Team Mijnzzp

Boekhouding doen zzp

Boekhouden is een noodzakelijk onderdeel van elk bedrijf, maar toch verschilt het van bedrijf tot bedrijf. Wat is boekhouden precies, en wat houdt effectief boekhouden in? Voor welke delen van de boekhouding moet je iemand inhuren en welke werkzaamheden kun je zelf doen? In dit artikel beantwoorden we deze vragen en meer.

Wat is boekhouden eigenlijk?

Boekhouden heeft betrekking op het organiseren en analyseren van alle financiële informatie die van belang is voor een bedrijf of organisatie. Het geeft een overzicht van hoe de onderneming heeft gepresteerd en welke uitgaven en inkomsten er precies zijn geweest. Boekhouden kan voor veel dingen gebruikt worden, zoals:

  • Trends in de inkomsten en uitgaven van je bedrijf vaststellen;
  • Bepalen wanneer je meer voorraad moet bestellen;
  • Ervoor te zorgen dat je bedrijf voldoet aan alle wet- en regelgeving;
  • Helpen de financiële positie van je bedrijf te begrijpen.

Hoe kies je een boekhouder?

Bij het kiezen van een boekhouder is het belangrijk dat je er een vindt die weet wat je bedrijf precies doet. Het is ook van cruciaal belang dat er vertrouwen ontstaat tussen boekhouder en de ondernemer. Een goede manier om dit te doen is door een deel van het werk in handen van je boekhouder te leggen, zodat je kunt zien of het klikt. Het is aan jou om te bepalen welke taken door een boekhouder gedaan moeten worden en welke je zelf of met de hulp van familieleden kunt doen.

Hoe wordt de boekhouding gedaan?

Boekhouden heeft drie belangrijke kenmerken. Ten eerste biedt het een momentopname van je financiële situatie op een bepaald moment. Ten tweede kun je de werkelijke cijfers vergelijken met de begrote cijfers om na te gaan hoe goed je het doet in verhouding tot je voorspellingen. Ten derde worden zowel inkomsten als uitgaven afzonderlijk geregistreerd. Zo kun je zien hoe het geld in en uit je bedrijf stroomt, wat het je gemakkelijker maakt de bedrijfsinkomsten en uitgaven bij te houden. De financiële administratie van je onderneming is belangrijk.

Vereist boekhouden speciale deskundigheid?

Als zzp'er kan je prima zelf de boekhouding doen. Het is wel belangrijk dat je dit op de juiste manier doet. Door enkele eenvoudige regels te volgen kan iedereen de boekhouding van zijn bedrijf bijhouden. Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om een boekhouding en de financiële administratie bij te houden. Ook moet je de administratie minimaal zeven jaar bewaren. Wanneer je te maken hebt met complexe berekeningen of personeel, kun je altijd een boekhouder inhuren. Ook is het mogelijk om een korte cursus basis boekhouden te volgen.

De Belastingdienst heeft een handleiding die precies uitlegt hoe je je boekhouding moet opzetten. Dit is een belangrijk document voor elke zelfstandige, want het vertelt je welke administratie je moet bijhouden en in welke vorm. Je vindt de richtlijnen voor de boekhouding via deze link.

Wie is verantwoordelijk voor de boekhouding?

Elke ondernemer is zelf verantwoordelijk voor de boekhouding. Ook wanneer je gebruikmaakt van een boekhouder, ben je als ondernemer eindverantwoordelijk voor de boekhouding. Het maakt verder niet uit wat voor soort onderneming je hebt. Alle ondernemers zijn en blijven verantwoordelijk voor de boekhouding. Het is daarom zo belangrijk om de boekhouding op je juiste manier bij te houden. Fouten in de boekhouding of met de btw-aangifte afschuiven op de boekhouder is dan ook niet mogelijk.

Veel voorkomende fouten in de boekhouding zijn:

Omwisselen van cijfers

  • De meest voorkomende fouten die in de boekhouding voorkomen zijn het omwisselen van getallen, het verkeerd lezen van cijfers, en onzorgvuldige fouten. Fouten in de boekhouding kunnen gemaakt worden als twee of meer getallen getransporteerd worden. Een getal wordt dubbel geteld, een onjuist getal wordt van de ene kolom naar de andere overgebracht.

