+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Zelf boekhouden als zzp'er: 10 tips met online boekhoudsoftware
Als startende ondernemer krijg je meteen te maken met regels, aftrekposten en een administratie die moet kloppen. Gelukkig kun je als zzp'er met een online boekhoudprogramma prima zelf je boekhouding bijhouden. Je registreert inkomsten en uitgaven, maakt facturen en bereidt je btw-aangifte voor. Wil je (deels) uitbesteden, dan kan een boekhouder meekijken in je boekhoudpakket. Hieronder vind je 10 praktische tips en enkele bonustips, gericht op zzp'ers die een boekhoudprogramma zzp zoeken en slimmer willen online boekhouden.
10 tips om zelf te boekhouden als zelfstandig ondernemer
Tip 1: Maak geen gebruik van Excel of Word
Er zijn veel startende ondernemers die kosten besparen door in Excel of Word te boekhouden. Toch loop je dan sneller tegen fouten aan, vooral bij formules en overzichten. Ook is het lastig om alles logisch te ordenen in een Word-bestand of Excel-spreadsheet. Met boekhoudsoftware werk je gestructureerd, voorkom je vergissingen en bespaar je tijd.
Tip 2: Kies voor een goed online boekhoudprogramma
Een online boekhoudprogramma is gebruiksvriendelijker dan losse bestanden en is gemaakt voor ondernemers. Veel zzp-boekhoudpakketten geven meldingen als je een factuur vergeet, een betaling mist of een aangifte nadert. Wil je typische valkuilen vermijden? Lees dan boekhoudkundige fouten. Een boekhouder kan je eventueel helpen met de inrichting van je boekhoudpakket, maar het meeste kun je zelf.
Tip 3: Zorg voor professionele facturen
Met een boekhoudprogramma maak je eenvoudig facturen die er professioneel uitzien. Voeg bijvoorbeeld je logo toe en gebruik een heldere opmaak. Professionele facturen worden vaak sneller voldaan. Controleer ook of alle verplichte gegevens erop staan, zodat je geen vertraging krijgt door correcties.
Tip 4: Koppel je bank en boek automatisch
Met boekhoudsoftware kun je banktransacties koppelen aan je boekhoudpakket. Daardoor worden betalingen sneller herkend en kun je facturen makkelijker afletteren. Dit maakt het crediteuren- en debiteurenbeheer overzichtelijker. Veel online boekhoudprogramma's kunnen ook herinneringen klaarzetten, zodat je minder achter betalingen aan hoeft.
Tip 5: Zelf de btw-aangifte verzorgen
Je hoeft de btw-aangifte niet altijd door een boekhouder te laten doen. Met een online boekhoudprogramma is het mogelijk om dit zelf te doen, zolang je je facturen en kosten goed verwerkt. Wil je tussendoor een snelle berekening maken? Gebruik dan btw-berekening als controle, maar voor je volledige administratie is een boekhoudpakket meestal sneller en betrouwbaarder.
Tip 6: Gebruik een zakelijke bankrekening
Houd privé en zakelijk gescheiden. Dat maakt je administratie overzichtelijker en voorkomt gedoe bij controles. Open daarom een aparte bankrekening. Sommige ondernemers gebruiken ook een zakelijke creditcard voor uitgaven. Koppel je rekening daarna aan je boekhoudsoftware, zodat je bankmutaties automatisch binnenkomen.
Tip 7: Pas fiscale regelingen goed toe
Verdiep je in fiscale voordelen die passen bij jouw situatie. Denk aan de zelfstandigenaftrek, de MKB-winstvrijstelling of de kleineondernemersregeling. Voor bedrijfsmiddelen kun je vaak afschrijven. Daarbij gelden wel wettelijke regels, dus leg je keuzes goed vast in je boekhouding.
Tip 8: Online boekhouden kun je samen doen met een boekhouder
Je hoeft het niet alleen te doen. In veel boekhoudpakketten geef je je boekhouder toegang, zodat die kan controleren en corrigeren. Dat is handig als je zekerheid wilt, maar wel zelf je administratie wilt blijven doen. Zie ook goede boekhouding. Als je veel zelf doet, bespaar je vaak op jaarlijkse kosten.
Tip 9: Weet wat je nodig hebt bij een eenmanszaak
Ondernemers met een eenmanszaak zijn meestal niet verplicht om een jaarrekening te laten maken. Voor de Belastingdienst zijn een winst- en verliesrekening en balans vaak voldoende. Een andere benaming voor de winst- en verliesrekening is de resultatenrekening. Met een goed online boekhoudprogramma kun je dit overzicht snel maken, inclusief balans en de resultatenrekening.
Tip 10: Vergeet je urenregistratie niet
Voor sommige fiscale regelingen moet je ondernemer zijn voor de inkomstenbelasting. Het bijhouden van je uren helpt daarbij. Je kunt dit doen met een urenregistratiesysteem of via je boekhoudprogramma, zodat declaraties en facturen sneller kloppen.
Bonustips voor beter online boekhouden
Kies voor gemak en boekhouden in de cloud
Met online boekhouden werk je in de cloud, zonder gedoe met updates en back ups. Je kunt overal inloggen, ook als je onderweg bent. Wil je meer weten over deze manier van werken? Lees cloud. Met een mobiele app kun je ook makkelijker uren en bonnetjes bijhouden, wat vooral voor zzp'ers praktisch is.
Let op kosten en kies een passend boekhoudpakket
Een boekhoudprogramma hoeft niet duur te zijn. Er zijn goede, betaalbare boekhoudprogramma's die passen bij zelfstandig ondernemers. Vergelijk vooral op gebruiksgemak, facturatie, bankkoppeling en rapportages. Zo houd je de kosten laag en voorkom je dat je later opnieuw moet overstappen.
Neem de tijd om te leren boekhouden
Als je nog weinig ervaring hebt, is het slim om stap voor stap te leren. Dat kan via boeken, maar ook met online cursussen. Een boekhouder kan daarnaast helpen met vragen of een controle, maar je houdt de basis zelf in de hand met je boekhoudsoftware.
Ga mee met automatisering en slimme software
Automatisering bespaart tijd en voorkomt fouten. Met slimme software wordt boekhouden eenvoudiger, bijvoorbeeld door bonnetjes te verwerken via losse bonnetjes te scannen met een app. Daardoor hoef je minder tijd te steken in de boekhouding en houd je meer focus op je werk.
Controleer je administratie regelmatig
Check periodiek of je boekhouding klopt, zodat je op tijd corrigeert. Dat voorkomt stress rond aangiftes en jaarafsluiting. Vooral bij btw-aangifte is het handig om alles te controleren en te vergelijken met je bank. Lees ook dubbel te controleren voor extra tips.
Samenvatting
Zelf boekhouden als zzp'er wordt een stuk eenvoudiger met een goed boekhoudpakket. Kies bij voorkeur voor online boekhouden met bankkoppeling, facturatie, urenregistratie en duidelijke rapportages. Je kunt veel zelf doen, maar een boekhouder kan meekijken als je extra zekerheid wilt. Wil je stap voor stap het juiste zzp-boekhoudprogramma vinden? Vergelijk dan online boekhoudprogramma's en kies de boekhoudsoftware die bij jouw onderneming past.
Wil je daarnaast handige tools gebruiken bij je administratie? Bekijk dan boekhoudkundige berekeningen.
Mijnzzp.nl