Team Mijnzzp

Online boekhoudprogramma gebruiken

Het gebruiken van een boekhoudprogramma is niet verplicht, maar wel sterk aan te bevelen. De meeste boekhoudpakketten zijn tamelijk gebruiksvriendelijk en kunnen helpen bij het automatiseren van veel van de taken die bij het boekhouden komen kijken. Dit kan bedrijfseigenaren op de lange duur veel tijd en geld besparen. In dit artikel gaan leggen wij precies uit wat de voordelen zijn.

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden. Het gebruiken van een boekhoudprogramma is niet verplicht. Toch is het zeer aan te bevelen om gebruik te maken van een boekhoudprogramma, omdat ze enkele belangrijke voordelen bieden. Laten we dus eens kijken naar enkele van de redenen waarom het gebruik van een boekhoudprogramma een goed idee is:

  • Een boekhoudprogramma is gemakkelijk en snel te gebruiken. Met behulp van je muis kun je gemakkelijk facturen en bonnetjes invoeren. Je hoeft niets van boekhouden te weten. Dit bespaart je op den duur tijd en geld, want zelfs een boekhouder op instapniveau rekent al 60 euro per uur of meer voor zijn diensten.
  • Als je veel facturen en bonnetjes in te voeren hebt, handelt de boekhoudsoftware ze snel en moeiteloos af. De software doet alle berekeningen, dus er is geen boekhouder of accountant nodig. Dit bespaart je nog meer geld! Je hoeft je tijd niet meer te verspillen aan administratieve taken.
  • Boekhoudsoftware biedt meestal ingebouwde rapporten voor bankkoppelingen, aangiften van omzetbelasting, voorraadbeheer, facturering en meer. Er zijn ook enkele optionele modules die je kunnen helpen bij de loonadministratie of het beheer van personeelsbeloningen.
  • Een boekhoudprogramma is uiterst nuttig voor wat men backoffice boekhouden noemt. Backoffice boekhouden is het proces van het in overeenstemming brengen van de boeken met de bankafschriften en andere financiële gegevens. Dit is iets wat regelmatig gedaan moet worden, en het is erg tijdrovend. Een boekhoudprogramma kan veel van dit proces automatiseren, zodat je veel tijd en moeite kunt besparen.

Concluderend is het gebruik van een boekhoudprogramma om verschillende redenen een goed idee. Het kan je tijd en geld besparen, en het kan je ook helpen met backoffice boekhoudwerkzaamheden.

Online boekhoudprogramma gebruiken

Als ondernemer kan je gebruikmaken van een offline of online boekhoudprogramma. De meeste zzp'ers, freelancers en andere kleine ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een online boekhoudprogramma. Offline boekhouden heeft bijvoorbeeld betrekking op het boekhouden in Excel. Een boekhoudprogramma is software die je op je computer gebruikt, maar waarvan de gegevens op een externe server worden opgeslagen. Dit heeft verschillende voordelen:

  • Je kunt je gegevens vanaf elke computer met internet benaderen;
  • Van je gegevens wordt regelmatig een back-up gemaakt, dus je hoeft niet bang te zijn dat je gegevens verloren gaan;
  • Je kunt op ieder moment rapporten genereren die je nodig hebt;
  • Veel programma's zijn gratis of bieden een gratis proefversie.

Er zijn verschillende gratis online boekhoudprogramma's beschikbaar, dus er is geen excuus om er geen te gebruiken! Een ander groot voordeel van boekhoudprogramma's, is dat de meeste ontworpen zijn voor kleine bedrijven. Dit betekent dat de programma's gemakkelijk te gebruiken zijn en alle functies bieden die je nodig hebt om je bedrijfsfinanciën op orde te houden. Concluderend bieden boekhoudprogramma's verschillende voordelen boven offline boekhouden. Ze zijn gemakkelijk te gebruiken, ze bieden een verscheidenheid aan rapporten, en ze zijn perfect voor kleine bedrijven.

