Als startende ondernemer is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van alle regels en wetten die gelden voor je bedrijf. Dit heeft ook betrekking op het opzetten van de financiële administratie. Als zzp'er is het met online boekhoudprogramma mogelijk om zelf de boekhouding te doen. Hiermee kun je alle inkomsten en uitgaven bijhouden en zelf de btw-aangifte doen. De boekhouding als zzp'er kun je eventueel ook overlaten aan een goede boekhouder. Het is in ieder geval van belang om je boekhouding op de juiste manier te organiseren. In dit artikel lees je 10 tips en enkele bonustips over hoe je zelf eenvoudig de boekhouding kunt doen.
Inhoudsopgave:
- Maak geen gebruik van Excel of Word
- Kies voor een goed online boekhoudprogramma
- Zorg voor professionele facturen
- Automatisch inboeken van facturen
- Zelf de btw-aangifte verzorgen
- Maak gebruik van een zakelijke bankrekening
- Fiscale regelingen toepassen
- Online boekhouden hoef je niet alleen te doen
- Boekhouding eenmanszaak
- Vergeet de urenregistratie niet
- Kies voor gemak en boekhoud in de cloud
- Let op de kosten van het boekhoudprogramma
- Neem je tijd om te leren boekhouden
- Ga met de tijd mee als ondernemer
- Vergeet niet de boekhouding te controleren als zzp'er
- Boekhouding en zelfstandige zonder personeel
Tip 1 - Maak geen gebruik van Excel of Word
Er zijn veel startende ondernemers die de kosten voor een boekhouder willen besparen door de boekhouding in Excel of Word bij te houden. Dit is echter niet aan te raden! Als je fouten maakt in de berekeningen, kunnen deze namelijk niet makkelijk worden aangepast. Daarnaast is het lastig om alle gegevens overzichtelijk bij te houden in een Word-document of Excel-spreadsheet. Met een online boekhoudprogramma maak je veel minder snel vergissingen en bespaar je ook veel tijd als zzp'er. Daarnaast krijg je verschillende handige functionaliteiten tot je beschikking.
Tip 2 - Kies voor een goed online boekhoudprogramma
Een boekhoudprogramma is een stuk gebruiksvriendelijker dan Excel of Word. Daarnaast zijn er diverse boekhoudprogramma’s die speciaal ontworpen zijn voor kleine ondernemers. Zo weet je zeker dat je alle relevante gegevens kunt bijhouden. Ook vervelende boekhoudkundige fouten, zoals het vergeten van de btw-aangifte of het niet inboeken van een factuur, worden door het programma automatisch aangegeven. Het is van belang om je boekhouding op een professionele manier op te zetten als zzp'er voor jouw bedrijf. Een boekhouder kan eventueel ook helpen met het opzetten van de boekhouding.
Tip 3 - Zorg voor professionele facturen
Het maken van eigen facturen is met een boekhoudprogramma eenvoudig. Zorg ervoor dat de facturen er professioneel uitzien, door bijvoorbeeld het logo van je bedrijf toe te voegen. Als je liever niet zelf een factuur ontwerpt, kun je ook een template gebruiken. Het grote voordeel van professionele facturen is dat deze over het algemeen sneller voldaan worden. Ook mogelijke fouten in de facturen moeten voorkomen worden. In veel gevallen zal de betaling pas plaatsvinden nadat de fout is aangepast. Zorg er ook voor dat je alle verplichte informatie opneemt op de facturen.
Tip 4 - Automatisch inboeken van facturen
Door middel van boekhoudsoftware is het mogelijk om je banktransacties te koppelen aan je boekhoudpakket. Op deze manier kunnen alle facturen automatisch worden ingeboekt. Hierdoor zal de crediteuren- en debiteurenbeheer een stuk eenvoudiger worden. Ook is het mogelijk om geautomatiseerd een herinnering te versturen. Dit bespaart je heel wat tijd, moeite en ergernis!
