Team Mijnzzp

Financiele administratie

De financiële administratie van een bedrijf bestaat uit alle gegevens die betrekking hebben op de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. Dit omvat zowel de boekhouding als de belastingaangifte. Naast de financiële administratie, is er meestal ook sprake van een algemene administratie. Elk van deze administraties heeft zijn eigen specifieke doelstellingen en regels. In dit artikel gaan we in op waaruit de financiële administratie bestaat. We bespreken alle onderdelen die hierbij komen kijken, zodat je een goed beeld hebt van wat er allemaal bij komt kijken.

Financiële administratie

De financiële administratie heeft alleen betrekking op de administratie die te maken heeft met financiële cijfers. Dit omvat zowel de boekhouding als de belastingaangifte. Het doel van de financiële administratie is het inzichtelijk maken van alle inkomsten en uitgaven van een bedrijf. Hierdoor kan de ondernemer bepalen of het bedrijf winst maakt of niet. Het bijhouden van de financiële administratie is verplicht voor ondernemers.

Onderdelen van de financiële administratie:

Het doel van de financiële administratie?

De financiële administratie is om verschillende redenen belangrijk. Zo kan je als ondernemer met behulp van de financiële administratie bepalen of het bedrijf winst maakt of niet. Daarnaast geeft de financiële administratie inzicht in alle inkomsten en uitgaven, waardoor je als ondernemer grip houdt op de cashflow van de onderneming.

Ook voor het verkrijgen van een mogelijke lening is de financiële administratie van groot belang. Kredietverstrekkers willen namelijk graag inzicht hebben in de geldstromen van een bedrijf voordat ze een lening toekennen. Tot slot is de financiële administratie ook belangrijk voor het doen van belastingaangiften. Daarnaast heeft de Belastingdienst de financiële gegevens nodig om de boekhouding eventueel te kunnen controleren.

Wat is het verschil tussen een boekhouding en een administratie?

Er is een belangrijk verschil tussen de boekhouding en de administratie. De boekhouding heeft betrekking op alle financiële gegevens van een bedrijf. De administratie omvat daarentegen alle gegevens die te maken hebben met de dagelijkse gang van zaken binnen een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, mails en aan de registratie van de gemaakte uren. De facturen, financiële overeenkomsten en bijvoorbeeld het grootboek behoren wel toe tot de financiële administratie.

Boekhouden en de Belastingdienst

Zzp'ers zijn net zo als andere ondernemers verplicht om de financiële administratie bij te houden. Het maakt de Belastingdienst verder niet uit of je dit doet in Excel of binnen een online boekhoudprogramma. De meeste startende ondernemers maken tegenwoordig meteen gebruik van online boekhouden. Online boekhouden heeft namelijk veel voordelen ten opzichte van het bijhouden van een administratie in Excel. Zo worden je gegevens automatisch gesynchroniseerd en ben je altijd en overal up-to-date. Ook kun je gebruikmaken van een app waarmee je onderweg snel je boekhouding kunt bijwerken. Ondernemers met een eenmanszaak hoeven alleen een balans en resultatenrekening op te stellen aan het einde van het jaar.

Aftrekposten voor zzp'ers met een eenmanszaak:

Is het bijhouden van de financiële administratie verplicht?

Zoals je hebt kunnen lezen, is het bijhouden van de financiële administratie verplicht. Dit komt omdat je met behulp van de financiële administratie voor iedereen inzichtelijk kunt maken welke inkomsten en uitgaven er precies zijn geweest. Daarnaast heeft de Belastingdienst de gegevens nodig voor de belasting. Ook voor de correcte aangifte omzetbelasting zijn de gegevens nodig.

Welke soorten administratie zijn er?

Ondernemers kunnen dus te maken hebben met verschillende vormen van administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de urenregistratie die voor zzp'ers belangrijk kan zijn. Daarnaast kan er ook nog sprake zijn van een rittenadministratie. De administratie heeft dus niet alleen betrekking op binnenkomende facturen en uitgaande facturen.

Hoe kun je eenvoudig de financiële administratie bijhouden?

De meeste ondernemers maken tegenwoordig gebruik van een boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma kun je eenvoudig alle geldzaken en andere administratieve werkzaamheden bijhouden. De meeste starters houden tegenwoordig de boekhouding online bij. Ook voor mkb-bedrijven zijn er handige boekhoudpakketten beschikbaar.

Administratief bewijs

Het registreren van financiële gegevens moet dus gezien worden als bewijs. Met dit bewijs kun je op ieder moment aantonen wat er is gebeurd en welke financiële consequenties dit heeft. Zo kun je bijvoorbeeld aantonen dat een bepaalde uitgave is gedaan of welk bedrag er op de bankrekening staat. De administratie vormt dus het bewijs voor alle financiële gebeurtenissen.

Factureren en boekhouden

Binnen de boekhouding is het belangrijk om goed te factureren. Je wilt tenslotte niet dat je klanten te lang op hun rekening moeten wachten. Factureren doe je het beste zo snel mogelijk na de levering van een product of dienst. Op deze manier voorkom je dat je klanten ontevreden zijn en misschien wel naar een andere leverancier overstappen. Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de facturen netjes opgemaakt zijn. Daarnaast is het belangrijk dat iedere factuur voorzien is van de juiste gegevens. Ook opdrachtgevers controleren hierop meestal streng.

Bewaren van de boekhouding

Ondernemers zijn in de meeste gevallen verplicht om alle financiële gegevens zeven jaar te bewaren. Wanneer het vastgoed betreft, geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Het is dus belangrijk dat je de boekhouding goed bewaart. Denk bijvoorbeeld aan het maken van back-ups of aan het online bewaren van de gegevens.

Uitbesteden van de financiële rompslomp

Vanzelfsprekend behoort het uitbesteden van de werkzaamheden ook tot de mogelijkheden. Er zijn redelijk veel ondernemers die deels of volledig gebruikmaken van een boekhouder of accountant. Een groot voordeel hiervan is dat je zeker weet dat alle regels en wetten worden nageleefd. Daarnaast kun je ook advies inwinnen bij een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers hebben voor hun zaken voldoende aan een boekhouder.

Zzp administratie opzetten

De meeste zzp'ers boekhouden met een boekhoudpakket. Zzp'ers hebben te maken met enkelvoudig boekhouden. Enkelvoudig boekhouden is een relatief simpele manier van boekhouden. Ondernemers met een eenmanszaak of VOF zijn ook niet verplicht om officiële jaarstukken te laten maken. Een simpele winst- en verliesrekening is voldoende. Met de meeste boekhoudprogramma's kun je automatisch de resultatenrekening opstellen.

Administratiesoftware vergelijken

Op onze vergelijkingspagina is het eenvoudig om administratiesoftware te vergelijken voor je onderneming. Ook kun je zelf makkelijk je eigen voorkeuren aangeven. Met andere woorden is er voor iedere ondernemer wel een geschikt pakket beschikbaar. Daarnaast kun je kiezen uit verschillende passende abonnementen.

AdministratieZzp'ers en andere ondernemers hebben dus te maken met administratie en de boekhouding.

De boekhouding noemt men ook wel de financiële administratie. De boekhouding gaat alleen om de cijfers en financiële afspraken.

Mijnzzp.nl