+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouden in Excel of toch boekhoudsoftware als zzp'er?
Excel om te boekhouden voor grote ondernemers is vaak niet nodig als je een boekhouder hebt, maar voor kleine bedrijven en zzp’ers kan het een uitkomst zijn. Je kunt namelijk eenvoudig verschillende financiële gegevens bijhouden, zonder direct veel kwijt te zijn aan boekhoudsystemen. Je moet natuurlijk wel over voldoende basiskennis beschikken van boekhouden. Zonder kennis van Excel is het niet handig om gebruik te maken van Excel.
Boekhouden in Excel
De makkelijkste manier om zonder boekhoudpakket jouw administratie bij te houden, is Excel. Enige basiskennis is wel vereist. Je hoeft geen ingewikkelde draaitabellen te kunnen maken, maar kennis van formules en verwijzingen helpt. Heb je te maken met voorraad, dan is Excel af te raden. Dan heb je al snel complete draaitabellen nodig en daar sluipen fouten in. In zo'n situatie is boekhoudsoftware meestal slimmer, omdat die processen al voor je zijn ingericht.
Heb je een kleine boekhouding met weinig verschillende posten, dan kan Excel prima werken voor btw-aangiftes. Je kunt eenvoudig in een kolom de uitgaven, omzet en btw splitsen. Met AutoSom tel je bedragen op en neem je de uitkomst over in het aangifteprogramma van de Belastingdienst. Wil je minder handwerk en minder kans op typefouten, dan is online boekhouden met een online boekhoudprogramma een logische vervolgstap.
Sjablonen
Je hoeft niet opnieuw te beginnen als je administratie wat uitgebreider is. Excel biedt diverse sjablonen die een goede basis kunnen vormen voor jouw administratie. Kies bij Bestand een nieuw ontwerp en zoek daarin de sjablonen naar een variant die past bij jouw manier van werken. Let wel op dat je sjabloon aansluit bij jouw factuur- en boekingsstructuur, zodat je later makkelijk kunt controleren en rapporteren.
Balans en jaarrekening
Voor beginners is het meestal niet aan te raden om in Excel ook de jaarrekeningen en balans te maken. Voor gevorderden kan het wel, mits je de posten strak rubricert en consequent werkt. Zodra je vaker correcties moet doen of meerdere btw-tarieven verwerkt, merk je dat een boekhoudpakket sneller en overzichtelijker wordt.
Klantenadministratie
Los van je boekhouding kun je Excel ook gebruiken voor klantgegevens. Met filters kun je belangrijke data invullen en sorteren. Zet je bijvoorbeeld contractdata in je overzicht, dan kun je snel filteren op contracten die binnenkort verlopen. Zo kun je op tijd een nieuw aanbod doen of contact opnemen.
Wil je het uitgebreider aanpakken, dan kun je per klant een tabblad aanmaken en daar gegevens opslaan, inclusief omzetten en winst per klant. Een forecast maken wordt dan makkelijker, maar het blijft handmatig werk. Bij groei kiezen veel ondernemers daarom voor software die klant- en factuurgegevens direct koppelt.
Overige opties
Denk aan Excel en boekhouden, zo groot als je wilt. Los van de standaardadministratie kun je ook rittenregistraties bijhouden, vakantiedagen, purchase orders en nog veel meer. Excel is vaak de basis, maar in een online boekhoudprogramma zijn dit soort overzichten al beter uitgewerkt en kun je veel makkelijker koppelen en controleren.
Is het toegestaan om Excel te gebruiken?
Het is toegestaan om in Excel te boekhouden. De Belastingdienst heeft wet- en regelgeving rondom het bewaren van een administratie en het indienen van aangiftes, maar hoe je de administratie voert is niet doorslaggevend, zolang deze maar volledig, controleerbaar en kloppend is. Wil je minder handwerk en meer zekerheid, dan is online boekhouden met een passend boekhoudprogramma zzp vaak een fijne stap.
Mijnzzp.nl