Omzetbelasting, ook wel btw genoemd, is een belasting die geheven wordt over de omzet van ondernemingen. De overheid bepaalt hoe hoog deze belasting is, en hoe je deze moet afdragen of kunt terugvragen. De afkorting btw staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Binnen Nederland is het gangbare btw-tarief 21 procent. Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, wordt de omzetbelasting automatisch berekend. De meeste zzp'ers zijn verplicht om per kwartaal btw-aangifte te doen. In dit artikel lees je alles over omzetbelasting: wat het is, waarvoor je het betaalt, en hoe je het terugkrijgt.
Bijna alle kleine ondernemers is Nederland zijn verplicht om per kwartaal de aangifte omzetbelasting in te dienen. De aangifte omzetbelasting staat ook wel bekend als de btw-aangifte. De aangifte omzetbelasting betreft Belasting Toegevoegde Waarde over een geleverde dienst of product. De Belasting Toegevoegde Waarde is dus een belasting die over de behaalde omzet wordt geheven. Het indienen van de btw-aangifte doe je bij de Belastingdienst en dat kan op verschillende manieren. Het is belangrijk om geen fouten te maken met de btw-aangifte. Het algemene tarief voor de omzetbelasting is 21 procent.
Wanneer is er sprake van toegevoegde waarde?
Er is sprake van toegevoegde waarde voor de btw (belasting toegevoegde waarde) wanneer een bedrijf of ondernemer waarde toevoegt aan producten en diensten gedurende het productie- of distributieproces. Dit houdt in dat het bedrijf de waarde van het product verhoogt door middel van arbeid, materialen, kennis of andere middelen. Btw wordt geheven op het verschil tussen de verkoopprijs van een product of dienst en de kosten van de gebruikte grondstoffen en inputs. Het bedrag dat aan btw wordt betaald aan de overheid is gebaseerd op de toegevoegde waarde die het bedrijf heeft gecreëerd.
Wie betaalde de btw uiteindelijk?
De btw wordt meestal door de eindconsument betaald. Bedrijven en ondernemers fungeren als tussenpersonen en brengen de btw in rekening bij hun klanten bij de verkoop van producten of diensten. Vervolgens dienen zij de omzetbelasting aan de Belastingdienst te voldoen door middel van de btw-aangifte. Hierbij kan sprake zijn van verschillende btw-tarieven. Hoeveel belasting je afdraagt, is dan ook afhankelijk van de gangbare btw-tarieven die van toepassing zijn.
Buitenlandse btw
Ondernemers kunnen op verschillende manieren met btw te maken krijgen wanneer het gaat om producten en diensten. Het voorbeeld van bedrijven die internationaal verkopen binnen de EU is een goed voorbeeld. Veel bedrijven die in Europa werken, leveren aan andere bedrijven in de EU. Dit is een 'intracommunautaire levering' en voor die leveringen geldt het 0% btw-tarief. Er is alleen sprake van intracommunautaire levering wanneer het B2B handel betreft tussen ondernemers. De regeling is niet van toepassing op particuliere verkoop. Voor de buitenlandse btw-regeling moet de kopende ondernemer ook een btw-ondernemer zijn. Dit noemt men ook wel de btw verleggen. De verleggingsregeling is aan strikte regels gebonden en alleen van toepassing binnen Nederland.
Internationaal handelen als bedrijf
Het is verplicht voor bedrijven die internationaal handelsverkeer hebben, een zogenoemd EORI nummer te hebben. Dit nummer is te gebruiken bij alle douanecontacten, zoals bij het doen van aangifte. Wanneer je als bedrijf alleen in Nederland aangifte doet, is het mogelijk het nummer zelf samen te stellen of aan te vragen. Als je aangifte doet in een ander land, heb je een EORI nummer nodig. Je hebt het nummer onder andere nodig als je aangifte doet of een vergunning aanvraagt bij de Douane.
Btw-nummer aanvragen startende ondernemer
In Nederland ontvangen de meeste startende ondernemers automatisch een btw-nummer van de Belastingdienst zodra zij zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Je hoeft dus niet zelf een btw-nummer aan te vragen. Het is belangrijk op te merken dat deze procedure geldt voor de meeste startende ondernemers. Er kunnen uitzonderingen zijn, bijvoorbeeld als je een specifieke ondernemingsvorm hebt, zoals een stichting, vereniging of buitenlandse onderneming. In dat geval kunnen er afwijkende regels of procedures van toepassing zijn. Als startende zzp'er met een eenmanszaak krijg je het btw-nummer vanzelf binnen van de Belastingdienst.
