+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Boekhouden in Excel of online boekhouden: voor- en nadelen voor zzp'ers
De boekhouding geeft je inzicht in je inkomsten, uitgaven en winst. Sommige zzp'ers doen dit zelf in Excel, terwijl anderen kiezen voor online boekhoudsoftware. Beide opties zijn toegestaan, maar verschillen sterk in gemak, foutgevoeligheid en automatisering. In dit artikel lees je de voor- en nadelen, zodat je als zzp'er makkelijker het juiste boekhoudpakket of online boekhoudprogramma kiest.
Er is geen wettelijke verplichting hoe je de boekhouding moet bijhouden. Excel, een programma op je computer of online boekhouden mag allemaal, zolang je administratie betrouwbaar is en je cijfers te controleren zijn. De Belastingdienst is wel voorstander van online boekhouden, vooral omdat je gegevens beter te volgen zijn en je sneller kunt aantonen wat er is gebeurd.
Boekhouden in Excel: voordelen en nadelen
Met een Excelsheet kun je je administratie gratis bijhouden. Dat klinkt aantrekkelijk, zeker als je net start of weinig transacties hebt. Toch zitten er duidelijke nadelen aan boekhouden in Excel, vooral voor zzp'ers die willen groeien of tijd willen besparen.
Voordelen van boekhouden in Excel
- Geen kosten voor een boekhoudprogramma of softwareabonnement.
- Je kunt zelf een indeling maken die past bij jouw administratie.
- Handig als je weinig facturen en mutaties hebt.
Nadelen van boekhouden in Excel
Het grootste nadeel is dat je veel handmatig doet. Je voert gegevens zelf in, bouwt zelf formules en controleert alles zelf. Daardoor is de kans op fouten groter. Ook is er meestal geen automatische back-up. Als je computer kapotgaat of je Excel-bestand per ongeluk wist, ben je gegevens kwijt. Daarnaast is het lastiger om snel inzicht te krijgen in je financiële situatie, omdat rapportages niet automatisch klaarstaan.
Wil je toch met spreadsheets starten, lees dan ook Excel als oplossing voor een zzp-boekhouding. Dat helpt om te bepalen of dit bij jouw situatie past.
Online boekhoudsoftware: voordelen en nadelen
Met online boekhoudsoftware werk je in de cloud. Je kunt overal inloggen, je gegevens blijven up-to-date en veel stappen zijn geautomatiseerd. Voor veel zzp'ers is een online boekhoudprogramma daarom de logische keuze, vooral als je tijd wil besparen en minder foutgevoelig wil werken.
Voordelen van online boekhouden
- Altijd en overal toegang tot je administratie, ook via een mobiele app.
- Automatische back-up en betere dossiervorming, handig voor de bewaarplicht.
- Sneller inzicht in resultaten, omzet en kosten via rapportages.
- Minder handwerk en minder kans op fouten, zeker bij bankkoppelingen en facturatie.
Online boekhouden is voor veel zzp'ers ook prettiger, omdat je gemakkelijker kunt uitbreiden. Denk aan urenregistratie, facturen versturen en samenwerken met een boekhouder. Wil je praktische tips om je administratie slimmer in te richten, bekijk dan makkelijker werken met je boekhouding.
Nadelen van online boekhoudsoftware
Een boekhoudprogramma zzp kost meestal een vast bedrag per maand of per jaar. Daarnaast ben je afhankelijk van internet. Ook kan een nieuw boekhoudpakket in het begin wat wennen zijn. In dat geval kan een korte training of hulp nodig zijn, zodat je het boekhoudprogramma goed instelt en direct netjes start.
Wanneer overstappen van Excel naar een boekhoudprogramma?
Veel startende ondernemers beginnen in Excel en stappen later over op online boekhoudsoftware. Vaak gebeurt dat wanneer je merkt dat je administratie te veel tijd kost, je meer facturen verwerkt of je betere rapportages nodig hebt. Overstappen op tijd kan slim zijn, omdat je dan niet twee keer je werkwijze hoeft te veranderen als je bedrijf groeit.
Boekhouden met een eenmanszaak
Zzp'ers met een eenmanszaak mogen enkelvoudig boekhouden toepassen. Vaak is een winst- en verliesrekening aan het einde van het jaar voldoende. Met een online boekhoudpakket kun je sneller een resultatenrekening maken en heb je makkelijker overzicht op je cijfers. Ook kun je sneller gegevens verzamelen voor je jaarafsluiting, zeker als je een boekhouder laat meekijken.
Fouten in de boekhouding voorkomen
Of je nu kiest voor Excel of een online boekhoudprogramma, je wilt fouten voorkomen. Een fout kan leiden tot herstelwerk en vragen van de Belastingdienst. Met een goed boekhoudpakket voorkom je vaker vergissingen, bijvoorbeeld omdat controles en signalen in de software zitten. Een boekhoudkundige fout voorkomen lukt in de praktijk makkelijker met boekhoudsoftware dan met een spreadsheet.
Twijfel je nog tussen spreadsheets en software, lees dan ook Excel of online boekhoudsoftware voor extra uitleg over de overstap.
Bewaarplicht en back-ups
Ondernemers zijn wettelijk verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor facturen, bankafschriften en andere financiële documenten. Met online boekhouden heb je vaak automatische opslag en back-ups. Werk je in Excel, dan moet je zelf zorgen voor back-ups, versiebeheer en het veilig bewaren van bestanden.
Eindoordeel: Excel of online boekhouden?
Excel is goedkoop en kan werken als je administratie klein blijft. Voor veel zzp'ers levert een online boekhoudprogramma echter meer gemak, minder fouten en meer tijdwinst op, vooral bij groei. Wil je zeker weten dat je kiest voor software die past bij jouw situatie en branche, kijk dan op onze vergelijkingspagina. Daar vind je verschillende boekhoudpakketten met keurmerken, waaronder het keurmerk boekhouden, zodat je met meer vertrouwen een keuze maakt.
Samenvatting
Boekhouden in Excel is gratis, maar vraagt veel handwerk en is foutgevoeliger. Met online boekhoudsoftware werk je sneller, heb je automatische back-ups en meer overzicht via rapportages. Voor veel zzp'ers is een zzp-boekhoudprogramma daarom een logische stap, zeker als je tijd wil besparen en wil groeien. Wil je direct de opties vergelijken, bekijk dan online boekhoudsoftware.
Mijnzzp.nl