+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Belastingdienst en je boekhouding: eisen voor zzp’ers en online boekhouden
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om een correcte financiële administratie bij te houden. De Belastingdienst stelt hier duidelijke eisen aan. Voor zzp’ers is dat extra belangrijk, omdat je boekhouding direct invloed heeft op je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. Met een goed boekhoudpakket of online boekhoudprogramma voorkom je fouten, houd je overzicht en kun je sneller reageren bij een controle.
Administratieplicht voor ondernemers
Als ondernemer heb je te maken met de fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat je alle financieel relevante gegevens moet bewaren volgens de regels van de Belastingdienst. Het gaat hierbij niet alleen om facturen, maar om de complete administratie, inclusief gegevens uit je boekhoudsoftware.
Voor de meeste gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, moeten meestal tien jaar worden bewaard. Zorg dat je administratie binnen een redelijke termijn te controleren is.
Wat moet je bewaren en hoe lang?
Je bent verplicht om alle gegevens te bewaren die van belang zijn voor de belastingheffing. Dit geldt zowel voor papieren als digitale documenten.
Tot de verplichte administratie behoren onder andere:
- Alle ontvangen en verzonden facturen
- Kasadministratie en bijbehorende bonnen
- Bankafschriften
- Inkoop- en verkoopadministratie
- Urenregistratie
- Rittenadministratie van bedrijfsauto’s
- Salarisadministratie, indien van toepassing
- Fiscaal relevante correspondentie
- Agenda’s wanneer deze fiscaal relevante informatie bevatten
- Gegevens uit boekhoudsoftware en bijbehorende back-ups
Moet je alle gegevens bewaren?
Niet alle gegevens vallen onder de bewaarplicht. Algemene e-mails of berichten zonder financiële inhoud hoef je niet te bewaren. Zodra een e-mail of document wél fiscale informatie bevat, zoals afspraken over prijzen, offertes of contracten, hoort het bij je administratie.
Hetzelfde geldt voor kladaantekeningen op papier. Zodra deze financiële gegevens bevatten, vallen ze onder de bewaarplicht.
Moet je een zakelijke agenda bewaren?
Het is verstandig om zakelijke agenda’s te bewaren. Agenda’s kunnen fiscaal relevante informatie bevatten, bijvoorbeeld over afspraken met klanten of zakelijke ritten. De Belastingdienst kan een agenda gebruiken om controles uit te voeren, bijvoorbeeld bij een rittenregistratie. Dit geldt zowel voor papieren als digitale agenda’s.
Hoe moet je facturen bewaren?
Facturen moeten altijd in hun originele vorm worden bewaard. Digitale facturen moet je digitaal opslaan en papieren facturen op papier bewaren. Het uitprinten van digitale facturen wordt niet gezien als correcte opslag.
De manier waarop je facturen opslaat, mag je zelf bepalen, zolang de administratie overzichtelijk is en facturen eenvoudig terug te vinden zijn. Dit geldt voor zowel inkomende als uitgaande facturen.
Moet de administratie digitaal worden bijgehouden?
Digitaal boekhouden is niet verplicht. Je mag de administratie ook op papier bijhouden. Wel stelt de Belastingdienst als eis dat de administratie bij een controle snel inzichtelijk moet zijn.
In de praktijk betekent dit dat een inspecteur zonder problemen de volledige administratie moet kunnen inzien. Voor veel zzp’ers is online boekhouden daarom handiger dan werken met papieren mappen, zeker als je veel transacties hebt of met een boekhouder samenwerkt.
Is online boekhouden handig voor zzp’ers?
Steeds meer ondernemers kiezen voor online boekhouden. Ook de Belastingdienst staat hier positief tegenover. Een online boekhoudprogramma maakt het eenvoudiger om gegevens terug te vinden, controles uit te voeren en aangiften voor te bereiden.
Daarnaast helpt goede boekhoudsoftware bij het voldoen aan de administratieve eisen. Denk aan automatische back-ups, duidelijke overzichten, het correct opslaan van documenten en het sneller verwerken van facturen en bonnetjes.
Boekhouding bewaren in de cloud
Bij online boekhouden wordt de administratie vaak opgeslagen in de cloud. Dit betekent dat je overal toegang hebt tot je gegevens, zolang je beschikt over een internetverbinding. Dit is handig voor ondernemers die veel onderweg zijn of vanuit huis werken.
De gegevens worden beveiligd opgeslagen en zijn niet gebonden aan één fysieke locatie. Dit verkleint het risico op verlies van administratie door bijvoorbeeld brand of diefstal.
Wat gebeurt er als je de boekhouding niet goed bewaart?
Wanneer de administratie niet voldoet aan de eisen, kan de Belastingdienst correcties toepassen, boetes opleggen of aanslagen schatten. In ernstige gevallen kan zelfs de volledige administratie worden verworpen.
Ook loop je het risico dat je geen correcte btw-aangifte of aangifte inkomstenbelasting kunt doen. Dat kan directe financiële gevolgen hebben voor je onderneming.
Wettelijk kader, cashflow en liquiditeit
De verplichting om een goede administratie bij te houden is vastgelegd in de Nederlandse fiscale wetgeving. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens om te controleren of aangiften correct zijn gedaan en of belastingen juist zijn afgedragen.
Een correcte boekhouding is ook de basis voor inzicht in cashflow en liquiditeit. Alleen wanneer inkomsten en uitgaven goed zijn vastgelegd, kun je beoordelen of er voldoende geld beschikbaar is om lopende verplichtingen te betalen. Hiermee maak je ook de solvabiliteit van de onderneming inzichtelijk.
Controle door de Belastingdienst
De Belastingdienst voert veel controles automatisch uit, maar aanvullende handmatige controles komen ook voor. Iedere ondernemer kan te maken krijgen met een controle, ook zonder dat er sprake is van fraude.
Een goed bijgehouden administratie zorgt ervoor dat een controle soepel verloopt en voorkomt onnodige discussies achteraf. Je boekhouding kun je zelf doen met een online boekhoudprogramma, of (deels) laten bijhouden door een boekhouder.
Een goede administratie opzetten als zzp’er
Met een online boekhoudprogramma kun je veel handelingen automatiseren, zoals facturatie, het verwerken van bankmutaties en het bewaren van documenten. Daarmee werk je sneller en consistenter, wat prettig is als je groeit of meerdere opdrachtgevers hebt.
Daarnaast zijn de kosten van boekhoudsoftware vaak fiscaal aftrekbaar. Voor zzp’ers en kleine ondernemers zijn er meerdere betaalbare zzp-boekhoudpakketten beschikbaar die aansluiten op de eisen van de Belastingdienst.
Samenvatting
De Belastingdienst verwacht dat je administratie compleet, controleerbaar en goed bewaard is. Je moet onder andere facturen, bankafschriften, urenregistratie en gegevens uit je boekhoudsoftware bewaren volgens de bewaarplicht. Online boekhouden maakt het makkelijker om informatie terug te vinden, documenten veilig op te slaan en inzicht te houden in je cijfers. Wil je een boekhoudpakket kiezen dat past bij jouw situatie als zzp’er, bekijk dan boekhoudpakketten vergelijken.
Mijnzzp.nl