Bewaartermijn van de boekhouding

Als zzp'er moet je de administratie minimaal 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Na 7 jaar zal de Belastingdienst niet meer kunnen vragen naar de boekhouding. Dit betekent dat je de boekhouding niet eeuwig hoeft te bewaren. Alle digitale gegevens die ook afgedrukt zijn, moet je alsnog digitaal bewaren. Samenvattend moet je de boekhouding minstens 7 jaar bewaren. Na deze periode kun je alle digitale gegevens en uitgeprint materiaal vernietigen. De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers.

De fiscale bewaarplicht heeft betrekking op:

Bewaartermijn en boekhoudprogramma

Geen enkele ondernemer zit te wachten op kasten vol met oude ordners. Daarom is het slim om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma biedt je de mogelijkheid je data op een veilige plek te bewaren, zonder kasten vol met ordners. De bewaarplicht voor digitale gegevens is dezelfde als voor gedrukte gegevens. Dit betekent dat je je gegevens minstens 7 jaar moet bewaren. Na deze periode kun je alle digitale gegevens vernietigen. De boekhouding digitaal en fysiek bewaren is in de meeste gevallen niet nodig. Wel kan de Belastingdienst om oude agenda's vragen.

Is het gebruiken van een boekhoudprogramma moeilijk?

Het gebruiken van een boekhoudprogramma is niet moeilijk. Basiskennis van de financiële administratie is in de meeste gevallen voldoende om te kunnen werken met een online boekhoudpakket. Daarnaast kun je dit ook doen samen met je boekhouder of accountant. De meeste aanbieders van online software bieden ook een korte cursus aan. Denk bijvoorbeeld aan korte YouTube-filmpjes met uitleg. Ook beschikken de meeste aanbieders over een gratis helpdesk.

Welk boekhoudpakket moet je dan kiezen?

De meeste zelfstandig ondernemers kiezen e-boekhouden, Rompslomp of bijvoorbeeld Informer. Alle aanbieders van online boekhouden hebben de mogelijkheid om een gratis proefaccount aan te maken. Een gratis Rompslomp account is tot 30 dagen gratis te gebruiken. Startende ondernemers kunnen bij e-boekhouden.nl tot 15 maanden gratis gebruikmaken van de boekhoudsoftware.

Offline boekhoudprogramma

Het is dus niet verplicht om gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Voor de zzp boekhouding kun je ook gebruikmaken van een spreadsheet. Dit is veruit de goedkoopste manier om je boekhouding bij te houden. In dat geval kunnen we niet spreken van een compleet boekhoudpakket, omdat je veel functionaliteiten zult missen. Denk bijvoorbeeld aan de handige mobiele app, de grafische rapporten en aan de handige scan functies. Dit zijn maar een paar van de nadelen waarvan je je bewust moet zijn. Beide systemen hebben hun eigen sterke en zwakke punten. Het is aan jou welke je kiest. Wettelijke vereisten spelen een belangrijke rol als je voor boekhoudsoftware kiest.

Het is wel zo dat de meeste boekhoudprogramma's tegenwoordig online werken. Daarnaast werken de verschillende boekhoudprogramma's allemaal met een abonnementsvorm in de cloud. Ook zzp'ers kiezen in de meeste gevallen voor een goed boekhoudprogramma. Voor startende zzp'ers is goede boekhouding vanaf de eerste dag belangrijk. Het makkelijkste boekhoudprogramma kun je ook uitzoeken in overleg met je boekhouder. In de meeste gevallen mag je een gratis account openen voor de boekhouder of het accountantskantoor van jouw bedrijf. Er zijn veel zzp'ers binnen de zakelijke dienstverlening die ook gebruikmaken van een boekhouder.

