+ Inhoudsopgave (klik om te openen)
Btw-aangifte doen als ondernemer: stappenplan, deadlines en veelgemaakte fouten
Start je een bedrijf, dan krijg je vrijwel altijd te maken met de aangifte omzetbelasting (btw-aangifte). In de meeste gevallen doe je ieder kwartaal aangifte bij de Belastingdienst. Dat kan rechtstreeks via het ondernemersportaal, maar veel ondernemers kiezen voor een online boekhoudprogramma, omdat je dan sneller werkt en minder kans hebt op invoerfouten. Doe je niet op tijd aangifte of betaal je te laat, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen, bijvoorbeeld via een naheffingsaanslag of boetebeschikking. Btw staat voor ‘Belasting over de Toegevoegde Waarde’. In dit artikel lees je hoe btw-aangifte werkt, wat je nodig hebt en waar je op moet letten.
De btw-aangifte is een vaste terugkerende verplichting: meestal vier keer per jaar. Voor grotere ondernemingen kan een maandelijkse aangifte gelden. Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan kun je vrijstelling krijgen van btw-aangifte. Deze regeling moet je wel vooraf aanvragen. De meeste zzp’ers doen hun btw-aangifte digitaal, vaak met een boekhoudpakket, omdat dit overzicht geeft en veel werk uit handen neemt.
Wat is btw-aangifte en wanneer moet je aangifte doen?
De btw-aangifte is de aangifte waarmee je doorgeeft hoeveel btw je in rekening hebt gebracht aan klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald aan leveranciers. Het verschil bepaalt of je btw moet betalen of juist terugkrijgt. Als zzp’er doe je meestal per kwartaal aangifte. De Belastingdienst kan je ook indelen in maand- of jaaraangifte, afhankelijk van je situatie.
Wanneer ben je verplicht btw-aangifte te doen?
Ben je ondernemer voor de omzetbelasting, dan moet je aangifte doen. Ook als je in een kwartaal geen omzet hebt gehad, blijft de aangifteplicht doorgaans bestaan. Alleen bij vrijstelling, zoals via de KOR, kan die verplichting vervallen.
Wat heb je nodig voor je btw-aangifte?
Om btw-aangifte te kunnen doen, heb je een aantal gegevens en een goede administratie nodig. Denk aan je verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en je btw-nummers.
Je btw-nummer en btw-identificatienummer
Na inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvang je een btw-nummer (omzetbelastingnummer) en een btw-identificatienummer. Deze gegevens gebruik je voor je btw-aangifte en voor je facturen. De Belastingdienst geeft ook aan wanneer je de omzetbelasting moet voldoen. Doe je niet op tijd aangifte, dan kan er een naheffingsaanslag volgen. Het is daarom verstandig om op tijd digitaal aangifte te doen.
Een administratie die klopt
Zorg dat je alle facturen en bonnetjes verwerkt in je boekhouding. Zonder bonnen en correcte facturen kun je btw vaak niet aftrekken als voorbelasting. Ook is het belangrijk dat je de juiste btw-tarieven gebruikt en dat je de factuurgegevens controleert.
Btw-aangifte indienen: zo werkt het in de praktijk
Je kunt btw-aangifte indienen via de Belastingdienst of via boekhoudsoftware. De aanpak is anders, maar de basis blijft gelijk: je geeft je omzet en btw-bedragen door, controleert de totalen en verstuurt de aangifte.
Btw-aangifte versturen met boekhoudsoftware
Gebruik je boekhoudsoftware, dan wordt de btw-aangifte meestal automatisch opgesteld zodra je alle facturen hebt verwerkt. Vervolgens kun je de aangifte vaak met één druk op de knop versturen naar de Belastingdienst. Daarvoor moet je meestal eerst een koppeling instellen binnen het pakket.
Btw-aangifte versturen via de Belastingdienst
Je kunt de aangifte ook rechtstreeks indienen via de online omgeving van de Belastingdienst. Zorg dan dat je je administratie bij de hand hebt en dat je de juiste periode selecteert. Bewaar na het verzenden altijd een kopie of bevestiging van de aangifte.
Btw-aangifte per kwartaal, per maand of per jaar
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Sommige bedrijven doen maandelijks aangifte, bijvoorbeeld als ze hoge bedragen aan btw moeten afdragen. De eerstvolgende btw-aangifte moet uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand ná het tijdvak waarover je aangifte doet (kwartaal of maand).
Hoeveel btw je betaalt of terugkrijgt, hangt af van de btw op je omzet minus de btw die je hebt betaald op zakelijke kosten. In sommige gevallen kun je uitstel aanvragen voor de omzetbelasting, maar dat gebeurt alleen onder voorwaarden.
Kleineondernemersregeling (KOR): wel of geen btw-aangifte?
Kleine ondernemers kunnen in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling. De KOR moet je zelf aanvragen. Een belangrijke voorwaarde is dat je omzet niet hoger is dan € 20.000 per kalenderjaar. Kom je boven die grens uit, dan vervalt de regeling.
Wat betekent KOR voor btw en voorbelasting?
Gebruik je de KOR-regeling, dan breng je geen btw in rekening. Je krijgt dan officieel de status btw-vrijgesteld. Het gevolg is dat je meestal geen btw-aangifte meer doet, maar je kunt dan ook geen btw terugvragen over zakelijke kosten. Btw-aftrek op investeringen en kosten (voorbelasting) is dan niet mogelijk.
