Elke ondernemer is wettelijk verplicht om zijn of haar financiële administratie op orde te hebben. De belastingdienst stelt diverse eisen aan de administratie die je moet naleven. Deze wettelijke eisen hebben niet alleen betrekking op de boekhouding, maar ook op het bewaren ervan. Het maakt verder niet uit of je een eenmanszaak, vof of BV hebt; deze verplichtingen gelden voor alle ondernemers. Er kunnen echter belangrijke verschillen zijn op bepaalde onderwerpen. Als zzp'er is het dus ook van belang om een goede administratie op te zetten. Het bijhouden van de zzp administratie van je onderneming kan het beste gedaan worden door middel van online boekhoudsoftware. In dit artikel lees je alles over het opzetten en bijhouden van alle belangrijke gegevens en hoe je deze moet bewaren.
Als zzp'er heb je te maken met de fiscale bewaarplicht met betrekking tot de complete administratie. Alle financiële gegevens moet je dan ook bewaren volgens de eisen van de belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan alle facturen, telstroken van de kassa, agenda's en ook kladaantekeningen met financiële gegevens op papier moet je bewaren. Wanneer je zaken doet met het buitenland, dan kunnen er aanvullende eisen zijn. Een goede administratie bijhouden als zzp'er is dus belangrijk. Als ondernemer ben je verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren. In uitzonderlijke situaties is het mogelijk om een kortere bewaartermijn af te spreken.
Inhoudsopgave
Moet je alle gegevens bewaren?
Moet je een zakelijke agenda bewaren?
Hoe moet je de facturen bewaren?
Gegevens die je verplicht moet bewaren:
• Ben je verplicht om de administratie digitaal op te slaan?
• Is online boekhouden aanbevolen?
• Boekhouding bewaren in de cloud
• Hoe lang moet je de boekhouding bewaren?
• Wat gebeurt er als je de boekhouding niet (goed) bewaart?
• Controle van de belastingdienst
• Eisen van de belastingdienst
• Een goede administratie opzetten als zzp'er
Moet je alle gegevens bewaren?
Nee, het gaat alleen om de financiële administratie en niet om algemene gegevens. Mails waarin alleen algemene afspraken staan, zijn dus niet relevant. Alleen als de inhoud van een e-mail fiscaal relevant is, moet je deze bewaren. Dit is met name het geval wanneer je binnen een e-mail bijvoorbeeld correspondeert over een contract of offertes. Dit dan ook betrekking hebben op cijfers of offertes die op papier opgenomen zijn. Deze gegevens moet je toevoegen aan de administratie van het bedrijf.
Moet je een zakelijke agenda bewaren?
Het is raadzaam om ook de agenda's te bewaren. Hierin staan vaak gegevens die als fiscaal relevant kunnen worden aangemerkt. Daarnaast kan de belastingdienst een agenda willen inzien om de geregistreerde zakelijke ritten te controleren. Ook digitale agenda's moet je bewaren.
Hoe moet je de facturen bewaren?
Facturen moet je in hun originele vorm bewaren. Facturen die digitaal worden verzonden en ontvangen, moeten dus ook digitaal worden bewaard. Het is verder niet relevant op welke manier je de facturen opslaat en bewaart, zolang je ze maar makkelijk kunt terugvinden. Als je digitale facturen uitprint, dan is dit officieel niet toegestaan. Het gaat altijd om de originele facturen. Vandaag de dag hebben steeds meer ondernemers te maken met digitale facturen. Digitale facturen moet je dus ook digitaal opslaan.
Gegevens die je verplicht moet bewaren:
- Alle ontvangen en verzonden facturen.
- Kasadministratie inclusief bonnen.
- De urenregistratie.
- Inkoop- en verkoopboek.
- Alle bankafschriften.
- Alle correspondentie (papier en e-mails, fiscaal relevant).
- De agenda’s (wanneer het fiscaal relevant kan zijn).
- Eventuele boekhoudsoftware en back-ups.
- De rittenadministratie van de bedrijfsauto(s).
- De eventuele salarisadministratie (legitimatie, loonstroken, jaaropgaves).
Ben je verplicht om de administratie digitaal op te slaan?
