Van de redactie

Avatar van Team Mijnzzp

Tweewielerwinkel

Het is niet vanzelfsprekend direct een goede boekhouder te vinden aan wie je de financiële administratie uitbesteedt. Er zijn verschillende factoren die van invloed zijn op het vinden van een goede boekhouder. Denk alleen maar aan de regio, waar jij met je bedrijf gevestigd bent. Het is toch handig dat de boekhouder in je omgeving een bedrijf heeft in verband met persoonlijk contact. Het vinden van een goede boekhouder is eventueel ook nog afhankelijk van de branche waarbinnen je werkt. Ben je bijvoorbeeld binnenvaartschipper dan heb je ook te maken met internationale regels. Het is dan verstandig om een boekhouder te vinden die zich daarin heeft gespecialiseerd. Verder is het nog de vraag of je de hele boekhouding wilt uitbesteden of een deel daarvan, zoals de btw-aangifte. Of misschien wil je alles zelf doen, wat natuurlijk ook mogelijk is. Omdat er zoveel bij komt kijken, ontdek je hier onder meer alles wat je moet weten om een goede boekhouder te vinden.

Heb ik in alle gevallen een boekhouder nodig?

Het is als je zzp-er bent in principe helemaal niet nodig om een boekhouder in te schakelen. Als je de keuze maakt om alles zelf te doen, is het wel verstandig om met een aantal aandachtspunten rekening te houden. Zo maken de meeste ondernemers met eenmanszaken gebruik van een online boekhoudprogramma. De boekhoudsoftware is zo samengesteld dat je geen diepgaande kennis over de boekhouding nodig hebt.

Het is voor de meeste ondernemers dan ook prima mogelijk om de boekhouding zelf te doen. Je bent bijvoorbeeld niet zoals grote bedrijven met een bv verplichting om een jaarrekening te laten opstellen en goedkeuren. Als zzp-er is het voldoende en biedt het gemak voor de belastingaangifte om een verlies-en winstrekening op te stellen. Een goed online boekhoudprogramma regelt dat automatisch voor je met een simpele druk op de knop. Het is natuurlijk ook mogelijk om een goede boekhouder te vinden die dat voor je doet.

Uitleg winst- en verliesrekening

De winst- en verliesrekening is een belangrijk onderdeel van je boekhouding. De winst- en verliesrekening is een apart onderdeel van de jaarrekening en biedt inzicht in je financiële bedrijfssituatie. Zo zie je in een oogopslag aan het einde van het jaar of je winst of verlies hebt gedraaid. Je bent als ondernemer met een eenmanszaak niet verplicht om je winst- en verliesrekening openbaar te maken.

Het is wel nodig om een verlies- en winstrekening te hebben omdat je aan de hand daarvan de winst uit onderneming bepaalt. Die gegevens heb je nodig om de aangifte inkomstenbelasting te doen. Bovendien dien je de inkomsten en uitgaven van je bedrijf te kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. In het verlengde daarvan stel je eveneens een balans op. Heb je een online boekhoudprogramma dan komt de balans net als de verlies- en winstrekening met een druk op de knop naar voren.

Uitleg balans

De winst- en verliesrekening bestaat uit een overzicht van de opbrengsten minus de kosten. De balans voorziet in een overzicht van bezittingen (activa/debit) die aan de linkerzijde staan vermeld. Een voorbeeld van een bezittingenpost op de balans is een openstaande factuur die je nog niet hebt geïnd. Of het positieve saldo op je zakelijke rekening. De schulden (passiva/credit) staan op de balans aan de rechterzijde vermeld. Een voorbeeld van een schuldpost op de balans is een factuur die je nog niet hebt betaald. Of een zakelijke lening die je met je bedrijf bent aangegaan.

Verder staat het kapitaal op de balans en dat betreft het saldo van de bezittingen minus de schulden. Een positief kapitaal is rechts te vinden op de balans en een negatief saldo links. Dan weet je dat even hoewel dat vreemd overkomt als je kijkt naar de positie van bezittingen en schulden op de balans.

Waarom wel een boekhouder inschakelen?

Er zijn allerlei redenen om zelf de boekhouding te doen. Bijvoorbeeld als je met weinig fiscale regels te maken hebt. Of als je het liefst zelf de volledige controle wilt houden over je financiële administratie. Of als je het gewoon niet erg vindt om te doen en er extra tijd mee kwijt te zijn. Een online boekhoudprogramma vergemakkelijkt het doen van de boekhouding. Toch zijn er ook een aantal goede redenen om wel een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder is nu eenmaal gespecialiseerd in de boekhouding en heeft ook kennis van fiscale regelgeving.

