De zzp boekhouden, daar wil je vast meer over weten als je van plan bent om de boekhouding als ondernemer zelf te gaan doen. Of als je eventueel de mogelijkheid combineert om boekhoudsoftware te gebruiken in samenwerking met je boekhouder. In elk geval zijn er op het gebied van boekhouden zzp een aantal belangrijke zaken die je echt moet weten. Bijvoorbeeld welke online boekhouding voor jou geschikt is en aan welke eisen de boekhoudsoftware dient te voldoen. Zo is het eveneens handig om te weten hoe je een boekhouding inricht, net als dat je kennis hebt van een beginbalans, btw-aangifte en de winst- en verliesrekening. Het bijhouden van de boekhouding is voor alle ondernemers verplicht. Het is dus belangrijk om dit op de juiste manier te doen.
Als zzp'er is het mogelijk om compleet zelfstandig de boekhouding te verzorgen. Er zijn veel zzp'ers die de complete boekhouding zelf bijhouden. Dit werkt makkelijk en bespaart ook aanzienlijk op de jaarlijkste boekhoudkosten. Het bijhouden van de inkomsten en uitgaven, facturen maken en de btw-aangifte berekenen zijn voorbeelden van werkzaamheden die je zelf kunt doen. Vanzelfsprekend hangt dit ook deels af van het eigen vermogen en kennis van de basisregels boekhouden. Boekhouden komt in het kort neer op het systematisch vastleggen van alle inkomsten en uitgaven.
Inhoudsopgave
Inleiding boekhouden zzp
Vergelijk aan de hand van functionaliteiten
Extra functionaliteiten
• Denk hierbij aan:
Boekhouding zzp inrichten
• Lay-out factuur:
Beginbalans zzp
• Balans
• Relaties toevoegen
• Kosten inboeken
• Bedrijfsmiddelen afschrijven
Winst- en verliesrekening
Btw-aangifte
Boekhouden zzp: netjes bijhouden
• Combinatie met boekhouder
Abonnement online boekhouden
Gratis uitproberen
Goede inleiding administratie
Inleiding boekhouden zzp
Bij de inleiding zzp boekhouden begint alles met de keuze voor een online boekhoudprogramma. Er zijn zoveel aanbieders dat het wellicht niet heel gemakkelijk voor je is om een keuze te maken. De beste manier is om een vergelijking te maken tussen boekhoudprogramma’s op basis van de functionaliteiten die jij nodig hebt. De meeste zzp'ers maken tegenwoordig gebruik van online boekhouden. Ook voor startende ondernemers is het zelf bijhouden van de administratie mogelijk. Algemene basiskennis is voor de meeste zzp'ers voldoende om zelf de boekhouding te kunnen doen.
Vergelijk aan de hand van functionaliteiten
Je hebt voor het boekhouden bijvoorbeeld een programma nodig om facturen op te maken en te versturen. Het kan handig zijn als het mogelijk is om eveneens offertes voor te bereiden. Ben je btw-plichtig dan geldt minimaal het vereiste dat de informatie daarvoor klaarstaat. De facturatie opstellen is voor een zzp'er of freelancer meestal wel erg belangrijk.
Extra functionaliteiten
Heb je een webshop of winkel dan komen er ook weer andere eisen bij, zoals voorraadbeheer. Vaak voorzien de online boekhoudprogramma’s in de mogelijkheid om snel en gemakkelijk een winst- en verliesrekening, balans en jaarrekening te genereren. De aanbieders hebben doorgaans verschillende varianten van boekhoudsoftware beschikbaar. Je kan dus altijd voor een basisboekhouding kiezen en deze naar wens upgraden door een uitgebreider pakket af te nemen.
Denk hierbij aan:
- Facturen.
- Offertes.
- Btw.
- Voorraadbeheer.
- Winst- en verliesrekening.
- Balans.
- Jaarrekening.
Boekhouding zzp inrichten
Als je een online boekhoudprogramma hebt gekozen, is het gemakkelijk om te beginnen met het inrichten van de boekhouding. Je kan als eerste een lay-out maken van de factuur. Je hebt dus de gelegenheid om je factuur in overeenstemming met je huisstijl te creëren en alvast je bedrijfsgegevens op te nemen, net als je bankrekening en toevoeging van een tekst met betaaltermijn. Elke keer als je een factuur wilt aanmaken, is deze in concept beschikbaar en is er sprake van een uniforme uitstraling.
Lay-out factuur:
- Huisstijl.
- Bedrijfsgegevens.
- Btw-identificatienummer.
- Bankrekeningnummer.
- Betaaltermijn.