Tip 5 - Zelf de btw-aangifte verzorgen
Het is niet nodig om de btw-aangifte door een boekhouder te laten verzorgen. Met een online boekhoudprogramma is het mogelijk om dit zelf te doen. Als je alle facturen goed bijhoudt, is het eenvoudig om de aangifte te doen. Met één druk op de knop krijg je precies te zien wat je moet betalen of terugkrijgt. Vanzelfsprekend is het voor de correctheid van het btw-bedrag wel belangrijk dat alle ingeboekte bedragen juist zijn. Voor de btw-aangifte moet wel eerst een koppeling maken met de belastingdienst. Ook is het verstandig om hiervoor een zakelijke rekening te openen. Hiermee kun je veel makkelijker alle zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden houden.
Tip 6 - Maak gebruik van een zakelijke bankrekening
Als ondernemer is het erg belangrijk om privé en zakelijk boekhoudkundig gescheiden te houden. Dit maakt de boekhouding overzichtelijker en ook eenvoudiger. Het is dan ook verstandig om voor je bedrijf een aparte bankrekening te openen. Zo kun je veel beter zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Ook is het mogelijk om een creditcard aan te vragen, die je alleen gebruikt voor zakelijke uitgaven. Er zijn overigens banken die het niet toestaan om een privérekening zakelijk te gebruiken. Vanzelfsprekend komt een zakelijke rekening ook professioneler over.
Eigenlijk is een zakelijke rekening vandaag de dag onmisbaar als zelfstandig ondernemer. Het is met boekhoudsoftware mogelijk om de bankrekening te koppelen aan de bank. Dit kan tegenwoordig gedaan worden met alle Nederlandse banken. De bank kan hiervoor wel extra kosten in rekening brengen. De kosten zijn overigens niet hoog.
Tip 7 - Fiscale regelingen toepassen
Maak als ondernemer op de juiste manier gebruik van alle beschikbare fiscale voordelen. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek, de MKB-winstvrijstelling of de kleineondernemersregeling. Het is belangrijk om je hierin goed te verdiepen, want er kunnen veel fiscale voordelen voor je bedrijf zijn. Op bedrijfsmiddelen mag je als ondernemer bijvoorbeeld afschrijven. Op deze manier kun je een deel van de aanschafkosten aftrekken van de winst. Ook hiervoor zijn verschillende wettelijke regels.
Tip 8 - Online boekhouden hoef je niet alleen te doen
Het is prima mogelijk om de boekhouding in samenwerking te doen met een goede zzp boekhouder. Met bijna alle boekhoudprogramma's kun je de boekhouder toegang verlenen. Zo kunnen zij de boekhouding bekijken en eventuele fouten corrigeren. Op deze manier blijft het overzicht voor jou behouden, maar ben je wel verzekerd van een goede boekhouding. Dit is vooral handig als je niet veel verstand hebt van boekhouden. Een boekhouder kan ook helpen bij het geven van algemeen ondernemersadvies. Daarnaast kan een boekhouder helpen met het nemen van investeringsbeslissingen. Wanneer je zelf de boekhouding voor een groot deel doet bijhouden, dan kun je wel aanzienlijk besparen op de jaarlijkse boekhoudkosten.
Tip 9 - Boekhouding eenmanszaak
Ondernemers met een eenmanszaak hebben verschillende boekhoudkundige voordelen. Je bent bijvoorbeeld niet verplicht om een jaarrekening te laten maken. Voor de Belastingdienst is een winst- en verliesrekening inclusief de balans voldoende. Een andere benaming voor de winst- en verliesrekening is ook wel de resultatenrekening of de exploitatierekening. Met een goed boekhoudprogramma is het maken van de balans en de resultatenrekening eenvoudig. Hiervoor hoef je verder geen ingewikkelde berekeningen te maken voor jouw bedrijf. De administratie als zzp'er is verder niet moeilijk en de meeste zelfstandige zonder personeel kunnen de administratie volledig zelf bijhouden. Je dient wel rekening te houden met alle fiscale regels en met de eisen van de belastingdienst.
