Team Mijnzzp

Belastingdienst

Elke ondernemer is verplicht om zijn of haar financiële administratie op orde te hebben. De Belastingdienst stelt diverse eisen aan de administratie, die je moet naleven. Dit heeft naast de boekhouding ook betrekking op het bewaren van de boekhouding. Het maakt verder niet uit of je een eenmanszaak, vof of BV bent: deze verplichtingen gelden voor alle ondernemers. Wel kunnen er op bepaalde onderwerpen belangrijke verschillen zijn. In dit artikel lees je alles over de eisen van de Belastingdienst aan de boekhouding.

Moet je alle gegevens bewaren voor de Belastingdienst?

Nee, het gaat alleen om de financiële administratie en niet om algemene gegevens. Mails waarbinnen alleen algemene afspraken staan, zijn dus niet relevant. Alleen als de inhoud van een mail fiscaal relevant is, moet je deze bewaren. Dit is met name het geval wanneer je binnen een mail bijvoorbeeld correspondeert over een contract of offertes.

Moet je een zakelijke agenda bewaren?

Het is raadzaam om ook de agenda's te bewaren. Hierin staan vaak gegevens die als fiscaal relevant aangemerkt kunnen worden. Daarnaast kan de Belastingdienst een agenda willen inzien om de geregistreerde zakelijke ritten te controleren. Ook digitale agenda's moet je bewaren voor de Belastingdienst.

Hoe moet je de facturen bewaren?

Facturen moet je in de originele vorm bewaren. Facturen die digitaal verzonden en ontvangen worden, moeten dus ook digitaal bewaard worden. Het is verder niet relevant op welke manier je de facturen opslaat en bewaart, als je ze maar makkelijk kunt terugvinden. Als je digitale facturen uitprint, dan is dit officieel niet toegestaan. Het gaat steeds om de originele facturen.

Zaken die je verplicht moet bewaren:

  • Alle ontvangen en verzonden facturen;
  • Kasadministratie inclusief bonnen;
  • De urenregistratie;
  • Inkoop- en verkoopboek;
  • Alle bankafschriften;
  • Alle correspondentie (papier en e-mails, fiscaal relevant);
  • De agenda’s (wanneer het fiscaal relevant kan zijn);
  • Eventuele boekhoudsoftware en back-ups;
  • De rittenadministratie van de bedrijfsauto(s);
  • De eventuele salarisadministratie (legitimatie, loonstroken, jaaropgaves).

Ben je verplicht om de administratie digitaal op te slaan?

Het is niet verplicht om gebruik te maken van een digitaal boekhoudsysteem. Als ondernemer mag je de boekhouding ook gewoon bijhouden op papier. De Belastingdienst heeft wel als eis dat je de administratie makkelijk moet kunnen terugvinden. Dit komt in de praktijk neer, dat de Belastingdienst binnen een redelijke termijn de volledige financiële administratie moet kunnen controleren.

Is online boekhouden aanbevolen

Tegenwoordig maken de meeste ondernemers gebruik van een online boekhoudprogramma. Ook de Belastingdienst heeft aangegeven hier voorstander van te zijn. Dit heeft te maken met de vele voordelen van digitaal boekhouden. Zo is het bijvoorbeeld eenvoudiger om gegevens in te zien en terug te vinden. Daarnaast kun je gemakkelijker aan alle eisen van de Belastingdienst voldoen, als je gebruikmaakt van een goed boekhoudprogramma.

Boekhouding bewaren in de cloud

Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, bewaren de gegevens zich automatisch in de cloud. Dit heeft als voordeel dat je niet meer fysiek aanwezig hoeft te zijn op één plek om toegang tot je administratie te hebben. Je kunt de gegevens op iedere plek bekijken en aanpassen. Dit is met name handig wanneer je vaak onderweg bent of werkt vanuit huis.

Hoe lang moet je de boekhouding bewaren?

De Belastingdienst heeft bepaald dat je de boekhouding minimaal zeven jaar moet bewaren. Dit geldt ook voor de aangiften die je doet bij de Belastingdienst. Houd er wel rekening mee dat sommige stukken langer bewaard moeten worden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een pand koopt of verkoopt. In dat geval geldt de termijn van tien jaar.

Wat gebeurt er als je de boekhouding niet (goed) bewaart?

Wanneer je de boekhouding niet goed bewaart, kan dit leiden tot een boete en/of verkeerde aanslagen van de Belastingdienst. Daarnaast riskeer je dat je in gebreke blijft met het aanleveren van de juiste gegevens. Het is dus belangrijk om je te houden aan de regels rondom het bewaren van de administratie. In het ergste geval kan de Belastingdienst de boekhouding in het geheel verwerpen.

Hoe streng is de Belastingdienst met betrekking tot de boekhouding?

De Belastingdienst is tegenwoordig voor een groot deel geautomatiseerd. Dit houdt in dat de meeste aangiften automatisch worden gecontroleerd. Toch zijn er ook cases bekend waarin fiscale fraude is ontdekt door middel van aanvullende handmatige controles. Het is dan ook belangrijk om je boekhouding goed bij te houden en ervoor te zorgen dat deze klopt. De meeste ondernemers krijgen vroeg of laat wel een keer controle van de Belastingdienst.

Boekhouding doenHet bewaren van de boekhouding is dus belangrijk voor alle ondernemers. Zzp'ers en andere ondernemers die gebruikmaken van een online boekhoudprogramma hoeven zich hierover verder niet druk te maken.

Het is niet zo dat je verplicht bent om alle gegevens te bewaren.

Mijnzzp.nl