Geen onderbouwing van de administratie

  • Denk bijvoorbeeld aan de kilometeradministratie of aan de urenregistratie. Het is belangrijk om nauwkeurig bij te houden welke kosten je hebt gemaakt en waarvoor deze kosten precies waren. Als een onjuist bedrag aan kosten wordt ingevoerd, kan dit gevolgen hebben. Ook moet je alles kunnen onderbouwen met facturen. Het bijhouden van de uren is belangrijk om aan te kunnen tonen dat je ondernemer bent. Ook met betrekking tot de winst- en verliesrekening gaat het nogal eens fout.

Facturen versturen die niet kloppen

  • Alle verzonden facturen moeten voldoen aan wet- en regelgeving en compleet zijn. Alle verplichte gegevens moeten opgenomen worden in de factuur. Daarnaast moet je omschrijven waarvoor de factuur precies is (werk, materialen, levering). Ook moet je het juiste btw-tarief toepassen. Een andere veelvoorkomende fout is het verkeerd nummeren van facturen. Factuurnummers moeten altijd opeenvolgend zijn en mogen niet dubbel voorkomen in de administratie. Overigens is het ook verplicht om je KvK-nummer op te nemen binnen de factuur.

Zakelijk en privé niet gescheiden houden

  • Vooral startende ondernemers maken nogal eens de fout het geld van de onderneming voor privé-doeleinden te gebruiken. Ook het doen van zakelijke aankopen van de privérekening komt veel voor. Administratief gezien zal dit snel voor problemen zorgen. Het is dan ook belangrijk om een zakelijke rekening te openen om alle zakelijke kosten te kunnen betalen vanuit deze rekening.

Onjuistheden in de btw-aangifte

  • Als ondernemer is het belangrijk om fouten in de btw-aangifte te voorkomen. Zo komt het regelmatig voor dat ondernemers het verkeerde btw-tarief hanteren. Ook ondernemers die internationaal handelen gaan vaak de fout in met het verrekenen van de btw. Een ander belangrijk punt is het controleren van btw-nummers. Op een factuur wordt regelmatig een onjuist btw-nummer vermeld, wat problemen veroorzaakt. Controleer een btw-nummer voordat je btw-aangifte doet.

Niet op de hoogte zijn van aftrekposten en regelingen

  • Als ondernemer heb je vaak te maken met aftrekposten en fiscale regelingen. Het toepassen van alle aftrekposten en regelingen in de boekhouding kan de winst aanzienlijk drukken. Een veel voorkomende fout op dit gebied is de onjuiste toepassing van de uitgaven, die vaak fiscaal aftrekbaar zijn. Startende ondernemers hebben al helemaal extra veel voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de startersaftrek, de KOR-regeling en aan de zelfstandigenaftrek. Wanneer je thuis werkt, kan je werken met aftrekposten op je woonuitgaven, die soms ook aftrekbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan het zakelijk energiegebruik dat je voor een deel mag aftrekken.

Inkomstenbelasting zakelijk betalen

  • Het betalen van de aanslag inkomstenbelasting is een privé aangelegenheid en moet je dus van je privé-rekening betalen. Het komt regelmatig voor dat ondernemers dit betalen van de zakelijke rekening. Je hoeft geen inkomstenbelasting te betalen over het bedrag dat je van je privé-rekening opneemt, maar wel over je belastbare winst.

Zo doen zzp'ers hun boekhouding:

Online boekhoudprogramma eenmanszaak

Een online boekhoudprogramma maakt boekhouden een stuk makkelijker voor eenmanszaken. Een goed boekhoudprogramma stelt je in staat al je transacties, inclusief facturen, kwitanties en betalingen, snel en gemakkelijk in te voeren in een formaat dat gemakkelijk te begrijpen is. Je kunt een boekhoudprogramma openen vanaf elke computer met een Internet verbinding, waardoor het ook mogelijk is om de boekhouding vanuit huis of onderweg te doen. Deze boekhoudprogramma's werken allemaal in de cloud en zijn daardoor op ieder moment oproepbaar en up-to-date. Het is een stuk gemakkelijker dan je boekhouding bijhouden in Excel. Ook helpt een boekhoudprogramma bij het voorkomen van fouten. Het bijhouden van alle bonnetjes in een schoenendoos behoort inmiddels echt tot het verleden. Online boekhouden komt tegenwoordig veel voor.