Beste boekhoudprogramma

Hét beste online boekhoudprogramma zul je zelf moeten vinden door het gebruiken van onze vergelijkingspagina. Het met elkaar vergelijken van verschillende boekhoudprogramma's is mogelijk door het invullen van je eigen voorkeuren. De keuze die overblijft, is in de meeste gevallen het meest geschikte boekhoudprogramma. Kijk ook of de aanbieder is aangesloten bij het keurmerk Zeker-OnLine. Het Keurmerk Zeker-OnLine is een keurmerk voor software, klantenservice, en beveiliging. Voordat je een abonnement afsluit, is het belangrijk om het programma te testen om uit te vinden of het bij je past. Een boekhoudprogramma moet het volgende kunnen:

  • Automatische koppeling: Een automatische bankkoppeling is handig om alle bankafschriften te kunnen verwerken. Ook een koppeling met de Belastingdienst is in dat geval mogelijk. Hierdoor kun je bijvoorbeeld makkelijk de btw-aangifte doen.
  • Mobiele app: De mobiele app kun je gebruiken om alle facturen in te scannen. Deze scans worden automatisch geüpload naar het programma. Het bewaren van tankbonnetjes is hierdoor niet meer nodig. De handige app kun je ook gebruiken voor relatiebeheer of voor het makkelijk opslaan van een e-mailadres.
  • Inkomende facturen: Het moet mogelijk zijn om alle facturen op een makkelijke manier te kunnen verwerken binnen het boekhoudprogramma.
  • Eigen huisstijl: Om de naamsbekendheid te waarborgen, moet je gebruik kunnen maken van je eigen logo en andere bedrijfsuitingen.
  • Factureren: Het factureren moet binnen het programma op een makkelijke en vooral eenvoudige manier mogelijk zijn.
  • Urenregistratie: Je moet al je uren kunnen bijhouden van alle projecten. De urenregistratie is al helemaal belangrijk wanneer je ook te maken hebt met personeel.
  • Financiële status: De financiële gegevens van jouw bedrijf moeten op ieder moment oproepbaar zijn.
  • Fiscaal btw-aangifte doen: Het moet mogelijk zijn om op een makkelijke manier btw-aangifte te doen. De btw-aangifte is mogelijk met een koppeling. Btw-aangifte doe je snel en veilig met een goed boekhoudprogramma.
  • Volledige boekhouding: Het programma moet ruimte bieden aan de volledige boekhouding. Dit is dus inclusief de administratie.
  • Online boekhouder: Sommige aanbieders geven ook advies aan ondernemers. Dit gaat meestal verder dan alleen een helpdesk.

Heb je boekhoudkundige kennis nodig?

Voor online boekhouden en het bijhouden van de administratie heb je geen echte boekhoudkennis nodig. Maak bijvoorbeeld gebruik van de gratis proefperiode van e-boekhouden.nl en ontdek zelf hoe makkelijk het is. E-boekhouden is een goed boekhoudprogramma. Het enige risico dat je loopt, is dat je misschien nooit meer terug wilt naar je oude manier van boekhouden!

Boekhouden met het beste boekhoudprogramma

E-boekhouden.nl is een online boekhoudprogramma dat het je gemakkelijk maakt om je bedrijfsfinanciën en de administratie bij te houden. Je kunt facturen maken, je bankafschriften beheren en je uitgaven bijhouden, allemaal op één plek. Hierdoor kan je de volledige administratie op één plek bijhouden. Het abonnement is overigens maandelijks opzegbaar en de gratis proefperiode verplicht je tot niets. Online boekhouden is niet verplicht, echter is online boekhouden tegenwoordig wel de norm. De meeste kleine ondernemer maken gebruik van een boekhoudprogramma.

BoekhoudingHet is voor zzp'ers op geen enkele manier verplicht om gebruik te maken van een boekhoudpakket. Het is wel slimmer om dit wel te doen.

Een goed boekhoudprogramma zal je veel tijd besparen en voorkomt het risico op fouten in de boekhouding. Ook kun je veel eenvoudiger aangifte doen.

Mijnzzp.nl