Weet jij bijvoorbeeld welke kosten er allemaal fiscaal aftrekbaar zijn? Of van welke regelingen je gebruik kan maken? Of wanneer het slim is om wel of niet op een bepaald moment een investering te doen op basis van je financiële situatie? Een goede boekhouder beschikt over deze kennis en doet dan ook meer dan alleen het invoeren van financiële gegevens. Zo kan een goede boekhouder met je meedenken en je bovendien van alle fiscale voordelen laten profiteren.

Verder scheelt het gewoon een hoop tijd die je anders aan de boekhouding besteedt en nu vrij is om je bedrijf verder te laten groeien. Verder kan de boekhouder de btw-aangifte verzorgen net als de aangifte inkomstenbelasting. Als je deze aangiftes zelf verzorgt, is de kans op foutjes net even wat groter. Nu is het ook weer niet zo dat elke boekhouder meteen een goede boekhouder is. Als je de boekhouding uitbesteedt, wil je wel de garantie dat je met een geschikte boekhouder in zee gaat.

Op zoek naar een goede boekhouder

Er zijn helaas boekhoudkantoren die niet zo goed zijn als zij doen voorkomen. Het is wel eens gebeurd dat een boekhouder die voor een bedrijf met personeelsleden werkte, vergat om de loonbelasting door te geven aan de Belastingdienst. Dit had tot gevolgd dat het bedrijf een flinke boete moest betalen. Zo zijn er ook slechte boekhouders die de belastingaangifte niet goed doen. Dan staat de Belastingdienst niet bij de boekhouder op de stoep, maar bij jou. Daarom is het ook van groot belang om een goede boekhouder te vinden. Het is wel belangrijk te weten dat jij in beginsel verantwoordelijk bent voor de administratie en aangiftes voor de belasting.

Zelf verantwoordelijk voor de boekhouding

Het is van het grootste belang te weten dat je altijd zelf verantwoordelijk bent voor de boekhouding. Het is daarom van belang om eerst goed onderzoek te doen naar goede boekhouders. Heb je er een gevonden dan is het aan te raden om ook zelf inzicht te blijven houden in de boekhouding en deze te controleren. Stel de dat Belastingdienst een controle uitvoert en de belastinginspecteur ontdekt foutje in de boekhouding. Wie is er in dat geval verantwoordelijk?

Jij vindt natuurlijk de boekhouder, maar de eerste verantwoordelijkheid ligt echt bij jezelf. Dat is het uitgangspunt voor zowel de administratie als voor de belastingaangifte. Nu is het wel zo dat als de boekhouder nalatig is geweest en er grove fouten zijn gemaakt de boekhouder aansprakelijk te stellen is. Jij bent dan echter degene die aan moet tonen dat er sprake is van nalatigheid. Bovendien is niet alle schade zomaar te verhalen.

Kijk in je eigen regio

Je hoeft echt niet elke week bij je boekhouder op de stoep te staan, maar het is wel handig dat persoonlijk contact mogelijk is. Daarom is het aan te raden om een goede boekhouder in je eigen regio te zoeken. Weet je niet waar te beginnen? Praat eens met andere ondernemers die in dezelfde branche als jou zitten en van een boekhouder gebruik maken. Bijvoorbeeld als je een keer een netwerkbijeenkomst hebt of door het zomaar ter sprake te brengen. Een andere mogelijkheid is om online in je eigen regio een aantal boekhouders te selecteren.

Kijk dan of de diensten van het kantoor bij je bedrijf aansluiten. Je hoeft geen accountant te selecteren die voor grote bedrijven werkt als je zelf zzp-er bent. Selecteer bijvoorbeeld op boekhouders die voor zzp-ers werken en eventueel ook voor bedrijven in het MKB. Verder kan je kijken of je het prettig vindt om met een boekhouder in zee te gaan die alleen werkt. Of dat je liever een boekhoudkantoor inschakelt dat groter is en meerdere medewerkers in dienst heeft.