Tip 10 - Vergeet de urenregistratie niet
Om als zzp'er of als freelancer in aanmerking te komen voor fiscale regelingen, is het belangrijk dat je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Het bijhouden van een urenregister is dan ook zeker belangrijk. Het bijhouden van de uren kan met een urenregistratiesysteem, maar ook met een boekhoudprogramma. In sommige gevallen is het mogelijk om de uren door te berekenen op basis van de declaraties die je verstuurt.
Bonustips
Kies voor gemak en boekhoud in de cloud
Als je voor online boekhouden kiest, hoef je geen grote investering te doen in dure software. Ook heb je dan geen last van updates en back-ups. Bovendien kun je altijd en overal inloggen, ook als je onderweg bent. Kies daarom voor boekhoudsoftware dat werkt in de cloud. Hierdoor kun je de boekhouding overal bijwerken. Het tijdig bijwerken van de boekhouding is belangrijk als ondernemer. Door het gebruiken van een mobiele app kun je ook eenvoudig de urenregistratie bijwerken. Als zzp'er is het belangrijk dat je alle gewerkte uren netjes registreert. Van de belastingdienst moet je kunnen aantonen hoeveel uur je per jaar werkt binnen de onderneming.
Let op de kosten van het boekhoudprogramma
Als je kiest voor online boekhouden, zijn er verschillende aanbieders met elk hun eigen prijs. Kies daarom een boekhoudprogramma dat voor jouw bedrijf betaalbaar is. Het is niet nodig om veel geld uit te geven aan een duur boekhoudprogramma. Er zijn ook goede en betaalbare boekhoudprogramma's die voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Als zzp'er heb je meestal al voldoende aan een basispakket online boekhouden.
Neem je tijd om te leren boekhouden
- Als je er nog niet veel verstand van online boekhouden hebt, is het belangrijk om je tijd te nemen om te leren boekhouden. Er zijn verschillende boeken en online cursussen die je hiermee kunnen helpen. Ook kun je een boekhouder inschakelen voor advies. Het is belangrijk om je boekhouding goed bij te houden, want een fout in de boekhouding kan vervelende gevolgen hebben.
Ga met de tijd mee als ondernemer
Automatisering en slimme software maken het boekhouden steeds makkelijker en vooral sneller. Als je nog niet gebruikmaakt van boekhoudsoftware, is het tijd om hiermee te starten. Op deze manier kun je meer tijd besteden aan je bedrijf en hoef je minder tijd te steken in de boekhouding. Denk bijvoorbeeld alleen al aan de mogelijkheid om losse bonnetjes te scannen met een app, naar de boekhouding.
Automatisering en Vergeet niet de boekhouding te controleren als zzp'er
- Controleer regelmatig of je boekhouding klopt. Als er iets niet klopt, is het van belang om dit meteen te corrigeren. Dit voorkomt dat je achteraf veel tijd kwijt bent met het oplossen van problemen. Vooral bij het indienen van aangiftes is het belangrijk om alles goed en dubbel te controleren. Er komen regelmatig nieuwe wetten en regels, dus blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Op deze manier voorkom je dat je fouten maakt in de boekhouding.
Boekhouding en zelfstandige zonder personeel
Als zelfstandige zonder personeel is het opzetten van de boekhouding en het bijhouden van alle financiële gegevens erg belangrijk. Een goede boekhouding opzetten is voor zzp'ers niet moeilijk als je gebruikmaakt van online boekhouden. De belastingdienst maakt het verder niet uit hoe je de administratie precies gaat bijhouden. Dit mag je bijvoorbeeld ook gewoon doen met een offline programma. Voor zzp'ers is het wel verstandiger om gebruik te maken van online boekhoudsoftware. Hiermee heb je namelijk veel meer mogelijkheden en het bespaart ook tijd.
Zie ook onze pagina met verschillende boekhoudkundige berekeningen
Het is belangrijk om het risico op fouten in de boekhouding te voorkomen. Dit doe je door middel van online boekhouden.
Mijnzzp.nl