Er zijn verschillende situaties, waarin het belangrijk is om een btw-nummer te achterhalen. Dit is niet zo gemakkelijk, want er bestaat geen register om op basis van bedrijfsgegevens of op een bedrijfsnaam een btw-nummer te vinden. Het is wel mogelijk om een btw-nummer te controleren op geldigheid. Daar is namelijk een speciale database voor beschikbaar in de vorm van het VIES-register. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je het eigen btw-identificatienummer of omzetnummer kwijt bent. Dan is het gemakkelijk om dit op te zoeken via de Belastingdienst. Het btw-nummer is terug te vinden door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk (btw-id en ob-nummer). Inloggen kan met DigiD of eHerkenning.
Inhoudsopgave:
- Onderscheid in btw-nummers
- Btw-id
- Omzetbelastingnummer
- Eigen btw-nummer opzoeken
- Btw nummer opzoeken
- Controleren btw-nummer in VIES
- VIES VAT Validation
- Ongeldig btw identificatienummer
- EU-landen met aparte inschrijving VIES-systeem
- Eigen btw-nummer ongeldig
Onderscheid in btw-nummers
Bij het starten van een bedrijf krijg je na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel van de Belastingdienst bericht. Ben je zzp'er dan ontvang je per post zowel een btw identificatienummer als een omzetbelastingnummer. Als je zelfstandig een bedrijf hebt, dan heb je meestal te maken met btw-afdracht en hiervoor heb je een btw-nummer nodig. Het is ook raadzaam om het btw-nummer van nieuwe zakelijke relaties te controleren op geldigheid.
Btw-id
Het btw-identificatienummer ofwel het btw-id is ingevoerd om te voorkomen dat het BSN van ondernemers met een eenmanszaak voor anderen zichtbaar was. Dit was voorheen namelijk wel het geval. Het betreft nu een uniek nummer dat uit veertien tekens bestaat. Het is als ondernemer verplicht om het btw-id op de facturen te vermelden. Heb je een online boekhoudprogramma dan gebruik je een sjabloon voor je facturen en hoef je dit nummer maar eenmaal in te voeren en op te slaan. Verder is het ook verplicht om dit persoonlijke btw-nummer op je website te vermelden.
Omzetbelastingnummer
Het andere btw-nummer betreft het omzetbelastingnummer dat nodig is om met de Belastingdienst te communiceren. Dit nummer gebruik je dan ook onder meer om de btw-aangifte te doen. Het omzetbelastingnummer bestaat uit een serie cijfers gevolgd door de afsluiting B01. Ben je eerder zzp'er geweest? Dan eindigt het omzetbelastingnummer op B02.
Eigen btw-nummer opzoeken
Wil je het eigen btw-nummer of omzetbelastingnummer opzoeken? De snelste manier om je btw-nummer te achterhalen, is door naar Mijn Belastingdienst Zakelijk te gaan en in te loggen via ‘Voor ondernemers’. Je krijgt dan de gelegenheid met om je DigiD in te loggen om in het ondernemersportaal terecht te komen. Hier staan de twee btw-nummers vermeld.
Btw nummer opzoeken
Aangezien er geen database beschikbaar is om een btw-nummer op basis van bedrijfsinformatie op te zoeken, moet je van een andere methode gebruikmaken. Het ligt voor de hand om de website van een bedrijf te bezoeken, omdat daar het btw-nummer doorgaans op vermeld staat. Ook op ontvangen facturen van leveranciers of opdrachtgevers staat het btw-nummer vermeld. Dit is namelijk verplicht. Heb je nog geen factuur ontvangen en staat het btw-nummer niet op de website? In dat geval is het aan te raden om contact op te nemen met het bedrijf zelf om het btw-nummer te achterhalen. Het is niet mogelijk om bij de Kamer van Koophandel of bij de Belastingdienst naar een btw-id van een ander te vragen. Deze informatie wordt niet verstrekt.
Controleren btw-nummer in VIES
Indien je een btw-nummer van een bedrijf hebt gekregen dan is de geldigheid daarvan na te gaan in VIES. Dit systeem maakt onderdeel uit van de website van de Europese Commissie. Hierin staan alle geldige btw-nummers van bedrijven en organisaties in landen van de Europese Unie. Het is bij het zakendoen met een bedrijf in het buitenland altijd aan te raden om een check op het btw-nummer uit te voeren. Je bent namelijk verplicht om bij levering van goederen of diensten aan andere landen en bij het verleggen van btw, het btw-nummer met landcode van de afnemer op je factuur te vermelden.
VIES VAT Validation
Je selecteert bij een controle in het VIES-systeem eerst de betreffende lidstaat of Noord-Ierland (landcode XI). Bij de lidstaten staat het land vermeld met de landcode, zoals NL voor Nederland, PL voor Polen IT voor Italië en FI voor Finland. Vervolgens voer je het btw-nummer in, maar zonder de landcode. De landcode staat namelijk al in het eerste veld vermeld. Het btw-nummer is nu direct te controleren.
Er staan weliswaar nog twee velden onder, namelijk het veld met de lidstaat van de aanvrager en een veld voor het btw-nummer van jezelf. Deze hoef je doorgaans niet in te vullen als je snel een btw-nummer wilt controleren. Indien er een geldig btw-nummer van toepassing is dan zie je een groen vinkje met daarachter de tekst ‘Ja, geldig BTW-nummer’. Bovendien verschijnt de naam van het bedrijf inclusief het complete vestigingsadres. Doe je de eerste keer zaken met een bedrijf in het buitenland? Maak dan een printscreen en voeg deze toe aan je administratie.
Ongeldig btw identificatienummer
Mocht blijken dat het btw-nummer niet geldig is, dan krijg je de melding ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. In dat geval is het raadzaam om na te gaan of je het juiste btw nummer ingevoerd hebt. Indien dat zo is, dan is het belangrijk om met het betreffende bedrijf contact op te nemen en om het juiste btw identificatienummer te vragen. Komt daaruit naar voren dat het nummer daarna nog steeds ongeldig is, dan verzoek je het betreffende bedrijf om met de belastingdienst in het land van vestiging contact op te nemen.
EU-landen met aparte inschrijving VIES-systeem
Er zijn landen waar het niet zo gemakkelijk is voor bedrijven om in het VIES-register opgenomen te worden. Dan moeten bedrijven bijvoorbeeld eerst aantonen dat deze zakendoen met het buitenland om in dit systeem te komen. Dit verschilt dus per land, want in Nederland kom je automatisch in het VIES-systeem, maar in Spanje bijvoorbeeld niet. Daar moeten bedrijven zich apart aanmelden om met andere landen in de EU transacties uit te voeren. Het is overigens ook mogelijk om zelf met de belastingdienst in het betreffende land contact op te nemen om gegevens te laten corrigeren.
Eigen btw-nummer ongeldig
Heb je jouw eigen btw-id wel eens gecontroleerd in VIES? Doorgaans is je btw identificatienummer uiteraard geldig, maar het komt voor dat je een melding krijgt dat deze ongeldig is. In dat geval is het aan te raden om direct contact op te nemen met de Belastingdienst om na te gaan waar de fout ligt. Check wel eerst even of je het btw-nummer correct hebt ingevoerd zonder landcode ervoor en met NL Nederland in het eerste veld geselecteerd.
Mijnzzp.nl