
- Het kunnen maken van een webshop koppeling.
Kan een boekhoudprogramma ook een financieel jaarverslag maken?
Met alle online boekhoudprogramma's is het mogelijk om een financieel jaarverslag te maken. Dit is een overzicht van de financiële gegevens van je bedrijf over het afgelopen boekhoudkundige jaar. In dit verslag staan onder andere de omzet, de winst, de balans en de kosten vermeld. Het maken van een winst- en verliesrekening is dus eenvoudig mogelijk. Een andere benaming hiervoor is ook wel de resultatenrekening.
Heb je officiële jaarstukken nodig als zzp'er?
De meeste zzp'ers hebben gekozen voor de rechtsvorm eenmanszaak. In dat geval is er geen verplichting om een goedgekeurde jaarrekening op te laten stellen. Wel is het verstandig om een financieel jaarverslag bij te houden. Dit geeft je inzicht in de financiële gegevens van je bedrijf en kan je helpen bij het maken van strategische beslissingen. Ook voor het verkrijgen van een mogelijke lening of hypotheek is het handig om een goedgekeurde jaarrekening te kunnen overhandigen.
Kun je met een boekhoudpakket zelfstandig de boekhouding doen?
De meeste zzp'ers zijn prima in staat om zelf hun boekhouding bij te houden. Er zijn daarnaast verschillende cursussen, videotrainingen, handleidingen en klassikale bijeenkomsten die je kunnen helpen bij het leren boekhouden. Mocht je er toch niet uitkomen, dan is het verstandig om een deskundige in te schakelen. Dit kan een administratie- of boekhoudkantoor zijn. Ook is het mogelijk om hybride te werken. Dit houdt in dat je zelf de boekhouding bijhoudt, maar dat je voor het controleren en verwerken van de gegevens een specialist inschakelt.
Beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf:
Toepassen van fiscale regelingen en aftrekposten
De meeste startende zzp'ers maken gebruik van verschillende fiscale regelingen. Dit zijn regelingen die ervoor zorgen dat je minder (of in sommige gevallen bijna geen) belasting hoeft te betalen. Zo is er bijvoorbeeld de MKB-winstvrijstelling of de middelingsregeling. Het op de juiste manier toepassen van deze regelingen kan je veel belasting besparen. Met een boekhoudprogramma is het een stuk eenvoudiger om deze regelingen toe te passen. Ook kun je met een boekhoudprogramma makkelijker aftrekposten declareren. Dit zijn kosten die in mindering worden gebracht op de inkomstenbelasting.
Lees hierover ons artikel: Met welke fiscale regelingen heb je als zzp'er te maken? (het zijn er best veel)
Veelgestelde vragen over online boekhouden:
-
Is het verstandig om een boekhouder in te schakelen?
Dit is afhankelijk van je eigen situatie. Als je weinig tijd hebt of niet goed bent in boekhouden, dan kan het verstandig zijn om een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder kan je helpen bij het invoeren van gegevens, het maken van jaarverslagen en het doen van belastingaangiften. Als je goed bent in boekhouden en je bedrijf niet te groot is, dan is het vaak niet nodig om een boekhouder in te schakelen. Je kunt dan zelf je boekhouding bijhouden met behulp van een boekhoudprogramma.
-
Wat is het verschil tussen online en offline boekhouden?
Online boekhouden houdt in dat je de boekhouding bijhoudt met behulp van een online programma. Dit programma wordt via internet aangeboden door een softwarebedrijf. Je kunt hiermee op elk moment en vanaf elke plek inloggen en werken aan je boekhouding. Offline boekhouden houdt in dat je de boekhouding bijhoudt met behulp van een programma op je computer. Dit programma wordt geïnstalleerd op je computer en kan alleen op die computer gebruikt worden.
-
Is online boekhouden veilig?
Ja, online boekhouden is veilig. De meeste bedrijven die online boekhoudprogramma's aanbieden maken gebruik van een beveiligde server. Dit betekent dat je gegevens alleen toegankelijk zijn voor mensen die jij toestemming geeft. Daarnaast is het ook mogelijk om een back-up te maken van je gegevens. Op deze manier kan je altijd terugvallen op een reservekopie als er iets misgaat met je gegevens. Ook zijn er belangrijke keurmerken met betrekking tot online boekhouden.
-
Is online boekhouden makkelijk?
Ja, online boekhouden is relatief makkelijk. Je hoeft niet langer te werken met een papieren boekhouding. Alles kan online worden bijgehouden en je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens. Daarnaast zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen bij het bijhouden van je boekhouding. De meeste boekhoudkundige fouten worden voorkomen door het gebruik van een boekhoudprogramma.
-
Kan ik mijn gegevens exporteren naar Excel?
Ja, je kunt je gegevens exporteren naar Excel of een ander programma. Dit is handig als je de gegevens wilt gebruiken voor een bepaald doel, bijvoorbeeld het maken van een rapport of een jaarverslag. Het exporteren van gegevens is vaak heel eenvoudig. Je klikt op de knop 'Exporteren' en kiest vervolgens het formaat waarin je de gegevens wilt exporteren.
-
Is online boekhouden gratis?
Nee, online boekhouden is niet gratis. De meeste bedrijven die online boekhoudprogramma's aanbieden, vragen een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding. Dit is afhankelijk van het type programma en de extra functionaliteiten die je gebruikt. Alle aanbieders bieden een gratis proefperiode aan. Dit is handig als je wilt uitzoeken of een bepaald programma geschikt is voor je.
Overzicht van boekhoudprogramma’s
Nu je weet welke functies er zijn, is het tijd voor een overzicht van de beste online boekhoudprogramma’s. Wij hebben de volgende programma’s voor je uitgezocht:
Op onze vergelijkingspagina kun je de verschillende programma’s met elkaar vergelijken. Let bij het maken van je keuze vooral op de prijs, de functionaliteiten en de gebruikerservaring. Als je een keuze hebt gemaakt, kun je meteen aan de slag met het programma. Voor extra hulp kun je ook eerst kijken op onze keuzewijzer.
Er zijn veel voordelen te bedenken om gebruik te maken van een boekhoudprogramma.
Een van de belangrijkste voordelen is toch wel het gemak. Daarnaast zul je minder snel fouten maken in de boekhouding.
Er zijn veel voordelen te bedenken om gebruik te maken van een boekhoudprogramma.Mijnzzp.nl