+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Btw-nummer opzoeken en controleren: zo pak je het aan als zzp’er
Er zijn meerdere situaties waarin je een btw-nummer nodig hebt, bijvoorbeeld als je een nieuwe zakelijke relatie controleert of wanneer je facturen maakt voor klanten in het buitenland. Een btw-nummer van een ander bedrijf opzoeken is alleen niet zo eenvoudig, want er bestaat geen openbaar register waarmee je op basis van een bedrijfsnaam een btw-nummer kunt vinden. Wat wél kan: een btw-nummer controleren op geldigheid via het VIES-systeem. En ben je je eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt, dan kun je dit terugvinden door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Inloggen kan met DigiD of eHerkenning.
Welke btw-nummers zijn er en waarvoor gebruik je ze?
Het verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer
Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvang je als zzp’er van de Belastingdienst twee nummers: een btw-identificatienummer (btw-id) en een omzetbelastingnummer. In veel gevallen heb je als ondernemer te maken met btw-afdracht en is het belangrijk dat je de juiste nummers op de juiste plek gebruikt.
Daarnaast is het verstandig om bij nieuwe zakelijke relaties het btw-nummer te controleren op geldigheid, zeker als je gaat samenwerken met een partij in het buitenland.
Btw-id: dit zet je op facturen en je website
Het btw-id is ingevoerd, zodat het BSN van ondernemers met een eenmanszaak niet meer zichtbaar is voor anderen. Dit nummer bestaat uit veertien tekens en is verplicht op facturen. Werk je met online boekhoudsoftware, dan kun je het btw-id meestal één keer invullen in je factuursjabloon, waarna het automatisch op elke factuur wordt gezet.
Ook op je website moet je het btw-id vermelden. Zo kunnen klanten en leveranciers zien met welke onderneming ze zakendoen.
Omzetbelastingnummer: nodig voor contact met de Belastingdienst
Het omzetbelastingnummer gebruik je om met de Belastingdienst te communiceren, bijvoorbeeld voor het indienen van de btw-aangifte. Dit nummer bestaat uit cijfers met als afsluiting B01. Ben je eerder als zzp’er geregistreerd geweest, dan kan het nummer eindigen op B02.
Je eigen btw-nummer opzoeken
Zo vind je je btw-id en omzetbelastingnummer terug
Ben je je eigen btw-id of omzetbelastingnummer kwijt, dan kun je deze het snelst terugvinden via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in via ‘Voor ondernemers’ en ga naar het overzicht met je gegevens. Daar staan zowel je btw-id als je omzetbelastingnummer vermeld.
Inloggen kan met DigiD of eHerkenning. Bewaar je nummers daarna veilig, bijvoorbeeld in je boekhoudpakket of in een beveiligde wachtwoordmanager.
Een btw-nummer van een ander bedrijf opzoeken
Waarom je niet zomaar een btw-nummer kunt opzoeken
Omdat er geen openbare database is waarin je op bedrijfsnaam een btw-nummer kunt vinden, zul je een btw-nummer op een andere manier moeten achterhalen. De meest logische bronnen zijn:
- de website van het bedrijf (btw-id staat daar vaak vermeld)
- een ontvangen factuur van leverancier of opdrachtgever (het btw-nummer is namelijk verplicht)
- contact opnemen met het bedrijf en vragen om het btw-id
De Kamer van Koophandel en de Belastingdienst verstrekken geen btw-id’s van andere ondernemingen. Als het btw-nummer niet op de website staat en je nog geen factuur hebt ontvangen, is rechtstreeks contact opnemen dus de beste route.
Btw-nummer controleren via VIES
Zo werkt het controleren van een btw-nummer
Heb je het btw-nummer ontvangen, dan kun je dit verifiëren via VIES. In deze Europese database staan de geldige btw-nummers van bedrijven en organisaties in landen van de Europese Unie. Zeker bij zakendoen met buitenlandse klanten is deze check verstandig.
Dit is extra belangrijk wanneer je goederen of diensten levert aan andere EU-landen of te maken krijgt met verleggen van btw. In die situaties moet je het btw-nummer met landcode van de afnemer op je factuur zetten.
VIES VAT Validation: stap voor stap
In het VIES-systeem kies je eerst de juiste lidstaat (of Noord-Ierland met landcode XI). Daarna voer je het btw-nummer in zonder landcode, omdat je die al selecteert in het eerste veld. Je ziet vervolgens direct of het nummer geldig is.
Meestal hoef je de extra velden (lidstaat aanvrager en je eigen btw-nummer) niet in te vullen. Is het nummer geldig, dan verschijnt een groen vinkje met de melding ‘Ja, geldig btw-nummer’. Ook zie je de bedrijfsnaam en het vestigingsadres. Doe je voor het eerst zaken met een buitenlandse partij? Maak dan een printscreen voor je administratie.
Wat als een btw-nummer ongeldig is?
Ongeldig btw-nummer bij EU-transacties
Is het btw-nummer ongeldig, dan krijg je in VIES een melding die verwijst naar ‘Ongeldig btw-nummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU’. Controleer dan eerst of je het nummer goed hebt overgenomen.
Klopt het nummer, neem dan contact op met het bedrijf en vraag om het juiste btw-identificatienummer. Blijft het nummer ongeldig, dan is het verstandig dat het bedrijf contact opneemt met de Belastingdienst in het land van vestiging.
Waarom sommige EU-landen niet automatisch in VIES staan
In sommige landen worden bedrijven niet automatisch opgenomen in VIES. Soms moeten ondernemingen eerst aantonen dat ze internationaal zakendoen voordat ze in het register komen. In Nederland gebeurt dit automatisch, maar in andere landen (zoals Spanje) is vaak een aparte aanmelding nodig. Meer hierover lees je via Vies: nationale btw-databases.
Eigen btw-id ongeldig in VIES?
Het kan gebeuren dat je je eigen btw-id controleert en een melding krijgt dat het nummer ongeldig is. Controleer dan eerst of je het nummer zonder landcode hebt ingevuld en of je NL Nederland hebt geselecteerd. Blijft de melding staan, neem dan contact op met de Belastingdienst om dit te laten uitzoeken.
Mijnzzp.nl