Beginbalans zzp
Begin je met boekhouden dan is het belangrijk om een beginbalans in te voeren. Heb je bijvoorbeeld een zakelijke rekening dan voer je het bedrag in van het saldo. Werk je ook met kasgelden dan dien je voor de kas eveneens een beginbalans in te voeren. Een beginbalans vormt de basis en elke boeking die je invoert, heeft uiteraard invloed op de balans. Je kan het zien als een openingsbalans of startbalans aan het begin van een jaar. De balans voorziet in een overzicht met bezittingen, schulden en het eigen vermogen.
Balans
Het financiële overzicht van een balans bestaat uit activa en passiva. Activa vertegenwoordigen de bezittingen en zijn te verdelen in vaste activa, vlottende activa en liquide middelen, zoals het banksaldo. Passiva bestaan uit het eigen vermogen en uit schulden, zoals een financiering die je bent aangegaan voor je bedrijf. Overigens zijn de schulden wat dat betreft verdeeld in lang vreemd vermogen en kort vreemd vermogen. Is er sprake van een voorziening, zoals een pensioenvoorziening, dan komt deze eveneens onder activa te staan.
Relaties toevoegen
Bij het online boekhouden hoef je bij het gebruik van boekhoudsoftware maar één keer je zakelijke relaties in te voeren. Dat is gemakkelijk als je vaak facturen naar dezelfde opdrachtgevers verstuurt of als je van dezelfde leverancier producten afneemt. Bij het maken van een factuur selecteer je de betreffende klant en dan komen automatisch alle benodigde gegevens daarvan op de conceptfactuur te staan. Pas als je de factuur opslaat, vindt er een verwerking van plaats in de boekhouding. Dat is handig want je ziet in een oogopslag hoeveel facturen je hebt verstuurd, welke dat zijn en wat de uiterste betaaldatum is. Als de betaaltermijn verstreken is, zie je dat terug in de boekhoudsoftware en kan je actie ondernemen.
Kosten inboeken
Je hebt als zzp'er natuurlijk ook te maken met zakelijke uitgaven en deze kosten zijn te verwerken in de administratie. Bij online boekhouden is er vaak een onderscheid in verschillende soorten kosten beschikbaar. Je kan bijvoorbeeld als je een keer een privé uitgave hebt gedaan van je zakelijke rekening deze via een privé-boeking verwerken.
Zo is er ook een aparte categorie met zakelijke kosten en zijn deze onder uiteenlopende kostenposten te boeken. De kosten van je abonnement voor online boekhouden zijn bijvoorbeeld te boeken onder accountant of administratiekosten of onder abonnementen. Vanzelfsprekend is het ook mogelijk om de urenregistratie en de reiskosten bij te houden die je maakt voor een opdrachtgever. Je moet in ieder geval alle inkomsten en uitgaven registreren.
Bedrijfsmiddelen afschrijven
Bij een investering in een bedrijfsmiddel is het zo dat je deze dient af te schrijven als de kosten boven € 450 uitkomen. Een boekhoudprogramma is daar eveneens op ingericht, zodat je ook de investering in bedrijfsmiddelen gemakkelijk kan boeken. Indien je bedrijfsmiddelen eventueel voor een deel privé gebruikt, is het mogelijk om met het privépercentage rekening te houden. Al dit soort zaken zijn op een eenvoudige manier te verwerken in online boekhoudprogramma’s. Uiteraard zijn er verschillen in de manier waarop de boekhoudsoftwareprogramma’s functioneren, maar de aanbieders voorzien je daarbij van uitgebreide informatie of een handleiding. Als zzp'er heb je op verschillende manieren te maken met fiscale voordelen en fiscale aftrekposten die van invloed kunnen zijn op de financiële situatie. Zie hiervoor ook onze handige calculators.
Winst- en verliesrekening
Een winst- en verliesrekening met de balans behoren tot de jaarrekening. Er geldt bij het boekhouden als zzp'er en het doen van aangifte voor belastingen geen verplichting om een jaarrekening te hebben. Het is voor het doen van de aangifte inkomstenbelasting echter wel handig dat je niet zelf aan het rekenen hoeft te gaan. De winst uit onderneming is namelijk af te lezen op de winst- en verliesrekening. Nu voorzien online boekhoudprogramma’s doorgaans in de functionaliteit om een winst- en verliesrekening te maken. Ook hiervoor geldt dat je alleen maar op een knop hoeft te drukken. Hierdoor is het berekenen van de inkomstenbelasting eenvoudig. Ook is het mogelijk om met steeds meer programma's de aangifte automatisch in te dienen vanuit het programma.