Boekhoudkundige begrippen en termen

Om je basiskennis van boekhouden te vergroten, hebben we enkele belangrijke boekhoudkundige termen en begrippen verzameld:

Wat is administratief vrijgesteld?

  • Dat betekent dat je vrijgesteld bent voor de btw. Bijvoorbeeld als je gebruikmaakt van de kleineondernemingsregeling (KOR) omdat je in een kalenderjaar minder dan 20.000 euro omzet hebt. In dat geval hoef je geen btw te berekenen en ook geen btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst.

Wat is activa?

  • Dat zijn de bezittingen van je onderneming en vormt een post in de balans van de boekhouding. Het saldo laat de waarde van de bedrijfsbezittingen zien. Daarbij is er een onderscheid tussen vaste en vlottende activa. Vaste activa bestaat bijvoorbeeld uit een gebouw of een machine. Vlottende activa heeft betrekking op bijvoorbeeld het kasgeld of bedrijfsvoorraad.

Wat is vlotte passiva?

  • Dat omvat alle schulden van een onderneming en staan aan de rechterzijde van de balans. Er zijn een aantal passiva te onderscheiden, zoals het eigen vermogen, vreemd vermogen en voorzieningen voor later. Bijvoorbeeld reserveringen om extra geld achter de hand te hebben dat je in de toekomst wellicht nodig hebt. Er zijn wel regels gebonden aan deze fiscale reserveringen.

Wat is gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit?

  • De berekening van de gemiddelde boekhoudkundige rentabiliteit is een manier waarmee je de winstgevendheid van de investering beoordeelt. Maak je gebruik van de calculator dan wordt de gemiddelde netto-opbrengst van de investering die je doet in een percentage van het gemiddeld geïnvesteerd vermogen uitgedrukt.

Meer boekhoudkundige begrippen en termen lezen doe je door deze link te volgen.

Beheren van debiteuren en crediteuren

Debiteurenbeheer en crediteurenbeheer zijn twee belangrijke woorden als zzp'er. Een debiteur is een opdrachtgever die nog een openstaande rekening moet voldoen. Facturen die jij nog moet voldoen worden crediteuren genoemd. Het is belangrijk dat je actie onderneemt wanneer je te maken hebt met openstaande facturen die al voldaan hadden moet zijn.

Als zzp'er zul je vroeg of laat in aanmerking komen met debiteuren die je niet willen of kunnen betalen. Hoewel dit vervelend kan zijn, is het belangrijk om je debiteuren onder controle te krijgen en het probleem zo snel mogelijk aan te pakken. Wanneer een betaling niet gedaan is, waarschuwen de meeste boekhoudprogramma's je. Dit is een groot voordeel. Daarom is het belangrijk dat je boekhoudprogramma niet alleen een overzicht van crediteuren biedt, maar ook debiteurenbeheer. Zorg er in ieder geval voor dat je debiteurenbeheer geautomatiseerd is. Het is tegenwoordig ook mogelijk om factoring toe te passen als zzp'er. In dat geval neemt een andere partij alle uitgaande facturen over. Vanzelfsprekend moet je dan wel een bedrag afdragen over de uitgaande facturen.

Aangifte voor de inkomstenbelasting

De meeste zzp'ers die zelf hun boekhouding doen besteden de aangifte inkomstenbelasting uit aan een boekhouder. Een boekhouder heeft hiervoor de jaarcijfers nodig. Als zzp'er is het niet verplicht om een jaarrekening te maken. Wel moet je aan het einde van het jaar de balans en de winst- en verliesrekening (laten) opstellen. Een eenmansbedrijf hoeft verder geen jaarrekening bij de Kamer van Koophandel in te dienen. Het opstellen van een winst- en verliesrekening noemt men ook wel eens de resultatenrekening of exploitatierekening.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

De meeste zzp'ers kiezen ervoor hun boekhouding zelf te doen met behulp van een boekhouder. Binnen een online boekhoudprogramma is het mogelijk om je account te delen met de boekhouder. Dit heet 'boekhouden op afstand' en is populair bij zzp'ers. Dit bespaart aanzienlijk op de jaarlijkse boekhoudkosten. Zzp'ers doen meestal wel zelf de btw-aangifte.