Het is niet verplicht om gebruik te maken van een digitaal boekhoudsysteem. Als ondernemer mag je de boekhouding ook gewoon bijhouden op papier. De belastingdienst heeft wel als eis dat je de administratie makkelijk moet kunnen terugvinden. Dit komt in de praktijk neer, dat een belastinginspecteur binnen een redelijke termijn de volledige financiële administratie moet kunnen inzien en controleren. Dat de belastingdienst de administratie soms komt controleren kan ook een routinecontrole betreffen.
Is online boekhouden aanbevolen?
Tegenwoordig maken de meeste ondernemers gebruik van een online boekhoudprogramma. Ook de belastingdienst heeft aangegeven hier voorstander van te zijn. Dit heeft te maken met de vele voordelen van digitaal boekhouden. Zo is het bijvoorbeeld eenvoudiger om gegevens in te zien en terug te vinden. Daarnaast kun je gemakkelijker aan alle eisen van de belastingdienst voldoen wanneer je gebruikmaakt van een goed boekhoudprogramma. Als zzp'er kun je ook gebruikmaken van een goede zzp boekhouder voor de administratie.
Boekhouding bewaren in de cloud
Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, worden de gegevens automatisch in de cloud bewaard. Dit heeft als voordeel dat je niet fysiek aanwezig hoeft te zijn op één locatie om toegang tot je administratie te hebben. Je kunt de gegevens op elke willekeurige plek bekijken en aanpassen. Dit is met name handig wanneer je vaak onderweg bent of vanuit huis werkt. Alle gegevens worden veilig opgeslagen op servers binnen Nederland.
Hoe lang moet je de boekhouding bewaren?
De belastingdienst heeft bepaald dat je de boekhouding minimaal zeven jaar moet bewaren. Dit geldt ook voor de aangiften die je doet bij de belastingdienst. Houd er echter rekening mee dat sommige documenten langer bewaard moeten worden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een pand koopt of verkoopt. In dat geval geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Wat gebeurt er als je de boekhouding niet (goed) bewaart?
Wanneer je de boekhouding niet goed bewaart, kan dit leiden tot boetes en/of verkeerde aanslagen van de belastingdienst. Daarnaast loop je het risico dat je in gebreke blijft bij het verstrekken van de juiste gegevens. Het is dus belangrijk om je te houden aan de regels met betrekking tot het bewaren van de administratie. In het ergste geval kan de belastingdienst de hele boekhouding verwerpen.
Controle van de belastingdienst
De belastingdienst is tegenwoordig grotendeels geautomatiseerd. Dit betekent dat de meeste aangiften automatisch worden gecontroleerd. Toch zijn er ook gevallen bekend waarin fiscale fraude is ontdekt door middel van aanvullende handmatige controles. Het is dan ook belangrijk om je boekhouding goed bij te houden en ervoor te zorgen dat deze klopt. De meeste ondernemers krijgen vroeg of laat te maken met een controle van de belastingdienst.
Eisen van de belastingdienst
Alle ondernemers zijn verplicht om een goede administratie bij te houden. Dit is ook belangrijk omdat je anders zelf in de problemen kunt komen als zzp'er. Zonder de juiste gegevens kun je bijvoorbeeld geen correcte btw-aangifte opstellen. Ook is het zonder de juiste gegevens niet mogelijk om de jaarlijkse balans en winst- en verliesrekening op te maken voor de aangifte inkomstenbelasting. Wanneer je gebruikmaakt van een goed boekhoudprogramma, is dit wel mogelijk.
Een goede administratie opzetten als zzp'er
Het opzetten van een goede administratie is tegenwoordig eenvoudig mogelijk met goede online boekhoudsoftware. De online software maakt het mogelijk om verschillende handelingen geautomatiseerd uit te voeren. Daarnaast krijg je de beschikking over een handige boekhouden app waarmee je de boekhouding op locatie kunt inzien en bijwerken. De kosten hiervan zijn relatief laag en zijn fiscaal aftrekbaar voor ondernemers. Er zijn ook verschillende goede programma's beschikbaar voor kleine ondernemers.
Het bewaren van de boekhouding is dus belangrijk voor alle ondernemers. Zzp'ers en andere ondernemers die gebruikmaken van een online boekhoudprogramma hoeven zich hierover verder niet druk te maken.
Het is niet zo dat je verplicht bent om alle gegevens te bewaren.
Mijnzzp.nl