Eenvoudig btw-aangifte doen met een online boekhoudprogramma
De meeste ondernemers gebruiken voor de btw-aangifte een online boekhoudprogramma. Je ziet snel hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt, en je krijgt vaak herinneringen voor deadlines. Na het verwerken van alle facturen is aangifte doen vaak een kwestie van een paar klikken.
Belastingdienst raadt online boekhouden aan
De Belastingdienst is volgens eigen communicatie voorstander van online boekhouden, omdat het de kans op fouten verkleint en je administratie overzichtelijker maakt. Voor zzp’ers levert dit vaak tijdwinst op en meer grip op betalingen, btw en facturen.
Invullen van de btw-aangifte: dit geef je op
Bij het invullen van de btw-aangifte tel je de btw op die je aan klanten hebt berekend (uitgaande facturen). Daar trek je de btw vanaf die je hebt betaald op zakelijke kosten (inkoopfacturen en bonnetjes). Dat aftrekbare deel heet voorbelasting. De uitkomst bepaalt of je betaalt of terugkrijgt.
Let op: zonder correcte facturen en bonnen kun je btw meestal niet opvoeren als voorbelasting. Daarnaast moet je het juiste tarief toepassen. In sommige situaties kun je te maken krijgen met de verleggingsregeling. Dan ligt de btw-afhandeling bij de afnemer en niet bij jou.
Btw-aangifte en zakendoen met het buitenland
Doe je zaken over de grens, dan kunnen andere btw-regels gelden. Lever je aan ondernemers binnen de EU, dan kan er sprake zijn van een intracommunautaire levering en geldt vaak het 0%-tarief. De afnemer moet dan wel ondernemer zijn en een btw-nummer hebben.
De afnemer krijgt in dat geval te maken met een intracommunautaire verwerving en voldoet de btw volgens de regels in het eigen land. Bij internationaal zakendoen is het belangrijk om vooraf te bepalen wie de btw moet voldoen, om correcties achteraf te voorkomen.
Het juiste btw-tarief controleren
Controleer of je op elke factuur het juiste btw-tarief gebruikt. Controleer ook binnenkomende facturen van leveranciers. Een fout ontdek je soms pas bij het maken van de aangifte en dan moet je corrigeren.
Is er meer dan € 1000 aan btw verkeerd aangegeven, dan moet je een suppletie omzetbelasting indienen. Bij kleinere correcties kun je het vaak verwerken in een volgende aangifte. Wil je weten wat je moet doen bij fouten op facturen? Bekijk dan btw-fouten.
Btw betalen na je aangifte
Na het indienen van je btw-aangifte zie je of je btw moet afdragen of terugkrijgt. Het te betalen bedrag is afhankelijk van je omzet en het bedrag aan voorbelasting. Betaal je te laat, dan kan een boete volgen.
Btw-aangifte versturen en betalen
- Na het versturen ontvang je een bevestiging of melding van de Belastingdienst.
- Moet je btw betalen, dan betaal je via de betaalinformatie in het portaal.
- Naast Mijn Belastingdienst Zakelijk is er ook het nieuwe portaal.
- Inloggen kan met DigiD of eHerkenning, afhankelijk van het portaal en je situatie.
Meer regelen via Belastingdienst Zakelijk
- Je kunt er ook zaken regelen zoals opgaaf ICP, suppletie of bezwaar voor de omzetbelasting.
- Controleer altijd in de online omgeving welk tijdvak openstaat en welke deadlines gelden.
Btw-aangifte doen met hulp van administratiesoftware
Met administratiesoftware kun je je btw-aangifte indienen, maar daarvoor is vaak een koppeling nodig. Je kunt ook een boekhouder of administratiekantoor machtigen om de aangifte te verzorgen. Daarvoor registreer je een machtiging bij de Belastingdienst.
Te laat aangifte doen: wat zijn de gevolgen?
Te laat aangifte doen of te laat betalen kan leiden tot een naheffingsaanslag en/of boete. Ook als er niets aan te geven is, kan de verplichting om aangifte te doen blijven bestaan. Wil je lezen wat je kunt doen bij een boete of aanslag? Bekijk dan Btw-vergeten aan te geven bij Belastingdienst wat nu?.
Maatregelen bij herhaald te laat aangifte doen
Als je vaker te laat bent, kan de Belastingdienst besluiten dat je maandelijks aangifte moet doen. Je ontvangt dan eerst een brief met de maatregel. Maandaangifte kan strenger aanvoelen, maar zorgt er ook voor dat je sneller bijstuurt en problemen beperkt.
Zelf je btw-aangifte doen als zzp’er
Veel zzp’ers doen tegenwoordig zelf de administratie en boekhouding. Daarmee wordt ook het doen van btw-aangifte overzichtelijk. Zorg wel dat je controleert of alles klopt. Het helpt om regelmatig je administratie te checken en je facturen direct te verwerken. Wie zijn administratie netjes bijhoudt, voorkomt veel gedoe achteraf.
Wil je snel bedragen controleren voor offertes of facturen? Lees dan ook: Snel en eenvoudig de btw berekenen: online-calculator.
Mijnzzp.nl