Factureren en btw-nummer
Wanneer je als ondernemer facturen verstuurt, ben je verplicht om je btw-nummer op de factuur te vermelden. Het btw-nummer identificeert jouw bedrijf voor de btw-doeleinden en stelt de ontvanger van de factuur in staat om te controleren of de btw correct wordt berekend.
Zodra je als startende ondernemer automatisch een btw-nummer hebt ontvangen van de Belastingdienst, kun je dit nummer gebruiken op je facturen. Het btw-nummer bestaat uit een reeks cijfers en begint met de landcode van Nederland (NL), gevolgd door een BSN- of RSIN-nummer of een ander uniek identificatienummer. Bij het opstellen van een factuur moeten de volgende gegevens met betrekking tot de btw worden vermeld:
- Jouw eigen btw-nummer: Dit is het btw-nummer dat je van de Belastingdienst hebt ontvangen.
- Btw-tarief: Vermeld het toepasselijke btw-tarief voor de goederen of diensten die je levert. In Nederland zijn er verschillende btw-tarieven, zoals het algemene tarief (21%), het verlaagde tarief (9%) en het nultarief (0%).
- Btw-bedrag: Bereken het btw-bedrag op basis van het toegepaste tarief en het factuurbedrag.
- Factuurbedrag inclusief btw: Vermeld het totale factuurbedrag inclusief btw.
Het correct vermelden van het btw-nummer op je facturen is belangrijk om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om de juiste btw-afhandeling mogelijk te maken voor zowel jou als de ontvanger van de factuur. Raadpleeg altijd de specifieke richtlijnen en vereisten van de Belastingdienst om ervoor te zorgen dat je aan alle btw-regels voldoet. Het btw-nummer heb je ook nodig voor de aangifte omzetbelasting. Zonder het btw-nummer kun je geen btw-aangifte doen bij de Belastingdienst.
Wanneer ben je btw-ondernemer?
De Belastingdienst beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw op verschillende aspecten. Bijvoorbeeld of je op zelfstandige wijze je onderneming voert of een beroep uitoefent. Niet alle ondernemers kunnen ook aangemerkt worden als btw-ondernemer. Wanneer de Belastingdienst je aanmerkt ondernemer dan moet je ieder kwartaal aangifte omzetbelasting doen.
Aangifte omzetbelasting
Ondernemers zijn verplicht om ieder kwartaal hun aangifte omzetbelasting te doen. Grote ondernemers kunnen zelfs verplicht zijn om iedere maand btw-aangifte te doen. Door middel van de boekhouding bepaal je hoeveel omzetbelasting je verschuldigd bent, of juist terugkrijgt. Je kunt de btw van je klanten aftrekken van de btw die je aan je leveranciers hebt betaald. Het verschil is het bedrag dat je netto moet betalen of juist ontvangt. Het is erg belangrijk om geen fouten te maken met de omzetbelasting of dat je vergeet om aangifte te doen.
Wanneer je gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma, dan kan je de aangifte omzetbelasting direct indienen bij de Belastingdienst. Wanneer je btw moet betalen, dan doe je dit door het bedrag over te maken naar de Belastingdienst. Dit kan via internetbankieren en tegenwoordig ook via iDEAL. Het is overigens (bijna) niet mogelijk om uitstel voor de btw-aangifte te krijgen.
Bewaarplicht boekhouding
Als ondernemer ben je verplicht om alle facturen te bewaren. Dit geldt zowel voor facturen die je in rekening brengt, als facturen die je ontvangt van je leveranciers. Je moet deze facturen minimaal zeven jaar bewaren. Dit is om ervoor te zorgen dat de Belastingdienst altijd de boekhouding kan controleren. Een andere benaming voor de boekhouding is de financiële administratie.
Btw-tarieven omzetbelasting
In Nederland geldt een gangbaar btw-tarief van 21 procent omzetbelasting. Dit is het standaardtarief binnen Nederland. Er zijn echter ook producten of diensten waarvoor een lager btw-tarief geldt, of zelfs helemaal geen btw-tarief van toepassing is. Binnen bepaalde branches kan er ook sprake zijn van btw-vrijstelling. Daarnaast kunnen kleine ondernemers gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). In dat geval hoef je geen aangifte omzetbelasting te doen. Dit moet je wel eerst aanvragen bij de Belastingdienst. Je kan dus niet zelf bepalen of je wel of geen omzetaangifte gaat doen. De kleineondernemersregeling is aan regels gebonden.