Offline boekhouden

Als zzp'er is het ook mogelijk om offline te boekhouden. Een nadeel hiervan is dat alle boekhoudkundige gegevens op de harde schijf van de laptop of pc staan. Daarnaast zul je ook een offline boekhoudprogramma regelmatig moeten bijwerken om te voldoen aan de laatste belastingregels. Het allerbelangrijkste is dat je beschikt over een overzichtelijke boekhouding

Hoeveel kost de boekhouding?

Dit is afhankelijk van de werkzaamheden en wat je zelf gaat doen. Wij hebben een handig overzicht gemaakt van de gemiddelde boekhoudkosten als zzp'er. In de meeste gevallen is het raadzaam om gebruik te maken van online software om de kosten te drukken. Er zijn ook gratis boekhoudprogramma's, echter zijn de mogelijkheden dan meestal wel beperkt.

Bewaar de administratie en boekhouding goed

Alle ondernemers zijn verplicht om hun administratie en boekhouding minimaal zeven jaar te bewaren. Hoe je dit doet, maakt verder niet uit. Het makkelijkste is natuurlijk het bewaren van je boekhouding in een online boekhoudprogramma. Deze methode zorgt ervoor dat er geen gegevens verloren gaan en dat eventuele problemen vermeden worden. De bewaarplicht heeft betrekking op de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie, bankafschriften, loonadministratie en de agenda's die je gebruikt.

Soorten boekhouding

Als zzp'er heb je niet te maken met een complexe boekhouding. De meeste zzp'ers kunnen binnen enkele uurtjes hun boekhouding bijhouden. Als zzp'er heb je te maken met de vereenvoudigde boekhouding vorm.

Er zijn twee soorten boekhouding:

  • Een vereenvoudigde boekhouding voor kleine ondernemingen (eenmanszaken).
  • Een volledige boekhouding voor middelgrote en grote ondernemingen. Volledig boekhouden noemt men ook wel eens dubbel boekhouden. Het dubbel boekhouden, is een methode van boekhouden waarbij elke transactie op minimaal op twee verschillende manieren wordt geadministreerd.

Bedrijfscijfers kennen

Voor een ondernemer is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de bedrijfscijfers. Zonder actuele bedrijfscijfers, kan besluitvorming verkeerd uitvallen en dit kan grote gevolgen hebben. Het is ook moeilijk om te bepalen of je kunt investeren zonder bedrijfscijfers, want het is in dat geval moeilijk in te schatten of je bedrijf winstgevend is of niet. Daarom is het voor een ondernemer belangrijk om de cijfers van het bedrijf te kennen.

Wat is het voordeel van een boekhouder?

Het grote voordeel van een boekhouder is de kundigheid van een boekhouder. Een boekhouder zal niet snel fouten maken, en weet precies wat de regels zijn. Een ander groot voordeel is de tijdsbesparing. Hierdoor zul je zelf meer tijd overhouden voor andere zaken. Een boekhouder weet precies wat de regels zijn, en hij heeft veel ervaring.

Wat is het nadeel van een boekhouder?

Het belangrijkste nadeel van het inschakelen van een externe boekhouder zijn de kosten. Boekhouders vragen een vergoeding voor hun dienst. Als je een boekhouder kiest, vraag dan zeker een offerte. Daarnaast kan het vinden van een goede boekhouder in sommige gevallen lastig zijn.

Voor- en nadelen boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware biedt dezelfde voor- en nadelen als het hebben van een boekhouder. Een groot voordeel van het gebruik ervan is de tijdwinst. Als er echter iets fout gaat, moet je iemand vinden die dit probleem kan oplossen. Als je speciale software gebruikt die voor boekhouding ontworpen is, zijn problemen wel heel zeldzaam. Online boekhouden kent eigenlijk alleen maar voordelen. Het laten controleren van de boekhouding kan natuurlijk ook. Overigens kan je ook gebruikmaken van de gratis helpdesk wanneer je met vragen zit. Dit is vooral handig voor kleine ondernemers. Het is ook raadzaam om te kijken of er een keurmerk aanwezig is. Ook het maken van grootboekrekeningen is makkelijk met een boekhoudpakket.

zzp-er aan het werkAls zzp'er kun je in veel gevallen zelf de boekhouding doen. Wel kan het voorkomen dat je voor bepaalde werkzaamheden een boekhouder zal moeten gebruiken.

De meeste zzp'ers kiezen tegenwoordig voor hybride boekhouden. In dat geval kun je al aanzienlijk besparen op de boekhoudkosten van je onderneming.

Mijnzzp.nl