Btw-aangifte
De btw-aangifte is voor zzp'ers een terugkerend fenomeen. Na afloop van ieder kwartaal wacht de Belastingdienst op jouw aangifte van de btw. Behalve als je de kleine ondernemersregeling toepast, want dan heb je helemaal niets met btw te maken. Bij online boekhouden geeft het programma automatisch aan hoeveel btw je in moet vullen bij de aangifte. Ook zie je direct wat de voorbelasting is die je kan invullen. Je kan de btw-aangifte simpel zelf doen met deze gegevens en er is boekhoudsoftware die de gelegenheid biedt om de aangifte zelfs direct naar de Belastingdienst te sturen.
Boekhouden zzp: netjes bijhouden
Het is aan te raden om nauwkeurig om te gaan met de boekhouding. Besteed daarom iedere maand tijd aan je financiële bedrijfsadministratie. Uiteraard spreekt het voor zich dat aan te raden is om na het afronden van een opdracht direct een factuur te verzenden. Dan krijg je het geld eerder binnen dan wanneer je daarmee te lang wacht. Dat is een prima moment waarop je meteen kan kijken of er zakelijke uitgaven zijn afgeschreven van je bankrekening. Die kun je dan ook meteen boeken. Of nog handiger is het, als je via je boekhoudprogramma een koppeling met je bankrekening hebt. Het is wat dat betreft ook aan te raden om bonnetjes niet te lang te laten slingeren, maar deze in te scannen als deze functionaliteit aanwezig is. Zo weet je zeker dat je geen aftrekposten misloopt als zzp'er. Hiervoor moet er wel een scan en herken functie aanwezig zijn.
Combinatie met boekhouder
Boekhouden als zzp'er is niet moeilijk, maar mocht je ondersteuning willen van een boekhouder, dan kan dat uiteraard. Er zijn boekhoudprogramma’s die je de gelegenheid geven om je boekhouder eveneens toegang tot de software te bieden. Je kan bijvoorbeeld dan zelf de facturen maken en de btw-aangifte en belastingaangifte aan je boekhouder overlaten. Zo kan je ook voor informatie en advies bij je boekhouder terecht als het gaat om bepaalde uitgaven of investeringen. Wat dat betreft, heb je daar helemaal zelf de vrije keuze in en kan je zelfs besluiten om helemaal niet zelf de boekhouding te doen en alles uit te besteden aan je boekhouder.
Abonnement online boekhouden
Kies je voor online boekhouden met software van een van de vele aanbieders, dan sluit je daar doorgaans een abonnement voor af. De kosten van boekhoudprogramma’s vallen enorm mee en zijn ook nog eens aftrekbaar, want het betreft hier zakelijke uitgaven. De basisprogramma’s zijn echt heel voordelig en de prijzen zijn uiteraard te vergelijken op het moment dat je twijfelt tussen enkele aanbieders.
Gratis uitproberen
Indien een van de online boekhoudprogramma’s je aanspreekt en aan je eisen voldoet, kan je tijdens de proefperiode ervaring opdoen met het programma. De meeste aanbieders voorzien wat dat betreft in de mogelijkheid om een zzp boekhoudpakket gratis uit te proberen. Als het programma bevalt dan kan je een abonnement afsluiten en voortaan op een gemakkelijke manier de boekhouding bijhouden. De proefperiode is onder meer bedoeld om te kijken of je met de boekhoudsoftware uit de voeten kan, waarbij je alle beschikbare functionaliteiten kan proberen. Bovendien kan je tijdens de gratis periode al direct je boekhouding op een professionele manier inrichten.
Goede inleiding administratie
Een goede inleiding in de administratie en boekhouding is belangrijk als zzp'er. De meeste aanbieders van een boekhoudprogramma bieden ook de mogelijkheid aan om een korte cursus te volgen. Het kan als starter om verschillende redenen relevant zijn om een korte cursus te volgen. Ook de Belastingdienst geeft regelmatig voorlichting aan starters. Overigens is de Belastingdienst voorstander van online boekhouden.
Het administreren van alle inkomsten en uitgaven en het opstellen van rapporten en cijfers is door middel van online boekhouden een stuk eenvoudiger. Voor zzp'ers is automatiseren belangrijk wanneer we het hebben over de administratie. De financiële administratie uitbesteden behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden. Het uitbesteden van de boekhouding is voor ondernemers wel kostbaarder. Als zzp'er is het boekhoudprogramma van e-boekhouden geschikt om te gebruiken. Met dit boekhoudpakket kun je de volledige boekhouding bijhouden en berekeningen uitvoeren om fiscale voordelen te behalen.
Als zzp'er hoef je zeker geen boekhouder te zijn. Het is wel belangrijk dat je over voldoende basiskennis beschikt.
Er zijn redelijk veel zzp'ers die alsnog samenwerken met een boekhouder. De boekhouder is dan vooral verantwoordelijk voor het controleren van de boekhouding.
Mijnzzp.nl