De verschillende btw-tarieven zijn:
- 21 procent.
- 9 procent.
- 0 procent.
Vrijstelling btw
Er zijn best veel producten en diensten die onder de noemer vrijstelling vallen. Denk bijvoorbeeld aan beleggingsgoud, de gezondheidszorg, de kinderopvang en aan sportorganisaties en sportclubs. Zie voor de volledige lijst met vrijstelling de lijst van de Belastingdienst. Daar zijn alle producten en diensten te vinden die volledig vrijgesteld zijn van btw.
Zelf de omzetbelasting berekenen
- Het berekenen van de omzetbelasting kan eenvoudig met onze btw-calculator. Het is wel raadzaam om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Zo hoef je niet elke keer opnieuw de btw-calculator te gebruiken, en voorkom je btw fouten. Het programma berekent de btw-aangifte automatisch voor je. Zo weet je op ieder moment wat je moet afdragen of terugkrijgt van de Belastingdienst.
Over welke kosten kun je de btw terugvragen?
- Het aftrekken van btw als voorbelasting is aan strikte regels gebonden. Het moet om zakelijke kosten gaan, die je hebt gemaakt voor de uitvoering van je werk. Daarnaast kan het voorkomen dat je te maken hebt met gemengde kosten. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een mobiele telefoon die je zakelijk en privé gebruikt. In dat geval mag je de btw niet volledig aftrekken, maar moet je een percentage berekenen (het werkelijke gebruik).
Zijn voedingsmiddelen aftrekbaar?
- Wanneer je een zakenlunch of diner organiseert, dan mag je de kosten deels aftrekken. In de meeste gevallen is het niet toegestaan om de btw af te trekken. Het is belangrijk om duidelijk te registreren met wie je precies gegeten hebt. De kosten van een zakenlunch mag je deels opvoeren als bedrijfsmatige kosten.
Wanneer btw aftrekken eten en drinken:
- Eten in een horecagelegenheid: de btw is niet aftrekbaar.
- Je laat een cateringbedrijf komen: de btw is niet aftrekbaar.
- Je koop zelf eten in een supermarkt: de btw is aftrekbaar.
- Je geeft een workshop of cursus: volledige aftrekbaar inclusief de btw.
Teruggaaf omzetbelasting oninbare vordering
- Alle zzp'ers krijgen vroeg of laat een keer te maken met een oninbare vordering. Dit is erg vervelend, want je hebt de btw wel opgegeven en voldaan. De vordering is volgens de Belastingdienst als oninbaar te zien, uiterlijk een jaar nadat de uiterste datum van betaling is verstreken. In dat geval heb je recht op teruggaaf van de afgedragen btw. Lees ons artikel: oninbare vordering en btw.
Omzetbelasting eenvoudig bijhouden
- Het is raadzaam om gebruik te maken van een professioneel boekhoudprogramma. Zo ben je verzekerd van een fiscaal correcte boekhouding, en hoef je je geen zorgen te maken over het berekenen van de omzetbelasting. De meeste programma's zijn eenvoudig in gebruik, en bieden een uitgebreide helpdesk. Zo ben je altijd verzekerd van de juiste btw-aangifte, en hoef je nooit te veel of te weinig omzetbelasting te betalen. Zie voor een goed boekhoudpakket ook onze vergelijkingspagina.
Btw-aangifte doen
Het verzorgen van de btw-aangifte als zzp'er werkt het eenvoudigst met een goed boekhoudpakket. De boekhoudsoftware kan automatisch de btw-aangifte berekenen en ook indienen bij de Belastingdienst. Voor de btw-aangifte moet je wel eerst een koppeling maken met de Belastingdienst. Hierna kun je volautomatisch de btw-aangifte indienen. Het is dus niet nodig om de btw-aangifte handmatig te berekenen. Wel blijft het iedere keer belangrijk om de btw-aangifte goed te controleren. Je blijft namelijk zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke btw-aangifte. Hoeveel belasting je moet afdragen of terugkrijgt, is verder geheel afhankelijk van de omzet en de onkosten als ondernemer.
Het is belangrijk om als ondernemer geen fouten te maken met de omzetbelasting.
Maak gebruik van een boekhoudprogramma om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Lees ook ons artikel: Hoe ga je boekhoudkundig om met belastingen?
Mijnzzp.nl