De prijs bepaalt niet alles

Het inhuren van een boekhouder kost geld, maar het is niet verstandig om je alleen door de prijs te laten leiden. Daarvoor zijn er veel te veel andere factoren die van belang zijn. Uiteraard is het wel mogelijk de kosten van een goede boekhouder te laten meewegen in je keuze. Bijvoorbeeld als je met verschillende boekhouders hebt gesproken en er komen twee goed naar voren. Als beiden voldoen aan je eisen dan is het mogelijk om de kosten als laatste factor te laten meewegen. Bovendien zijn de kosten aftrekbaar en levert een goede boekhouder als het goed is ook nog geld op. Denk maar aan de toepassing van fiscale voordelen en aan boekhoudkundige adviezen.

Praat met verschillende boekhouders

Het is belangrijk om met een aantal verschillende boekhouders contact op te nemen. Maak een vrijblijvende afspraak en praat met elkaar. Het is namelijk ook belangrijk dat er een klik tussen jullie is. Een persoonlijk gesprek geeft al snel inzicht in wat je mag verwachten. Vraag wel altijd vooraf of het kennismakingsgesprek vrijblijvend en zonder kosten is. Dat voorkomt een onaangename verrassing. Stel ook gerust een aantal vragen. Het is namelijk ook van belang dat de boekhouder met de tijd meegaat en van online boekhoudsoftware gebruikmaakt.

Het is voor jou belangrijk dat je altijd toegang en inzicht hebt in je boekhouding. Is dat niet mogelijk dan valt de boekhouder al direct af. Het is ook nog belangrijk dat de boekhouder als het ware jouw taal spreekt en je alles begrijpt. Je hebt er niets aan als je na een gesprek allerlei termen hebt gehoord, maar je werkelijk geen idee hebt waar het over is gegaan. Zo praat je met een aantal verschillende boekhouders en op basis daarvan kom je tot een keuze.

Spreek af wie wat doet

Het is heel belangrijk om af te spreken welke werkzaamheden de boekhouder uitvoert. Dan ontstaan daar in elk geval geen misverstanden over. Het is nog beter om de afspraken over de werkzaamheden in een overeenkomst vast te leggen. Maak daarbij ook meteen afspraken over de prijs. Het komt nogal eens voor dat ondernemers verrast worden met een hoger factuur dan vooraf gedacht. Bijvoorbeeld omdat er ineens een rekening op de mat valt met kosten voor een kennismakingsgesprek. Of even een telefoontje plegen naar de boekhouder, die de tijd daarvoor in rekening brengt.

Als je onaangename verrassingen wilt voorkomen, is het belangrijk om zowel de werkzaamheden als de prijs vast te leggen. Is het de bedoeling dat je een vast bedrag per jaar betaalt? In dat geval is het van belang te weten welke werkzaamheden er in dat bedrag verwerkt zijn. Verder is het aan te raden om af te spreken dat je mag bellen als je een vraag hebt. Kom dan overeen dat je alleen de rekening gepresenteerd krijgt als de boekhouder dat vooraf laat weten. In het kader van het maken van afspraken komen ook andere aspecten aan bod. Bijvoorbeeld op welke momenten jij wat moet aanleveren. Daaraan is een afspraak te koppelen dat de boekhouder de gegevens binnen een bepaalde tijd verwerkt.

Wat doet een goede boekhouder?

Een goede boekhouder houdt de financiële administratie van je bedrijf tot in de puntjes bij. Dat is uiteraard een eerste vereist, maar een goede boekhouder is ook op de hoogte van de actuele fiscale wet- en regelgeving. Zo is het ook belangrijk dat een boekhouder gevraagd, maar zeker eveneens ongevraagd financieel advies geeft. Bijvoorbeeld als de financiële situatie van je bedrijf daar aanleiding toegeeft. Een goede boekhouder dient bereikbaar te zijn en onderhoudt op periodieke basis contact met je.

Een goede boekhouder zorgt voor een tijdige indiening van belastingaangiftes en doet dat nauwkeurig en correct. Een goede boekhouder stelt daarom ook een winst- en verliesrekening en een balans op. Een goede boekhouder denkt mee met je bedrijf en voorziet daarbij in informatie. Bijvoorbeeld als er wetgeving is aangepast. Tot slot werkt een goede boekhouder met een online boekhoudprogramma en geeft jou daarbij toegang tot je eigen boekhouding.

Lees ook ons artikel: Boekhouding goed regelen als zzp er: 10 belangrijke tips

Mijnzzp.nl